Comment faire un cahier des charges fonctionnel ?

Document central de la gestion de projet, le cahier des charges fonctionnel permet de formaliser les objectifs et définir avec précision les caractéristiques attendues. Il sert aussi à identifier les ressources et contraintes à prendre en compte pour le mener à bien. Cette démarche doit être structurée en différentes étapes clairement identifier pour qu'il soit exhaustif.

Présenter le contexte du projet

Dans cette première étape, le chef de projet va informer les différents participants du contexte dans lequel celui-ci s'inscrit. Selon la nature de ces participants, le niveau d'information sera alors plus ou moins détaillé. Par exemple, avec seulement des participants internes à l'organisation, il n'est pas nécessaire de fournir une longue explication sur l'activité de celle-ci. A l'inverse, avec essentiellement des participants externes, cette explication sera indispensable pour qu'ils puissent appréhender les tenants et aboutissants du projet sur lequel ils vont intervenir.

Dans ce cas, le chef de projet détaillera l'activité de l'entreprise ainsi que son organisation interne avec un focus sur le service en charge du projet et ceux qui en seront impactés. Il faudra ensuite procéder à l'identification des interlocuteurs et décideurs, essentiellement afin de fluidifier par la suite les différentes interactions entre les participants et améliorer les délais de prise de décision en les soumettant aux bons interlocuteurs.

Par la suite, l'identification des concurrents (au projet ou à l'entreprise) représente toujours un apport intéressant, que ce soit pour mieux cerner le projet ou pour s'inspirer de ce qu'il faut faire et ne pas faire.

Pour finir, il s'agira d'identifier avec le plus de précision possible quelle est la cible du projet et ses différentes caractéristiques. C'est une contrainte majeure qu'il est indispensable de prendre en compte dans tout cahier des charges fonctionnel pour que celui-ci permette d'atteindre les objectifs visés.

Par ailleurs, cette étape permet de faire référence de manière synthétique à des études préalablement réalisées comme l'étude de faisabilité. Il est aussi possible de mentionner une étude de la concurrence qui peut avoir été menée si le projet concerne la mise sur le marché d'un nouveau projet ou service.

Définir le besoin avec précision

Une fois le contexte posé et les études présentées, il s'agit de traiter le besoin auquel répond le projet. Dans cette étape, chacune des spécificités de celui-ci seront abordées et détaillées avec précision. Par exemple, pour le cahier des charges fonctionnel d'un site web, il conviendra d'identifier les fonctionnalités attendues, la compatibilité aux différents supports digitaux ou même l'interaction de celui-ci avec les autres sites web de l'entreprise.

L'étape de définition du besoin peut souvent s'avérer être complexe mais elle est d'une importance majeure puisque c'est elle qui va ensuite structurer le projet. C'est ainsi un véritable exercice de rigueur qui a pour objectif de définir de la manière la plus explicative possible l'ensemble des besoins auxquels le projet devra répondre.

Identifier les résultats attendus

Du besoin précédemment détaillé, le chef de projet se projettera en troisième étape dans l'identification des résultats attendus. Il présentera la forme que prendront les différentes spécificités du projet ainsi que la manière dont elles s'inscriront concrètement. Dans l'exemple du cahier des charges fonctionnel d'un site web, il identifiera précisément le fonctionnement des différentes fonctionnalités attendues par les internautes et la manière dont elles interagissent les unes avec les autres.

C'est aussi à cette étape qu'il détaillera ses attentes. Celles-ci peuvent concerner des aspects techniques du projets mais alors il ne s'agira pas de préciser les moyens pour les atteindre, seulement d'identifier les résultats attendus. Elles peuvent aussi concerner des aspects purement fonctionnels comme par exemple lorsqu'il est impératif que le site web à développer soit optimisé au référencement.

Cadrer les contraintes du projet

Tout projet a des contraintes qui lui sont propres, qu'elles soient budgétaires, temporelles, légales ou techniques. Pour ces dernières, il s'agit de prendre en compte les choix techniques de l'entreprise pour s'inscrire dans la continuité (ou dans le changement mais alors c'est un projet à part entière). Les contraintes légales sont habituellement cadrées par le service juridique de l'entreprise qui interviendra alors à l'élaboration du cahier des charges fonctionnel pour faire part de ses prérequis.

Les contraintes temporelles vont cadrer les grandes étapes du projet ainsi que sa date de livraison attendue. Dans certains cas, ces limites temporelles peuvent être accompagnées de pénalités pour le prestataire, ce qui permet d'assurer un respect de la date de livraison. C'est un cas de figure assez courant dans le bâtiment et autres métiers où les projets à livrer sont vendus avant ou pendant le projet.

Enfin, la contrainte budgétaire vient cadrer les dépenses liées au projet. Dans cette partie du cahier des charges fonctionnel, le chef de projet détaillera la répartition de celles-ci selon les différents postes de coût. Il partagera ensuite tout ou partie de ces informations selon le degré de confidentialité auxquels sont autorisés les destinataires.

Lister les ressources nécessaires

En avant-dernière étape de la rédaction d'un cahier des charges fonctionnel, les différentes ressources nécessaires seront listées. Celles-ci se décomposent en deux catégories :

• Ressources à disposition.
• Ressources à mobiliser.

Par exemple, une entreprise a souvent une charte graphique déjà établie. C'est une ressource nécessaire, mais déjà à disposition. En revanche, dans le cas de la création d'un site web, il faudra qu'un web designer adapte cette charte aux contraintes du développement web. C'est là une ressource nécessaire et à mobiliser.

La liste des ressources dépend de chaque projet, de ses besoins et résultats attendus. Ainsi, les matériaux et compétences propres à un projet doivent être identifiés en amont, dans le cahier des charges fonctionnel.

Fixer des délais clairs et réalistes

La définition des délais prend le plus souvent la forme d'un rétroplanning qui identifie les différentes phases de développement du projet ainsi que les acteurs qui y interviennent. On utilise alors fréquemment des diagrammes de Gantt qui vont segmenter les tâches sur la durée et identifier les acteurs qui devront intervenir sur chacune d'entre elles.

Cette méthode présente aussi l'avantage de pouvoir superposer différentes tâches, ce qui arrive fréquemment en gestion de projet. Par exemple, un graphiste peut travailler sur les éléments visuels pendant qu'un rédacteur prépare les contenus. En procédant ainsi, et non de manière linéaire, le planning sera optimisé tout en restant réaliste.

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