Les logiciels de gestion de projets visent à simplifier différents aspects de la gestion de projet. Cela peut passer par l'automatisation de certaines tâches, de la sauvegarde de l'avancement, avec les différentes versions ou du suivi de la production, avec une visibilité sur l'ensemble de l'activité.

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1-Trello

Trello est un incontournable parmi les outils de gestion de projet. Très simple à utiliser, il est organisé comme un tableau sur lequel accrocher des post-it virtuels. L'utilisateur peut créer autant de tableaux qu'il le souhaite, générer des cartes qu'il attribue à différents équipiers.  Il peut, par exemple, codifier l'urgence de la tâche ou y attacher des documents. Les cartes peuvent être réparties entre plusieurs colonnes au libellé personnalisables, facilitant ainsi la vision globale de l'évolution des missions.

Pour bénéficier d'autres fonctionnalités plus avancées, telles que le vote en temps réel, l'automatisation ou l'analyse de données, il est nécessaire d'activer des « power-ups ». Ces derniers sont en majorité réservés aux utilisateurs payants.

  • Avantage : L'accessibilité de l'interface et du concept.
  • Inconvénient : Dans sa version de base, il ne répond pas à l'ensemble des besoins d'un projet.
  • Tarif : Gratuit pour les fonctionnalités de base. Version payante à partir de 9,99 € / mois / utilisateur.

2-Asana

Fondé par deux anciens de Facebook, Asana (solution SaaS) est une alternative crédible à Trello. Les fonctionnalités traditionnelles sur ce type d'outils sont associées à d'autres, plus pointues et essentielles comme la gestion des droits d'accès. L'utilisateur retrouve également les codes des réseaux sociaux et peut même liker une tâche. Son interface aérée et colorée le rend agréable à utiliser.

Pour accéder au suivi du temps, via l'intégration d'Asana à des applications comme Timely, Everhour ou HourStack, à la structuration par dépendance entre les tâches, l'accès au statut privé pour certains projets sensibles, mais aussi la simplification des processus d'approbation, il faudra toutefois opter pour une formule payante.

  • Avantages : Pour les abonnés, l'outil est très personnalisable.

  • Inconvénient : Les nombreuses fonctionnalités demandent un temps d'adaptation un peu plus long.

  • Tarif : Version basique gratuite. Version payante à partir de 10,99 $ / mois / utilisateur.

3-Zoho Project

Zoho Project fait partie des outils de gestion de projet polyvalents, un positionnement assez logique dans la mesure où il s'agit d'un logiciel totalement payant. L'utilisateur bénéficie donc, d'emblée, de plus de fonctionnalités. Un investissement à étudier pour l'entreprise qui souhaite centraliser un certain nombre de tâches.

Parmi les fonctionnalités de gestion de planning, les jalons (étapes clés) et la lecture des liens de subordination entre les tâches confirment leur utilité.

Zoho project mise, lui aussi, sur l'esprit et la tendance "réseau social" et inclut fil de discussion et messagerie instantanée.

Outre les graphiques et les rapports d'analyse, le logiciel donne la possibilité d'établir des factures en fonction des feuilles de suivi de temps, grâce à l'intégration de Zoho invoice.

  • Avantage : La polyvalence de l'outil.

  • Inconvénients : Pas de version gratuite. Interface moins ludique qu'Asana ou Trello.

  • Tarif : De 150 $ / an (10 utilisateurs) à 1 500 $ / an (25 utilisateurs).

4-Monday.com


Monday.com se décline en quatre forfaits entièrement payants.  Il offre les possibilités habituelles que l'on attend désormais d'un planning en ligne : l'attribution et la priorisation des tâches, l'importation de données, y compris depuis un compte ouvert sur un logiciel concurrent, ainsi que la mise en place d'un workflow.

Selon le forfait qu'il choisit, l'administrateur du compte peut accéder à la gestion des droits, au suivi du temps (sans service de facturation) et à la création d'un tableau de bord permettant de visualiser l'évolution du projet et du budget alloué.

Le logiciel s'intègre à d'autres, de Typeforms à Mailchimp, en passant par HubSpot, concernant la synchronisation des contrats et des contacts clients.

L'outil s'adapte à toute sorte de projets et a séduit les utilisateurs grâce à sa clarté. L'interface est épurée mais conviviale.

  • Avantage : La simplicité, malgré des fonctionnalités avancées.

  • Inconvénients : L'absence de version gratuite et la grande limitation de la version payante de base.

  • Tarif : Version basique à partir de 39 $ / mois pour cinq utilisateurs en cas de facturation annuelle.

5-Wrike

Chez Wrike, les fonctionnalités sont variées et relativement nombreuses, y compris dans la première des versions payantes, qui permet déjà la réalisation de diagrammes de Gantt ou la soumission de formulaires, contrairement à certains concurrents.

Les utilisateurs apprécieront aussi la gestion du temps détaillée, les paramétrages de confidentialité, ainsi que l'accent mis sur la sécurité. Une série d'extensions permet des intégrations plus poussées, l'analyse ou bien le chiffrement.

Wrike propose toutefois une version basique gratuite de son logiciel de planning pour les toutes petites unités (limitée à cinq utilisateurs) ne nécessitant qu'une simple liste de tâches partagées.

Visuellement, Wrike tranche par rapport à ses concurrents : le bleu, plutôt que des couleurs vives, le résultat est reposant.

  • Avantage : La diversité des services proposés.

  • Inconvénients : Le défaut de ses qualités : ses multiples fonctionnalités le rendent un peu plus complexe à utiliser. La version gratuite est limitée à seulement cinq utilisateurs.

  • Tarif : Version basique gratuite. Versions payantes à partir de 9,80 $ / mois / utilisateur.

6-Basecamp

Longtemps considéré comme l'un des meilleurs outils de planification, Basecamp a été conçu par les développeurs du framework Ruby on rails, particulièrement estimés par la communauté informatique. Malgré l'apparition d'autres applications, il reste une valeur sûre.

Son argument majeur demeure, année après année, la simplification de la communication et des échanges, que ce soit en interne ou avec le client, grâce à la centralisation des documents, la messagerie instantanée et la gestion des droits. L'affichage des équipes rend leur constitution claire et bien lisible.

  • Avantages : La stabilité et la simplicité.

  • Inconvénients : Le manque de certaines fonctionnalités avancées comme la planification des ressources et le suivi du temps.

  • Tarif : Un tarif unique de 99 $ / mois pour l'équipe.

7 - Proofhub

Proofhub affiche une quinzaine de fonctionnalités principales diversifiées, du calendrier au suivi du temps, en passant par l'édition de formulaires, les diagrammes de Gantt ou le partage de fichiers. Toutes sont incluses aux deux propositions commerciales de la société, évitant ainsi les compromis.

En revanche, pour pouvoir gérer les droits avec plus de finesse, customiser son workflow ou bien travailler sous marque blanche, le chef de projet devra opter pour la version la plus onéreuse, qui permet en outre un nombre illimité de projets et de collaborateurs.

  • Avantage : Des fonctionnalités de base complètes.

  • Inconvénient : La gestion des droits est réservée à la version la plus coûteuse.

  • Tarif : De 45 $ à 99 $ / mois en cas de facturation annuelle.

8 - ProjeQtor

ProjeQtor fait partie des open source. La collaborativité se trouve au cœur de la réflexion de ce logiciel de gestion de projet gratuit, qui s'adapte aujourd'hui à toute sorte de travaux.

Les utilisateurs accèdent à deux niveaux de fonctionnalités très complètes. Les principales concernent la gestion des ressources, des aléas, grâce à un bug tracker et, bien sûr, du planning. Les fonctionnalités complémentaires concernent, non exhaustivement, la maîtrise des coûts, de la qualité ou alors des risques.

Question ergonomie, ProjeQtor se révèle foisonnant. De ce fait, sa prise en main convient mieux aux chefs de projets déjà rodés à l'utilisation d'outils de gestion de projet. Il nécessite d'être installé.

  • Avantages : En tant qu'outil open source, il est évolutif. Les utilisateurs sont invités à contribuer à cet enrichissement.

  • Inconvénient : Complexe surtout pour des chefs de projets débutants.

  • Tarif : Gratuit.

9 - Freedcamp

Concurrent direct de Basecamp, Freedcamp est développé en open source.

Même si des formules payantes sont proposées, la version gratuite présente une large gamme de fonctionnalités. Le manager de mots de passe et le suivi du temps se détachent des options basiques. Le nombre de collaborateurs est illimité et la gestion des droits détaillée. En revanche, la vue d'ensemble est réservée aux abonnés payants, tout comme l'intégration à Google Drive, l'élaboration de diagrammes de Gantt, ou alors l'utilisation de l'outil CRM.

  • Avantages : Le suivi du temps et l'attribution de rôles font partie du package commun à toutes les formules. Attractivité tarifaire.

  • Inconvénient : Impossibilité de programmer une tâche récurrente avec la version gratuite.

  • Tarif : Versions payantes à partir de 1,49 $ / mois / utilisateurs en cas de facturation annuelle.

10-Redmine

Troisième et dernier des outils open source proposés dans cette liste, Redmine offre lui aussi des applications intéressantes comme un espace wiki et un suivi de temps particulièrement efficace, mais en délaisse totalement d'autres tel que la communication.

Pour fonctionner, il doit être installé. Manuellement, cela nécessite plusieurs pré-requis (base données MySQL, framework Ruby on rails, etc.). Il existe un assistant payant pour faciliter la tâche aux utilisateurs.

Redmine est entièrement adaptable. Les modules complémentaires à la version native peuvent être achetés ou codés par les utilisateurs eux-mêmes. Revers de la médaille : le paramétrage demande du temps.

  • Avantages : Très performant pour le suivi de temps et la création de rapports. Entièrement modulable.

  • Inconvénients : Prise en main compliquée et chronophage pour les non-initiés. Peu adapté à la communication interne.

  • Tarif : Gratuit. Pack d'assistance à l'installation et modules complémentaires payants.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

Il existe de nombreux outils en ligne de gestion de projet. Certains, comme Trello ou Basecamp, ciblent surtout la répartition des tâches et leur planification, et conviennent aux travailleurs free-lance ou aux petites structures. D'autres poussent plus loin l'aspect collaboratif à l'instar des solutions open source.  Une troisième catégorie, à laquelle appartient notamment Zoho Project, apporte des réponses plus polyvalentes et inclut par exemple la gestion du budget et la facturation.

Le choix de l'outil adéquat repose principalement sur le besoin de l'entreprise et de son projet. Tout est question de priorités, ce sont elles qui feront pencher la balance. Il est donc important de déterminer la nature et l'ampleur de la mission, la méthodologie utilisée et l'équipe qui maniera l'outil afin de commencer à réduire la liste des options.

Les points de vigilance suivants permettent d'affiner la réflexion :

  • L'ergonomie. Pour des chefs de projet débutants, elle peut augurer de la suite de leur relation avec le logiciel. L'utilisateur doit se sentir en confiance au sein de son environnement de travail virtuel. La simplicité est le maître-mot.
  • La performance. Observer attentivement les fonctionnalités proposées dans la version de base permet de se faire une première idée des possibilités du logiciel. Le suivi du temps et le téléversement de pièces jointes sont indispensables à la maîtrise d'un projet. La période d'essai reste un bon moyen de vérifier que les promesses affichées sont tenues et selon quelles modalités financières.
  • La stabilité. Depuis combien de temps existe cet outil ? Est-il fréquemment utilisé ? Les mises à jour sont-elles régulières ?  Autant d'éléments à sonder pour estimer sa fiabilité dans le temps et éviter d'avoir à en changer trop rapidement.
  • La sécurisation des données. Il est important de se montrer particulièrement attentif à la gestion des droits. Le chef de projet doit pouvoir décider dans le détail de l'accès, des rôles et des contributions au sein de l'espace de travail. Certains logiciels axent leur argumentaire commercial sur leurs protocoles de sécurité et, en tant que client potentiel, c'est une piste à creuser.
  • Logiciel hébergé localement ou solution SaaS ? Les deux options ont leurs points forts et faibles. Les premiers sont accessibles en permanence, même hors connexion, et, en général, opposent à la requête de l'utilisateur un temps de réponse moins long. Enfin, le fait de stocker les données "à domicile" peut représenter un avantage. Les solutions Saas, externalisées donc, ont elles aussi des atouts : elles sont utilisables depuis n'importe quel terminal, naturellement conçues pour être multi-utilisateurs et n'utilisent pas les ressources informatiques de l'entreprise.
  • Le coût. Si le logiciel est gratuit, il se peut que les concepteurs aient transigé sur les fonctionnalités. Il existe aussi les open sources, collaboratifs et évolutifs. Dans les deux cas, attention à cerner où s'arrête la gratuité. Les logiciels entièrement payants proposent souvent plusieurs gammes de prix et la possibilité d'être facturés annuellement, ce qui réduit le coût global. Encore une fois, la meilleure solution est celle qui correspond le mieux à la situation de l'entreprise.

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Publication originale le 20 mars 2020, mise à jour le 25 mars 2020