Pour une entreprise marchande, la bonne gestion de son entrepôt est un facteur important pour gagner en performance et ainsi garantir un niveau de satisfaction client optimal. Face au développement de l'e-commerce, les marques ont aussi pour défi d'optimiser la gestion de leurs stocks afin de suivre la cadence et de rester compétitives.
Qu'est-ce que la gestion d'entrepôt ?
La gestion d'entrepôt consiste à optimiser la façon dont le dépôt est organisé afin de mieux gérer les entrées et les sorties de stock, améliorer la qualité de l'expédition, ou encore accélérer la préparation des commandes.
Par conséquent, la gestion d'entrepôt est un domaine comprenant plusieurs aspects organisationnels :
- La gestion des articles.
- La gestion des stocks.
- La gestion de l'entreposage (emplacement des articles dans l'entrepôt).
- La gestion de la préparation des commandes.
- La gestion de l'expédition des marchandises et de leur transport vers leur destinataire.
9 conseils pour gérer un entrepôt
Définir une stratégie logistique
Définir une stratégie de gestion d'entrepôt est essentiel pour cadrer les besoins logistiques d'une société marchande. Ainsi, avant de mettre en place de nouvelles manières de gérer les stocks, il est vivement conseillé d'évaluer les besoins de l'entreprise.
Pour cela, les équipes logistiques doivent prêter attention à :
- La taille de l'entrepôt.
- Le nombre moyen de commandes.
- La taille de la logistique.
Après l'étude des besoins logistiques, il est possible de situer l'entrepôt dans l'une des différentes catégories de logistiques.
Petite logistique
L'entreprise enregistre moins de 50 commandes par jour, la taille moyenne de l'entrepôt est de 500 m² et l'équipe est composée de cinq personnes. La stratégie à privilégier est la polyvalence des agents logistiques. Chaque équipier peut remplir différents rôles en fonction des besoins qui se présentent sur le moment.
Logistique moyenne et structurée
L'entrepôt enregistre plus de 50 commandes par jour. La société adopte une stratégie professionnelle. Le picking (récupération de la marchandise dans le dépôt avant envoi) se fait par lot pour optimiser les déplacements. Les équipiers logistiques ont chacun un rôle déterminé.
Logistique industrialisée
Plus de 1000 commandes sont passées chaque jour. Pour suivre le rythme, le responsable de la logistique peut avoir recours à un WMS (Warehouse Management System, système de gestion des entrepôts) afin d'optimiser les déplacements des équipiers dans l'entrepôt et le traitement des commandes clients.
Externalisation de la logistique
L'externalisation de la logistique est une stratégie différenciante, relativement coûteuse, qui consiste à déplacer la logistique en dehors des locaux de l'entreprise. C'est alors un prestataire logistique qui est en charge de la gestion des stocks. Les variations dans les volumes de commandes et les pics d'activités sont alors mieux maîtrisés.
Organiser l'environnement de travail dans l'entrepôt
Le fait d'organiser l'environnement de travail en fonction des besoins réels de l'entrepôt permet à la fois de limiter les déplacements inutiles et le port de charges lourdes.
L'amélioration de l'environnement de travail des équipes logistiques passe par :
- L'optimisation de l'adressage des produits à l'intérieur des rayons.
- Le choix de matériel performant (convoyeurs, transpalettes, chariots élévateurs) pour limiter au maximum le port de charges lourdes.
- La définition de zones de stockage et de travail, avec une différenciation claire entre les zones de surstock, les zones magasin, les zones dédiées à la préparation des commandes ainsi que les zones d'arrivées et d'expédition des produits.
Segmenter les tâches des équipiers
Lorsque l'entrepôt dépasse les 50 commandes par jour, il est nécessaire de mettre en place une stratégie, en commençant par segmenter les tâches attribuées aux équipiers logistiques. La spécialisation permet en effet de gagner du temps : les agents logistiques sachant précisément ce qu'ils doivent faire gagnent alors en efficacité.
La répartition des tâches peut se faire en fonction des zones définies dans l'entrepôt :
- Picking (enlèvement des marchandises).
- Zone de préparation des commandes.
- Zone d'arrivée des produits.
- Espace d'expédition des commandes.
- Poste d'affranchissement des colis.
Ensuite, selon le volume mensuel moyen de commandes, le responsable logistique peut assigner une ou plusieurs personnes à chaque zone.
Créer une zone de stockage dédiée aux produits à forte rotation
Les produits à forte rotation sont ceux qui sont très régulièrement commandés. Ils exigent alors un plus grand volume d'entrées et sont aussi plus sollicités par les équipiers de l'entrepôt.
Pour optimiser la gestion de l'entrepôt, il est vivement conseillé de créer une zone dédiée à ces produits. Cet espace doit, de préférence, être placé près de la zone d'emballage et d'expédition des colis. La création d'une zone de stockage dédiée aux produits à forte rotation permet d'améliorer à la fois la gestion des stocks et la gestion des flux entre les rayons.
Établir des classes logistiques
La mise en place de classes logistiques ne concerne pas tous les types d'entreprises marchandes. Cependant, lorsque c'est possible, il est recommandé d'utiliser les spécificités des produits pour les segmenter en différentes catégories au sein de l'entrepôt. Par exemple, il est possible de créer des espaces dédiés aux :
- Produits frais.
- Produits lourds ou encombrants.
- Produits personnalisables (ceux-ci devront passer par une zone de fabrication avant d'être expédiés).
Avoir recours à la technique du cross docking
Le cross docking est une technique de supply chain qui concerne essentiellement les logistiques industrialisées. Cette méthode consiste à faire directement transiter les marchandises de l'arrivée dans la zone fournisseurs à la zone d'expédition, sans les entreposer. Elle représente un gain d'espace et de temps, en plus d'un gain considérable de productivité pour les équipes.
Le cross docking peut être appliqué aux commandes en attente. Dès qu'un produit est de nouveau livré par le prestataire, il est envoyé sans délai aux clients ayant subi une rupture de stock.
Associer les produits similaires
Les logiciels de gestion d'entrepôt actuels sont très performants pour analyser les commandes et donc identifier les produits qui sont souvent commandés ensemble. Ainsi, s'appuyer sur ces données est un moyen très efficace pour améliorer la rapidité de préparation des commandes.
Automatiser la gestion des ruptures de stock
Les ruptures de stock sont la hantise des gestionnaires de logistique. Elles entraînent une cassure du processus de supply chain et, en parallèle, une insatisfaction client qui pèse sur la réputation de la marque.
Pour répondre à cette problématique, opter pour une procédure de service après-vente automatisée s'avère judicieux. Cette technique consiste à relier le travail des équipes logistiques avec celui des équipes commerciales dans le but de mieux informer le client sur une date de retour en stock, ou de lui proposer une solution alternative pour remédier à la rupture du produit.
Intégrer des contrôles qualité dans le processus de préparation des commandes
Quelle que soit la taille de la logistique, les erreurs de commandes peuvent être évitées. Pour cela, le traditionnel contrôle qualité est la méthode la plus efficace. Un contrôle qualité consiste à vérifier les commandes à toutes les grandes étapes de la chaîne logistique, c'est-à-dire à l'arrivée des produits à l'entrepôt, lors du picking par les agents logistiques, au moment de l'emballage ou encore lors de l'expédition.
Investir dans du matériel spécifique permet d'automatiser le contrôle qualité et ainsi de gagner du temps. Par exemple, un scan électronique suffit pour vérifier que le nombre de produits commandés correspond au nombre d'articles de la commande, puis que chacun des produits présents dans le colis dispose de la bonne référence en comparaison avec le bon de commande.
Comment aménager efficacement un entrepôt ?
Le bon aménagement d'un entrepôt est un axe clé d'optimisation de la gestion des stocks. Pour construire un espace fonctionnel dans lequel les flux sont facilités et les produits facilement repérables, il est recommandé de :
- S'appuyer sur les données logistiques de l'entreprise afin d'organiser les différents espaces de stockage en fonction des besoins réels.
- Optimiser l'adressage des produits (notamment leur étiquetage, ainsi que celui des rayons dans lesquels ils se trouvent).
- Améliorer la circulation entre les zones de stockage, notamment via la mise en place de larges couloirs qui laissent passer à la fois les machines et les hommes.
- Sécuriser tous les déplacements dans l'entrepôt, pour permettre aux équipes de travailler dans de bonnes conditions.
- Avoir recours à des techniques de logistique spécifiques, comme le cross docking ou la mise en place de zones dédiées aux produits à forte rotation.
Pour aller plus loin dans votre stratégie commerciale, téléchargez le modèle de prévision de ventes.
