Le service des ressources humaines peut faire un recrutement interne pour pourvoir un poste. Dans certaines circonstances, il est même requis de proposer l'emploi à des salariés déjà présents dans l'entreprise. Quoi qu'il en soit, il faut être attentif aux aspects légaux, et adopter de bonnes pratiques pour recruter efficacement.
Qu'est-ce que le recrutement interne ?
Le recrutement interne consiste à embaucher en priorité un salarié de l'entreprise pour pourvoir un poste créé ou vacant. Dans certains cas, la loi rend la pratique obligatoire. Les ressources humaines, en tout état de cause, doivent veiller à respecter le principe d'égalité de traitement.
Quelles sont les formes de recrutement en interne ?
Un recrutement interne peut être mis en œuvre lorsqu'un nouveau poste est créé, ou quand un poste est laissé vacant suite au départ d'un salarié. Dans un cas comme dans l'autre, le salarié qui obtient le poste est promu, muté géographiquement ou affecté à un nouvel emploi.
1 - La promotion
Quand une entreprise doit trouver un nouveau salarié, faire du recrutement interne est l'occasion de promouvoir un salarié déjà en poste. Si le manager d'une équipe quitte l'entreprise, notamment, il peut être pertinent d'ouvrir la candidature à ses collaborateurs les plus expérimentés.
Dans ce cas, le candidat retenu exerce les mêmes fonctions, mais à un niveau hiérarchique supérieur.
2 - Le transfert géographique
Quand une entreprise dispose de plusieurs sites d'exploitation, un recrutement interne peut représenter l'opportunité pour un candidat de changer de lieu de travail. Il arrive en effet que des salariés souhaitent être transférés géographiquement pour des raisons personnelles : motifs familiaux, notamment.
Dans ce cas, le candidat qui obtient le poste y exerce les mêmes fonctions, au même niveau hiérarchique, mais dans un autre lieu.
3 - La réaffectation
Quand une entreprise fait un pivot, ou fusionne, le service des ressources humaines doit réorganiser les effectifs en place. Certaines fonctions sont supprimées, et des emplois sont créés. Affecter les salariés dont les postes sont supprimés à des postes nouvellement créés est un bon moyen de limiter les départs.
Dans ce cas, le salarié réaffecté change de fonction dans l'entreprise. S'il ne dispose pas des compétences requises, il doit être dûment formé.
4 - Le changement de type de contrat de travail
Quand une entreprise doit pourvoir un poste, la loi lui impose de recruter en priorité certains salariés si leur emploi en cours correspond aux qualifications et aux compétences recherchées :
- Les salariés à temps partiel qui souhaitent passer à temps plein, et inversement (article L3123-3 du Code du travail).
- Les salariés en télétravail qui souhaitent passer en présentiel (article L1222-10 du Code du travail).
- Les salariés en CDD ou en intérim qui souhaitent passer en CDI (article L1242-17 du Code du travail).
Dans ces situations, il est obligatoire de passer par le recrutement interne. Les ressources humaines doivent non seulement informer les candidats en interne, mais aussi leur donner la priorité s'ils sont mis en concurrence avec des candidats externes également qualifiés et compétents.
Dans ce cas particulier, ce sont uniquement les conditions de travail qui changent : la durée ou le lieu de travail, ou la durée du contrat.
Quels sont les avantages lorsqu'on recrute en interne ?
1 - Rétention des talents
Faire du recrutement interne est un excellent moyen pour un employeur de retenir ses meilleurs talents. C'est un enjeu majeur de la gestion de talents, et d'autant plus dans un contexte générationnel où les salariés sont particulièrement volatils.
2 - Gain de temps et économies
Le processus d'embauche est plus rapide est moins coûteux lorsque les ressources humaines trouvent le candidat idéal dans les effectifs de l'entreprise. Nul besoin de diffuser une annonce d'emploi à grande échelle, ni de passer par un cabinet de recrutement, et le nombre d'entretiens est réduit. Les efforts à déployer en formation, en outre, sont minimes : le salarié connaît déjà les outils et les usages dans l'entreprise, il est immédiatement opérationnel.
Le cas échéant, un recrutement interne permet de rentabiliser les efforts de recrutement de stagiaire.
3 - Marque employeur
Pour le salarié recruté en interne, le résultat est au choix : une promotion, un transfert géographique selon son souhait, une affectation à de nouvelles fonctions plutôt que d'être licencié, ou un changement des conditions de travail conformément à ses vœux. Quel que soit le résultat, le salarié recruté en interne est un salarié satisfait. La marque employeur s'en ressent en conséquence.
4 - Sûreté
La prise de risque est limitée dans le cadre d'un recrutement interne. Le salarié recruté en interne connaît déjà les lieux et les personnes : le risque de mésentente est réduit. Dans ce cas, l'intégration dans sa nouvelle équipe est facilitée. Le service des ressources humaines, en outre, connaît déjà les soft skills des candidats, ainsi que leurs défauts : il n'y a pas de mauvaise surprise.
Les limites du recrutement interne
1 - Une dynamique faible
Recruter en interne est avantageux et vertueux, dans une certaine limite. Les entreprises en effet gagnent à embaucher de nouvelles recrues de manière relativement régulière. C'est ainsi qu'elles ont l'opportunité de trouver de nouveaux talents, dans un vivier en constant mouvement. Recruter en externe offre une vision neuve, et un nouveau souffle, qui peuvent constituer des leviers majeurs de croissance et favoriser l'inspiration et la réussite de projets innovants.
2 - Un processus délicat
Quand le service des ressources humaines recrute en interne, les salariés communiquent entre eux à ce sujet. Les pratiques sont alors scrutées avec plus d'attention que dans le cadre d'un recrutement externe, et les ressources humaines ont une pression importante : le processus doit être mené de manière irréprochable sur le plan légal. La moindre suspicion d'inégalité de traitement, par exemple, risque de faire naître un sentiment d'injustice, voire un recours en justice, alors même qu'il peut s'agir d'une simple maladresse.
3 - Un poste vacant
La principale limite du recrutement interne est de créer, mathématiquement, un poste vacant. À moins de supprimer un emploi, faire du recrutement interne ne suffit pas : inévitablement, il est nécessaire, et bénéfique, de faire du recrutement externe.
Conseils pour un recrutement interne efficace
1 - Vérifier les compétences disponibles en interne
À moins que la loi ou une convention collective l'impose, il n'est pas obligatoire pour l'employeur de proposer le poste en priorité à un salarié de l'entreprise. Or parfois, les compétences recherchées n'existent pas encore en interne. Dans ce cas, recruter en externe est plus intéressant. Le nouveau salarié est qualifié et compétent : sa formation se cantonne à la familiarisation aux usages et aux outils de travail, l'entreprise gagne du temps. Aller chercher un salarié en externe est également l'opportunité de s'adjoindre un nouveau talent, moteur d'une nouvelle dynamique.
2 - Diffuser une fiche de poste claire et précise
Communiquer clairement sur les conditions du poste à pourvoir est essentiel pour faire gagner du temps à l'entreprise ainsi qu'aux salariés. Le recrutement interne se fait par étapes.
- Élaboration de la fiche de poste : l'intitulé du poste, la qualification et les compétences requises, les missions, le lieu et le temps de travail ou encore la rémunération y figurent.
- Diffusion de l'annonce en interne : tous les salariés qui disposent des compétences pour le poste doivent accéder au même niveau d'information, au même moment. La loi n'impose pas de formalisme, l'annonce peut être envoyée par e-mail ou via le réseau social de l'entreprise par exemple.
- Entretiens : chaque candidat est entretenu dans des conditions égalitaires. Les ressources humaines s'assurent de leurs compétences et de leur motivation, les candidats s'assurent de la conformité du poste à leurs souhaits.
3 - Respecter le principe d'égalité de traitement
Le recrutement interne peut être assimilé à du favoritisme ou à du « copinage » si le processus ne garantit pas une parfaite égalité de traitement des salariés. Verrouiller cet aspect est le point le plus délicat dans le cadre d'un recrutement interne. L'égalité de traitement consiste à :
- Garantir à tous les salariés de l'entreprise la possibilité de candidater au poste à pourvoir, à condition qu'ils disposent des qualifications et des compétences requises. C'est à cet effet que l'information à propos du poste doit être communiquée en parfaite transparence. Les salariés qui n'ont pas les diplômes nécessaires, en revanche, ne sont pas obligatoirement tenus informés.
- Éviter toute forme de discrimination au moment d'attribuer le poste. Le sexe, l'âge ou la religion, par exemple, ne peuvent pas influencer la décision de l'employeur. La Cour de cassation se prononce régulièrement sur des litiges liés à la discrimination à l'embauche en interne. Dans un arrêt de 2015, les juges rappellent que le choix de l'employeur face à deux candidatures internes doit se faire objectivement, « en fonction de la compétence de chaque candidat ».
Quelles sont les implications d'un point de vue légal ?
Sur le plan juridique, le recrutement interne implique de :
- Modifier le contrat de travail du salarié. La modification peut être effectuée par avenant au contrat. Classification professionnelle, intitulé du poste, lieu et horaires de travail ou encore rémunération : les modifications dépendent de la forme de recrutement en interne.
- Mettre à jour le registre du personnel. Lorsque les informations de type intitulé du poste, niveau de qualification ou type de contrat changent, il faut le mentionner sur le registre.
- Transférer les données nécessaires pour la gestion de paie. Au-delà du montant de la rémunération, les données de poste du salarié recruté en interne doivent être mises à jour pour éditer des bulletins de paie conformes.
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