Comment faire un diagramme de PERT ?

Maîtriser les délais est l'un des éléments essentiels de la conduite de projet. Pour y parvenir, un chef de projet doit s'appuyer sur une organisation solide et minutieuse. Cela implique d'identifier l'ensemble des tâches du processus, mais aussi d'en évaluer la durée.

Le diagramme de PERT, pour program evaluation and review technique, figure parmi les outils de gestion de projet les plus efficaces, souvent utilisé en complément du diagramme de Gantt. Néanmoins, la construction de ce schéma-réseau peut dérouter, car elle requiert une logique spécifique, décrite étape par étape dans cet article.

PERT, acronyme de « program évaluation review technique », signifie en français « technique d'évaluation et d'examen de programmes ». Outil d'analyse adapté aux projets complexes, le diagramme de PERT est souvent utilisé en amont d'un lancement de projet en complément du diagramme de Gantt, plutôt dédié à la planification en cours de projet.

Quel est le rôle du diagramme de PERT ?

Le diagramme de PERT a deux utilités essentielles :

1. Optimiser le temps nécessaire pour compléter un projet
2. Estimer les deadlines des projets

1 - Optimiser le temps nécessaire pour compléter un projet

Grâce au diagramme de PERT, il devient possible de visualiser clairement la succession des différentes tâches constituant un projet afin de les organiser de la manière la plus efficace possible. On évite ainsi de créer des blocages (étape ne pouvant pas commencer, car la précédente n'est pas terminée) et le projet est complété dans les délais les plus rapides possibles.

2 - Estimer les deadlines des projets

En plus d'optimiser le temps de réalisation d'un projet, le diagramme de PERT permet aussi de se faire une idée du délai que le celui-ci prendra avant d'être finalisé. Il montre en effet la durée et l'ordre des étapes. Il devient ainsi plus simple d'estimer de manière plutôt précise la date de fin d'un projet, un atout pratique à tous les niveaux d'activité de l'entreprise.

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1 - Préparer les tâches

La première étape préalable à la construction du diagramme de PERT est de préparer les tâches. Cela consiste à les identifier, à estimer leur durée, à les relier par leur antériorité et à reporter l'ensemble de ces données dans un tableau.

Lister

Par exemple, une entreprise d'isolation écologique souhaite revoir son identité visuelle. Pour cela, elle fait appel à un prestataire spécialisé. Voici les tâches que ce dernier pourrait lister :

A - Répertorier les différents supports de diffusion et leurs spécificités (site internet, flyers, cartes de visite).

B - Identifier l'univers visuel correspondant aux valeurs de l'entreprise.

C - Réaliser le logo.

D - Choisir la palette de couleurs de la charte graphique.

E - Choisir les polices.

F - Vérifier l'intégration des éléments entre eux afin de garantir la cohérence de la charte graphique.

Les lettres utilisées pour identifier chaque tâche figureront dans le tableau final.

Estimer

La durée moyenne d'une tâche peut être calculée grâce à l'estimation à trois points. Il s'agit d'effectuer une moyenne pondérée en divisant par 6 la somme du temps le plus optimiste, de 4 fois le temps le plus probable et du temps le plus pessimiste.

Le prestataire cité plus haut définira par exemple que, pour la tâche A, le temps le plus optimiste est de 3/4 d'heure, que le temps le plus pessimiste est de 2 heures et que le temps le plus probable est de 1 heure. Il procédera donc à l'opération suivante :

Selon cette estimation à trois points, la tâche A devrait durer en moyenne 1,1 heure (67,5 minutes) :

Ce calcul est répété pour chaque tâche et chaque durée moyenne prendra place dans le tableau final, en face de l'activité correspondante.

Relier

Il s'agit de préciser l'antériorité pour chaque activité, c'est-à-dire montrer la dépendance entre elles et exprimer laquelle doit être effectuée avant d'entreprendre la suivante.

Comme c'est la première, la tâche A identifiée par le graphiste n'a pas d'antériorité. En revanche, la tâche C commencera seulement quand A ou B seront terminées.

Une fois ces trois étapes réalisées, voilà à quoi ressemblera le tableau récapitulatif du prestataire :

2 - Dessiner le réseau

Le tableau des tâches sert de base au diagramme de PERT, ou réseau, construit avec deux sortes d'éléments graphiques simples : des flèches et des cercles.

Les flèches correspondent aux tâches et se trouvent toujours entre deux cercles, qui désignent des étapes, autrement appelés nœuds.

Les cercles comportent trois espaces vides. Dans le quart en haut à gauche sera reportée la date de livraison de la tâche au plus tôt. C'est la durée calculée en amont et notée dans le tableau préparatoire. Dans le quart en haut à droite figurera la date au plus tard. Dans la moitié du bas seront indiqués la marge de liberté de la tâche ou le numéro de l'étape.

Le pilote de notre équipe graphique débute donc son graphe par « l'étape 0 », dont part la flèche/tâche A dans un sens, et la flèche/tâche B dans une autre direction. Un nouveau cercle est tracé au bout de chacune de ces deux activités, et ainsi de suite jusqu'à la dernière étape, en l'occurrence F, qui marque l'issue du projet.

3 - Calculer les dates au plus tôt

La date au plus tôt s'appuie sur la durée moyenne de la tâche définie dans le tableau préparatoire. Elle correspond donc au temps minimum nécessaire à la réalisation de l'activité.

Pour les tâches A et B, dépourvues d'antériorité, pas de difficulté : il faudra au minimum 1,1 heure pour effectuer A et 9,8 pour B. Ces chiffres apparaissent en haut à gauche du cercle idoine.

En revanche, la date au plus tôt de C doit inclure celle de la tâche précédente. En cas de double antériorité, le chef de projet choisira toujours la tâche ayant la date au plus tôt la plus longue. Ici, il a le choix entre les tâches A et B ; il préfèrera B.

La date au plus tôt de C est donc le résultat de la somme de la durée moyenne de C et de la date au plus tôt de B, soit 31,1 heures.

Dans un diagramme de PERT, certaines flèches apparaissent en pointillés. Ce sont des tâches fictives. Elles sont justement utilisées en cas de double antériorité, puisqu'une tâche ne peut être représentée que par une seule flèche pleine. La durée de cette activité fictive est estimée à 0.

Ici, la tâche C découle directement de B, mais dépend aussi de A. Aussi, la tâche fictive C' est placée entre les nœuds correspondant à A et B.

Le chef de projet calcule la date au plus tôt pour chaque tâche jusqu'à la dernière étape.

4 - Calculer les dates au plus tard

La date au plus tard équivaut à la date la plus tardive de réalisation d'une activité.

Comme pour la date au plus tôt, chaque tâche en possède une. Elles sont calculées à partir de la date au plus tard de la fin du projet. On retranche à celle-ci la durée moyenne de la tâche située juste avant, donc l'avant-dernière. Cela donne la date au plus tard de ladite tâche. Ce nombre est inscrit en haut à droite du nœud correspondant.

Par exemple, dans la refonte de la charte graphique de l'entreprise d'isolation écologique, le projet s'achève par la tâche F, soit au bout de 43,1 heures de travail. Pour obtenir la date au plus tard de E, il faut ainsi soustraire 8, la durée moyenne de E, à 43,1. Le résultat est de 35,1 heures.

Puis, le chef de projet remonte le fil du diagramme, de la fin jusqu'au début du projet, sans oublier les tâches fictives de valeur 0. Lorsque les chemins aboutissent à deux dates au plus tard pour la même tâche, il faut toujours choisir la plus courte.

Par conséquent, les dates au plus tard du projet sont :

• F = 43,1
• E = 35,1
• C = 31,1
• D = 31,1
• B = 9,8
• A = 9,8

5 - Calculer la marge libre d'une tâche

La marge libre d'une tâche représente le laps de temps entre les dates de livraison du produit au plus tôt et au plus tard.

Cette donnée permet d'identifier les activités pour la réalisation desquelles il est possible de déborder sans retarder le délai final. Certaines tâches ne bénéficient pas de marge de liberté, dépasser leur date de livraison impactera donc toutes les suivantes et le projet dans son ensemble.

Pour la calculer, il suffit de faire la différence entre la date au plus tard et celle au plus tôt.

Par exemple, dans le diagramme de PERT tracé par le chef de l'équipe graphique, la marge libre de la tâche A est de 8,7 heures. L'équipe dispose donc d'une marge conséquente pour lister les différents supports de diffusion sur lesquels sera exploitée la nouvelle charte graphique de l'entreprise.

En revanche, la tâche E ne possède pas de marge libre. Si le choix des polices dépasse la durée moyenne prévue dans le tableau préparatoire, cela décalera la livraison du projet.

6 - Identifier le chemin critique

Le chemin critique désigne la succession de tâches critiques, c'est-à-dire celles dont la réalisation ne souffre pas de marge de liberté et qui sont dépendantes les unes des autres.

Dans l'exemple utilisé ici, le chemin critique (en orange) passe par les activités B, C, E et F. L'antériorité est respectée, leurs marges sont toutes égales à 0 et la somme de leur durée renseigne la durée totale du projet.

Le chemin critique est utile au suivi de projet puisqu'il en fournit le délai maximum et indique au pilote les activités à surveiller scrupuleusement pour livrer dans les temps.

Le chemin critique et, plus largement, le diagramme de PERT permettent d'élaborer un planning de référence auquel l'avancement réel du projet peut être confronté. Si une tâche critique prend du retard, cela doit être transposé sur le planning afin que celui-ci se trouve toujours en phase avec le projet.

Toutefois, ces ajustements sont censés se faire à la marge et ne doivent pas mettre en péril le projet ni faire basculer certaines tâches non critiques vers le statut critique.

Le chef de projet doit utiliser le chemin critique comme un garde-fou, mais il ne peut pleinement jouer ce rôle que si la durée moyenne des tâches a été évaluée avec précision en début de projet.

En effet, dans un diagramme de PERT, toute approximation à une étape du réseau peut engendrer des conséquences sur le rendu final.

Quelle est la différence entre diagramme de PERT et diagramme de Gantt ?

Il existe deux points principaux sur lesquels le diagramme de PERT et le diagramme de Gantt sont différents.

• Utilité : Le diagramme de PERT a pour but d'optimiser les tâches d'un projet avant même qu'il ait démarré. Le diagramme de Gantt, quant à lui, sert plutôt au suivi de l'avancement du projet pendant sa réalisation.
• Aspect : Le diagramme de PERT est composé d'une série de cercles représentant les tâches d'un projet. Ces cercles sont reliés par des flèches indiquant les interdépendances des tâches. Tandis que le diagramme de Gantt comprend deux axes. Un axe horizontal représentant le temps, et un axe vertical représentant les différentes tâches.

4 exemples de diagramme de PERT

Le diagramme de PERT est principalement adapté aux projets d'envergure, nécessitant une organisation complexe et impliquant l'intervention de différents services. Aujourd'hui, cette méthode peut être utilisée dans tous les secteurs d'activité et répondre à des situations et problématiques diverses et variées. En voici quelques exemples.

Diagramme de PERT pour la création d'un nouveau logiciel

Afin de déployer un nouveau logiciel, de nombreuses tâches sont à réaliser, certaines étant interdépendantes ou ayant une antériorité obligatoire.

Il est possible de voir sur ce diagramme que les tâches 1, 2, 4, 8 ,10 sont à réaliser au cours d'une même séquence. Cependant, on voit que les tâches 2 et 3 peuvent être exécutées en parallèle.

Malgré le fait que sur ce diagramme de PERT ne sont affichées que les dates de tâches sans les dates au plus proche et au plus loin, il reste pertinent. En effet, il donne à voir la complexité de ce type de projet, selon les tâches à accomplir et leur ordre d'exécution. Ainsi la tâche 6 doit être antérieure à la tâche 11, puisque sans l'environnement de production, le logiciel ne peut être déployé. De même si l'environnement de test n'est pas opérationnel, les tests ne pourront pas débuter.

Diagramme de PERT pour le lancement d'une campagne publicitaire

Lorsqu'une agence marketing lance une campagne pour un nouveau produit, elle doit planifier des tâches spécifiques et gérer des priorités.

Ici, l'agence a listé un certain nombre de tâches à réaliser pour le lancement de la campagne et leurs interdépendances. On remarque que la tâche E est dépendante à la fois de C et de D. Les connaissances de l'agence concernant ce type de projet lui permettent de calculer au plus près les durées de chaque activité en référence aux expériences passées et données historiques.

Le réseau ainsi tissé lui permet également de voir le chemin le plus court et le chemin critique du projet. Le diagramme de PERT est particulièrement adapté aux activités d'une agence de marketing qui doit impérativement connaître les liens entre ses différentes tâches et les priorités applicables. Il donne la possibilité de définir la durée du projet et de communiquer une date de livrable. Ainsi, la campagne débutera le jour convenu puisque l'agence aura optimisé les délais d'exécution des tâches en les effectuant dans l'ordre qui convient et en mobilisant les ressources utiles à chacune. De plus, la définition des tâches pouvant être réalisées en parallèle détermine les responsabilités de chaque collaborateur dans la réalisation du projet.

Diagramme de PERT pour la gestion de production : mise en place d'une pompe

Pour en arriver à la mise en route d'une pompe, une entreprise doit passer par un certain nombre d'étapes plus ou moins dépendantes et prioritaires.

L'entreprise va donc passer de l'étude et des calculs à la mise en fonction de la pompe. Pour se faire, elle réalise un diagramme de PERT lui permettant de délimiter les temps de l'exécution de chaque tâche du projet. Ici, les délais de livraison de la pompe et de l'ensemble de tuyauterie vont sous-tendre le montage de la pompe. Ces deux étapes B et D sont donc antérieures au montage F et celui-ci en est dépendant. Quant à la tâche G, le branchement, elle est dépendante de l'installation de la pompe F, mais également de la livraison de l'ensemble électrique E.

Pour ce type d'installation, le diagramme de PERT montre toute son utilité notamment quant à la définition du chemin critique. En effet, si les éléments ne sont pas livrés dans les temps tout le projet est en danger. De même, il permet de définir l'antériorité des tâches les unes par rapport aux autres. Ainsi la tâche C doit être réalisée avant la tâche B malgré le fait que le chef de projet l'avait au départ positionnée en deuxième place de son ordonnancement initial.

Diagramme de PERT dans la construction BTP

La construction d'un pont nécessite la planification et l'organisation de différentes tâches allant de l'étude de faisabilité à la livraison.

Dans ce projet, certaines tâches sont interdépendantes et d'autres sont réalisables en parallèle. L'étude de faisabilité va déterminer tout le projet puisque c'est à la fois la première tâche à réaliser et celle qui déterminera si le projet est réalisable. Dans cette construction d'un pont, le chemin critique passe par l'étude de faisabilité, la conception préliminaire, la conception détaillée, la préparation du site, la construction des fondations, l'érection de la superstructure, les travaux de finition, l'inspection et la livraison : donc par la quasi-totalité des tâches.

Le diagramme de PERT permet de définir un certain nombre de points de vigilance et de possibilités. Le chef de projet peut y voir que tout allongement de la durée d'une tâche du chemin critique entraînerait des conséquences sur la durée totale du projet. Il faut donc en conclure que la quasi-totalité des tâches à réaliser est soumise à un encadrement strict de ses délais sous peine de retarder la livraison. Pour réduire la durée de la réalisation du pont, il est donc impératif de faire en parallèle toutes les tâches qui s'y prêtent. Il est également possible de jouer sur les ressources allouées aux tâches critiques, comme la main-d'œuvre ou le matériel.

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