Qu'est-ce qu'un jalon en gestion de projet et comment en définir ?

Le jalon en gestion de projet, « milestone » en anglais, compte parmi les étapes avant de parvenir au résultat, comme une marche qui ponctue l'escalier pour mener à son sommet. De manière plus pragmatique, le jalon est une date stratégique dans le cadre de la gestion de projet : c'est un bilan intermédiaire, et nécessaire.

Figuré sous forme d'un losange dans le diagramme de Gantt, cet élément incontournable dans le cycle de vie d'un projet aide à structurer son déroulé. Le jalon fait office de marqueur, de temps d'arrêt aussi bref soit-il dans la durée. Le gestionnaire de projet fait 3 considérations à l'occasion d'un jalon : un point sur la tâche précédente, la validation d'un livrable, un point sur l'étape suivante avant de poursuivre.

Qu'est-ce qu'un jalon ?

Le calendrier de planification d'un projet est jonché de jalons : ce sont des dates clés dans l'exécution du projet, positionnées de manière stratégique. Le chef de projet, éventuellement en concertation avec le client, fixe les moments les plus opportuns pour faire un point sur l'avancement.

• En définissant ainsi des objectifs intermédiaires, les parties prenantes s'assurent un suivi régulier du projet.
• La communication en outre est favorisée, chaque jalon en effet est l'occasion d'une rencontre entre l'équipe et le commanditaire.
• À chaque jalon, le gestionnaire de projet vérifie la performance du calendrier de planification : l'opportunité de corriger à temps les erreurs éventuelles. Il s'agit par exemple de modifier les délais, d'enrichir le plan d'action d'une nouvelle tâche, de revoir les priorités eu égard aux impondérables ou encore d'adapter la composition de l'équipe dédiée au projet.

Utiliser des jalons offre 3 intérêts majeurs :

• Éviter l'effet tunnel : le jalon oblige l'équipe à communiquer des résultats intermédiaires, à une date déterminée. Cette contrainte impose de respecter de manière stricte des délais plus courts que le délai accordé pour le rendu final. En encadrant ainsi le projet dans des délais intermédiaires brefs, le jalon limite le risque de retard global. En communiquant régulièrement en outre, l'équipe donne à voir son travail au client. Le client s'assure alors que le projet avance de manière cohérente, dans le respect de ses exigences. Le risque d'échec est limité : l'équipe qui s'engage sur une mauvaise voie est rapidement redirigée.
• Donner du rythme pour maintenir la motivation : lorsque l'échéance est lointaine, la motivation a tendance à décroître et le projet risque d'être mis de côté. En posant des jalons, le gestionnaire de projet crée des projets dans le projet. Pour chaque échéance, l'équipe se mobilise ; et dans la mesure où les échéances sont rapprochées dans le temps, l'équipe in fine reste parfaitement impliquée tout au long du projet. Au-delà d'assurer une issue favorable au projet, dans le temps imparti, le jalon satisfait l'équipe qui se trouve mieux stimulée dans ses tâches au quotidien.
• Prouver au client la productivité de l'équipe : le client, quel que soit son niveau d'exigence, peut légitimement attendre du résultat. En communiquant sur l'avancement du projet à l'occasion des jalons, le gestionnaire de projet prouve l'assiduité de l'équipe au travail. Le client est satisfait et rassuré, les conditions de la collaboration s'en trouvent améliorées.

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Comment définir les jalons d'un projet ?

Pour définir les jalons d'un projet, il faut en déterminer le nombre et les poser au bon moment. L'établissement des jalons en pratique est relativement instinctif : il s'agit des temps forts du projet. Si le gestionnaire de projet n'a pas l'expérience ou le recul suffisant pour distinguer ces temps forts, il peut être judicieux de prendre l'avis du client, qui souvent d'ailleurs impose les jalons de sa propre initiative. Quoi qu'il en soit, il est important de suivre ces recommandations de base :

1. Combien de jalons ? Il s'agit de trouver le juste équilibre. Un nombre démesuré de jalons ralentit le projet inutilement et l'efficacité en pâtit. Le rythme en effet est cassé, et l'équipe se démobilise à force d'être interrompue trop régulièrement par des points qu'elle considère comme des pertes de temps. À l'inverse, un nombre insuffisant de jalons est également risqué : le manque de communication avec le client et entre les membres de l'équipe projet peut désorganiser la gestion. Sans jalons en outre, le gestionnaire peut avoir tendance à négliger le projet, dont il perd la maîtrise du pilotage. Le nombre de jalons en tout état de cause est lié à l'envergure du projet en termes de durée et de revenu. Plus le projet est long, plus le budget est important : plus le nombre de jalons est élevé.
2. Quand ? Les jalons sont planifiés d'un commun accord entre les parties prenantes. La planification est stratégique : à chaque étape importante du projet, un point s'impose. Exemple : le jalon est indispensable au moment d'un livrable.

Quelle est la différence entre jalon et livrable ?

Le livrable est un résultat tangible d'une production, fourni au client lors de la réalisation d'un projet. Le livrable est une étape du produit ou du service final, il est nécessaire pour atteindre le résultat. À la différence du jalon, le livrable est matérialisé de manière concrète, alors que le jalon peut être le terme d'une tâche intellectuelle abstraite. À la différence du jalon, le livrable est destiné au client : le jalon peut être réservé en interne, sans communication du résultat au client.

Si le livrable est nécessairement l'occasion d'un jalon, en tant qu'objet du jalon, le jalon ne donne pas toujours lieu à un livrable. Illustration : la maquette d'un site Internet est un livrable et un jalon, l'occasion pour le client de vérifier le respect de ses instructions et d'apprécier le résultat intermédiaire ; la constitution d'une équipe projet est un jalon, l'accomplissement de la tâche ne constitue pas un livrable.

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