Les logiciels de gestion de projet visent à simplifier différents aspects de la conduite d'un projet, du planning au recettage en passant par l'attribution des rôles. Un outil peut permettre de gérer l'automatisation de certaines tâches, la sauvegarde de l'avancement, les différentes versions ou même le suivi de la production. Il offre ainsi une visibilité à 360° sur l'ensemble du projet, permet d'anticiper les difficultés tout en contrôlant les budgets.

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1 - HubSpot

Le logiciel de gestion de projet de HubSpot permet de créer et suivre des projets via une liste de tâches facilement organisables avec échéances, responsables et différentes ressources complémentaires. Des modèles de projets sont également disponibles ou peuvent être créés dans l'outil.

Avantages : la simplicité de prise en main et le suivi des projets. L'outil est intégré aux logiciels marketing et CRM de HubSpot, permettant une centralisation des données clients et des actions marketing sur une même plateforme.

Inconvénients : pas de version gratuite.

Tarif : destiné aux entreprises en croissance et aux grandes entreprises, l'outil fait partie du logiciel Marketing Hub, dont la version Pro qui débute à 740 € / mois.

logiciel gestion de projet hubspot

 

2 - Microsoft Project

Ce logiciel, parfois appelé MS Project, a longtemps été la référence en matière de gestion de projet. Sur Microsoft Poject, il est possible de gérer de petits projets tout comme des plus ambitieux. Il offre de nombreuses fonctionnalités de planification et de répartition des tâches mais aussi d'aide à la décision grâce aux visualisations Power BI. Disponible en Saas, il permet les collaborations à distance.

Avantages : un outil très complet qui a bénéficié de nombreuses améliorations depuis sa création en 1984. Il s'adapte à toute méthode de gestion de projet, aussi bien ceux en cascade ou via une méthodologie Agile.

Inconvénients : pas de version gratuite. Par ailleurs, il ne gère pas les allocations et peut être complexe à prendre en main pour des néophytes.

Tarif : à partir de 8,40 € / mois.

microsoft project

 

3 - Trello

Trello est un incontournable parmi les outils de gestion de projet. Très simple à utiliser, il est organisé comme un tableau sur lequel on peut accrocher des post-it virtuels. L'utilisateur peut créer autant de tableaux qu'il le souhaite, générer des cartes qu'il attribue à différents collaborateurs. Il peut, par exemple, codifier l'urgence d'une tâche ou y attacher des documents. Les cartes peuvent être réparties entre plusieurs colonnes aux libellés personnalisables, facilitant ainsi la vision globale de l'évolution des missions.

Pour bénéficier d'autres fonctionnalités plus avancées, telles que le vote en temps réel, l'automatisation ou l'analyse de données, il est nécessaire d'activer des « power-ups ». Ces derniers sont en majorité réservés aux utilisateurs payants.

Avantages : l'accessibilité de l'interface et du concept.

Inconvénients : dans sa version de base, il ne répond pas à l'ensemble des besoins d'un projet.

Tarif : gratuit pour les fonctionnalités de base. Version payante à partir de 5 $ / mois.

interface trello

 

4 - Asana

Fondé par deux anciens de Facebook, Asana (solution SaaS) est une alternative crédible à Trello. Les fonctionnalités traditionnelles sur ce type d'outils sont associées à d'autres, plus pointues et essentielles comme la gestion des droits d'accès. L'utilisateur retrouve également les codes des réseaux sociaux et peut même liker une tâche. Son interface aérée et colorée le rend agréable à utiliser.

Pour accéder au suivi du temps, via l'intégration d'Asana à des applications comme Timely, Everhour ou HourStack, à la structuration par dépendance entre les tâches, l'accès au statut privé pour certains projets sensibles, mais aussi la simplification des processus d'approbation, il faudra toutefois opter pour une formule payante.

Avantages : pour les abonnés, l'outil est très personnalisable.

Inconvénients : les nombreuses fonctionnalités demandent un temps d'adaptation un peu plus long.

Tarif : version basique gratuite. Version payante à partir de 10,99 € / mois.

interface asana

5 - Zoho Projects

Zoho Projects fait partie des outils de gestion de projet particulièrement polyvalents avec différents niveaux de fonctionnalités selon l'abonnement choisi. C'est un investissement à étudier pour les entreprises qui souhaitent centraliser un certain nombre de tâches.

Parmi les fonctionnalités de gestion de planning, les jalons (étapes clés) et la lecture des liens de subordination entre les tâches confirment leur utilité.

Zoho Projects mise, lui aussi, sur l'esprit et la tendance "réseau social" et inclut un fil de discussion et une messagerie instantanée.

Outre les graphiques et les rapports d'analyse, le logiciel donne la possibilité d'établir des factures en fonction des feuilles de suivi de temps, grâce à l'intégration de Zoho invoice.

Avantages : la polyvalence de l'outil.

Inconvénients : une interface moins ludique qu'Asana ou Trello.

Tarif : une version gratuite d'évaluation de 10 jours. Puis abonnements à partir de 5 € / utilisateur / mois.

zoho projects

 

6 - Monday.com

Monday.com offre les possibilités habituelles que l'on attend désormais d'un outil de gestion de projet : l'attribution et la priorisation des tâches, l'importation de données, y compris depuis un compte ouvert sur un logiciel concurrent, ainsi que la mise en place d'un workflow.

Selon le forfait qu'il choisit, l'administrateur du compte peut accéder à la gestion des droits, au suivi du temps (sans service de facturation) et à la création d'un tableau de bord permettant de visualiser l'évolution du projet et du budget alloué.

Le logiciel s'intègre à d'autres, de Typeforms à Mailchimp, en passant par HubSpot, pour gérer la synchronisation des contrats et des contacts clients.

L'outil s'adapte à toute sorte de projets et il a séduit les utilisateurs grâce à sa clarté ainsi que son interface à la fois épurée et conviviale.

Avantages : la simplicité, malgré des fonctionnalités avancées.

Inconvénients : la version payante basique est très limitée en comparaison avec les offres de la concurrence.

Tarif : version gratuite jusqu'à 2 utilisateurs puis des offres payantes à partir de 8 € / utilisateur / mois.

monday.com

 

7 - Wrike

Chez Wrike, les fonctionnalités sont variées et relativement nombreuses, y compris dans la première des versions payantes, qui permet déjà la réalisation de diagrammes de Gantt ou la soumission de formulaires, contrairement à certains concurrents.

Les utilisateurs apprécieront aussi la gestion détaillée du temps, les paramétrages de confidentialité, ainsi que l'accent mis sur la sécurité. Une série d'extensions permet des intégrations plus poussées, comme l'analyse ou bien le chiffrement.

Wrike propose toutefois une version basique gratuite de son logiciel de planning pour les plus petites unités ne nécessitant qu'une simple liste de tâches partagées.

Visuellement, Wrike tranche par rapport à ses concurrents : le bleu, plutôt que des couleurs vives, offre un résultat reposant.

Avantages : la diversité des services proposés.

Inconvénients : le défaut de ses qualités : ses multiples fonctionnalités le rendent un peu plus complexe à utiliser. La version gratuite est limitée à seulement cinq utilisateurs.

Tarif : version basique gratuite. Versions payantes à partir de 9,80 $ / utilisateur / mois.

gestion de projet wrike

 

8 - Basecamp

Le logiciel de gestion de projet Basecamp a été conçu par les développeurs du framework Ruby on rails, particulièrement estimés par la communauté informatique. Malgré l'apparition d'autres applications, il reste une valeur sûre.

Son argument majeur demeure, année après année, la simplification de la communication et des échanges, que ce soit en interne ou avec le client, grâce à la centralisation des documents, la messagerie instantanée et la gestion des droits. L'affichage des équipes rend leur constitution claire et bien lisible.

Avantages : la stabilité et la simplicité.

Inconvénients : le manque de certaines fonctionnalités avancées comme la planification des ressources et le suivi du temps.

Tarif : version d'essai gratuite pour 30 jours puis un tarif unique de 99 $ / mois pour toute l'équipe.

basecamp

 

9 - ProjeQtor

ProjeQtor fait partie des logiciels de gestion de projet disponibles en open source. La collaborativité se trouve donc au cœur de la réflexion de cet outil gratuit, qui s'adapte aujourd'hui à toute sorte de travaux.

Les utilisateurs accèdent à deux niveaux de fonctionnalités très complètes. Les principales concernent la gestion des ressources, des aléas, grâce à un bug tracker et, bien sûr, du planning. Les fonctionnalités complémentaires concernent, non exhaustivement, la maîtrise des coûts, de la qualité ou alors des risques.

Question ergonomie, ProjeQtor se révèle foisonnant. De ce fait, sa prise en main convient mieux aux chefs de projets déjà rodés à l'utilisation d'outils de gestion de projet. Il est à noter par ailleurs qu'il nécessite d'être installé sur un ordinateur.

Avantages : en tant qu'outil open source, il est évolutif. Les utilisateurs sont invités à contribuer pour l'enrichir au fur et à mesure du temps.

Inconvénients : complexe surtout pour des chefs de projets débutants.

Tarif : Gratuit.

logiciel projqtor

 

10 - Freedcamp

Concurrent direct de Basecamp, Freedcamp est lui aussi développé en open source. Même si des formules payantes sont proposées, la version gratuite présente une large gamme de fonctionnalités. Le manager de mots de passe et le suivi du temps se détachent des options basiques. Le nombre de collaborateurs est illimité et la gestion des droits détaillée. En revanche, la vue d'ensemble est réservée aux abonnés payants, tout comme l'intégration à Google Drive, l'élaboration de diagrammes de Gantt, ou alors l'utilisation de l'outil CRM.

Avantages : le suivi du temps et l'attribution de rôles font partie du package commun à toutes les formules. Attractivité tarifaire.

Inconvénients : impossibilité de programmer une tâche récurrente avec la version gratuite.

Tarif : versions payantes à partir de 1,49 $ / utilisateur / mois en cas de facturation annuelle.

freedcamp

11 - Teamwork

Teamwork est un logiciel de gestion de projet qui offre une vision globale tout en favorisant les échanges entre collaborateurs. Son planning permet d'établir une durée pour chaque tâche mais aussi de fixer des limites et relances avec l'option timer. Chacune de ces tâches peut par ailleurs être priorisée, selon les besoins. Enfin, ce logiciel est disponible en Français mais aussi en Anglais, en Espagnol et en Allemand.

Avantages : interface simple et ergonomique qui sera facile d'accès à tous les utilisateurs. Possibilité de paramétrer l'envoi automatique de factures.

Inconvénients : moins de fonctionnalités avancées que les solutions conçues pour des utilisateurs professionnels et experts.

Tarif : version gratuite puis des versions payantes à partir de 10 $ / utilisateur / mois en cas de facturation annuelle.

interface teamwork

 

12 - Proofhub

Proofhub affiche une quinzaine de fonctionnalités principales et variées, du calendrier au suivi du temps, en passant par l'édition de formulaires, les diagrammes de Gantt ou le partage de fichiers. Toutes sont incluses aux deux propositions commerciales de la société, évitant ainsi les compromis.

En revanche, pour pouvoir gérer les droits avec plus de finesse, customiser son workflow ou bien travailler sous marque blanche, le chef de projet devra opter pour la version la plus onéreuse, qui permet en outre un nombre illimité de projets et de collaborateurs.

Avantages : des fonctionnalités de base complètes.

Inconvénients : la gestion des droits est réservée à la version la plus coûteuse.

Tarif : de 45 $ à 89 $ / mois en cas de facturation annuelle.

logiciel proofhub

 

13 - Favro

La solution Favro est mondialement reconnue auprès des développeurs adeptes de la méthode Agile. Son outil de planification permet de gérer plusieurs tâches en parallèle ainsi que de nombreux intervenants sur le projet. Il est possible d'attacher des documents mais aussi de suivre la facturation. Grâce à cette fonctionnalité avancée, la gestion du budget est centralisée, permettant alors de suivre les dépenses afin d'en garder le contrôle.

Avantages : centralisation complète d'un projet sans avoir à le découper en de nombreuses sous-tâches, offrant ainsi un important gain d'efficacité et de temps.

Inconvénients : la gestion des workflows peut parfois s'avérer complexe pour des utilisateurs non avancés.

Tarif : version d'essai de 14 jours puis des versions payantes à partir de 10,2 $ / mois en cas de facturation annuelle.

logiciel favro

 

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

Il existe de nombreux outils en ligne de gestion de projet. Certains, comme Trello ou Basecamp, ciblent surtout la répartition des tâches et leur planification, et conviennent aux travailleurs freelance ou aux petites structures. D'autres poussent plus loin l'aspect collaboratif à l'instar des solutions open source. Une troisième catégorie, à laquelle appartient notamment Zoho Project, apporte des réponses plus polyvalentes et inclut par exemple la gestion du budget et la facturation.

Le choix de l'outil adéquat repose principalement sur le besoin de l'entreprise et de son projet. Tout est question de priorités, ce sont elles qui feront pencher la balance. Il est donc important de déterminer la nature et l'ampleur de la mission, la méthodologie utilisée et l'équipe qui maniera l'outil afin de commencer à réduire la liste des options.

 

Conception vs besoin

L'utilisation finale d'un logiciel de gestion de projet dictera le choix de conception nécessaire pour son utilisation. En effet, si celui-ci n'est destiné qu'à une utilisation interne, des fonctionnalités comme la facturation ne seront pas utiles. À l'inverse, si le client aura accès à cet outil, il faudra certainement prévoir différents niveaux de confidentialité pour préserver la sérénité du travail des équipes.

 

Fonctionnalités

Selon les projets, différentes fonctionnalités seront requises et tous les logiciels n'offrent pas les mêmes. C'est pourquoi il est nécessaire de clarifier les attentes afin de sélectionner la solution la plus adéquate. À ce stade, il est aussi important de savoir si le choix du logiciel porte sur un seul projet ou si celui-ci sera utilisé sur le long terme par l'entreprise. D'autres fonctionnalités pourraient ainsi être requises et il est nécessaire d'anticiper ce besoin.

 

Ergonomie

Pour des chefs de projet débutants, elle peut augurer de la suite de leur relation avec le logiciel. L'utilisateur doit se sentir en confiance au sein de son environnement de travail virtuel. La simplicité est le maître-mot.

 

Performance et stabilité

Observer attentivement les fonctionnalités proposées dans la version de base permet de se faire une première idée des possibilités du logiciel. Le suivi du temps et le téléversement de pièces jointes sont indispensables à la maîtrise d'un projet. La période d'essai reste un bon moyen de vérifier que les promesses affichées sont tenues et selon quelles modalités financières. En matière de stabilité, il est judicieux de regarder la date de création ainsi que la fréquence des mises à jour, notamment la date de la dernière. Ce sont autant d'éléments à sonder pour estimer sa fiabilité dans le temps et éviter d'avoir à en changer trop rapidement.

 

Sécurisation des données

Il est important de se montrer particulièrement attentif à la gestion des droits. Le chef de projet doit pouvoir décider dans le détail de l'accès, des rôles et des contributions au sein de l'espace de travail. Certains logiciels axent leur argumentaire commercial sur leurs protocoles de sécurité et, en tant que client potentiel, c'est une piste à creuser.

 

Hébergement

L'hébergement en local ou en Saas ont tous deux leurs points forts et faibles. Les premiers sont accessibles en permanence, même hors connexion, et, en général, opposent à la requête de l'utilisateur un temps de réponse moins long. Enfin, le fait de stocker les données « à domicile » peut représenter un avantage. Les solutions Saas, externalisées donc, ont elles aussi des atouts : elles sont utilisables depuis n'importe quel terminal, naturellement conçues pour être multi-utilisateurs et n'utilisent pas les ressources informatiques de l'entreprise.

 

Coût

Si le logiciel est gratuit, il se peut que les concepteurs aient transigé sur les fonctionnalités. Il existe aussi les open sources, collaboratifs et évolutifs. Dans les deux cas, attention à cerner où s'arrête la gratuité. Les logiciels entièrement payants proposent souvent plusieurs gammes de prix et la possibilité d'être facturés annuellement, ce qui réduit le coût global. Encore une fois, la meilleure solution est celle qui correspond le mieux à la situation de l'entreprise.

 

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.

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Publication originale le 6 janvier 2022, mise à jour le 25 mai 2022

Sujet(s):

Gestion de projet