Méthode OKR : comment définir ses objectifs ?

La gestion de projet peut être plus ou moins complexe selon les secteurs d'activité, mais il existe différentes méthodologies qui permettent d'en simplifier certains aspects, comme la définition des objectifs grâce à la méthode OKR.

D'où vient la méthode OKR ?

D'abord connue sous le nom de Management par Objectifs, la méthode OKR (Objectives and Key Results) a vu le jour dans les années 1950, sous l'impulsion de Peter Drucker, un professeur et consultant, considéré comme l'inventeur du management moderne.

Elle a ensuite été démocratisée par Andrew Grove, dirigeant d'Intel, qui l'a adoptée pour réussir à mobiliser ses équipes et à opérer un changement radical dans sa petite entreprise, devenue depuis une véritable success-story.

À la fin des années 1990, John Doerr, un ex-employé d'Intel, introduit la méthode OKR auprès des deux fondateurs de Google, Larry Page et Sergey Brin. Elle devient rapidement un élément central de la culture de Google en tant que « méthodologie de gestion qui permet de garantir que l'entreprise concentre ses efforts sur les mêmes problèmes importants dans toute l'organisation ».

Dans les années qui suivent, OKR se popularise, notamment après la publication d'une vidéo de Rick Klau, dans laquelle il explique en détail la manière dont Google utilise la méthode. Cette vidéo dépasse le million de vues et inspire des milliers d'entreprises comme Twitter, LinkedIn, Netflix ou encore Oracle, qui ont également intégré OKR à leur boîte à outils.

Pourquoi utiliser la méthode OKR ?

1 - Donner du sens au travail

L'un des fondements de la méthode OKR est de rassembler l'ensemble des salariés de l'entreprise autour d'un objectif commun, clair et qui a du sens pour tous. Cela permet à chacun de se sentir impliqué et motivé dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées, en sachant qu'il apporte sa pierre à l'édifice, au même titre que les autres collaborateurs. En rationalisant le travail, la méthode OKR responsabilise les équipes, chacun sait ce qu'il a à faire et comment il doit le faire. Cela encourage la transparence, le partage de résultat et ne laisse place à aucune équivoque.

2 - Gagner en productivité

Donner du sens signifie également un gain en productivité, car des équipes motivées et impliquées seront plus enclines à s'engager pleinement dans leur travail. Les salariés vont tous dans la même direction, autour de missions clairement définies et en s'entraidant de manière à être le plus productif possible.

3 - Rester concentré

L'OKR aide à rester focalisé sur les tâches clés, celles qui ont été priorisées pour atteindre l'objectif. Il n'y a pas de place pour l'improvisation et les collaborateurs sont même invités à refuser toute mission qui ne contribuerait pas directement à la réussite de cet objectif. Ainsi, ils restent concentrés sur ce qui est essentiel et arrivent plus facilement à se détacher d'éventuelles sources de distraction comme le téléphone ou les e-mails.

4 - Atteindre des objectifs ambitieux

Dans un OKR, les objectifs doivent être ambitieux et difficiles à atteindre, ce qui pousse les équipes à être créatives et à se surpasser, d'autant que ces objectifs sont publics et partagés dans toute l'entreprise. L'une des particularités de la méthode OKR est qu'il n'est pas nécessaire d'atteindre 100 % de réussite pour que l'objectif soit considéré comme réalisé, 60 à 70 % suffisent.

H2 : À qui s’adresse la méthode OKR ?

La méthode OKR peut s’appliquer dans tous les types d’entreprises, du grand groupe au freelance, en passant par la start-up. Tous ont le même objectif : trouver les meilleures manières de travailler afin d’augmenter leur chiffre d’affaires tout en améliorant la productivité des collaborateurs. L’OKR sert de boussole à l’entreprise et à ses employés. Néanmoins, elle constitue un changement fondamental dans la manière de penser qui nécessite de prendre de la distance avec la notion d’« output » pour se concentrer davantage sur celle d’« outcomes ».

Les OKR peuvent être fixés :

• Au niveau de l’entreprise : réduire son empreinte carbone en utilisant 50 % de matériaux compostables et 50 % de composants biodégradables, par exemple.
• Au niveau des équipes : dans le cadre de la stratégie marketing, augmenter la notoriété de la marque en attirant au moins 500 000 visiteurs sur le site web et en multipliant par 10 le nombre d’abonnés sur Instagram, par exemple.
• Pour un freelance : faire progresser son taux journalier moyen de 25 % en trouvant 2 clients supplémentaires d’ici la fin du mois et en augmentant ses tarifs de 5 %, par exemple.

Grâce à la méthode OKR, chacun est en mesure de relier ses propres objectifs à ceux de l’entreprise et comprendre ainsi que son travail contribue de manière directe à ses succès.

Comment appliquer la méthode OKR ?

La méthodologie OKR est souvent proposée en alternative aux méthodes de gestion plus traditionnelles pour dégripper certains procédés dans les entreprises. Toutefois, initier le changement, voire révolutionner une entité, avec son fonctionnement et ses codes parfois ancrés de longue date, ne s'improvise pas. Dans le cadre d'OKR, cela signifie savoir formuler les objectifs et les résultats attendus d'un projet d'une manière bien spécifique.

1 - Déterminer des objectifs à différentes étapes pour structurer le projet

Dans le cadre de cette méthodologie, différentes strates d'objectifs peuvent coexister et s'imbriquer. Des plus larges aux plus restreints, les objectifs répondent à la question suivante : dans quelle direction aller et pour réaliser quoi ?

À l'échelle de la stratégie d'une entreprise, cela peut revenir à déterminer la mission qu'elle souhaite accomplir, le cap qu'elle choisit de suivre, comme opérer la transition digitale ou encore adopter des pratiques plus écologiques. L'objectif principal peut toutefois ne concerner qu'un segment de l'activité de la société ou bien un seul de ses services.

Des objectifs intermédiaires plus concrets sont ensuite définis au service de ce plus grand dessein, tels des étapes clés. Chacun peut, pris individuellement, questionner la direction à emprunter.

Attention à ne pas fixer des objectifs par principe. Ils doivent faire sens dans leur écosystème. L'une des vocations d'OKR est de susciter l'implication de chaque collaborateur, de haut en bas de la hiérarchie. Les objectifs ne doivent pas non plus être pléthoriques : pour commencer, quatre ou cinq suffisent.

2 - Fixer l'objectif idéal

Combien d'objectifs ne sont pas atteints parce que trop vagues, pensés à trop long terme ou définis unilatéralement ? Cet échec, c'est ce que promet d'éviter cette méthodologie, à condition que les objectifs respectent les canons du genre.

L'objectif OKR doit être :

• Fixé collectivement pour impliquer chaque maillon du système.
• Défini de manière claire et intelligible pour l'employé ou l'équipe qui en a la charge, mais sans préciser les solutions de mise en œuvre. Il n'entrave pas la prise d'initiative, l'autonomie et la créativité des collaborateurs, une autre des vocations d'OKR.
• Stimulant, car il se situe au point d'équilibre entre le confort et la prise de risque. Par son ambition, il doit pousser les collaborateurs à se dépasser, mais sans les précipiter vers un échec.
• Arrêté dans le temps et relativement court. Évidemment fixé en adéquation avec les réalités du projet, le délai de réalisation est suffisamment contenu pour éviter la dilution de l'objectif et la démotivation.
• Validable par un résultat mesurable et objectivable, c'est là le cœur de la méthode.

3 - Définir les résultats clés

En écho à l'objectif, les résultats clés constituent le second pilier d'OKR. Ils répondent à la question « comment faire ? ». Ils indiquent la réussite d'un projet et sont exprimés en termes de résultats attendus. Il est nécessaire d'en déterminer plusieurs en début de projet.

Les résultats clés doivent :

• Être mesurables concrètement et ne pas laisser place à une interprétation équivoque. Par exemple, un service commercial ne doit pas « augmenter sensiblement le nombre d'abonnements », mais « gagner trente abonnements de plus en un mois ».
• Borner la faisabilité de l'objectif, qui ne doit pas paraître irréalisable. Il est important de garder à l'esprit que le résultat clé est là pour expliciter les moyens à déployer, les tâches à accomplir ou encore les méthodes à utiliser.
• Être suffisamment difficiles à atteindre pour enjoindre l'équipe à se dépasser. Si l'objectif est ambitieux, les résultats clés le reflèteront. Au contraire, un résultat clé affichant 100 % de réussite témoigne d'un objectif trop simple.

Les résultats clés peuvent se mesurer sur une échelle chiffrée, où zéro traduit l'échec total et dix une réussite exemplaire. L'un comme l'autre ne sont pas souhaitables. Certaines entreprises utilisent, quant à elles, un code couleur. L'équipe décide collectivement de ce point en début de projet afin de proposer une graduation qui parle à tous les acteurs.

4 - Instaurer un climat propice

Ni la taille de l'entreprise ni les services qu'elle propose ne sont un frein à l'utilisation de la méthode OKR, même si elle semble plus simple à instaurer au sein d'une structure fonctionnant déjà selon la méthode Scrum et Agile. Il existe néanmoins un climat propice à son implémentation et à la réalisation des objectifs. Trois mots le résument : confiance, communication, autonomie.

OKR implique une relation de confiance entre le manager et son équipe afin que l'objectif fournisse un réel espace d'initiative et ne soit pas un ordre dissimulé, voire un outil de sanction.

Ce faisant, la confiance engendre l'autonomie, le plaisir d'innover dans la recherche de solutions, de réfléchir à plusieurs et parfois même de décloisonner les pratiques.

Une communication fluide et constante sous-tend le processus. Grâce à elle, le manager peut évaluer l'avancée des objectifs sans avoir besoin d'endosser la casquette du censeur au risque d'égratigner la confiance et l'autonomie. Par ailleurs, elle permet à l'équipe de garder à l'esprit ses objectifs.

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Exemples concrets d'objectifs OKR

Comme expliqué tout au long de cet article, les objectifs doivent être rédigés avec une grande précision et selon certains standards pour montrer leur efficacité. Voici deux exemples concrets d'objectifs fixés avec la méthodologie OKR.

Exemple d'objectif OKR réussi

Postulat de base pour ce premier exemple : une entreprise digitale souhaite accroître sa clientèle. Aussi, le premier objectif formulé est de faire évoluer le modèle utilisé pour les landing pages. Les termes et la volonté sont clairs et intelligibles, le périmètre est circonscrit, mais le champ d'action reste large.

À partir de cet objectif, plusieurs résultats clés sont énoncés afin d'en préciser la réalisation :

• Effectuer différents A/B tests sur les landing pages existantes afin d'identifier les points faibles du modèle actuel.
• Échanger avec les équipes marketing et commerciale pour recueillir leur point de vue et leurs échos de la part des prospects et clients.
• Réaliser un nouveau design pour le modèle de landing page.
• Procéder à un A/B test du nouveau design sur la landing page la plus performante.
• Lancer le nouveau modèle avec l'aide de l'équipe web pour la fin du deuxième trimestre.
• Augmenter de 5 % les conversions sur les landing pages.

Ces résultats clés correspondent à différentes tâches nécessaires pour répondre, en premier lieu, au besoin de proposer une interface renouvelée des landing pages, mais aussi à celui, plus général, de l'entreprise d'augmenter sa rentabilité.

Ils sont adaptés à OKR, car ils sont dirigés sans être directifs. Ils cadrent la réalisation dans le temps et en termes de gain. Ils impliquent les différents acteurs d'un projet digital, dont l'action converge vers l'accomplissement de l'objectif final.

Ce premier exemple est positif, car, grâce à sa formulation, il place les membres de l'équipe dans une situation motivante et satisfaisante.

Exemple d'objectif OKR incomplet

Pour le deuxième exemple, l'objectif fixé est d'augmenter de 15 % le nombre de contacts commerciaux générés par le site web.

Les résultats clés attendus sont :

• Augmenter le trafic sur le site web de 25 %.
• Augmenter le taux de conversion sur le blog de 2 à 3 %.
• Obtenir 30 % d'abonnés en plus sur les réseaux sociaux.

Ces résultats clés, uniquement chiffrés, trop ambitieux et non limités dans le temps, ne sont pas constructifs. Si les objectifs et résultats clés doivent stimuler les collaborateurs, ils doivent aussi s'avérer gratifiants. De tels résultats clés mettraient, au contraire, les collaborateurs en difficulté mois après mois. De quoi obtenir une situation totalement inverse à celle qui était souhaitée. Comme dans toute méthode, l'essentiel est de chercher le bon équilibre.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.