La transformation digitale amorcée par de nombreuses entreprises s'illustre par des changements au niveau des méthodes de travail et des processus, parmi lesquels le recours aux outils collaboratifs. Ces outils, ou logiciels servent à partager en ligne des fichiers de travail entre collaborateurs d'une même entreprise dans le but d'organiser un planning, de suivre un budget ou encore de communiquer en interne.

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Parallèlement à l'internationalisation des échanges et à l'essor du télétravail ces dernières années, ils sont ainsi devenus des outils de travail à part entière au développement, cependant, encore modéré. En effet, 57,5 % des collaborateurs interrogés dans le cadre d'une étude Beeshake de 2019 relèvent le manque de partage des connaissances au sein de leur entreprise en raison de l'absence d'outils appropriés.

Disposer d'outils collaboratifs est donc indispensable pour un grand nombre d'entreprises et de secteurs d'activité. Cependant, comment vous y retrouver parmi la multitude de solutions existantes ? Pas de panique, voici 10 des meilleurs outils du marché à adopter au sein de votre entreprise.

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Google Drive

Google Drive, créé par Google en 2012, est spécialisé dans le stockage, le partage et l'édition de fichiers dans le cloud. Doté d'une interface extrêmement simplifiée permettant une navigation fluide, Google Drive est très facile d'utilisation et possède une capacité de stockage conséquente, jusqu'à 15 Go dans sa version gratuite. L'usage de Google Drive requière toutefois de posséder un compte Google, sans lequel vous ne pourrez que consulter les documents partagés.

Dropbox

Pionnier de la sauvegarde en ligne automatique, Dropbox propose des fonctionnalités similaires à Google Drive, la création et l'édition de documents s'effectuant notamment via Dropbox Paper. La capacité offerte dans la formule gratuite, initialement de 2 Go, augmente de 500 Mo à chaque parrainage, dans la limite de 18 Go au total.

Microsoft Teams

Anciennement Skype Entreprise, Microsoft Teams est une application de communication interne. Elle permet à la fois de :

  • Envoyer des messages rapides en discussion instantanée, concurrençant ainsi le mail.
  • Organiser des visioconférences.
  • Partager des documents grâce à SharePoint.
  • Prendre des notes avec OneNote. Intégré dans Office 365.
  • Co-éditer simultanément des documents sur Word ou Excel.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne inspiré de la méthode Kanban de Toyota.

Il se présente sous forme de tableaux de bord, pour chaque projet, eux-mêmes constitués de listes divisées en cartes. Le tableau de bord peut être collaboratif, partagé par l'ensemble des membres de l’équipe projet, ou individuel, pour gérer ses propres tâches au sein d'un projet. L'un des principaux avantages de Trello est sa prise en main très rapide et intuitive.

Slack

Slack est un outil collaboratif visant à rendre la collaboration en ligne aussi aisée et efficace que si elle avait lieu en face à face. Véritable espace de travail collaboratif, Slack permet d'envoyer des messages, de partager des fichiers et de passer des appels vocaux et vidéos avec des collaborateurs partageant le même canal de conversation. Slack a notamment l'avantage de s'intégrer avec de nombreuses autres applications telles que Google Drive ou Trello.

Evernote

Evernote est un bloc-notes virtuel permettant d'enregistrer des informations sous forme de notes, de vidéos, d'images ou de pages web. Des notes prises lors d'une réunion peuvent ainsi être enrichies d'extraits de pages web, de photos ou d'un mémo vocal.

Elles sont ensuite classées dans des carnets de notes et éventuellement annotées et partagées. Il s'agit d'un outil extrêmement précieux, puisqu'il permet une meilleure exploitation des notes via leur centralisation, leur sauvegarde et leur organisation personnalisée.

Azendoo

Azendoo est une application de travail collaboratif construite sur le modèle d'un réseau social d'entreprise. Son objectif consiste à synchroniser le travail des équipes et de faciliter l'organisation des collaborateurs au quotidien.

Ses multiples fonctionnalités comprennent entre autres :

  • L'assignation de tâches.
  • La possibilité de traiter les e-mails comme des tâches.
  • Le time tracking pour optimiser la gestion du temps au sein d'une équipe projet.

Advanseez

Advanseez est un outil collaboratif accompagnant les équipes tout au long de leur projet afin d’accroître l’efficacité de la planification stratégique. À travers deux modules dédiés à la réflexion et à l’action, elle vous permet de structurer et de partager les décisions en vous appuyant sur une analyse SWOT, puis de construire et piloter un plan d'action.

Klaxoon

Klaxoon offre une suite de logiciels destinés à faciliter l'organisation des réunions. Chaque personne présente à une réunion a ainsi la possibilité de répondre à un questionnaire ou de participer à un brainstorming sur son téléphone ou ordinateur via Klaxoon. Il s'agit donc de favoriser l'expression de chacun et de rythmer la réunion de façon à maintenir l'attention et l'implication des participants.

HubSpot CRM

La solution HubSpot CRM propose notamment une boîte de réception unique partagée par toute une équipe. De cette manière, l'ensemble des membres de l'équipe dispose d'une interface pour gérer, traiter et attribuer toutes les conversations clients et l'historique des échanges avec un client est visible par tous. La performance de l'équipe est par conséquent accrue, avec un meilleur suivi des requêtes via les tickets et une organisation optimale entre les collaborateurs.

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Publication originale le 24 août 2020, mise à jour le 24 août 2020

Sujet(s):

Travail d'équipe