Le recrutement d'un stagiaire n'est pas à prendre à la légère. L'employeur doit trouver le candidat idéal, mais également suivre certaines modalités concernant le déroulement du stage. Il doit, en complément, accompagner la montée en compétences de son stagiaire et ainsi l'aider à faire ses premières armes dans le monde du travail.
Comment recruter des stagiaires ?
1 - Anticiper les périodes de stage
Avoir connaissance des dates de stage de chaque école est la première étape pour préparer son recrutement et anticiper sa période d'embauche. Ensuite, les entreprises devront annoncer l'ouverture de leur stage environ 3 mois avant la date de début du contrat.
2 - Réfléchir à ses objectifs
L'étudiant étant en période d'apprentissage, les raisons de son embauche ne doivent pas se restreindre à un besoin de main-d'œuvre. L'entreprise doit prendre le temps d'identifier les raisons qui motivent son recrutement d'un stagiaire, qu'il s'agisse de former un futur collaborateur, amener un nouveau souffle à son activité ou s'engager dans une démarche de transmission des savoirs.
3 - Définir le contenu du stage
Une fois son besoin identifié, l'entreprise doit définir avec précision le contenu de son offre de stage. Pour que celle-ci soit attractive, les missions qui l'accompagnent doivent tout autant s'intégrer dans l'activité globale de l'entreprise que répondre à la montée en compétences du stagiaire. Lister le plus fidèlement possible l'ensemble des tâches connexes au poste permettra de construire le processus de recrutement, mais constituera également la ligne directrice du stage.
4 - Imaginer un profil de candidat
L'entreprise doit définir un profil de candidat capable de répondre à ses attentes tant dans ses aptitudes que dans son attitude. Elle doit, entre autres, réfléchir au niveau d'étude ciblé pour le poste, lequel s'associe à un certain niveau de compétences. Cependant, l'expérience étant une donnée difficile à exiger d'un étudiant, l'employeur peut, pour trouver le stagiaire le plus adapté à sa culture d'entreprise, imaginer un candidat persona, ou représentation fictive du candidat idéal, selon les leviers de motivation et les objectifs professionnels de ce dernier.
5 - Diffuser son offre de stage
Pour une diffusion efficace, l'offre de stage doit être partagée à grande échelle sur des canaux adaptés au poste. Les sites d'emplois, réseaux sociaux ou sites métiers sont particulièrement efficaces pour une diffusion de masse. En parallèle, les sites spécialisés en offres de stage, les intranets et les rencontres étudiants-entreprises, sont autant de leviers pour cibler efficacement un vivier de stagiaires.
6 - Préparer sa méthode de recrutement
Un recrutement efficace est un recrutement qui permet d'identifier le candidat idéal tout en illustrant les valeurs de l'entreprise. Ainsi, pour réussir son embauche d'un stagiaire et travailler sa marque employeur, l'entreprise doit déterminer :
- Le déroulé de ses entretiens
- Les processus de recrutement permettant d'ajuster sa recherche du bon candidat
- Une méthode de traitement et de suivi personnalisée des candidatures
Quelles sont les conditions pour recruter un stagiaire dans une entreprise ?
Durée et rémunération du stage
Avant de recruter un stagiaire, l'entreprise doit s'assurer que le stage s'inscrit bien dans le cadre d'une formation et qu'il ne dépasse pas 924 heures annuelles. Elle doit également respecter un délai de carence entre deux stages correspondant à un tiers de la durée du premier stage. La rémunération, quant à elle, est obligatoire à partir du moment où le stage dépasse deux mois et doit alors s'élever à 3,60 € par heure travaillée minimum.
Effectifs réglementaires
En termes d'effectifs, la loi prévoit l'embauche de trois stagiaires maximum en simultané pour les entreprises de moins de 20 salariés et jusqu'à 15 % de l'effectif pour les entreprises de plus de 20 salariés. Néanmoins, afin d'empêcher le recrutement abusif de stagiaires, les entreprises ne peuvent solliciter des stages pour :
- Remplacer un salarié absent ou licencié
- Exécuter les tâches d'un poste permanent
- Répondre à une augmentation temporaire d'activité
- Exercer un poste saisonnier
Contrat de stage
Le recrutement d'un stagiaire passe par la signature d'une convention de stage, ou contrat de stage. Conclu entre le stagiaire, l'entreprise d'accueil et l'établissement d'enseignement, ce contrat donne un cadre légal au déroulement du stage et doit comporter :
- L'intitulé du cursus pédagogique suivi par le stagiaire
- Les tâches et missions confiées
- Les dates de début et de fin du stage
- Les horaires de travail hebdomadaires
- Le régime de protection sociale du stagiaire
- Le montant de la gratification, s'il y en a une
- Les avantages proposés par l'entreprise d'accueil
- Les modalités de suspension ou de résiliation du stage
Questions à poser à un candidat postulant pour un stage
Pour mener à bien un entretien de stage, les employeurs doivent préalablement définir une liste de questions à poser aux candidats. Ces dernières doivent tout autant porter sur les compétences du candidat que sur son intérêt pour l'entreprise ou ses méthodes de travail. Elles permettent aussi aux recruteurs de déterminer les raisons qui poussent les candidats à postuler au poste proposé.
Voici quelques exemples de questions à poser à un candidat lors d'un entretien de stage :
- Pouvez-vous me parler de vous ?
- Quelles expériences et compétences avez-vous acquises au cours de votre parcours scolaire/universitaire ?
- Quelles sont vos qualités ?
- Pourquoi avoir postulé à ce stage ?
- En quoi le poste à pourvoir répond-il à vos objectifs professionnels ?
- Qu'attendez-vous de ce stage ?
Éléments à considérer pendant la période de stage
Un stage ne peut avoir lieu sans la désignation un maître de stage, lequel ne peut suivre que trois stagiaires à la fois, quelle que soit la taille de l'entreprise. Son rôle sera d'accompagner le stagiaire dans les tâches et missions qu'il exerce, mais impliquera également de faciliter son intégration dans l'entreprise.
L'entreprise sera également amenée à réaliser un suivi régulier de son stagiaire, en interne comme avec ses responsables de formation. Pour ce faire, certaines écoles fournissent des grilles de suivi à faire remplir par les maîtres de stages tout au long de la période de stage.
Pour finir, il arrive qu'un rapport de stage soit demandé au stagiaire par son organisme de formation. Ce document prend la forme d'un compte-rendu qui décrit les missions exercées durant le stage ainsi que l'entreprise dans laquelle il s'est déroulé. L'entreprise qui accueille le stagiaire doit se rendre disponible pour répondre à ses questions et lui transmettre les informations nécessaires à la bonne rédaction de son rapport. Certaines d'entre elles décident même d'accorder un temps à la rédaction de ce rapport, compris dans les heures de travail du stagiaire.
3 conseils pour bien former un stagiaire
- Désigner un tuteur
- Expliquer la mission des stagiaires dans l'entreprise
- Apprendre aux stagiaires à gagner en responsabilité
1 - Désigner un tuteur
À la différence du mentoring qui consiste à soutenir un collaborateur dans son développement professionnel, le tutorat vise à former les stagiaires dans l'exécution de leurs missions et à les aider à s'adapter à leur environnement de travail. Avoir un tuteur permet aux stagiaires de gagner en confiance et de gagner en compétences à l'aide d'un suivi personnalisé.
2 - Expliquer la mission des stagiaires dans l'entreprise
Les stagiaires doivent prendre connaissance des activités qui leur sont attribuées dès leur entrée en stage. Pour cela, le maître de stage leur remet une fiche de mission qui précise les objectifs du stage, les missions à accomplir, les compétences à développer, les moyens mis à disposition et les interlocuteurs du stagiaire.
3 - Apprendre aux stagiaires à gagner en responsabilité
Dès le début du stage, les stagiaires ont besoin d'être encadrés pour apprendre à faire preuve d'autonomie dans la réalisation de leurs tâches et de leurs missions. L'objectif est donc de s'assurer qu'ils aient la capacité d'exécuter eux-mêmes leur travail sans l'aide des autres collaborateurs. En travaillant seul, ils seront plus à même de développer leurs compétences. Responsabiliser un stagiaire à un poste constitue une véritable source de motivation et augmente la confiance que l'entreprise d'accueil lui apporte.
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