[Modèle] Comment faire une facture freelance ?

Bien que les auto-entrepreneurs sont dispensés de comptabilité, ils doivent néanmoins tenir un livre des recettes et éditer des factures en bonne et due forme. Pour cela, ils doivent respecter l'ensemble des mentions légales demandées par la législation française.

Pas-à-pas pour faire une facture freelance

Ci-dessous, l'ensemble des mentions légales à faire figurer sur une facture freelance sont présentées pas à pas.

L'identité du freelance

La législation française exige que l'identité du freelance soit clairement mentionnée sur l'ensemble des factures qu'il émet. Ce fait est valable, peu importe le statut juridique du freelance.

Ainsi, une facture freelance doit faire apparaître :

• le nom et le prénom du freelance ;
• les coordonnées du freelance (numéro de téléphone et e-mail bien que ce dernier ne soit pas obligatoire)
• l'adresse postale du siège social de l'entreprise, pour les autoentrepreneurs il s'agit de l'adresse déclarée au moment de la création de la micro-entreprise ;
• le numéro SIREN de l'entreprise ;
• l'immatriculation au RCS (Registre du Commerce des Sociétés).

Pour ce dernier point, la mention légale à inscrire varie en fonction de la nature de l'activité du freelance :

• pour les freelance en profession libérale la mention à indiquer sera « Dispensé d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) »
• pour les activités commerciales ou artisanales, le freelance devra indiquer le matricule du RCS ou celui du Registre des Métiers dont il dépend.

L'identité du client

Toute facture freelance doit être nominative. De ce fait, l'identité du client doit être explicitement mentionnée : son nom ou sa raison sociale et son adresse complète doivent être inscrits. À cela peuvent s'ajouter son numéro SIREN et son numéro de TVA s'il est assujetti à cette taxe.

Date d'émission et numéro de facture

Chaque facture doit comporter une date d'émission, c'est-à-dire la date à laquelle la facture a été créée par le freelance, et un numéro de facture.

En ce qui concerne le numérotage des factures, le freelance doit respecter un ordre chronologique.

Descriptif de la prestation de service ou des biens

Sur le même principe que les factures doivent être nominatives, elles doivent aussi faire le détail des prestations de services qui ont été vendues.

Chaque ligne de description doit correspondre à une prestation de service et mentionner :

• le prix unitaire (au forfait, à l'heure ou à l'unité) ;
• l'intitulé de la prestation de service et une brève description ;
• toutes caractéristiques qui pourraient avoir une influence sur le prix.

Date de livraison des biens ou de la prestation de service

Dans certains cas, la date d'émission de la facture peut ne pas correspondre avec la d'exécution de la prestation de service.

Ce cas de figure peut être rencontré dans le cadre d'un paiement anticipé ou lorsque le freelance émet sa facture une fois la mission finalisée. Il est alors nécessaire de mentionner la date de réalisation.

Le prix à payer

Le freelance doit faire mentionner le prix total hors taxe de la facture.

Les conditions d'escompte

Un escompte représente un paiement anticipé. Certains freelances demandent un escompte à leurs clients afin de prévenir les factures impayées ou pour couvrir des besoins de trésorerie.

Dans le cas où un escompte aurait été versé, le freelance doit mentionner sur sa facture le taux de réduction qui a été appliqué. Dans le cas inverse, le freelance doit indiquer la mention « Pas d'escompte pour règlement anticipé ».

Les éventuelles réductions

Si le freelance a accordé une remise ou un rabais à son client, il doit faire figurer ce geste commercial sur sa facture.  

Les réductions doivent être indiquées par ligne de prestation de service concernée. Les réductions qui ne concernent aucune prestation doivent être mentionnées sur le montant total de la facture.

Franchise de TVA ou mention en cas d'exonération

Tout comme le montant total hors taxe doit être mentionné, le montant de TVA doit aussi être mentionné sur la facture du freelance.

Cependant, beaucoup de freelances ont aujourd'hui le statut d'auto-entrepreneur.

Ce statut juridique simplifié d'entreprise individuelle à la particularité d'exonérer l'auto-entrepreneur de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Dans ce cas de figure, le freelance doit alors faire apparaître sur sa facture la mention suivante : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Date limite de paiement et pénalité de retard

Le freelance doit inscrire précisément sur ses factures la date limite de paiement. La législation accorde un délai de 30 jours cependant la mention « paiement comptant à réception de la facture » est tolérée.

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Les frais de recouvrement en cas d'impayé

Le freelance est obligé de mentionner les frais de recouvrement qui sont fixés par décret à 40 €. Ces frais s'appliquent en cas de facture impayée ou retard de paiement.

Afin de les faire figurer sur les factures, le freelance doit les introduire en utilisant la mention suivante : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00 € ».

Il est important de notifier que cette mention n'est pas applicable pour les clients particuliers.  

Mention de l'assurance pour les artisans

Ce dernier point ne concerne que les freelances ayant le statut d'artisan et les freelances micro-entrepreneurs dont l'activité déclarée est artisanale.

L'assurance professionnelle étant obligatoire pour ces types d'activité, le freelance est alors obligé de la mentionner sur ses factures.

Cet article vient de présenter l'ensemble des mentions légales qu'un freelance doit mentionner sur leurs factures. Le freelance peut créer simplement ses factures via le logiciel Excel ou utiliser un logiciel de facturation en ligne.

S'il ne respecte pas les mentions légales à faire figurer dans ses factures, le freelance s'expose à une amende forfaitaire en cas de contrôle.

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