Scope creep en gestion de projet : qu'est-ce que c'est et comment le gérer ?

Lorsqu'un projet débute, il est impossible d'en prévoir toutes les évolutions. Elles peuvent affecter la qualité, le budget, comme le planning du projet. Lorsqu'elles sont trop nombreuses ou importantes, elles peuvent générer un scope creep, c'est-à-dire une dérive des objectifs dommageable aux livrables et à la relation client.

Quelles sont les causes courantes du scope creep ?

Une mauvaise analyse des contours du projet

La première approche avec le client comporte obligatoirement la définition d'un périmètre de projet, sa portée. Sans ce plan, il est impossible de communiquer correctement avec les parties prenantes ou de coordonner leurs actions. Cependant, les clients n'ayant pas forcément une vision nette de ce qu'ils souhaitent, l'opération n'est pas toujours aisée et peut, lorsqu'elle ne comporte pas des erreurs, omettre certaines données.

Des objectifs mal définis

Vient ensuite le sujet des objectifs pour permettre la gestion des exigences du projet. Deux dérives des objectifs peuvent apparaître : le manque de clarté et la surestimation.

Si les objectifs ne sont pas clairement définis, l'équipe en charge du projet ne pourra pas identifier les priorités à gérer ni les tâches à planifier. Plus l'objectif est flou, plus le risque de scope creep est grand, car les collaborateurs risquent de s'épuiser sur des activités non essentielles, voire inutiles.

De même, des objectifs irréalistes conduisent soit à l'échec du projet, soit à sa dérive. Le scope creep est alors dû au fait que les équipes n'ont pas le temps, le budget ou les ressources nécessaires pour achever leurs tâches.

Des problèmes de communication

Une bonne collaboration commence par une bonne communication, tant avec le client qu'avec les collaborateurs.

Une communication obscure et irrégulière risque d'affoler le client et d'empêcher la mise en place d'ajustements progressifs. Les modifications demandées par le client risquent alors de générer un scope creep.

Concernant les collaborateurs, ils auront besoin de travailler en équipe, d'interagir et de coopérer, ce qui peut s'avérer impossible sans outil collaboratif de gestion d'équipe et de projet.

Une surcharge de participants

Les risques de dérives des objectifs peuvent provenir du client autant que des équipes de travail.

Un client inquiet, qui manque de connaissances sur le sujet, peut en effet avoir tendance à demander de l'aide à l'externe. Des personnes étrangères pourraient alors être intégrées au projet au risque de le déstabiliser.

De même, les projets de plus grande ampleur exigent un grand nombre de collaborateurs, lesquelles peuvent perturber le bon déroulement du programme et complexifier la communication précédemment citée.

Une validation des changements inefficace

Lorsqu'une demande de changement survient et que le chef de projet donne son accord sans procéder à l'analyse des conséquences, celle-ci peut désorganiser le projet. Le risque de dérive est important. Pour faire évoluer sereinement un projet, il est nécessaire d'opter pour une procédure de validation des modifications qui permette la bonne gestion des exigences, notamment du client.

Des retours clients trop tardifs

Pour le développement paisible et efficient d'une application, les retours utilisateurs sont indispensables. En effet, ils permettent d'être certain de la direction à prendre et des fonctionnalités à développer. Sans cela, le risque de voir le projet dévier augmente.

Il est également nécessaire de prendre en considération les besoins du client afin que le projet lui convienne. Il peut en effet avoir des exigences particulières qui impliquent un certain développement de l'application. Sans la prise en compte de ses besoins, le risque de dérive des objectifs s'accroîtra du fait de demandes de modifications tardives.

Comment éviter le scope creep ?

Identifier et consigner les éléments clés du projet

Pour bien commencer, il s'avère nécessaire de définir le périmètre du projet grâce à un devis explicite et détaillé, puis de s'assurer que toutes les parties prenantes en prennent connaissance. Le périmètre sera alors consigné dans un document appelé énoncé des travaux (EDT), qui servira de référence au projet. Il devra être revu avec le client, accepté et signé par les différentes parties pour lui conférer de l'autorité.

Il faudra ensuite éditer une documentation claire et précise sur le projet avec :

• Une charte.
• Un budget.
• Un récapitulatif des exigences.
• Un planning.
• Un organigramme des tâches de projet (OTP ou WBS).
• Une matrice des risques initiaux.

Tous ces documents servent de base de connaissances et doivent donc être maîtrisés par le chef de projet et l'équipe dans son ensemble.

Assurer l'administration du projet

Pour une bonne gouvernance du projet, il faut s'assurer que toutes les réunions auront lieu dans un timing adéquat :

• La réunion de lancement doit se faire avec toutes les parties prenantes et leur permettre de prendre connaissance des différents éléments du projet : périmètre, objectifs, livrables, budget et planning.
• Les réunions opérationnelles doivent être régulières et suffisamment rapprochées. Ces CoProj permettent de s'assurer que le projet respecte les attendus définis et de faire les ajustements nécessaires.
• Les réunions décisionnelles, CoPil ou Comité de pilotage, auxquelles assistent les décideurs permettent de valider ou non les demandes de modifications.

Communiquer tout au long du projet

La communication est une base pour le bon déroulement d'un projet. Elle prend en compte toutes les parties prenantes et sert dans un premier temps à identifier la portée et les objectifs du projet avant de les transmettre à toutes les équipes concernées.

Le projet lancé, le client peut avoir des besoins changeants qu'il doit pouvoir exprimer. En effet, le projet n'est pas statique ou immuable : il évolue. Le client devra donc être écouté et accompagné pour l'aider à comprendre les raisons qui ont poussé le chef de projet à prendre ou non en compte ses demandes.

La communication est, pour finir, un paramètre essentiel de l'équipe projet. Organiser une équipe collaborative est en effet primordial afin que les collaborateurs puissent communiquer, coopérer et partager autour du projet. Ils pourront alors analyser plus facilement l'impact des demandes de changements et se montrer plus rétroactifs.

Gérer les demandes de changements

Pour faire évoluer sereinement le projet, le chef de projet doit établir un processus de management des changements. Il va codifier la procédure à suivre pour les demandes de modifications, notamment celles proposées par le client.

Un formulaire et un registre de changements doivent être mis en place dès le commencement du projet. La formalisation écrite de la procédure oblige en effet à se poser les questions de l'étendue et de l'intérêt du changement. De plus, il permet à chaque partie prenante de prendre connaissance des détails de la demande. Un processus flexible et clairement défini permettra plus généralement au chef de projet de garder le contrôle de l'action, tout en contribuant à sa réussite.

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Exemples de scope creep

Le chef de projet risque de devoir gérer de nombreuses modifications susceptibles d'impacter les livrables, le budget, le planning et la satisfaction client. Celles-ci peuvent concerner :

• Une mauvaise circulation des flux d'information due à une équipe trop largement dimensionnée et mal organisée ou à l'absence d'outils collaboratifs.
• Des restructurations de planning et reports d'échéances dues au fait que les collaborateurs ne sont pas suffisamment nombreux pour assurer toutes les tâches à réaliser.
• Une dégradation de l'ambiance de travail due à l'intervention autoritaire de certaines parties prenantes.
• Un périmètre de projet en mouvement dû à la multiplication de décideurs et consultants.
• Des modifications impactant le budget et le planning du projet en raison d'une mauvaise compréhension des besoins du client.

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