Tout lancement de projet se doit de commencer par un kick-off meeting. Cette réunion consiste à faire un point avec les différents acteurs et d'un projet pour en assurer le bon déroulement.

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Quel est le but du kick-off meeting ?

Le kick-off meeting est un moyen efficace pour réussir le lancement d'un projet et de semer les graines de sa réussite pour l'intégralité de son cycle de vie. Cette réunion permet de donner une vision globale et précise du projet, de ses finalités et de son déroulement aux participants. Organiser un kick-off meeting, c'est répondre à de multiples objectifs.

  • Présenter les points essentiels du projet : objectifs, moyens, produits livrables, rôles, planning, etc.
  • Identifier les points forts, les difficultés potentielles et les enjeux du projet.
  • Mettre en avant l'importance de la mise en œuvre du projet.
  • Faciliter la compréhension du déroulement du projet.
  • Fixer les règles de fonctionnement et les bonnes pratiques pour la réalisation du projet.
  • S'assurer de l'appropriation du projet par l'ensemble des participants.
  • Créer une bonne dynamique et un climat de confiance entre les différents acteurs du projet.
  • Apporter des réponses aux éventuelles questions.
  • Fédérer et motiver les acteurs du projet autour d'un objectif commun.
  • Donner à tous les participants la possibilité de mieux faire connaissance.
  • Favoriser les échanges et créer des liens entre les clients et l'équipe du projet.

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Qui inviter au kick-off meeting ?

Les personnes qui vont travailler, de près ou de loin, sur le projet doivent participer au kick-off meeting. Le chef de projet et les membres de son équipe devront bien sûr y assister, mais pas seulement. La réunion de lancement de projet est ouverte à d'autres personnes comme :

  • la direction de l'entreprise ;
  • les services pouvant être impactés à chaque étape, comme les référents des ressources humaines ou l'équipe marketing ;
  • les clients ;
  • les fournisseurs ;
  • les partenaires ;
  • les prestataires externes ;
  • les investisseurs ou sponsors du projet.

 

Comment préparer et gérer le kick-off meeting d'un projet ?

 

1 - Préparer en amont la réunion de lancement de projet

Le secret d'un kick-off meeting réussi réside dans sa préparation minutieuse. Pour que cette réunion soit un succès, il n'est pas question d'improviser le jour J. Établir un ordre du jour précis sera donc la première étape. Celui-ci intégrera entre autres le plan du projet (objectifs, risques, tâches, délais, responsabilités), une présentation des participants, du calendrier, des outils à utiliser et des moyens de communication envisagés. Sans oublier une séance de questions-réponses pour clôturer la réunion.

Cet ordre du jour permettra ensuite de créer une présentation de type PowerPoint qui mettra en avant les points essentiels de la réunion.

Une fois le contenu du kick-off meeting établi, place aux aspects pratiques. Voici une liste, non exhaustive, des différents points à traiter :

  • choisir le lieu, la date, l'heure et la durée de la réunion ;
  • fixer un déroulé et prévoir des temps de pause ;
  • dresser la liste de tous les acteurs du projet et leur envoyer une invitation au kick-off meeting ;
  • envoyer l'ordre du jour à tous les participants en même temps que l'invitation ;
  • désigner une personne pour prendre des notes pendant la réunion.

 

2 - Faire les présentations

Le kick-off meeting est la première réunion à se tenir avant le lancement d'un projet en présence de toutes les parties prenantes. Tous les participants ne se connaîtront donc peut-être pas. C'est pourquoi la réunion doit absolument commencer par un tour de table afin que le chef de projet et que les différents intervenants puissent se présenter. Chacun doit alors a minima indiquer son nom, son prénom, son entreprise et sa fonction.

 

3 - Détailler le déroulement de la réunion

Une fois que les présentations sont faites, il est temps d'expliquer le déroulement du kick-off meeting. Le chef de projet doit alors détailler les différentes étapes de la réunion à partir de l'ordre du jour établi et envoyé en amont. Il présente donc ici le plan détaillé ce qui va être dit tout au long de la réunion. En visualisant le déroulé de la réunion, les participants seront attentifs et plus impliqués dans la réunion.

 

4 - Présenter les principales phases du projet

Chaque participant ne connaît pas forcément tous les aspects qui composent le projet. Afin que tout le monde ait le même niveau d'information, il est donc indispensable de préciser les grandes phases du projet :

  • le contexte dans lequel le projet a été lancé ;
  • les raisons du lancement du projet ;
  • les problématiques auxquelles le projet répond ;
  • les tâches à effectuer pour réaliser le projet ;
  • les dates d'échéance ;
  • les objectifs et les livrables du projet.

Cette étape permet de s'assurer qu'aucun élément n'a été oublié et que la démarche de gestion de projet mise en œuvre convient à tout le monde.

 

5 - Exposer le planning du projet

Ensuite, le chef de projet présente le planning et les différentes étapes nécessaires pour la réalisation du projet. Il ne s'agit pas ici simplement de détailler un calendrier, mais d'aborder également comment les objectifs vont être atteints. Le planning doit comporter des dates précises de début et de fin pour chaque tâche. Pour organiser et présenter ce planning, il convient de réaliser :

  • un diagramme de Gantt pour spécifier les liaisons entre les tâches et les délais de réalisation des tâches ;
  • un réseau PERT pour déterminer les tâches pour lesquelles aucun retard ne peut pas être toléré.

 

6 - Définir les rôles et les responsabilités des acteurs du projet

Même si tous les acteurs du projet ont été identifiés en amont, il s'avère important de préciser leurs rôles respectifs dans le projet. Le chef de projet va expliquer qui fait quoi et pourquoi chaque personne a été choisie pour réaliser une ou plusieurs tâches spécifiques. Pour éviter toute méconnaissance ou incertitude sur les rôles et responsabilités de chacun au sein du projet, la réalisation puis la diffusion d'une matrice RACI seront d'une grande utilité.

 

7 - Identifier les risques

Pendant le kick-off meeting, le chef de projet doit également présenter la liste des risques pouvant faire obstacle au bon déroulement du projet. L'objectif consiste alors à trouver des moyens de gérer ces risques et d'éviter les effets négatifs qu'ils pourraient produire. Le fait d'avoir les différents intervenants réunis dès le lancement de projet peut créer une synergie et aider à trouver les réponses à certaines problématiques. Attention cependant, car la résistance au changement de la part des parties prenantes au projet constitue notamment un des risques à anticiper.

 

8 - Exposer le plan de communication

La communication constitue un levier incontournable pour assurer la réussite d'un projet. Le chef de projet précisera donc qui sera informé de quoi et à quel moment. Il va également définir les moyens utilisés pour communiquer avec les acteurs du projet ainsi que la fréquence des échanges. Le respect du plan de communication permet à toutes les parties prenantes de s'approprier le projet et d'avoir un même niveau d'information sur son avancement.

 

9 - Répondre aux questions des participants

Le kick-off meeting, plus qu'une simple réunion de travail informelle, est un moment de convivialité qui doit encourager et développer les échanges. Les participants peuvent ainsi être amenés à soulever des questions ou des remarques auxquelles le chef de projet devra répondre. C'est pourquoi une séance de questions-réponses doit se tenir en fin de réunion. Le but de cette session est de veiller à ce que les participants aient tous bien compris le projet dans sa globalité.

 

10 - Valider les mesures de succès

Pour veiller au bon déroulement du projet, il ne faut pas oublier d'évaluer l'atteinte des objectifs. Pour cela, il est absolument nécessaire d'identifier les indicateurs de mesure de succès. La définition de ces indicateurs doit obligatoirement faire l'objet d'un consensus pour éviter toute contestation lors de la réalisation des évaluations du projet. Le kick-off meeting est un moment privilégié pour aborder ce sujet et obtenir ce consensus.

 

11 - Fixer les prochaines étapes

La fin du kick-off meeting ne signifie pas la fin du travail. Pour assurer l'efficacité de la réunion, il faudra effectuer un certain nombre de tâches :

  • réaliser un débriefing pour vérifier que les points essentiels du projet sont retenus par les participants ;
  • rédiger le compte-rendu de la réunion qui pourra servir de tableau de bord pour le projet et le transmettre à tous les participants du projet présents ou non ;
  • fixer la date de la prochaine réunion pour s'assurer du bon déroulement du projet ;
  • faire un suivi régulier sur les tâches effectuées, en cours et à faire, le budget, les problèmes rencontrés et résolus, mais également l'état d'avancement du projet.

 

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Publication originale le 3 janvier 2022, mise à jour le 23 mai 2022

Sujet(s):

Gestion de projet