Une entreprise qui rencontre une problématique peut vite perdre en productivité, elle doit donc trouver une solution rapidement. Pour cela, elle doit analyser les causes de ce problème.
Qu'est-ce que l'analyse des causes ?
L'analyse des causes profondes est un ensemble de méthodes structurées et efficaces qui permettent de trouver les causes premières d'un problème et de le résoudre. Elle est aussi appelée « Analyse des causes racines » ou « RCA » qui signifie en anglais « Root Cause Analysis ».
L'analyse des causes profondes est une technique très répandue et souvent utilisée qui aide les gens à répondre à la question de savoir pourquoi le problème s'est produit en premier lieu.
Elle cherche à identifier l'origine d'un problème à l'aide d'un ensemble spécifique d'étapes, avec des outils associés, pour trouver la cause primaire du problème, de manière à pouvoir :
- Déterminer ce qui s'est passé.
- Déterminer pourquoi cela s'est produit.
- Déterminer ce qu'il faut faire pour réduire la probabilité que cela se reproduise.
L'analyse des causes part du principe que les systèmes et les événements sont interdépendants. Une action dans un domaine déclenche une action dans un autre, puis un autre, et ainsi de suite. En retraçant ces actions, il est possible de découvrir d'où vient le problème initial et comment il s'est développé pour aboutir au dysfonctionnement actuel.
L'analyse des causes racines réunit plusieurs méthodes de résolution de problèmes comme la méthode des « 5 pourquoi » ou le diagramme de causes et effets en arêtes de poisson.
L'analyse des causes profondes peut être utilisée, par exemple, pour :
- Les situations de sécurité.
- Les accidents.
- Les incidents de santé.
- Les procédures de bureau.
- Le contrôle qualité.
- La non-conformité.
- Les problèmes d'ingénierie.
- Les soucis de maintenance.
- Les systèmes informatiques et les logiciels.
Les méthodes d'analyse des causes profondes sont beaucoup utilisées dans l'industrie. Un problème correspond toujours à un gaspillage sur la chaîne de fabrication. Il peut s'agir de la reprise d'un produit ou d'un temps d'arrêt involontaire causé par la réparation d'une machine. Il est alors possible que les symptômes aient été préalablement résolus, mais pas le problème en lui-même, c'est-à-dire la cause principale. Il faut donc identifier ce qui s'est passé, déterminer la raison principale du problème, fixer des améliorations et des changements puis éliminer le problème définitivement.
À quoi sert l'analyse des causes ?
Il est possible de faire le lien entre l'analyse des causes profondes et un arbre. Un arbre comprend des feuilles, un tronc et des racines. En effet, ses racines sont non visibles, mais le tronc et les feuilles sont visibles. Cet arbre peut avoir une croissance positive ou négative. En effet, il est possible que les racines endommagent, par exemple, les fondations d'une maison, c'est ce qu'on appelle l'analyse des causes profondes.
L'analyse des causes profondes permet de résoudre définitivement un problème. En effet, pour résoudre un problème, il faut trouver sa racine, c'est-à-dire l'origine du problème.
C'est en réglant l'origine du problème que l'entreprise résout les problèmes récurrents, les points de blocage globaux. Cela lui permet de trouver une certaine sérénité en constatant le bon fonctionnement de son organisation. Cela lui permet également de pouvoir avancer, d'augmenter sa productivité et d'obtenir la parfaite satisfaction de ses clients.
Pour être efficace, l'analyse des causes profondes doit être réalisée de manière systématique sous la forme d'une enquête, dont les conclusions et la cause profonde sont étayées par des preuves documentées.
Il y a toujours une cause profonde pour un problème donné, la difficulté est d'avoir l'endurance nécessaire pour la trouver !
L'analyse des causes profondes doit également établir une séquence d'événements ou une chronologie pour comprendre les relations entre les facteurs contributifs, la cause profonde et le problème défini.
Il faut donc traiter les causes profondes du problème et non les symptômes apparents. Cela permet de trouver des solutions à long terme plutôt que des solutions à court terme.
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Comment faire une analyse des causes ?
- Privilégier le travail d'équipe.
- Définir le problème.
- Recueillir des preuves et des informations.
- Définir les causes racines potentielles.
- Déterminer la cause profonde.
- Apporter une solution pour résoudre la cause première.
- Prévenir les causes profondes.
- Appliquer l'analyse des causes aussi aux réussites.
Privilégier le travail d'équipe
Il est nécessaire d'organiser un brainstorming avec plusieurs personnes de l'entreprise pour analyser les causes profondes du problème. En effet, il est important de tenir compte du point de vue des autres membres de l'équipe pour être plus impartial. Cela permet également de voir la problématique sous des angles différents, remettre les hypothèses en question et trouver des solutions plus rapidement.
Définir le problème
L'équipe doit définir clairement le problème ou les problèmes s'il y en a plusieurs. Elle doit analyser un problème à la fois pour trouver sa cause profonde plus rapidement. Il est important que tous les membres de l'équipe soient en accord sur l'identification du ou des problèmes à traiter.
Pour cela, il faut éviter les valeurs subjectives et privilégier des éléments mesurables pour obtenir un accord commun. De plus, cela permettra de recueillir plus facilement des preuves et des informations sur le problème en question.
Recueillir des preuves et des informations
L'organisation doit recueillir des preuves qui étayent l'existence du problème. Pour cela, elle effectue des recherches au sein de l'entreprise qui permettent de comprendre les symptômes du problème. L'entreprise doit s'interroger sur la date d'apparition du problème, sur les personnes impactées par celui-ci, sur ses répercussions, sur ses symptômes et sur ses preuves. Elle rassemblera par exemple les rapports d'incident, des captures d'écran ou des journaux.
Définir les causes racines potentielles
Il est très important de déterminer les causes racines potentielles pour, par la suite, mettre en place des solutions et un plan d'action.
Il y a plusieurs méthodes qui permettent de définir les causes racines potentielles.
- La méthode des cinq « Pourquoi » : c'est une technique originale développée par Sakichi Toyoda pour l'analyse des causes profondes dans les usines Toyota. Il s'agit d'aborder chaque chose avec un « pourquoi », comme un enfant curieux. Il suffit de demander « pourquoi » jusqu'à ce que la cause première soit trouvée. Ce processus peut être poursuivi jusqu'à ce que la question du « pourquoi » ne soit plus nécessaire. À ce moment-là, la cause profonde du problème devrait être atteinte. En règle générale, le fait de demander et de trouver des réponses à 5 « pourquoi » successifs devrait être suffisant pour révéler la cause profonde de la plupart des problèmes.
- Le diagramme de causes et effets : Ce diagramme est aussi appelé « diagramme d'Ishikawa » ou diagramme de causes et effets en arêtes de poisson. Il représente graphiquement les causes aboutissant à l'effet, c'est-à-dire au problème. L'objectif est de partir du problème et des symptômes pour trouver plus facilement les causes racines potentielles et la cause racine fondamentale. Ce diagramme est similaire aux 5 « pourquoi », mais beaucoup plus visuel. En général, le problème est placé au centre du diagramme (la colonne vertébrale du squelette du poisson), puis il y a un brainstorming sur plusieurs catégories de causes, qui sont ensuite placées dans des branches dérivées de la ligne principale (les arêtes du squelette du poisson).
Déterminer la cause profonde
Il est nécessaire de déterminer le plus de causes racines potentielles. Il faut ensuite s'interroger sur les similitudes entre elles, sur les raisons d'en éliminer certaines ou sur celles qui génèrent le plus de problèmes. Il est aussi possible d'utiliser des stratégies pour définir la cause racine fondamentale ou les causes racines fondamentales, car il peut y en avoir plusieurs. L'AMDE, qui signifie « Analyse des Modes de Défaillances et les Effets », consiste à analyser les causes racines potentielles et à résoudre celles qui peuvent occasionner un échec. L'organisation peut également réaliser un bilan d'impact qui fait ressortir les répercussions positives et négatives des causes racines potentielles.
Apporter une solution pour résoudre la cause première
Il faut tout d'abord que l'organisation trouve la solution pour résoudre la cause racine première et qu'elle mette en place des mesures concrètes. En effet, il faut mettre en œuvre des actions pour que la cause première ne se reproduise pas, ce qui consiste à apporter une solution définitive au problème initial. Il faut que l'équipe s'interroge sur les moyens de mise en œuvre des actions, sur les obstacles potentiels, sur le temps de mise en place, sur l'affectation d'un responsable et sur les problèmes éventuels qu'il est possible de rencontrer.
Prévenir les causes profondes
Afin de prévenir les causes profondes des problèmes à venir, il faut élaborer un plan avec les problèmes à éviter à l'avenir. Pour cela, il faut mettre en place un document qui recense les actions préventives. Il faut également communiquer en interne pour que tous les collaborateurs adhèrent à la démarche de prévention des causes profondes des problèmes.
Appliquer l'analyse des causes aussi aux réussites
L'analyse des causes profondes est un excellent outil pour analyser les problèmes et il est principalement utilisé pour cela. Cependant, il est également très pertinent de l'utiliser pour les réussites. Il est toujours intéressant de savoir comment reproduire un succès !
L'entreprise pourra analyser une réussite dans le détail pour pouvoir la reproduire. Il faut donc hiérarchiser les facteurs de réussite, les conserver et les utiliser dans d'autres domaines.
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