Déplacement professionnel : quelles sont les règles à connaître ?

Les déplacements professionnels sont soumis à des règles, quels qu'en soient le lieu et la durée. Temps de travail, remboursement des frais ou encore assurances : le cadre légal doit être respecté à tous égards, par les employeurs et par leurs salariés. Mettre en place une politique interne claire, et conforme à la réglementation du droit du travail, est essentiel pour faciliter la gestion globale des déplacements professionnels. Il est utile en outre de communiquer les informations à tous les collaborateurs dans l'entreprise. Les modalités des déplacements professionnels, par ailleurs, peuvent être spécifiées dans les contrats de travail.

Quels peuvent être les motifs d'un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel peut être envisagé pour tous motifs justifiés eu égard à l'emploi et aux missions contractuelles du salarié. Au moment d'envoyer un salarié en déplacement, l'employeur, naturellement, doit veiller à ne pas faire de discrimination.

Le déplacement professionnel peut durer de quelques heures à plusieurs semaines. Il peut concerner un salarié, une équipe ou l'ensemble des effectifs de l'entreprise. Il peut être exceptionnel ou fréquent. Il peut être effectué dans une ville limitrophe du lieu de travail, ou à l'étranger. Les caractéristiques spatiotemporelles sont déterminées par le motif du déplacement professionnel.

Exemples de motifs de déplacements professionnels :

• Un voyage d'affaires pour rencontrer des prospects à l'étranger.
• Une mission de dépannage ponctuel au domicile d'un client.
• Une formation professionnelle.
• Une réunion dans un autre établissement de l'entreprise.
• Un salon, un congrès ou un séminaire.
• La visite d'un site d'exploitation ou d'un lieu de vente.

De par leurs fonctions, certains collaborateurs sont amenés à faire des déplacements professionnels récurrents. C'est le cas du VRP, du commercial ou encore de l'équipe merchandising.

Quelles sont les règles qui s'imposent aux entreprises en matière de gestion des déplacements professionnels ?

En cas de déplacement professionnel, il faut connaître et appliquer six catégories de règles :

• La loi, qui régit par exemple les conditions de remboursement des frais de déplacement.
• La jurisprudence, qui modifie ou précise la loi. En novembre 2022, par exemple, la Cour de cassation a jugé que le trajet d'un salarié itinérant entre son domicile et celui de son premier client constitue du temps de travail.
• La convention collective applicable dans l'entreprise, le cas échéant. Exemple : un accord national conclu dans le secteur de la métallurgie prévoit que l'employeur doit respecter un délai de prévenance de 48 heures minimum avant la date du déplacement professionnel du salarié.
• Le contrat de travail du salarié. Les clauses de rémunération et de temps de travail, notamment, continuent de s'appliquer normalement pendant le déplacement professionnel.
• Le règlement intérieur, le cas échéant, qui peut prévoir les modalités d'organisation pratique des déplacements professionnels.
• L'ordre de mission, qui encadre chaque déplacement.

Deux points majeurs méritent l'attention de l'employeur : les frais de déplacement et le temps de travail. Ce sont des sources fréquentes de litiges avec les salariés. L'employeur en outre prend d'autant plus de précautions dans le cadre d'un déplacement professionnel de longue durée. La gestion en effet est complexifiée à de nombreux égards : le salarié risque de refuser le déplacement, les risques pour sa santé et sa sécurité sont multipliés, il accumule des heures de travail à compenser, il paye des nuits d'hôtel à rembourser. À l'étranger, par ailleurs, les systèmes de santé sont différents, il faut veiller à assurer la protection du salarié.

Le temps de travail en déplacement professionnel

Le contrat de travail d'un salarié fixe la durée du travail et la rémunération, conformément aux dispositions légales. Pendant le déplacement professionnel, ces dispositions continuent de s'appliquer.

Exemples :

• Dans le cadre d'un rendez-vous chez un client : le salarié doit s'y rendre pendant ses heures de travail, et perçoit sa rémunération. Si le rendez-vous dépasse la durée de travail contractuelle, l'employeur rémunère les heures supplémentaires du salarié.
• Lors d'un voyage professionnel avec des nuits d'hôtel : le salarié comptabilise ses heures de travail, c'est-à-dire les heures pendant lesquelles il est à disposition de son employeur. Les heures pendant lesquelles le salarié vaque à ses occupations personnelles ne constituent pas du temps de travail, même si le salarié se trouve éloigné de son domicile. Une compensation peut néanmoins être prévue, par convention collective ou dans le règlement intérieur de l'entreprise. Cette compensation dédommage le salarié pour les désagréments liés à l'éloignement de son domicile.

Les temps de trajet en déplacement professionnel

Le temps consacré aux trajets, a priori, n'est pas du temps de travail. Le salarié n'est donc pas rémunéré. L'article L3121-4 du Code du travail prévoit toutefois une exception. Lorsque le trajet est effectué jusqu'à un lieu différent du lieu de travail habituel, le temps de trajet est indemnisé s'il dépasse le temps de trajet habituel.

Illustrations : un collaborateur termine sa journée de travail par un rendez-vous client ; le trajet retour à effectuer implique que le collaborateur rentre plus tard chez lui ; ce temps supplémentaire doit être indemnisé. Lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, de même, le temps passé dans le train ou l'avion constitue du temps de travail.

Pour indemniser les temps de trajets en déplacement professionnel, deux alternatives :

• Le salarié a droit à un repos compensateur.
• L'employeur paye les heures supplémentaires.

C'est la convention collective qui détermine les modalités d'indemnisation des temps de trajet en déplacement professionnel. En l'absence de convention collective, la décision revient à l'employeur, après concertation, le cas échéant, des délégués du personnel ou du CSE.

Le remboursement des dépenses en déplacement professionnel

Quand un collaborateur réalise des dépenses professionnelles dans le cadre de son déplacement, elles sont prises en charge par l'entreprise. Il s'agit principalement des frais de transport, de repas et d'hébergement. Les dépenses sont remboursées au réel, sur présentation de notes de frais accompagnées de justificatifs, ou au forfait.

Pour déterminer les dépenses admises au remboursement, la loi distingue petits et grands déplacements. Le déplacement professionnel est un grand déplacement au sens de la loi si le salarié ne peut pas regagner son domicile à la fin de sa journée de travail.

Les indemnités de petit déplacement

Un petit déplacement ne nécessite pas de nuits d'hôtel. Les principaux frais professionnels sont les dépenses de transport et de repas.

Toutes dépenses liées aux transports pendant le déplacement professionnel sont remboursées par l'entreprise :

• Si le collaborateur utilise son véhicule personnel : l'entreprise lui rembourse les frais de péage et de stationnement. Le collaborateur reçoit en outre des indemnités kilométriques. Elles contribuent à payer les dépenses liées à l'utilisation de son véhicule personnel : le carburant, mais aussi les frais d'entretien ou encore l'assurance.
• Si le collaborateur n'utilise pas son véhicule personnel : l'entreprise rembourse le titre de transport en commun, le taxi ou encore la location de voiture ou de vélo.

En ce qui concerne les frais de restauration, l'entreprise rembourse au réel ou au forfait les collations et, le cas échéant, les repas pris au restaurant.

Les indemnités de grand déplacement

Un salarié est en grand déplacement, en France ou à l'étranger, lorsque sa mission lui impose de payer un hébergement. Dans ces conditions, l'entreprise rembourse :

• Les frais de transport.
• Les dépenses de restauration.
• Les dépenses de logement.

Pour maîtriser ses coûts, l'entreprise a tout intérêt à encadrer les dépenses engagées pendant les déplacements professionnels. À cet effet, elle fixe des montants plafonds par type de dépenses, et communique les informations en amont. Pour éviter de mauvaises surprises, l'entreprise peut en outre choisir de rembourser les frais professionnels sur la base d'une indemnisation forfaitaire. Le collaborateur dispose ainsi d'une enveloppe budgétaire dont il dispose librement, l'entreprise ne rembourse pas les dépenses qui dépassent le montant du forfait.

La santé et la sécurité du salarié en déplacement professionnel

À l'occasion de déplacements ponctuels, en France, les risques pour la santé et la sécurité du collaborateur sont sensiblement les mêmes que sur son lieu de travail, et que dans sa vie quotidienne. En cas d'accident, le salarié est protégé par le système de sécurité sociale français d'une part, le droit du travail d'autre part.

À noter que si le déplacement professionnel est d'une durée supérieure à trois mois, le salarié en déplacement à l'étranger est considéré comme expatrié et n'est plus rattaché à la sécurité sociale en France.

Dans le cadre d'un voyage d'affaires à l'étranger, et quand un collaborateur est amené à effectuer des déplacements fréquents, les risques sont accrus. Or l'employeur a l'obligation légale de veiller à la santé et à la sécurité de ses salariés. Il faut donc prendre des précautions. Illustrations :

• En amont d'un déplacement à l'étranger, l'employeur s'informe sur les éventuels risques géopolitiques et sanitaires sur le lieu de la mission.
• L'employeur tient compte des risques de stress et de fatigue liés aux trajets et aux décalages horaires, pour adapter le planning du collaborateur en déplacement.
• L'employeur évalue l'opportunité de prendre une assurance voyage professionnelle pour couvrir ses salariés en cas d'accident à l'étranger.
• L'éloignement de la cellule familiale et le rythme soutenu de travail sont des facteurs de risques psychosociaux. Pour les limiter, il est important de modérer la fréquence des déplacements professionnels.

Les modalités pratiques du déplacement professionnel

L'organisation d'un déplacement professionnel peut être gérée au cas par cas. Quand les déplacements se multiplient, toutefois, il est judicieux de formaliser des règles uniformes pour encadrer les modalités pratiques des déplacements. Les informations sont accessibles à tous, la gestion de voyage d'affaires est simplifiée.

• Sur le fond : l'employeur fixe librement les modalités pratiques des déplacements professionnels, sous deux réserves. Il doit respecter la réglementation applicable en matière de droit du travail. Le cas échéant, il doit consulter les instances représentatives du personnel pour avis.
• Sur la forme : les règles peuvent être formalisées dans le cadre du règlement intérieur. Elles peuvent en outre être insérées ou annexées aux contrats de travail.

Les modalités pratiques des déplacements professionnels portent par exemple sur les aspects suivants :

• Le délai de prévenance que l'employeur doit respecter pour informer un collaborateur de sa mission en dehors des locaux de l'entreprise.
• La politique de remboursement des frais engagés pendant le déplacement : allocations forfaitaires et/ou prise en charge des dépenses réelles, délais de remboursement, liste des justificatifs à produire ou encore montants plafonds des dépenses.
• Les moyens de transport à utiliser, ainsi que les catégories de titres de transport autorisées : première classe ou classe économique en avion, par exemple. À noter qu'il ne peut en aucun cas être imposé au collaborateur d'utiliser son véhicule personnel.
• Le circuit de validation des demandes et des procédures. Il s'agit d'indiquer, par exemple, quelle est la personne en charge de réserver les trains, les hôtels ou encore les restaurants.
• Les moyens et les modalités de communication entre le collaborateur et son équipe pendant les déplacements professionnels.

Les motifs légitimes de refus de déplacement professionnel

Certains contrats de travail incluent une clause de mobilité, qui prévoit que le lieu de travail du salarié peut être modifié. La clause informe dûment le salarié de ses obligations, et justifie efficacement ses déplacements professionnels. Mais la clause de mobilité n'est pas obligatoire pour imposer un déplacement professionnel.

Quand la mission à effectuer hors du lieu de travail correspond à l'exercice des fonctions du salarié, le déplacement professionnel s'impose. Il s'intègre en effet dans l'exécution normale du contrat de travail. Pour refuser un déplacement professionnel, le collaborateur doit justifier d'un motif légitime. Exemples de motifs légitimes de refus :

• Impossibilité d'assurer la garde de ses enfants.
• Nécessité impérieuse de rester auprès d'un proche malade à charge.
• Raisons personnelles de santé.

En dehors de ces cas, et sauf décision discriminante de l'employeur, le collaborateur ne peut pas refuser un déplacement professionnel. En cas de refus injustifié, l'employeur est autorisé, selon les circonstances, à :

• Engager une procédure disciplinaire.
• Licencier le salarié pour faute lourde. En septembre 2017, la Cour de cassation avait ainsi jugé justifié le licenciement pour faute lourde d'un salarié qui avait refusé un déplacement professionnel sans motif légitime.

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Y a-t-il une différence entre déplacement professionnel et voyage d'affaires ?

Du point de vue de la réglementation, il n'y a pas de différence entre déplacement professionnel et voyage d'affaires. Les notions de déplacement professionnel et de voyage d'affaires, par définition, désignent toutes deux l'exécution d'une mission hors du lieu de travail habituel. Les mêmes règles s'appliquent.

En pratique néanmoins, il existe des différences sensibles.

• L'expression « déplacement professionnel » est plus formelle : c'est celle qui est utilisée dans le Code du travail, notamment. Dans le langage courant, l'expression « voyage d'affaires » est plus utilisée.
• Par usage, le voyage d'affaires fait référence à un déplacement professionnel de plusieurs jours, qui inclut des nuits d'hôtel.

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