Comment préparer et gérer un kick-off meeting ? 11 conseils pour réussir

Tout lancement de projet se doit de commencer par un kick-off meeting. Cette réunion consiste à faire un point avec les différents acteurs du projet, pour en assurer le bon déroulement.

Quel est le but du kick-off meeting ?

Le kick-off meeting sert à mettre tout le monde au courant des détails d'un projet, et à mettre tout le monde d'accord. Le chef de projet s'assure ainsi d'avoir l'aval du client avant de lancer le coup d'envoi, et assoit son rôle de chef d'orchestre pour renforcer son crédit. Le kick-off meeting est aussi l'occasion pour tous les participants de se rencontrer et d'échanger. La réunion insuffle une dynamique d'équipe au lancement du projet.

Organiser un kick-off meeting est indispensable à la réussite du projet tout au long de son cycle de vie. La réunion donne aux participants une vision précise des enjeux du projet, et de son déroulement. Le kick-off meeting remplit de multiples objectifs :

• Présenter les points essentiels du projet : objectifs, moyens, produits livrables, rôles, risques ou encore planning.
• Identifier les points forts, les difficultés potentielles et les enjeux du projet.
• Mettre en avant l'importance de la mise en œuvre du projet.
• Faciliter la compréhension du déroulement du projet.
• Fixer les règles de fonctionnement et les bonnes pratiques pour la réalisation du projet.
• S'assurer de l'appropriation du projet par l'ensemble des participants.
• Créer une bonne dynamique et un climat de confiance entre les différents acteurs du projet.
• Apporter des réponses aux éventuelles questions.
• Fédérer et motiver les acteurs du projet autour d'un objectif commun.
• Donner à tous les participants la possibilité de mieux faire connaissance.
• Favoriser les échanges et créer des liens entre les clients et l'équipe du projet.

Qui inviter au kick-off meeting ?

Les personnes qui vont travailler de près ou de loin sur le projet doivent participer au kick-off meeting. Le chef de projet est l'acteur principal de la réunion. Il invite tous les membres de son équipe à y assister, mais pas seulement. La réunion de lancement de projet est ouverte à toutes les personnes intéressées au projet, telles que :

• La direction de l'entreprise.
• Les services pouvant être impactés à chaque étape : les référents des ressources humaines ou l'équipe marketing, par exemple.
• Les clients commanditaires du projet.
• Les fournisseurs.
• Les partenaires.
• Les prestataires externes.
• Les investisseurs ou sponsors du projet.

Comment préparer et gérer le kick-off meeting d'un projet ?

1 - Préparer en amont la réunion de lancement de projet

Pour réussir un kick-off meeting, il faut le préparer minutieusement : l'improvisation n'a pas sa place. Le chef de projet établit avec précision l'ordre du jour. Il y détaille notamment le plan du projet : objectifs, risques, tâches, outils, plan de communication, calendrier et délais. Il prévoit également une étape de présentation des participants, ainsi qu'une séance de questions-réponses en fin de réunion.

Cet ordre du jour permet ensuite de créer une présentation de type PowerPoint, qui met en avant les points essentiels de la réunion.

Le chef de projet traite aussi les aspects pratiques de la réunion :

• Choisir le lieu, la date, l'heure et la durée de la réunion.
• Fixer un déroulé et prévoir des temps de pause.
• Dresser la liste de tous les acteurs du projet et leur envoyer une invitation au kick-off meeting.
• Envoyer l'ordre du jour à tous les participants en même temps que l'invitation.
• Désigner une personne pour prendre des notes pendant la réunion.

2 - Faire les présentations

Le kick-off meeting est la première réunion à se tenir en présence de toutes les parties prenantes, avant le lancement opérationnel du projet. Tous les participants ne se connaissent peut-être pas. C'est pourquoi la réunion commence par un tour de table, où chacun se présente en indiquant, a minima, son nom, son prénom, son entreprise et sa fonction.

3 - Détailler le déroulement de la réunion

Une fois les présentations faites, il est temps de rappeler le déroulement du kick-off meeting. Le chef de projet doit alors détailler les différentes étapes de la réunion, à partir de l'ordre du jour établi et envoyé en amont. En ayant connaissance du déroulé de la réunion, les participants sont d'autant plus attentifs et impliqués pendant le kick-off meeting.

4 - Présenter les principales phases du projet

Chaque participant ne connaît pas forcément tous les aspects du projet. Afin que tout le monde ait le même niveau d'information, il est indispensable de préciser les grandes phases du projet :

• Le contexte dans lequel le projet a été lancé.
• Les raisons du lancement du projet.
• Les problématiques auxquelles le projet répond.
• Les tâches à effectuer pour réaliser le projet.
• Les dates d'échéance.
• Les objectifs et les livrables du projet.

Cette étape permet de s'assurer qu'aucun élément n'a été oublié, et que la démarche de gestion de projet mise en œuvre convient à tout le monde.

5 - Exposer le planning du projet

Ensuite, le chef de projet présente le planning et les différentes étapes nécessaires pour la réalisation du projet. Il ne s'agit pas simplement de détailler un calendrier, mais d'aborder également comment les objectifs seront atteints. Le planning doit comporter des dates précises de début et de fin pour chaque tâche. Pour organiser et présenter ce planning, il convient de réaliser :

• Un diagramme de Gantt pour spécifier les liaisons entre les tâches et les délais de réalisation des tâches.
• Un réseau PERT pour déterminer les tâches pour lesquelles aucun retard ne peut être toléré.

6 - Définir les rôles et les responsabilités des acteurs du projet

Même si tous les acteurs du projet ont été identifiés en amont, il est important de préciser leurs rôles respectifs dans le projet. Le chef de projet explique qui fait quoi et pourquoi chaque personne a été choisie pour réaliser une ou plusieurs tâches spécifiques. Pour éviter toute méconnaissance ou incertitude sur les rôles et responsabilités de chacun, il est utile de réaliser et de diffuser une matrice RACI.

7 - Identifier les risques

Pendant le kick-off meeting, le chef de projet doit également présenter la liste des risques pouvant faire obstacle au bon déroulement du projet. L'objectif consiste alors à trouver des moyens de gérer ces risques et d'éviter les effets négatifs qu'ils pourraient produire. Le fait d'avoir les différents intervenants réunis dès le lancement de projet peut créer une synergie et aider à trouver les réponses à certaines problématiques. Attention notamment au risque de résistance au changement.

8 - Planifier les échanges

La communication constitue un levier incontournable pour assurer la réussite d'un projet. Le chef de projet précise donc qui sera informé de quoi et à quel moment. Il définit également les moyens utilisés pour communiquer avec les acteurs du projet ainsi que la fréquence des échanges. Le respect du plan de communication permet à toutes les parties prenantes de s'approprier le projet et d'avoir un même niveau d'information sur son avancement.

9 - Répondre aux questions des participants

Le kick-off meeting est une réunion de travail qui doit encourager et développer les échanges. Les participants peuvent ainsi être amenés à soulever des questions ou des remarques auxquelles le chef de projet répond. C'est pourquoi une séance de questions-réponses doit se tenir en fin de réunion. Le but de cette session est de veiller à ce que les participants aient tous bien compris le projet dans sa globalité.

10 - Valider les mesures de succès

Pour vérifier le succès du projet, il faut évaluer l'atteinte des objectifs. Pour cela, il est nécessaire d'identifier en amont les indicateurs de mesure de succès pertinents. La définition de ces indicateurs doit obligatoirement faire l'objet d'un consensus pour éviter toute contestation lors de la réalisation des évaluations du projet. Le kick-off meeting est un moment privilégié pour aborder ce sujet et aboutir à un consensus.

11 - Fixer les prochaines étapes

La fin de la réunion ne marque pas la fin du kick-off meeting : certaines tâches restent à effectuer.

• Réaliser un débriefing pour vérifier que les points essentiels du projet sont retenus par les participants.
• Rédiger le compte-rendu de la réunion, qui pourra servir de tableau de bord pour le projet, et le transmettre à tous les participants au projet, présents ou non.  Il constitue un outil essentiel pour assurer une bonne communication interne et une meilleure organisation des activités au sein de l'équipe (voir modèle ci-dessous).
• Fixer la date de la prochaine réunion pour s'assurer du bon déroulement du projet.
• Faire un suivi régulier sur les tâches effectuées, en cours et à faire, surveiller le budget, consigner les problèmes rencontrés et résolus, suivre l'état d'avancement du projet.
  
  

4 erreurs à éviter lors d'un kick-off meeting

1 - Négliger la prise de notes

Le kick-off meeting permet au chef de projet de valider des points importants avec le client. La réunion se tenant à l'oral, le risque d'oubli ou de mauvaise foi n'est pas négligeable. Pour éviter que le client reproche certaines actions pourtant validées au préalable, la prise de notes est indispensable.

Le chef de projet, au moment de préparer la réunion, prend le soin de désigner une personne responsable de consigner par écrit l'ensemble des points évoqués et validés pendant le kick-off meeting.

La prise de notes permet en outre de rédiger facilement le compte-rendu. Ce compte-rendu est transmis à l'ensemble des parties prenantes : le client ainsi que tous les membres de l'équipe projet, présents et absents à la réunion, sont en phase.

2 - Laisser les débats déborder

Bien qu'il faille favoriser les échanges entre les participants, pour créer un climat convivial, le kick-off meeting ne doit pas se transformer en réunion informelle et désorganisée. Le ton doit rester professionnel, et la durée doit être encadrée.

Lorsque les débats débordent, tous les participants perdent du temps. Lorsque le ton devient trop familier, l'équipe projet risque de perdre sa crédibilité. Le chef de projet est responsable d'encadrer les débats dans le temps et de surveiller la forme des échanges, pour préserver l'efficacité de la réunion.

3 - Rester abstrait

Le kick-off meeting doit permettre d'être opérationnel dès la fin de la réunion. Chacun doit savoir ce qu'il a à faire, quand et comment le faire, de manière concrète et précise. Le chef de projet ne peut pas faire l'erreur de laisser ses interlocuteurs dans le flou.

Pour cela, il veille à délivrer des instructions immédiatement actionnables. Il garde en tête que le kick-off meeting est le coup d'envoi du projet : une fois la réunion terminée, le travail commence de manière effective.

4 - Monologuer

La réunion de lancement de projet n'est utile que si les participants s'y intéressent et interviennent. À défaut, le temps de travail des collaborateurs est mobilisé en vain, et l'envoi d'un dossier par e-mail remplacerait parfaitement le kick-off meeting.

Pour limiter le risque d'ennui, le chef de projet doit éviter l'erreur du long monologue. Inciter à participer renforce la valeur ajoutée du kick-off meeting. Pour capter l'attention des participants, en outre, le chef de projet peut utiliser des supports de présentation ludiques et interactifs.

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