Le début de cette année 2020 vous a certainement donné l'occasion de renforcer votre stratégie de planification événementielle et de la rendre encore plus performante.
Comment organiser un événement professionnel ?
Cet article vise à vous aider à organiser un événement réussi.
1 - Une bonne gestion de l'enregistrement
L'accueil est la première chose que votre participant voit lorsqu'il arrive à votre événement. La première impression doit être la bonne !
S'il y a bien un élément qu'il faut avoir sous la main le jour de votre événement, c'est votre liste de participants. Assurez-vous que le personnel d'accueil puisse y avoir accès rapidement. En effet, il est probable que certains invités aient oublié leurs billets imprimables à domicile, qu'ils aient perdu leurs billets physiques ou encore qu'ils ne soient pas inscrits du tout.
Configurez un système qui permettra à votre personnel d'accueillir rapidement les participants et un bureau dédié aux cas particuliers afin de ne pas nuire à la fluidité de leur arrivée.
Faites un test pour déterminer le temps dont vous aurez besoin pour vérifier les différents types de billets et faire entrer les participants de la manière la plus efficace et rapide possible.
2 - Un système d'inscription facile à comprendre
Quel que soit votre événement, le formulaire d'inscription ne doit pas être complexe à déchiffrer. L'inscription doit être rapide, simplifiée par des champs préremplis et elle doit faire figurer un maximum d'informations sur l'événement (date, heure de début et fin, accès, programme, pourquoi le participant doit venir à votre événement, l'enregistrement dans son agenda, etc.).
Si votre événement comporte des informations tarifaires, faites preuve du plus de clarté possible. Si votre offre est compliquée à comprendre, vous risquez certainement de décourager une partie des intéressés.
Vous allez gagner du temps (et vous évitez des maux de tête) en créant une structure de prix simple. Une idée fausse pourrait être de penser que les festivals et les conférences puissent être l'endroit idéal pour mettre en place une structure de prix complexe avec des accès filtrés, des laissez-passer, etc.
Cela permet de rapporter un certain niveau de vente. Pourtant, la plupart des organisateurs d'événements qui atteignent, voir dépassent, ces mêmes niveaux de vente utilisent une tarification plus simple et intuitive. Par exemple, lors de la configuration de vos prix, évitez les tranches d'un euro : 21 €, 31 €, etc. qui rendent la vente en espèces beaucoup plus difficile.
De plus, si vous avez une offre promotionnelle, n'hésitez pas à l'utiliser et la mettre en avant, mais toujours de manière claire et lisible.
3 – Étudier en profondeur votre cible, votre public
Sans forcément réaliser de nombreuses études marketing, il convient d'avoir une bonne connaissance de votre public. C'est l'un des aspects les plus importants lors de l'organisation et la promotion d'un événement.
Avez-vous construit un profil type (comme un persona) ? Savez-vous ce que vos participants recherchent et les éléments qui les attirent ? Sont-ils intéressés par les nouvelles technologies ? Sont-ils présents et actifs sur les réseaux sociaux ? Comment vos participants s'inscrivent-ils en général : courriers, achat de billets sur place, commandes par téléphone, e-mail ou réservation en ligne ?
Internet étant incontournable, l'inscription en ligne permet d'augmenter la visibilité de votre événement. Vous avez donc besoin de faciliter la transition vers le web pour vos participants. S'il vous faut apprendre comment améliorer cela, pas d'inquiétudes, il existe différents outils, présentés plus loin dans cet article.
4 - Une bonne gestion du budget
Quel que soit le secteur d'activité, pour organiser un événement, il faut se plonger dans les chiffres. La gestion de budget est incontournable dans l'organisation d'un événement.
Les éléments constituant votre événement correspondent à plusieurs dépenses, et aucune ne doit être négligée. Par exemple, le restaurateur met dans son devis les éléments nécessaires pour livrer et servir le repas ; mais c'est à vous qu'il revient de vérifier que le lieu dispose du nombre de tables nécessaires, ou de prévoir d'en louer, pour l'installation du service et le confort des participants. Avec l'exemple du wifi, il faut s'assurer que le lieu de réception en fournit un de bonne qualité afin que tous les participants puissent s'y connecter ou à défaut le prévoir dans le budget de l'événement.
Comme il ne faut rien oublier, faites une check-list. C'est essentiel non seulement pour savoir qui fait quoi, mais aussi pour se rappeler ce qui a été fait, et par qui (car pour gérer les imprévus, il faut pouvoir contacter la bonne personne rapidement).
Ensuite, cherchez à comprendre chaque devis que vous recevez pour ne rien rater. Beaucoup de prestataires prennent une marge ou une commission, ce qui peut demander d'entreprendre des négociations.
Le facteur humain est également un élément qui peut rapidement devenir coûteux. Il faut y penser en amont. Pour réussir votre événement, vous devrez vous entourer de suffisamment de personnel. En cas de problème, vous devrez disposer d'individus capables de répondre aux questions et de gérer la situation. Lors de l'établissement de votre budget, pensez aux catégories requérant davantage de ressources financières (location de mobilier, restauration, recrutement, électricité, etc.).
Tous ces critères vous permettront de ne pas avoir de surprise au dernier moment, et de veiller ainsi à ne pas manquer de budget.
5 - Un système de gestion pour l'organisation
Maintenant que vous savez tout ce qu'il vous faut retenir et développer pour réussir un événement, notez qu'il est préférable d'utiliser des outils pour y arriver.
L'organisation événementielle est une chose qui peut rapidement devenir compliquée lorsqu'il faut travailler sur certains aspects sans avoir d'outils efficaces. Par exemple, pour la liste des participants, vous devez avoir un système qui puisse mettre à jour automatiquement votre liste en fonction des personnes qui ont confirmé, annulé, ou qui n'ont pas encore répondu. Cette liste doit être partageable facilement, donc en ligne, afin que toutes vos équipes d'accueil puissent y avoir accès le jour de l'enregistrement.
Il est conseillé de travailler avec un système de gestion en ligne de vos événements, qui vous permettra de planifier et suivre l'avancement de votre organisation : créer une page événement pour recueillir les inscriptions, suivre les participants, vendre vos billets en ligne, et même envoyer vos invitations.
De plus, envoyer et suivre ses invitations est un vrai défi : vous devez retenir à qui envoyer vos invitations, vos relances, vos confirmations, sans parler des derniers détails qui peuvent changer en dernières minutes.
Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez comment créer une invitation efficace en cinq étapes.
Cet article devrait vous aider à y voir plus clair dans la gestion de vos événements et si vous gardez à l'esprit ces 5 conseils à suivre, vous aurez toutes les cartes en main pour réaliser un événement réussi.
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