Frais de déplacement professionnels : comment les calculer ?

Rendez-vous client, salon professionnel ou encore voyage d'affaires : quand un collaborateur se déplace pour son travail, il engage des frais. Ce sont des frais de déplacement. Les frais de déplacement sont une catégorie de frais professionnels qui englobe le transport, ainsi que les repas et l'hébergement si la durée du déplacement l'exige. Dans la mesure où les frais sont nécessaires à l'exécution de la mission du collaborateur, ils sont pris en charge par son entreprise. Les modalités de calcul et de remboursement des frais de déplacement professionnels sont strictement encadrées par la loi. Pour faciliter la gestion administrative et financière en entreprise, il est primordial de bien connaître les règles.

Identifier les frais de déplacement professionnels permet de savoir quelles dépenses rembourser aux collaborateurs. L'enjeu est également fiscal. Quand une entreprise rembourse des frais de déplacement, en effet, les sommes versées ne sont pas considérées comme du salaire. Par conséquent, elles sont exonérées de cotisations sociales. Les sommes en outre sont déductibles du résultat fiscal de l'entreprise. Bien distinguer les frais professionnels est donc essentiel pour réduire le montant de l'imposition de son entreprise.

Quels sont les types de frais de déplacement ?

Il existe quatre types de frais de déplacement : les frais de transport principalement, les dépenses éventuelles de nourriture, d'hébergement, et certains frais divers. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme des frais de déplacement au sens de la loi.

Pour avoir une vision plus détaillée, voici les 4 types de frais de déplacement :

1. Frais de transport : les dépenses nécessaires pour faire les trajets entre le lieu de travail et le lieu de la mission sont des frais de déplacement. Il peut s'agir d'un titre de transport de type billet de train ou d'avion, d'une location de voiture, d'une note de taxi ou encore des frais liés à l'utilisation du véhicule personnel du collaborateur. Le cas échéant, les frais de péage, de carburant, de stationnement et de parking sont inclus dans les frais de déplacement.
2. Frais de nourriture : les repas pris au restaurant pendant un déplacement professionnel sont des frais de déplacement.
3. Frais d'hébergement : les dépenses de logement sont des frais de déplacement en cas de « grand déplacement ». Le grand déplacement est caractérisé quand la distance entre le lieu de la mission et le domicile empêche le collaborateur de dormir chez lui. C'est le cas notamment lors d'un voyage d'affaires à l'étranger.
4. Frais divers de déplacement : Ils englobent les dépenses engagées par les collaborateurs pour les besoins de la mission. Si un collaborateur doit poster un courrier, par exemple, les frais postaux entrent dans la catégorie des frais de déplacement.

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail obéissent à un régime fiscal spécifique. Les entreprises doivent participer aux frais de transport en commun et de location de vélos. Elles peuvent en outre décider de prendre tout ou partie des frais de transports personnels à leur charge.

Qui paie les frais de déplacement ?

C'est le collaborateur qui paie ses frais de déplacement. En réalité, il avance les frais et son entreprise lui rembourse.

Les collaborateurs disposent rarement de la carte bancaire ou du chéquier de leur entreprise. En cas de déplacement professionnel, deux solutions alternatives :

• Le collaborateur paye ses dépenses avec son argent personnel, puis en obtient le remboursement.
• L'entreprise a fait une avance sur frais, auquel cas le collaborateur puise dans cette avance.

Il est important de distinguer trois types de dépenses :

• Les dépenses directement liées aux besoins professionnels sont des frais de déplacement. C'est l'exemple typique des frais postaux.
• Les dépenses personnelles que le collaborateur n'aurait pas eu à payer s'il avait travaillé dans les locaux de l'entreprise sont des frais de déplacement. Ce sont les transports, les repas et les hébergements.
• Les dépenses personnelles d'agrément ne sont pas des frais de déplacement. Les achats personnels sont payés par le collaborateur, et ne sont pas remboursés par son entreprise.

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Comment rembourser les frais de déplacement ?

L'entreprise rembourse les frais de déplacement selon deux méthodes : le remboursement des dépenses réelles sur présentation de notes de frais, et/ou le versement d'allocations forfaitaires.

Le remboursement des frais de déplacement réels

Les entreprises sont autorisées à rembourser les frais de déplacement au réel. Dans le cadre de cette méthode, les dépenses sont remboursables sous réserve de remplir deux conditions :

• Les dépenses constituent des frais de déplacement professionnels au sens de la loi.
• Le collaborateur a fourni des justificatifs. En pratique, le collaborateur transmet une note de frais, accompagnée des factures ou des reçus correspondants.

Voici un exemple de modèle de note de frais :

Le remboursement des frais de déplacement au forfait

Les entreprises peuvent décider de rembourser au forfait. Dans ce cas, nul besoin de produire de justificatifs. L'entreprise verse une somme forfaitaire pour couvrir les frais de déplacement, et le collaborateur en dispose librement. Peu importe qu'il dépense plus ou moins que le montant du forfait qui lui est alloué.

Quand l'entreprise opte pour une prise en charge forfaitaire des frais de déplacement, elle peut en outre rembourser certaines dépenses exceptionnelles au réel, sur présentation de justificatifs.

Est-ce qu'un employeur est obligé de rembourser les frais de déplacement ?

Un employeur est obligé de rembourser les frais de déplacement, quelle que soit l'envergure de l'entreprise. En effet, il ne peut être exigé des salariés qu'ils payent des dépenses pour le compte de leur entreprise.

Les frais de déplacement, comme tous frais professionnels, ne sont toutefois remboursés que si les dépenses sont dans l'intérêt de l'entreprise. Pour éviter des malentendus, il est important de bien cadrer l'ordre de mission. Mettre en place une politique de frais professionnels est également recommandé. Ainsi, les collaborateurs connaissent les méthodes, les plafonds et les échéances de remboursement, ainsi que les modalités de justification des dépenses.

Comment calculer les frais de déplacement ?

Calculer les frais de déplacement consiste à additionner les sommes avancées par un collaborateur pendant le déplacement professionnel. En réalité, le calcul des frais de déplacement est effectué en amont. Les entreprises déterminent des montants maximums pour chaque type de dépense autorisée, et communiquent l'information. La méthode de calcul diffère selon que le remboursement est forfaitaire ou au réel.

Le calcul des frais de déplacement au forfait

Dans le cadre d'un remboursement forfaitaire, les entreprises se fondent généralement sur les barèmes fiscaux. À chaque type de frais de déplacement correspond un barème fiscal, qui indique le montant maximum du remboursement pour bénéficier de l'exonération des cotisations sociales.

Lors d'un déplacement en France, par exemple, l'entreprise est exonérée de cotisations sociales si elle rembourse le collaborateur dans les limites suivantes applicables en 2023 :

• 20,20 € par repas pris au restaurant, hors petit-déjeuner.
• 53,80 € par jour pour l'hébergement et le petit-déjeuner, en cas de grand déplacement. Le montant est porté à 72,50 € dans les départements 75, 92, 93 et 94 pour tenir compte des écarts de prix.

Au-delà de ces plafonds de remboursement, les sommes risquent d'être soumises à des cotisations sociales. À noter que les entreprises peuvent fixer des plafonds inférieurs, si leur budget l'exige.

Le calcul des frais de déplacement au réel

Dans le cadre d'un remboursement au réel, la question des plafonds fiscaux ne se pose pas car toutes les sommes remboursées sont exonérées. Malgré l'exonération, les frais de déplacement représentent un coût non négligeable pour l'entreprise. Pour éviter de mauvaises surprises, les entreprises fixent donc généralement des montants plafonds. C'est un élément stratégique dans le cadre de la gestion de voyage d'affaires.

Quand l'entreprise a fixé des montants plafonds, le collaborateur n'est pas remboursé des sommes qui dépassent les plafonds, sauf demande expresse préalable de dépense exceptionnelle. Billets de train ou d'avion, location de voiture ou encore nuits d'hôtel : pour fixer les plafonds, l'entreprise peut se baser sur les prix constatés.

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