10 outils collaboratifs pour votre entreprise

La transformation digitale amorcée par de nombreuses entreprises s'illustre par des changements au niveau des méthodes de travail et des processus, parmi lesquels le recours aux outils collaboratifs. Ces outils, ou logiciels servent à partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d'une même entreprise dans le but d'organiser un planning, de suivre un budget ou encore de communiquer en interne.

Parallèlement à l'internationalisation des échanges et à l'essor du télétravail ces dernières années, ils sont ainsi devenus des outils de travail à part entière au développement, cependant, encore modéré. En effet, 57,5 % des collaborateurs interrogés dans le cadre d'une étude Beeshake de 2 019 relèvent le manque de partage des connaissances au sein de leur entreprise en raison de l'absence d'outils appropriés.

Disposer d'outils collaboratifs est donc indispensable pour un grand nombre d'entreprises et de secteurs d'activité. Cependant, comment vous y retrouver parmi la multitude de solutions existantes ? Pas de panique, voici 10 des meilleurs outils du marché à adopter au sein de votre entreprise.

À quoi sert un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif permet d'optimiser l'organisation et la gestion du travail quotidien au sein d'une entreprise, et plus particulièrement entre les collaborateurs. Cet outil leur donne accès à de nombreuses données disponibles en temps réel, et ce quel que soit le support. Cet outil collaboratif doit être flexible et permettre également aux collaborateurs d'interagir avec réactivité, souvent via une messagerie instantanée. Il apporte ainsi un gain de temps et améliore les méthodes de travail. L'outil collaboratif développe ainsi l'intelligence collective.

Au-delà de créer des liens sociaux entre collaborateurs qui auraient peu eu d'occasion d'échanger entre eux dans un autre contexte, les outils collaboratifs permettent également aux entreprises d'améliorer leur productivité et d'engendrer de la performance en accélérant notamment la prise de décision.

Quels sont les différents types d'outils collaboratifs ?

Les plateformes collaboratives

Une plateforme collaborative désigne un espace virtuel de travail qui regroupe plusieurs fonctionnalités qui permettent de mener à bien un projet ou une mission. La plateforme facilite les échanges et simplifie la réalisation du projet. Parmi les fonctionnalités proposées, les collaborateurs peuvent par exemple avoir accès à une messagerie, un outil de visioconférence ou un agenda partagé.

Les knowledge bases

Knowledge base se traduit en français par « Base de données des connaissances ». Il s'agit d'une bibliothèque en ligne sur laquelle il est possible de retrouver des contenus relatifs à un projet. Les knowledge bases font donc partie des outils collaboratifs pertinents, mais uniquement si elles sont exhaustives et bien mises à jour.

Les outils de gestion de projet

Un outil collaboratif de gestion de projet se révèle très utile quand plusieurs collaborateurs de différents services doivent ensemble mener à bien un projet. Il permet de planifier les échéances et les tâches, de suivre leur réalisation. C'est un véritable outil de pilotage pour les managers et chefs de projet.

Les outils collaboratifs pour le partage de fichiers

Ce type d'outil collaboratif permet de centraliser des données, tout en servant de solution de stockage et de sauvegarde. Selon les niveaux d'autorisation attribués, les personnes ayant accès à ces documents peuvent les consulter, les télécharger ou les modifier. Principalement dédiés aux utilisateurs internes à l'entreprise, ces outils peuvent également être partagés avec des personnes extérieures.

Les outils collaboratifs pour la visioconférence

Un outil collaboratif de visioconférence permet de programmer des réunions, d'inviter ses contacts et d'animer ou d'assister à une réunion en vidéo et à distance. Cet outil facilite de manière importante la communication entre les intervenants qu'ils fassent partie de l'entreprise ou qu'ils s'agissent d'intervenants extérieurs comme des partenaires ou des clients. Avec le télétravail qui prend une place de plus en plus importante dans l'environnement professionnel, ce type d'outil fait dorénavant du quotidien des entreprises.

HubSpot CRM

Le CRM gratuit de HubSpot propose de nombreuses fonctionnalités pour travailler en équipe, dont une boîte de réception unique partagée par toute une équipe et l'accès commun aux documents et historiques d'interaction avec les leads et clients.

De cette manière, l'ensemble des membres de l'équipe dispose d'une interface pour gérer, traiter et attribuer les tâches pertinentes à chacun et chacune. La performance de l'équipe est par conséquent accrue, avec un meilleur suivi des requêtes via les tickets et une organisation optimale entre les collaborateurs.

Google Drive

Google Drive, créé par Google en 2 012, est spécialisé dans le stockage, le partage et l'édition de fichiers dans le cloud.

Doté d'une interface extrêmement simplifiée permettant une navigation fluide, Google Drive est très facile d'utilisation et possède une capacité de stockage conséquente, jusqu'à 15 Go dans sa version gratuite.

L'usage de Google Drive requiert toutefois de posséder un compte Google, sans lequel vous ne pourrez que consulter les documents partagés.

Dropbox

Pionnier de la sauvegarde en ligne automatique, Dropbox propose des fonctionnalités similaires à Google Drive, la création et l'édition de documents s'effectuant notamment via Dropbox Paper.

La capacité offerte dans la formule gratuite, initialement de 2 Go, augmente de 500 Mo à chaque parrainage, dans la limite de 18 Go au total.

Microsoft Teams

Anciennement Skype Entreprise, Microsoft Teams est une application de communication interne.

Elle permet à la fois de :

• Envoyer des messages rapides en discussion instantanée, concurrençant ainsi le mail.
• Organiser des visioconférences.
• Partager des documents grâce à SharePoint.
• Prendre des notes avec OneNote. Intégré dans Office 365.
• Co-éditer simultanément des documents sur Word ou Excel.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne inspiré de la méthode Kanban de Toyota.

Il se présente sous forme de tableaux de bord, pour chaque projet, eux-mêmes constitués de listes divisées en cartes.

Le tableau de bord peut être collaboratif, partagé par l'ensemble des membres de l'équipe projet, ou individuel, pour gérer ses propres tâches au sein d'un projet.

L'un des principaux avantages de Trello est sa prise en main très rapide et intuitive.

Slack

Slack est un outil collaboratif visant à rendre la collaboration en ligne aussi aisée et efficace que si elle avait lieu en face à face.

Véritable espace de travail collaboratif, Slack permet d'envoyer des messages, de partager des fichiers et de passer des appels vocaux et vidéos avec des collaborateurs partageant le même canal de conversation.

Slack a notamment l'avantage de s'intégrer avec de nombreuses autres applications telles que Google Drive ou Trello.

Evernote

Evernote est un bloc-notes virtuel permettant d'enregistrer des informations sous forme de notes, de vidéos, d'images ou de pages web. Des notes prises lors d'une réunion peuvent ainsi être enrichies d'extraits de pages web, de photos ou d'un mémo vocal.

Elles sont ensuite classées dans des carnets de notes et éventuellement annotées et partagées. Il s'agit d'un outil extrêmement précieux, puisqu'il permet une meilleure exploitation des notes via leur centralisation, leur sauvegarde et leur organisation personnalisée.

Azendoo

Azendoo est une application de travail collaboratif construite sur le modèle d'un réseau social d'entreprise. Son objectif consiste à synchroniser le travail des équipes et de faciliter l'organisation des collaborateurs au quotidien.

Ses multiples fonctionnalités comprennent entre autres :

• L'assignation de tâches.
• La possibilité de traiter les e-mails comme des tâches.
• Le time tracking pour optimiser la gestion du temps au sein d'une équipe projet.

Advanseez

Advanseez est un outil collaboratif accompagnant les équipes tout au long de leur projet afin d'accroître l'efficacité de la planification stratégique.

À travers deux modules dédiés à la réflexion et à l'action, elle vous permet de structurer et de partager les décisions en vous appuyant sur une analyse SWOT, puis de construire et piloter un plan d'action.

Klaxoon

Klaxoon offre une suite de logiciels destinés à faciliter l'organisation des réunions.

Chaque personne présente à une réunion a ainsi la possibilité de répondre à un questionnaire ou de participer à un brainstorming sur son téléphone ou ordinateur via Klaxoon. Il s'agit donc de favoriser l'expression de chacun et de rythmer la réunion de façon à maintenir l'attention et l'implication des participants.

Comment faire la transition vers un nouvel outil collaboratif ?

• Déterminer les besoins et attentes de l'entreprise et des collaborateurs.
• Faire un état des lieux des logiciels et des programmes déjà en place.
• Se fixer des objectifs clairs à atteindre.
• Vérifier la compatibilité des outils pour le transfert des données existantes.
• Prendre en compte l'accessibilité de ces outils.
• Tenir compte de la sécurité et des normes RGPD.
• Impliquer le personnel dans le choix des outils.
• Définir les accès selon les profils des collaborateurs.
• Former ses collaborateurs à ces outils.
• Évaluer la prise en main et les compétences des collaborateurs sur ces outils.

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