Voyage d'affaires : avantages et conseils pour se préparer

Un voyage d'affaires bien préparé en amont est bénéfique au collaborateur, et à son entreprise. Réserver un billet de train et un hôtel, gérer les contraintes administratives imposées par la destination ou encore préparer ses supports de travail : de nombreuses tâches doivent être effectuées avant le départ. Ainsi, une fois sur place, le collaborateur se concentre sur sa mission et le voyage se déroule sans accroc. Trois enjeux majeurs guident la préparation de ce déplacement professionnel : il faut veiller au bien-être du collaborateur, maîtriser les coûts et assurer la productivité du voyage d'affaires.

Quel est l'intérêt d'effectuer un voyage d'affaires pour l'entreprise et pour l'employé ?

Le voyage d'affaires est une mission ponctuelle effectuée en dehors du lieu de travail, en France ou à l'étranger, pour une durée supérieure à vingt-quatre heures. L'entreprise est momentanément désorganisée du fait de l'absence d'un ou plusieurs employés. Le déplacement professionnel peut en outre générer du stress et de la fatigue chez les voyageurs d'affaires. Enfin, le voyage d'affaires occasionne des frais : dépenses d'hébergement et de transport, notamment.

Malgré ces inconvénients, les voyages d'affaires présentent des intérêts majeurs à plusieurs égards :

• Saisir de nouvelles opportunités d'affaires.
• Améliorer la performance de l'entreprise.
• Favoriser l'épanouissement personnel au travail.

Saisir de nouvelles opportunités d'affaires

Dans un environnement de travail très digitalisé, de nombreuses transactions se font à distance. En B2B, par exemple, les interlocuteurs prennent contact via LinkedIn, se rencontrent sur Zoom, négocient par e-mail et signent un contrat électronique. Pourtant, les voyages d'affaires continuent d'occuper une place centrale en entreprise.

Lors d'un voyage d'affaires, les employés se déplacent pour un évènement précis. Quel qu'il soit, il permet de saisir de nouvelles opportunités d'affaires.

• Se rendre sur un salon professionnel permet de nouer des relations d'affaires en B2B. En tant qu'exposante, l'entreprise génère de nouveaux contacts clients. En tant que visiteuse, elle découvre potentiellement de futurs fournisseurs. Visiter ou exposer sur un salon grand public, de même, est l'occasion d'aller physiquement à la rencontre de sa clientèle en B2C.
• Se déplacer pour un rendez-vous client augmente les chances de signer un contrat. Pour capter un nouveau client, ou poursuivre la relation avec un client stratégique, le contact humain est très efficace. En présentiel en effet, il est souvent plus facile de convaincre. Le client en outre apprécie qu'un collaborateur fasse le déplacement, il se trouve donc dans des conditions favorables pour signer. De la même manière, rendre visite à un fournisseur est utile pour pérenniser la relation, et négocier des conditions avantageuses.
• Le voyage d'affaires organisé dans le cadre d'un congrès réunit les collaborateurs d'entreprises diverses. C'est l'occasion de nouer d'éventuels partenariats stratégiques.

En tout état de cause, les voyages d'affaires renforcent la présence de la marque à l'échelle nationale et sur le plan international. L'entreprise, représentée par ses employés, s'offre une meilleure visibilité, accroît sa légitimité et sa notoriété auprès de ses prospects, de ses clients et de ses partenaires.

Améliorer la performance de l'entreprise

En voyage d'affaires, l'employé se trouve dans un environnement de travail différent de son quotidien. Par conséquent, il élargit ses horizons : sa performance au travail s'améliore naturellement. Illustrations :

• Au-delà de l'opportunité de générer de nouveaux clients, les salons professionnels sont de précieuses sources d'inspiration. L'employé, sur place, est en mesure de voir les innovations sur son secteur, de manipuler et de tester les solutions, et de discuter en face à face avec les personnes qui en sont à l'origine. C'est un atout en R&D : l'entreprise bénéficie d'une vision élargie au moment d'améliorer son offre commerciale.
• Sur un salon grand public, l'employé peut prendre l'avis des consommateurs, pour mieux comprendre leurs problématiques. La connaissance client est ainsi accrue, et l'entreprise adapte efficacement ses stratégies marketing et commerciale.
• Le séminaire d'entreprise permet aux collaborateurs de monter en compétences. Ils échangent de manière fluide avec les intervenants, et ils mémorisent facilement les enseignements. À leur retour de voyage, ils sont d'autant plus performants.
• Le voyage d'affaires organisé pour participer à un congrès réunit des collaborateurs de diverses entreprises. C'est un bon moyen d'apprendre de la concurrence.

Favoriser l'épanouissement personnel au travail

Les voyages d'affaires, à condition d'être bien organisés, contribuent à épanouir les collaborateurs.

• Les évènements corporate justifient d'emmener plusieurs collaborateurs de l'entreprise en voyage d'affaires. Il ne s'agit pas de team building : les collaborateurs se déplacent à des fins professionnelles. Pour autant, les déplacements professionnels à plusieurs favorisent la cohésion d'équipe et renforcent le lien entre les employés.
• Quand la destination du voyage d'affaires présente un attrait, l'employé prend plaisir à s'y rendre. Le déplacement dure plus de vingt-quatre heures, ce qui implique du temps libre pendant lequel le collaborateur vaque à ses occupations personnelles, dans un endroit qu'il se plaît à découvrir. On parle à cet égard de séjour bleisure.
• Quelle que soit la destination, le voyage d'affaires contribue à rompre la monotonie au travail. Cela peut constituer un levier de motivation au travail.
• Dans certaines circonstances, le collaborateur envoyé en voyage d'affaires a la responsabilité de représenter son entreprise. C'est le cas par exemple dans le cadre d'un rendez-vous client stratégique, sur un salon ou pour un congrès. Le collaborateur peut ressentir de la fierté à se voir accorder la confiance de son entreprise. Socialement, cela permet de mettre en avant ses compétences professionnelles.

Le temps passé en voyage d'affaires doit toutefois être optimisé. C'est en effet un temps pendant lequel l'employé est éloigné de son domicile, et de sa cellule familiale. C'est un temps, en outre, où des dépenses inhabituelles sont prises en charge par l'entreprise. Il est donc primordial, en amont, d'organiser efficacement le voyage d'affaires.

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1 - Gérer les aspects administratifs

Du départ jusqu'au retour du collaborateur, aucun obstacle d'ordre administratif ne doit complexifier le voyage d'affaires. Le collaborateur se concentre ainsi sur sa mission professionnelle, sans avoir à gérer de difficultés : il est d'autant plus productif, et les sources de stress diminuent.

À l'occasion d'un déplacement à l'étranger, plusieurs points doivent être vérifiés avant le départ, selon la destination :

• Le collaborateur s'informe sur les documents administratifs à réunir pour entrer sur le territoire : carte d'identité, passeport ou visa de court séjour professionnel. Le collaborateur vérifie que le document d'identité requis est valide et à jour.
• Si le collaborateur prévoit de louer une voiture pendant son voyage d'affaires, il se renseigne sur les conditions de validité de son permis de conduire. Dans certains pays, il faut avoir un permis de conduire international. Les délais d'instruction des demandes peuvent atteindre six mois : il est recommandé de s'y prendre bien à l'avance.
• Le collaborateur s'assure que les moyens de paiement personnels et professionnels qu'il a à sa disposition fonctionnent à l'étranger. Il prévient éventuellement sa banque de son départ en voyage d'affaires.
• Pour éviter tout risque sanitaire, et être sûr de pouvoir entrer sur le territoire, il faut avoir les vaccins nécessaires à jour.

2 - Anticiper la logistique sur place

Tous les aspects liés à la logistique doivent être anticipés.

• Il faut a minima acheter le titre de transport pour le trajet aller-retour, en train ou en avion. À cet égard, le collaborateur respecte la politique RSE de son entreprise.
• Pour optimiser son temps, et réduire sa fatigue lors du voyage d'affaires, le collaborateur peut également anticiper ses déplacements sur place. Il s'agit d'acheter en avance ses titres de transport, ou de réserver sa voiture de location. Le collaborateur en outre planifie les itinéraires stratégiques, évalue ses temps de trajet et identifie les horaires opportuns eu égard au trafic.
• Réserver les nuits d'hôtel, ou tout autre type d'hébergement, facilite l'organisation sur place et permet de gagner du temps.
• Les repas peuvent également être organisés avant le départ. Cela s'avère d'autant plus judicieux si le collaborateur prévoit des déjeuners d'affaires. Il s'agit d'identifier les restaurants, et éventuellement de les réserver.

Cette étape de l'organisation du voyage d'affaires permet de budgétiser ses frais de déplacement professionnel. C'est un enjeu majeur, car le collaborateur doit maîtriser ses coûts : pour être sûr d'être remboursé de ses dépenses professionnelles, il doit respecter la politique de remboursement des frais applicable dans son entreprise. Les dépenses qui dépassent les montants plafonds, et les dépenses engagées à des fins autres que l'exercice de sa mission, restent à sa charge.

3 - Planifier son emploi du temps

L'entreprise qui finance un voyage d'affaires, légitimement, attend du collaborateur qu'il soit productif. Pour bien préparer son déplacement professionnel, le collaborateur :

• Organise ses journées de travail en amont, minutieusement, de manière à remplir tous ses objectifs professionnels. Il s'agit principalement de prendre contact avec les différents interlocuteurs à rencontrer, pour fixer des horaires de rendez-vous.
• Prévoit tous supports de travail nécessaires à l'exécution de sa mission. Cartes de visite, plaquettes commerciales et tous autres documents de travail doivent être accessibles facilement, aux formats papier et numérique. Les supports marketing, en outre, doivent être préalablement traduits.
• Au moment du départ en voyage d'affaires, le collaborateur veille à ne rien oublier. Il pense notamment à prendre des adaptateurs pour charger son téléphone et son ordinateur, ainsi que des vêtements de travail adaptés à l'occasion et à la météo.

Lorsque la durée du voyage d'affaires le permet, le collaborateur planifie également son temps libre. Il veille, dans ce cadre, à se réserver des temps de repos pendant lesquels il fait valoir son droit à la déconnexion.

4 - Organiser son absence au bureau

Les outils de communication à distance permettent au collaborateur de maintenir le lien avec son équipe pendant le voyage d'affaires. Deux contraintes néanmoins risquent de désorganiser le travail pendant son absence :

• Le temps passé en déplacement professionnel doit être optimisé. Le rythme de travail du collaborateur est donc intense, et il trouve moins de temps pour communiquer avec son équipe.
• Selon la destination du voyage d'affaires, le décalage horaire peut rendre la communication impossible.

Il faut donc mettre en place de bonnes pratiques pour limiter l'impact de son absence :

• Déléguer les tâches avant son départ. Quand le collaborateur absent est injoignable, son équipe sait ainsi ce qu'elle a à faire et comment répartir les rôles.
• Prévoir des réunions téléphoniques ou des points par e-mail à échéances régulières.
• Penser à paramétrer un e-mail automatique d'absence du bureau, et rediriger éventuellement les correspondants vers un collaborateur.

5 - Évaluer l'opportunité d'une agence de voyages d'affaires

L'organisation d'un voyage d'affaires peut tout à fait être gérée en interne, par le collaborateur concerné ou par un service dédié dans l'entreprise. Dans certains contextes, il peut être judicieux toutefois d'avoir recours à un prestataire spécialisé dans la gestion de voyage d'affaires.

Les agences de voyages d'affaires sont des professionnels qui organisent les aspects administratifs et logistiques du déplacement. Elles permettent aux entreprises d'optimiser leur budget, et de veiller au bien-être de leurs voyageurs d'affaires. Faire appel à une agence est notamment utile lorsque des voyages d'affaires sont organisés dans l'urgence, ou à une fréquence soutenue.

Comment assurer la sécurité des employés en voyage d'affaires ?

La sécurité et la santé des employés au travail relèvent de la responsabilité de l'employeur. Lors d'un voyage professionnel, cette responsabilité perdure. Pour limiter les risques d'accident, il faut respecter de bonnes pratiques, et notamment :

• Ne pas exposer ses employés à des risques pour leur santé et leur sécurité. À cet effet, il est primordial de se renseigner sur le contexte sanitaire et géopolitique dans le pays de destination.
• Limiter les facteurs de stress et de fatigue. L'employeur s'assure que le déplacement est parfaitement organisé, et veille à ne pas surcharger le planning du collaborateur en voyage d'affaires. Il respecte en outre ses obligations légales en matière de temps de repos et de droit à la déconnexion.

Comment rendre son voyage d'affaires productif ?

Fixer des objectifs précis

Chaque voyage d'affaires est justifié par un motif professionnel spécifique. Sur cette base, le collaborateur se fixe des objectifs précis. Ces objectifs le guident pendant toute la durée de son déplacement, et augmentent en conséquence sa productivité. Exemples :

• Dans le cadre d'un rendez-vous avec un client à l'étranger, le collaborateur se fixe pour objectif de renouveler le contrat pour une certaine durée, ou de vendre un produit ou un service additionnel. Il profite en outre du déplacement pour rencontrer un nombre défini de prospects avec lesquels entrer en affaires.
• Sur un salon professionnel, le collaborateur se fixe un nombre de contacts B2B à générer.
• En voyage pour un séminaire d'entreprise, le collaborateur établit en amont une liste concrète des enseignements à acquérir ou à approfondir.

Les objectifs ainsi fixés aident à bien préparer le voyage d'affaires, pour être pleinement productif sur place.

Respecter des temps de repos

Effectuer de longs trajets, être éloigné de son domicile, subir un décalage horaire ou encore s'adapter au lieu de la destination : ces contraintes engendrent de la fatigue et du stress, qui nuisent à la productivité. Pour travailler dans des conditions optimales, le collaborateur s'impose des temps de repos.

S'adonner à des loisirs personnels sur place est également une bonne manière de déconnecter. Une séance de sport ou une visite touristique le temps d'une pause, par exemple, fractionne efficacement le temps de travail en voyage d'affaires.

En tout état de cause, le collaborateur respecte l'emploi du temps fixé en amont, conformément à ses objectifs et à ses priorités.

Rendre compte à son entreprise

Pour justifier de la bonne exécution de sa mission, le collaborateur communique régulièrement avec son équipe. S'astreindre à maintenir la communication pendant le voyage d'affaires aide le collaborateur à rester productif. Il sait en effet qu'à échéances régulières, il rend compte à son entreprise. Cela implique chaque fois de présenter des avancées concrètes, c'est un levier efficace de motivation au travail.

Rendre compte à l'entreprise permet en outre de notifier d'éventuelles difficultés ou des contretemps. Le cas échéant, le collaborateur a le soutien de son manager. Ils trouvent ensemble, rapidement, des solutions au problème : le collaborateur réagit immédiatement pour rester productif.

Mesurer la productivité au retour de voyage d'affaires

À son retour de voyage d'affaires, le collaborateur mesure sa productivité.

1. Il s'agit en premier lieu de consigner sur un support durable les résultats obtenus : faire le bilan des enseignements acquis ou enregistrer au propre les nouveaux contacts, par exemple.
2. En second lieu, le collaborateur tire les conséquences de ses résultats : il met en œuvre une nouvelle méthode de travail, ou il reprend contact avec un prospect, par exemple.
3. C'est ainsi qu'il peut évaluer sa productivité pendant le voyage d'affaires. Dans les exemples : il mesure le gain de temps offert par la nouvelle méthode de travail, ou il calcule son taux de conversion sur les contacts générés.

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