À l'ère de la connexion permanente, les e-mails de prospection représentent la méthode la plus répandue (et souvent la plus efficace) pour prospecter activement. Il faut donc apprendre à bien construire son e-mail et à le maîtriser pour une prospection réussie.
Qu'est-ce qu'un e-mail de prospection ?
Un e-mail de prospection est un courriel envoyé par une entreprise à un client potentiel ou prospect jamais contacté auparavant. Ce premier message vise à créer une nouvelle relation commerciale, en informant le destinataire sur l'entreprise, ses valeurs et ses offres, pour le convertir en client fidèle.
Comment réussir un e-mail de prospection ?
- Se présenter avec clarté
- Définir un objet unique
- Privilégier les prospects déjà contactés
- Convaincre le prospect
- Personnaliser le contenu en rapport avec le persona
- Donner de la valeur à votre e-mail
- Privilégier la qualité à la quantité
- Programmer les e-mails
- Procéder à des relances réfléchies
- Analyser les e-mails envoyés
Grâce au générateur gratuit d'e-mails de HubSpot, les entreprises trouvent un moyen d'accélérer l'écriture et l'envoi de leurs e-mails de prospection. Cette solution utilise l'intelligence artificielle pour générer des e-mails selon l'objectif et le ton insérés comme requête. L'outil d'e-mailing peut aussi servir pour la planification, l'envoi et le suivi des e-mails de prospection.
1 - Se présenter avec clarté
La première étape pour écrire un e-mail de prospection est de penser à se présenter. L'expéditeur du mail ne doit pas sous-estimer la personne qui le lit, mais se mettre à sa place, surtout si elle ne le connaît pas. Écrire une présentation, même courte, est nécessaire pour que le prospect qui lit sache qui est son interlocuteur et pourquoi il lui envoie un e-mail. Cette présentation doit se situer au tout début de l'e-mail pour éclaircir la situation. Ainsi, le lecteur saura parfaitement à qui il a affaire. Cette présentation se veut être concise et mettra en avant le nom et le prénom de l'émetteur ainsi que la nature de son entreprise et les services qu'elle offre.
Le conseil de HubSpot
« Complétez votre présentation avec une signature professionnelle. Cette dernière donnera davantage de poids et de crédibilité à votre présentation. Elle vous permettra de mettre en avant votre expertise en communiquant des informations complémentaires. De cette manière, vous renforcerez votre image en donnant une première impression professionnelle et percutante auprès de vos prospects. Pour créer facilement et rapidement des signatures d'e-mail professionnelles, plusieurs outils dédiés sont à votre portée. »
2 - Définir un objet unique
Pour rédiger le titre lui-même, il faut indiquer un objet qui n'est pas commun à tous les e-mails envoyés. Pour cela, l'objet de l'e-mail doit concorder avec la mission de l'entreprise auprès du futur prospect. Il doit capter l'attention de ce dernier tout de suite afin qu'il clique sur le lien pour ouvrir l'e-mail. Un objet non précisé ou inexistant sera considéré comme un spam à ses yeux.
Le conseil de HubSpot
« Rédigez un objet qui reflète votre activité ou les besoins de votre prospect. Votre e-mail doit alors faire exception parmi la masse de messages que reçoit votre prospect chaque jour. L'important est de susciter son intérêt pour l'intriguer et montrer la pertinence de votre contenu, notamment en indiquant son nom dans l'objet de l'e-mail. Pour plus d'informations à propos de la définition d'un objet, vous pouvez consulter notre article sur l'optimisation des e-mails commerciaux. »
3 - Privilégier les prospects déjà contactés
L'expéditeur de l'e-mail de prospection aura plus de chances de recevoir une réponse de la part d'un prospect ayant déjà été en contact avec son entreprise d'une manière ou d'une autre. Et pour cause : l'e-mail sera perçu comme moins intrusif si le prospect se rappelle avoir interagi avec la marque au préalable (réseaux sociaux, etc.). Le cold e-mailing doit être évité autant que possible pour que les e-mails de prospection garantissent un taux de réponse plus élevé.
4 - Convaincre le prospect
Pour arriver justement à capter l'attention et donner confiance au futur prospect, l'expéditeur doit choisir et utiliser les bons mots dans le texte de son e-mail. Le but est d'arriver à proposer au prospect les bonnes solutions en lien avec l'entreprise. Un vocabulaire adapté et technique mettra en valeur son expertise, mais aussi tous ses points forts. Il revient à l'émetteur de l'e-mail de montrer les résultats de son entreprise pour créer un lien de confiance avec le futur prospect à qui il s'adresse.
5 - Personnaliser le contenu en rapport avec le persona
Avant de personnaliser son e-mail de prospection, l'expéditeur doit effectuer une recherche sur sa cible pour répondre parfaitement aux demandes de son persona. Une recherche minutieuse permettra de personnaliser son e-mail au maximum et sera fortement appréciée par son lecteur. Il doit donc analyser à qui il écrit pour répondre à ses attentes.
Le conseil de HubSpot
« Faites apparaître le nom de votre prospect dans votre texte afin d'attirer son attention. Grâce à vos recherches effectuées en amont, vous serez sûr d'avoir un prospect attentif à votre e-mail. Utiliser cette stratégie de la personnalisation de l'e-mail vous sera bénéfique dans votre prospection commerciale. »
6 - Donner de la valeur à votre e-mail
L'e-mail de prospection ne doit être ni trop long, ni trop court. Le message doit également apporter de la valeur ajoutée pour faire son effet auprès du futur prospect. Par exemple, il est possible de lui donner des conseils pour l'aider dans son projet ou de lui indiquer les éléments à prendre en compte lorsqu'il compare différents fournisseurs ou différents produits. Ne pas parler pour rien et aller à l'essentiel est l'attitude juste à adopter.
En apportant un peu de nouveauté dans son e-mail, les prospects seront plus intéressés et risquent de répondre plus rapidement. C'est pourquoi mettre en avant un problème ciblé et des solutions adaptées sont essentiels pour valoriser ses e-mails.
7 - Privilégier la qualité à la quantité
Question organisation des e-mails de prospection, il est conseillé de rédiger peu d'e-mails de très bonne qualité plutôt que d'en envoyer une masse où chaque e-mail est écrit à la légère et non finalisé. Si l'expéditeur débute la prospection, il peut y aller progressivement, mais il doit toujours penser à la qualité des services de l'entreprise et donc de ses e-mails. Il vaut mieux n'envoyer que cinq e-mails bien pensés, courtois et mettant en avant les atouts de l'entreprise que d'envoyer cinquante ou soixante e-mails non personnalisés et froids. Si les e-mails sont soignés avec une écriture de qualité, la prospection sera d'autant plus efficace.
8 - Programmer les e-mails
Il sera plus simple pour l'expéditeur d'écrire des e-mails de qualité s'il n'est pas déjà submergé par de multiples tâches nécessitant une attention simultanée. Pour éviter de se retrouver dans cette situation, il peut utiliser un outil de programmation d'e-mails.
9 - Procéder à des relances réfléchies
Après avoir envoyé un e-mail de prospection pour un premier contact avec ses prospects, l'expéditeur doit leur laisser le temps de le lire et de lui répondre, car ils seront aussi occupés que ce dernier. Mais, si sept jours après l'envoi du premier e-mail, il ne se passe toujours rien, il est possible de mettre en place des relances. Pour cela, le conseil essentiel est d'écrire un e-mail de relance type qui apporte quelques modifications par rapport à l'e-mail de contact.
Le conseil de HubSpot
« Adaptez-vous à la situation de chaque prospect. Si après la première relance, vous n'avez toujours pas de réponse, une relance quinze jours après le premier e-mail est envisageable. Dès que ce délai sera dépassé, vous pouvez vous orienter vers un autre contact de l'entreprise qui pourrait être plus réceptif à vos envois. En bref, le principal est de bien mesurer vos relances pour éviter de surcharger votre prospect et le faire reculer. »
10 - Analyser les e-mails envoyés
Une fois les e-mails envoyés, que ce soit ceux de contact ou de relances, il est judicieux pour l'expéditeur d'observer les statistiques des e-mails ouverts, lus et non lus, afin de s'améliorer dans sa stratégie de prospection commerciale. Au besoin, le pourcentage de réponses positives et négatives sera à analyser.
Le conseil de HubSpot
« Surveillez régulièrement et de près les statistiques de vos e-mails de prospection, accessibles via un outil d'e-mail tracking, pour mesurer vos performances. En effet, celles-ci vous permettront de vous remettre en question et de changer vos méthodes s'il le faut. Le but est de calculer si l'envoi de vos e-mails a suscité un minimum d'intérêt ou non chez vos futurs prospects. Une analyse fine vous permettra de prendre du recul sur votre prospection et de voir ce qui a bien fonctionné. »
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Exemples d'e-mail de prospection
L'e-mail d'introduction
Une structure aérée
L'e-mail de prospection ne doit pas être un long bloc unique. Au contraire, il faut privilégier un e-mail aéré en plusieurs paragraphes pour que la lecture soit agréable et que le prospect ait du plaisir à lire. La structure de l'e-mail est un point-clé pour une bonne première impression.
Modèle concret d'un e-mail
Voici un exemple fictif d'un e-mail de prospection commerciale :
- L'objet contient le nom de l'entreprise.
- L'e-mail est adressé au prospect en utilisant son prénom.
- L'expéditeur se présente et indique son rôle dans son entreprise.
- Il utilise une accroche personnalisée en fonction de l'activité du destinataire.
- Il apporte de la valeur en proposant du contenu informatif.
- La signature inclut le nom, le prénom, le nom de l'entreprise un lien vers le site et les coordonnées complètes.
Établir un plan
Le plan à suivre pour bien aérer l'e-mail est le suivant :
- Se présenter.
- Spécifier l'objet principal de l'e-mail, le pourquoi.
- Apporter des solutions.
- Inclure un call-to-action.
L'e-mail de félicitation
Aborder un prospect en le complimentant pour une action réalisée, un projet ou un événement est un excellent point de départ pour établir une relation commerciale positive. L'expéditeur prouve qu'il s'intéresse à la réussite de son destinataire, qui se sentira alors valorisé et plus motivé à donner une réponse. Dans l'e-mail de prospection, il est par exemple possible de féliciter le prospect pour :
- Le lancement d'un produit
- La publication d'un article
- La création d'un site web
- L'acquisition d'un nouveau client
- Une promotion
- Un changement de poste
- Un recrutement
Voici un exemple d'e-mail de prospection utilisé pour féliciter un prospect de la réalisation d'une levée de fonds.
L'e-mail de résolution d'un problème
Avec ce type d'e-mail de prospection, l'expéditeur convainc son destinataire qu'il a trouvé la source de son problème. Pour le résoudre, il lui propose une ou plusieurs solutions et l'invite à le contacter pour plus d'informations. La méthode PAS (Problème-Agitation-Solution) est une technique efficace pour montrer aux prospects que les produits ou services d'une entreprise répondent à leurs besoins ou problématiques.
Exemple d'e-mail de prospection pour résoudre un problème rencontré par un prospect :
L'e-mail de mise en relation
Cet exemple d'e-mail de prospection offre la possibilité à l'expéditeur de mettre à profit les relations qu'il a établies avec les membres de son réseau professionnel pour approcher un nouveau prospect. Cet e-mail est envoyé à la suite d'une recommandation d'un contact que les deux interlocuteurs connaissent déjà, qu'il s'agisse d'un ami ou d'un collègue. Lorsqu'un e-mail de prospection inclut une référence ou une connexion mutuelle, les chances d'obtenir une réponse favorable augmentent significativement. Avec un e-mail de mise en relation, l'expéditeur possède tous les moyens de créer des liens commerciaux basés sur la confiance avec son prospect.
Exemple d'e-mail de mise en relation destiné à un prospect :
L'e-mail de remerciement
Ce type d'e-mail de prospection est utilisé pour remercier un prospect d'avoir effectué une action, comme un achat, un téléchargement via un formulaire, un retour d'expérience ou une participation à un événement. L'envoi d'un message gratifiant aide l'expéditeur à nouer une relation de confiance avec son interlocuteur. L'e-mail de remerciement doit aller droit à l'essentiel. En plus de remercier le prospect, l'expéditeur doit lui proposer d'autres informations ou contenus susceptibles de l'intéresser.
Exemple d'e-mail de remerciement pour un prospect :
L'e-mail de critique constructive
Ce type d'e-mail de prospection vise à mettre en avant les forces et les faiblesses des produits, des services ou de l'entreprise du prospect. L'expéditeur peut émettre une critique constructive auprès de son destinataire après avoir analysé son site web ou sa stratégie marketing, par exemple. Cette approche consiste à identifier les lacunes du prospect dans un domaine précis et de lui suggérer des pistes d'amélioration, tout en l'incitant à entamer une discussion sur les retours constructifs avec l'expéditeur.
Voici un exemple d'email de prospection à utiliser pour formuler une critique constructive :
L'e-mail de relance
Un délai raisonnable entre les contacts
Dans le cas où le premier e-mail de prospection commercial est resté sans réponse, il est nécessaire d'adresser au prospect un e-mail de relance. Il faut laisser passer de 3 à 7 jours ouvrables entre ces deux contacts. Par la suite, en l'absence de réponse du prospect, un second e-mail de relance pourra être envoyé après un délai d'environ deux semaines.
Modèle d'un e-mail de relance
Voici un exemple d'e-mail de prospection de relance :
Un contenu direct et incitatif
Cet exemple respecte les mêmes règles de présentation que l'e-mail d'introduction. L'e-mail de relance doit être relativement court, direct et incitatif. Il commence par une remise dans le contexte, un rappel de la situation. Il peut s'agir du dernier e-mail ou d'un premier rendez-vous avec le destinataire. L'expéditeur prendra ensuite soin de rappeler la valeur ajoutée de du produit ou du service de son entreprise. Pour conclure l'e-mail de prospection, il doit penser à une formule de politesse indiquant sa disponibilité pour tout échange et à intégrer un call-to-action, l'objectif premier d'un e-mail de prospection restant l'incitation à passer à l'action. Cet appel à l'action peut bien sûr concerner une vente, mais également une prise de rendez-vous, un téléchargement ou le remplissage d'un formulaire.
L'e-mail de suivi
L'e-mail de suivi est envoyé à un prospect après un premier contact, lorsqu'il tarde à répondre. Le but de ce type de courriel est de rappeler au destinataire son interaction précédente et de l'encourager à donner suite au message reçu ou à effectuer une action. En relançant son destinataire avec un e-mail de suivi, l'expéditeur maximise ses chances de garder le contact durablement avec lui et de le fidéliser.
Exemple d'e-mail de suivi destiné à un prospect déjà contacté :
L'e-mail de vérification
Si un e-mail reste sans réponse, c'est certainement parce qu'il a été envoyé au mauvais destinataire. L'erreur est humaine ; toutefois, il revient à l'expéditeur d'envoyer un e-mail de vérification nécessaire afin de s'assurer que la personne à laquelle il s'adresse est la bonne.
Voici un exemple d'e-mail de vérification :
Avec ces modèles, les entreprises ont en main tous les atouts pour rédiger un e-mail de prospection de qualité. Avec un minimum de motivation et de savoir-faire, elles arriveront naturellement à attirer les prospects et à les convertir.
Pour aller plus loin, découvrez comment rédiger des e-mails réussis et percutants avec les modèles gratuits d'e-mails de prospection, ou découvrez le logiciel gratuit de suivi des e-mails commerciaux de HubSpot.
