Comment utiliser la méthode des 5 Pourquoi ?

L'analyse des causes profondes ou Roots Cause Analysis (RCA) est un processus courant pour découvrir l'origine d'un problème d'entreprise. Bien qu'il existe de nombreuses techniques de résolution de problèmes RCA, l'une d'entre elles, populaire et simple, est la méthode des 5 Pourquoi. Cette méthode est l'un des moyens les plus efficaces de découvrir la cause profonde d'un problème et de s'assurer que des mesures sont prises pour éviter qu'il ne se reproduise.

Cette technique de prise de décision éclairée est utilisée pour examiner les relations de cause à effet qui se cachent derrière un problème spécifique. Plutôt que de proposer une solution qui ne pourrait traiter qu'un certain symptôme, le processus des 5 pourquoi se concentre sur les solutions qui visent à empêcher le problème de se reproduire.

La méthode des « 5 why » a été créée par Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota. La base de son approche scientifique pour Toyota était de se demander 5 fois « Pourquoi » à chaque fois que la marque rencontrait un problème. C'est en répétant 5 fois « Pourquoi » que l'origine du problème et sa solution deviennent limpides.

Cette méthode peut être utilisée dans de nombreux cas de figure comme :

• L'accident ou le souci de santé.
• Les problèmes de sécurité.
• Les problématiques d'ingénierie et de maintenance.
• Le dysfonctionnement technique et la non-conformité.
• Les soucis de système informatique et logiciels.
• Le contrôle qualité.
• Les problématiques managériales, stratégiques ou de marketing.

Il ne s'agit pas d'identifier uniquement les symptômes du problème. La méthode des 5 « Pourquoi » permet d'affiner sa recherche pour mener une analyse des causes profondes d'un dysfonctionnement, quel que soit son origine. Enfin, il ne reste plus qu'à trouver une solution définitive au problème initial.

Exemple d'analyse des causes d'un problème de pièces non conformes sur deux branches :

Source : Kitoutils.com

Pourquoi utiliser les 5 Pourquoi ?

La méthode des 5 « Pourquoi » permet de revenir à la racine de chaque problème et de trouver une solution. En effet, grâce à cette méthode, l'organisation pointe l'origine profonde de la défaillance et prend des décisions en conséquence. Le fait de trouver un trouble plus profond permet d'éviter les fausses pistes, de dépasser les hypothèses qui sont en surface et de prendre de meilleures décisions pour résoudre le problème sur le long terme et éviter ainsi qu'il se reproduise.

Le principal avantage des 5 « Pourquoi » est qu'il s'agit de l'une des méthodes d'évaluation les plus puissantes de toutes les analyses non statistiques. Elle permet de découvrir et de remonter à des problèmes qui n'étaient pas très clairs ou évidents.

Les avantages de la méthode des 5 « Pourquoi » :

• Aider à identifier la cause profonde d'un problème.
• Comprendre comment un seul processus peut provoquer une chaîne de problèmes.
• Déterminer la relation entre les différentes causes profondes.
• Très efficace sans techniques d'évaluation compliquées.

En effet, cette méthode est simple d'utilisation, facile et rapide à mettre en place dans des contextes complexes. Les 5 « Pourquoi » est la méthode la plus facile pour résoudre un problème et elle permet de gagner du temps et de l'énergie dans la démarche d'amélioration continue. Elle favorise le travail en équipe et améliore la qualité du travail. L'équipe chargée de mettre en place la méthode des 5 « Pourquoi » a alors une vision et une compréhension commune du problème.

Les 5 « Pourquoi » permettent également d'obtenir un très bon ROI, car cette méthode demande peu d'investissement pour des changements majeurs. L'organisation instaure le changement et améliore la situation de l'entreprise face au problème. Elle analyse le problème et comprend son origine et le résout rapidement et de façon pérenne. Elle saisit ainsi les enjeux et est rapidement opérationnelle.

Former une équipe

L'entreprise se trouve face à un problème et elle doit le résoudre. Pour cela, elle doit trouver sa cause racine et elle souhaite utiliser la méthode des 5 « Pourquoi ».

Elle doit tout d'abord former une équipe qui rassemble des collaborateurs qui connaissent parfaitement l'environnement de l'organisation, qui dépendent de services et de fonctions différentes. Parmi ce groupe, elle doit choisir un animateur qui jouera un rôle de facilitateur et dynamisera l'équipe.

Réaliser une réunion avec l'équipe

Cette équipe doit se rassembler lors d'une première réunion et réaliser un brainstorming pour produire collectivement un maximum d'idées nouvelles sur un thème donné : le problème en question et sa résolution par la méthode des 5 « Pourquoi ».

Un brainstorming permet de développer de la créativité et de la diversité, car les membres de l'équipe ont tous des compétences et des connaissances différentes, ce qui fera ressortir un maximum de causes racines potentielles. Il faut donc tenir compte de tous les points de vue et des différents angles, ne rien mettre de côté trop vite.

Définir le problème ensemble

Il faut que l'équipe prenne du temps pour définir le problème, car c'est une étape importante du brainstorming. Il faut éviter de choisir un énoncé trop long, la démarche pour trouver les causes potentielles et la cause racine serait alors également trop longue. À l'inverse, il ne faut pas que l'énoncé soit trop court, car l'équipe risque de passer à côté des causes potentielles et donc de la cause profonde. Il faut donc définir le bon périmètre et s'interroger sur le problème auquel l'organisation fait face, sur les causes et les dommages éventuels. L'équipe doit être en accord sur le choix du problème à traiter.

Exemple de problème défini par l'ensemble de l'équipe : Les aliments de la chambre froide ne sont pas frais.

Se poser la question « Pourquoi »

Cette étape consiste à partir du problème et à se poser la question « Pourquoi ». L'équipe répond une première fois et à partir de cette réponse, elle repose la question pourquoi. Elle répète cette opération 5 fois pour remonter à la source. Il est cependant possible d'obtenir la réponse avec plus ou moins de 5 « Pourquoi ».

Il faut que l'équipe soit la plus factuelle possible, qu'elle évite les déductions ou les suppositions et qu'elle se limite aux causes qu'elle contrôle.

Reprenons l'exemple de la chambre froide.

• Pourquoi les aliments de la chambre froide ne sont pas frais ?
  Parce que les aliments sont décongelés.
• Pourquoi les aliments sont décongelés ?
  Parce que la chambre froide n'a pas fonctionné.
• Pourquoi la chambre froide n'a pas fonctionné ?
  Parce qu'elle n'était pas alimentée.
• Pourquoi n'était-elle pas alimentée ?
  Parce qu'elle n'a pas de batterie de secours.
• Pourquoi elle n'a pas de batterie de secours ?
  Parce que ça n'a pas été prévu lors de l'installation de la chambre froide.
  
  

Apporter une solution au problème

L'équipe doit ensuite trouver une ou plusieurs solutions à la cause profonde et mettre en place des mesures concrètes pour que l'action ne se reproduise pas, c'est-à-dire que la solution doit être définitive et non provisoire. L'équipe doit mettre en place un plan d'action avec des actions correctives, qu'elles soient préventives ou curatives, et utiliser également des indicateurs de suivi.

La solution apportée au problème de la chambre froide : installer un générateur de secours qui alimente la chambre froide en cas de coupure de courant.

Utiliser l'arbre des causes

Un problème provient la plupart du temps de plusieurs causes. Il faut donc utiliser l'arbre des causes pour identifier d'autres causes potentielles. Trouver plusieurs sources au problème permet de trouver des solutions plus concrètes et complètes. Les causes peuvent donc être multiples.

Reprenons notre exemple avec un arbre des causes :

Source : Qualiblog.fr

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