Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt et comment le créer ?

Le diagramme de Gantt est un outil fréquemment employé pour planifier un projet. Complémentaire au graphe de PERT, plutôt porté sur l'analyse, il répond à de nombreux besoins comme structurer les tâches, évaluer leur avancement ou encore faciliter la communication au sein de l'équipe.

Si à la fin du XIX^e siècle, époque de son invention, un diagramme de Gantt étaient modélisé manuellement, il est aujourd'hui réalisé par le chef de projet au moyen d'applications informatiques, qui facilitent la conception autant que les ajustements nécessaires tout au long du projet.

Comment faire un diagramme de Gantt ?

Étape 1 : choisir un outil digital

Plusieurs outils de gestion de projet bien connus proposent cette fonctionnalité. C'est le cas, entre autres, d'Asana, Monday.com, ou encore Zoho Project. L'application de graphisme en ligne Canva l'offre également. Pour la plupart, la construction de diagrammes de Gantt fait néanmoins partie des options payantes.

Il existe aussi des applications spécialisées comme Gantter, TeamGantt ou le logiciel libre à installer Ganttproject. À défaut de solution logicielle ou d'application spécifique, il est également possible de recourir à Excel ou PowerPoint.

Choisir parmi les nombreuses références du marché peut être quelque peu fastidieux, toutefois l'évaluation de certains critères incontournables devrait faciliter la sélection. L'outil doit a minima permettre d'établir une chronologie du calendrier du projet, de superposer les tâches, d'estimer leur durée et de gérer l'affectation des ressources.

Pour aller plus loin, il est par exemple intéressant de se pencher sur les fonctionnalités de collaboration et de partage simultanés et en temps réel, sur les possibilités de retravailler facilement une tâche incluse au diagramme, mais également sur celles d'automatisation du suivi des tâches.

Étape 2 : lister les tâches

Un projet est un ensemble de tâches. Après avoir correctement cerné le projet et ses objectifs, la première étape de la réalisation du diagramme consiste donc à identifier ces tâches jusqu'à la plus petite, en les fractionnant, puis à les hiérarchiser.

Les tâches sont déclinables en sous-tâches autant que nécessaire et associées à des actions à accomplir. Afin d'y voir plus clair et d'être sûr de n'en omettre aucune, le responsable du projet peut s'aider de cartes mentales, qui permettent de visualiser des idées et de les organiser dans l'espace. Papier-crayons ou logiciel : là aussi, plusieurs alternatives existent pour les élaborer.

Cette liste constituera l'axe des ordonnées du diagramme.

Étape 3 : lister les ressources

L'équipe et son chef de projet connaissent désormais les contours du projet et les tâches qui en découlent.

Il faut maintenant définir les besoins humains et matériels, ou encore le budget, afin de répertorier les ressources nécessaires à la réalisation du projet.

Mieux vaut tenter d'être le plus exhaustif possible, même si la plupart des applications permettent d'ajouter des ressources au fur et à mesure.

Étape 4 : assigner les tâches

Le pilote du projet assigne à chaque tâche et action à effectuer, un ou plusieurs membres de l'équipe. Dans ces cas-là, l'affectation s'exprime sous forme de taux.

Par exemple : une personne à temps complet sur une tâche équivaut à un taux de 100 %. Un taux de 400 % exprime, quant à lui, l'affectation d'une équipe de quatre personnes pour une tâche.

Étape 5 : planifier le projet et son calendrier

En premier lieu, il est nécessaire de définir les dates de début et de fin du projet, ainsi que le nombre de jours travaillés par mois et d'heures par jour, les jours fériés et les vacances afin de savoir sur quelle durée efficiente il s'étendra.

Une fois ces éléments établis, le chef de projet peut étaler les tâches répertoriées plus tôt dans l'ordre où elles devront être exécutées, et impérativement leur attribuer une date de début et de fin. Cette délimitation temporelle sert à suivre leur avancée.

La durée d'une tâche est estimée en fonction des ressources qui lui ont été assignées et à son importance. Un conseil : mieux vaux prévoir trop large que trop serré.

La durée des missions de chacun est ce qui permettra concrètement de modéliser le diagramme de Gantt. En effet, celui-ci les représente au moyen de rectangles. Leur longueur traduit visuellement leur durée de réalisation.

Le temps du projet apparaît en abscisses du graphique.

Étape 6 : corréler les tâches

La spécificité d'un diagramme de Gantt est de matérialiser les liens de dépendance entre les tâches, représentés par des flèches. Une activité peut ainsi être reliée à une ou plusieurs autres, antérieures, dont elle devra attendre la fin pour pouvoir commencer.

Si un changement intervient sur une tâche, l'équipe peut visualiser son impact en temps réel sur l'ensemble du projet, à la manière de « l'effet domino ».

C'est une fonctionnalité essentielle. À l'époque des diagrammes manuels, le moindre changement impliquait de refaire le graphique. Il est donc important de vérifier que le suivi automatique des tâches figure parmi les options de l'outil choisi.

Étape 7 : fixer des jalons

Poser des jalons est la dernière étape de l'élaboration d'un diagramme de Gantt.

Les jalons sont les étapes clés du projet, elles n'ont pas de durée. C'est au responsable du projet de les positionner sur le graphique, par anticipation. Ils permettent de vérifier que le projet avance conformément à ce qui est attendu.

Ces repères évitent également aux membres de l'équipe de se perdre en cours de réalisation, l'un des risque majeurs sur un travail au long cours. Dans de nombreux logiciels, le jalon est représenté sous forme de losange.

Étape 8 : surveiller son évolution tout au long du projet

Le diagramme de Gantt est maintenant utilisable, le projet ainsi planifié peut démarrer. Le graphique est accessible à la fois par le pilote mais aussi les équipiers.

Généralement, les fonctionnalités logicielles permettent de repérer le chemin critique, c'est-à-dire une succession de tâches la mieux à même de permettre au groupe de respecter le délai imparti, de comparer l'avancement du projet à ce qui était prévu. Il permet également d'ajuster le planning initial, en cas de dépassement par exemple.

Autant de possibilités de faire vivre le diagramme de Gantt dans le temps et d'exploiter sa puissance organisationnelle au service du projet.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.