Lorsqu'un salarié travaille dans une entreprise, il est essentiel de s'assurer qu'il s'y sente bien et mettre en œuvre les moyens nécessaires pour qu'il reste. Cependant, malgré les efforts de l'employeur, il arrive que certains salariés souhaitent démissionner. Pour déterminer ce qui les pousse à quitter l'entreprise, un entretien de départ doit être organisé.
Entretien de départ
L'entretien de départ a lieu lorsqu'un salarié fait part à son employeur de son intention de quitter l'entreprise. Au cours de cette discussion, l'employeur pose une série de questions afin de comprendre les raisons qui motivent la démission du salarié.
L'entretien de départ est dirigé par une personne de confiance, le plus souvent par un chef d'équipe ou un membre du service des ressources humaines. Il prend la forme d'une rencontre formelle et, bien que parfois source d'appréhension pour les salariés concernés, doit être apprécié comme un outil d'aide managériale et de suivi pour l'entreprise.
Est-il nécessaire de conduire un entretien de départ d'entreprise ?
Les entretiens de départ ne sont pas obligatoires, mais fortement recommandés pour les deux parties. En effet, les départs sont l'une des étapes du cycle de vie des salariés et ont tout intérêt à être considérés comme tels dans la stratégie managériale de l'entreprise. Les raisons qui poussent un salarié à quitter l'entreprise étant multiples, les connaître aide cette dernière à améliorer son fonctionnement et sa politique de ressources humaines. Il ne s'agit pas d'essayer de retenir les salariés qui décident de démissionner, mais d'en tirer des enseignements et de les accompagner tout au long de leur parcours avec l'entreprise.
L'intérêt d'un entretien de départ
L'entretien de départ est l'opportunité de montrer l'importance que l'employeur porte au bien-être de ses salariés. Bien qu'il suggère la fin de la relation entre le salarié et l'entreprise, il rentre pleinement dans le processus d'accompagnement des salariés et participe activement à construire la marque employeur de l'organisation.
L'entretien de départ s'inscrit plus largement dans un processus d'amélioration de l'expérience employé. Les salariés démissionnaires partagent ce qu'ils ont vécu dans l'entreprise et ce qui les pousse à partir. Leur expérience permet d'avoir une idée précise du ressenti des salariés et de l'environnement de travail dans lequel ils peuvent évoluer. L'entreprise pourra utiliser ces données pour réduire le turnover, améliorer le bien-être de ses salariés et leur engagement.
Questions à poser lors d'un entretien de départ
- Quelles raisons vous poussent à quitter l'entreprise ?
- Selon vous, quels sont les avantages de notre entreprise ?
- Comment décririez-vous votre poste actuel ?
- Les formations proposées ont-elles répondu à vos attentes ?
- Les méthodes managériales répondaient-elles à vos besoins ?
- Quelles améliorations apporteriez-vous à notre entreprise ?
- Qu'attendez-vous de votre nouveau poste ?
1 - Quelles raisons vous poussent à quitter l'entreprise ?
Cette première question est essentielle pour obtenir des réponses sur les motifs de départ d'un salarié. Le manager ou le représentant RH en charge de l'entrevue peuvent rebondir sur certains des motifs exprimés par le salarié et l'inviter à les expliciter s'il est à l'aise avec le sujet.
2 - Selon vous, quels sont les avantages de notre entreprise ?
Il s'agit ici de demander à l'employé démissionnaire ce qu'il a aimé dans l'entreprise et dans le poste qu'il occupe. Les réponses apportées à cette question ont tout autant de valeur que les problématiques qu'il a pu rencontrer, l'entreprise ayant tout intérêt à capitaliser sur ses forces.
3 - Comment décririez-vous votre poste actuel ?
Cette question s'intéresse à la perception du poste de travail par le salarié, lequel pourra exprimer les freins et leviers rencontrés dans le cadre de ses missions. Pour préciser ses attentes, l'employeur peut faire appel à une liste de questions complémentaires :
- Quel a été votre plus grand défi professionnel ?
- Ressentiez-vous de la pression dans votre travail ?
- Disposiez-vous des outils nécessaires pour réussir vos missions ?
- Votre rémunération vous convenait-elle ?
- Pensez-vous avoir progressé professionnellement ?
- La description du poste était-elle en adéquation avec le travail réalisé ?
- Le travail que vous avez accompli vous a-t-il satisfait ?
4 - Les formations proposées ont-elles répondu à vos attentes ?
La formation joue un rôle essentiel en entreprise. Elle développe et entretient les savoirs internes à l'entreprise, tout en permettant aux salariés de monter en compétences. Obtenir un retour sur l'appréciation de ces formations et leur pertinence servira de base pour repenser le plan de formation mis en place.
5 - Les méthodes managériales répondaient-elles à vos besoins ?
L'employé qui démissionne sera amené à exprimer son avis sur les méthodes managériales de l'entreprise. L'objectif, encore une fois, est de comprendre la dynamique interne de son organisation pour en améliorer les pratiques, mais aussi trouver de futurs salariés compatibles avec l'entreprise. Pour aborder la question sereinement, l'employeur peut plus précisément demander ce que la méthode de management interne a apporté dans le travail du salarié et si certaines pratiques ont au contraire été un frein dans son avancée.
6 - Quelles améliorations apporteriez-vous à notre entreprise ?
Il est intéressant pour l'employeur de questionner son futur ex-collaborateur sur les outils qui peuvent améliorer le fonctionnement de l'entreprise. En plus d'obtenir des pistes d'amélioration, demander son avis à un salarié qui quitte l'organisation permet de terminer sur une bonne note et de valoriser l'impact qu'il a pu avoir sur l'activité.
7 - Qu'attendez-vous de votre nouveau poste ?
S'intéresser aux attentes du salarié vis-à-vis de son nouveau poste permet de mettre en perspective les attentes salariales par rapport aux opportunités offertes par l'entreprise. Ce moment est également l'occasion de s'intéresser au futur de son collaborateur et à ses ambitions.
Comment mener un entretien de départ ?
Planifier l'entretien de départ au bon moment
L'idéal est d'organiser l'entretien de départ juste avant que le salarié ne quitte l'entreprise, en l'occurrence lors de son dernier jour de travail. Ainsi, lors de l'entrevue, celui-ci pourra décrire de A à Z son expérience et ce que l'entreprise lui a apporté.
Rédiger un questionnaire d'entretien de départ
L'entretien de départ se prépare. L'employeur peut préalablement remettre un questionnaire au collaborateur quittant l'entreprise pour lui permettre de structurer leur dernière entrevue. Cette méthode permettra de gagner du temps et de rassurer le collaborateur sur le contenu de l'entretien.
Créer un environnement propice
L'entretien de départ doit se dérouler dans un climat de bienveillance et de respect mutuel. L'employeur doit s'assurer que le salarié démissionnaire se sente à l'aise et choisir en conséquence un endroit dans lequel il pourra s'exprimer en toute confiance.
Être attentif à la communication non verbale
Le manager qui mène l'entretien de départ doit porter une attention particulière au langage corporel et aux expressions faciales du salarié qui démissionne. Ce dernier peut se montrer tendu, anxieux, voire sur la défensive pendant l'entrevue. Dans ce cas, son employeur doit le rassurer sur le but de l'entretien de départ et lui faire comprendre que cette rencontre n'impactera pas ses rapports avec l'entreprise.
Rester à l'écoute
L'écoute active est l'une des meilleures recettes pour une bonne prise en compte des propos tenus par le salarié qui quitte l'entreprise. Pour cette raison, l'employeur doit se concentrer et se montrer particulièrement attentif. Le salarié se sentira écouté et sera plus à l'aise de s'exprimer.
Faire preuve d'empathie
Pour que le salarié sortant se sente en confiance pendant l'entretien de départ, le manager doit se mettre à sa place et lui faire comprendre que son bien-être compte. Le salarié, encore une fois, sera plus disposé à mener cet échange et s'exprimer sincèrement.
Terminer la discussion par une note optimiste
À la fin de l'entretien, l'employeur doit valoriser le travail effectué par le salarié qui démissionne dans l'entreprise et récapituler en quelques points son impact sur l'activité. Il peut dresser un bilan encourageant du parcours mené avec le salarié, mais aussi, et surtout, le remercier pour tout ce qu'il a apporté à l'entreprise avant de lui souhaiter une bonne continuation dans son nouvel emploi.
Modèle de formulaire de départ
Pour comprendre comment se déroule un entretien de départ, voici un modèle de questionnaire à utiliser.
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