Les applications du télétravail

La crise de Covid-19 a accéléré et accentué de façon significative le recours au télétravail pour les entreprises, les obligeant à mettre en place des outils appropriés. Si chaque entreprise a des besoins qui lui sont propres, il en existe qui peuvent être utiles dans de nombreux secteurs d'activités.

Pour chaque catégorie (plateformes collaboratives, communication, gestion de projets et des emplois du temps et partage de données), les outils les plus utilisés ou plébiscités seront décrits ci-dessous dans les grandes lignes, avec leurs avantages et leurs inconvénients. Un tableau récapitulatif établit un éventail plus large encore des différents produits du marché.

Si les plateformes collaboratives sont évoquées ici en premier lieu, c'est parce qu'elles conjuguent et articulent les fonctionnalités des différentes catégories individuelles (Communication, Collaboration, Partage de données, Gestion de projets et des emplois du temps).

Plateformes collaboratives

Microsoft Teams / Microsoft 365

Microsoft Teams fait partie de la suite Microsoft 365 dont elle permet d'exploiter les multiples outils afin de partager les documents entre les télétravailleurs. Elle propose par ailleurs des fonctions de conversations de groupe et de messagerie privée. Le lien entre les membres d'une équipe est entretenu sous la forme d'un fil de discussion de type chat, avec la possibilité de le poursuivre sous forme de visioconférences au besoin, le tout adossé aux documents MS 365 partagés et éditables en temps réel par chacun.

Points forts : Teams est reconnu pour la richesse de ses fonctionnalités, sa connectivité et sa polyvalence.

Inconvénients : peut-être le corollaire négatif de tant de fonctionnalités, certains utilisateurs déplorent la difficulté de la prise en main. Le support technique n'est pas non plus un modèle du genre.

Google Workspace (anciennement GSuite)

La liste des fonctions disponibles est pléthorique : Gmail (messagerie), Google Drive (stockage Cloud), Google Agenda (calendrier en ligne), Google Hangouts (chats et visioconférence), modules de traitement de texte, tableurs, formulaires et présentations, bloc-notes numérique, Google Vault et Admin (archivage et gestion), Google Sites (outil de création de sites web).

Points forts : une seule interface requise : un navigateur internet. L'hébergement dans le cloud est particulièrement intéressant car les données sont accessibles et partageables où que se trouve le télétravailleur.

Inconvénients : il est nécessaire de disposer d'une connexion internet rapide puisqu'il faut en permanence être connecté au cloud. À noter également que la sauvegarde et la confidentialité des données sont confiées aux bons soins de Google et qu'il convient de s'assurer que les moyens de protection requis sont bien en place.

Workplace de Facebook

Le réseau social bien connu possède désormais une déclinaison à usage professionnel qui vise à faciliter la communication et la collaboration d'une entreprise. Les fonctionnalités de Facebook (profils, groupes, messagerie instantanée, threads d'actualité) sont toujours présentes, mais avec une orientation métier. Cette version comporte des bots dont l'objet est d'automatiser et de simplifier certaines tâches.

Points forts : les outils sont simples et connus des utilisateurs. Les conversations vidéo peuvent accueillir plusieurs dizaines de participants.

Inconvénients : certains travailleurs peuvent être réticents à utiliser pour un usage professionnel l'application de réseau social qu'ils utilisent à titre privé.

Slack

Il s'agit de l'une des applications collaboratives les plus connues et utilisées dans le monde. Tous les modules requis et attendus d'une telle application sont accessibles depuis un emplacement centralisé.

Points forts : l'accès aux outils s'effectue de la manière la plus simple, depuis un navigateur web.

Inconvénients : il importe d'organiser de manière structurée les différentes conversations au risque de s'y perdre. Des modules complémentaires peuvent être requis, comme Trello, par exemple.

Talkspirit

Face aux mastodontes du marché évoqués ci-avant, certains éditeurs tentent de tirer leur épingle du jeu comme Talkspirit. Il s'agit d'un éditeur français dont la solution semble séduire un nombre croissant d'utilisateurs.

Points forts : sa simplicité et sa convivialité facilitent son adoption par les télétravailleurs. Ses fonctionnalités concurrencent en tous points celles des grands éditeurs avec même une suite bureautique OfficeNow intégrée, pour partager des documents de travail. L'offre tarifaire est bien placée.

Inconvénients : un accompagnement peut s'avérer nécessaire pour déployer la plateforme et la faire accepter par les équipes.

Klaxoon

Entreprise rennaise fondée en 2010, Klaxoon impose son modèle et son approche, alliant management visuel et visioconférences, sous la forme d un tableau blanc numérique et ludique. La crise du Covid-19 a contribué à mettre en lumière cet éditeur dont les ventes explosent aujourd'hui.

Points forts : la richesse des fonctionnalités.

Inconvénients : corollaire de ses points forts, la prise en main n'est pas évidente pour les participants.

Les plateformes collaboratives décrites ci-dessus couvrent, à priori, l'ensemble des besoins requis pour le télétravail. Mais il est pertinent pour une entreprise de s'intéresser aux autres outils individuels car elle peut déjà avoir d'autres solutions en place ou n'avoir besoin que d'une ou de quelques catégories d'outils. Les voici donc présentées une par une.

Communication

Le télétravail implique de pouvoir garder le contact et d'échanger avec ses collaborateurs et collègues, mais aussi avec les clients et les fournisseurs. À cet égard, il est donc nécessaire de s'adosser à différents types d'outils, comme une messagerie, des solutions de visioconférence, de chat instantané, etc.

Messagerie

Outlook

Microsoft Outlook est sans doute l'un des outils de messagerie les plus diffusés dans le monde, notamment en raison de son intégration aux suites bureautiques MS Office ou Microsoft 365 et bénéficiant donc de leur large diffusion planétaire.

Points forts : Outlook combine plusieurs outils en un. Outre le fait d'être un client de messagerie reconnu, il possède également une fonction Calendrier très utile couplée à Gestionnaire de rendez-vous permettant de planifier et de gérer rendez-vous et réunions. Lors de la planification d'un événement, Outlook peut demander leur disponibilité aux collaborateurs, puis leur adresser automatiquement un e-mail pour les notifier de cet événement auquel ils sont invités à participer.

Microsoft Outlook dispose également en natif d'une fonction de gestion de contacts. Il est possible d'organiser ses contacts selon les besoins, en conjuguant plusieurs contacts au sein d'un groupe pour effectuer des envois groupés, au besoin ou encore d'utiliser la liste des contacts dans le cadre d'un publipostage par exemple.

Inconvénients : le prix de MS Outlook peut représenter un obstacle sachant qu'il existe des outils gratuits et libres de droits proposant des fonctionnalités similaires. Par ailleurs, il est davantage destiné à s'exécuter sur les plateformes Windows que Mac ou Linux. Son architecture propriétaire le rend également peu compatible avec les produits autres que Microsoft. Enfin, sa lourdeur peut lui être reprochée, notamment à mesure que le nombre de messages et de contacts augmente.

Mozilla Thunderbird

Thunderbird est probablement le logiciel de messagerie gratuit le plus populaire qui soit.

Points forts : la raison de sa popularité, outre sa gratuité, est qu'il possède des fonctionnalités dignes des meilleurs logiciels équivalents, mais payants. Ainsi, il fait la part belle aux options de sécurité avec notamment un filtre antispams et anti-phishing intégré. Il se déploie également sur plusieurs systèmes d'exploitation, dont Windows, GNU/Linux, Mac, Android. Son renom à l'international s'explique également par sa disponibilité en de multiple langues.

Inconvénients : tout au plus, il sera  possible de lui reprocher la difficulté de configuration des options de sécurité.

Mailbird

Points forts : les utilisateurs sont unanimes à souligner l'ergonomie et le soin apportés à l'interface. Si la version payante propose des options et des possibilités de paramétrage plus poussées, la version de base ne reste pas moins une alternative intéressante.

Inconvénients : ce logiciel n'est disponible que sous Windows

Spike

Spike, anciennement Hop, a revu sa copie en se positionnant à la fois comme un système de messagerie mais également de chat et les messages sont désormais traités comme des fils de discussion.

Points forts : le rapprochement e-mails/chats, déroutant à première vue, est une réussite. L'interface est ergonomique et agréable.

Inconvénients : on regrettera que l'interface ne soit disponible qu'en anglais.

Visioconférence

GoToMeeting

Développé par LogMeIn, acteur de longue date des produits de télétravail, GoToMeeting est un outil de visioconférence fiable, à l'ergonomie simple et intuitive. De plus, il se synchronise automatiquement avec l'équipement des utilisateurs, ce qui évite à ces derniers un paramétrage fastidieux et leur procure une expérience optimale.

Points forts : Diversité des supports : une réunion GoToMeeting peut se tenir sur un ordinateur comme sur un smartphone, depuis une session de navigateur web comme depuis l'application téléchargeable. Partage d'écran ; messagerie instantanée ; Intégration de GoToMeeting à Slack, Google Agenda, calendrier Office 365 et Salesforce pour planifier, lancer ou gérer des réunions. Service client disponible 24h/24 et 7j/7. Chiffrement des interactions.

Inconvénients : Une connexion internet haut débit est souhaitable pour éviter les latences et les ralentissements.

Cisco webex

webex est probablement le logiciel de visioconférence le plus polyvalent et compatible du marché. En effet, il se déploie sur nombre de supports (PC, tablettes, smartphones), nombre d'environnements (Windows, Mac, Linux), est compatible avec diverses solutions collaboratives, le tout assorti d'une facilité d'utilisation remarquable. Sa fonction d'enregistrement des sessions au format MP4 permet aux absents de se tenir informés a posteriori.

Points forts : Partage d'écran par document ou partage intégral ; enregistrement en MP4 ; nombre illimité de participants ; pas de limite de durée.

Inconvénients : Lenteur d'accès à une réunion en cas de mise à jour majeure ; les utilisateurs sur Mac ne peuvent participer qu'à un événement à la fois.

Zoho Meeting

Ce logiciel de visioconférence robuste, simple et sécurisé se prête à des sessions de travail collaboratif entre collègues ou visant à entretenir les relations commerciales avec les clients.

Partage d'écran, sauvegarde dans le cloud, enregistrement des sessions, invitations par courrier électronique adressées aux participants... ne sont que quelques-unes des fonctionnalités de cet outil.

Points forts : Fonctionnement en navigateur ou via une application dédiée ; compatible Windows, Mac et Linux ; fonction de chat ; sécurité : protocole SSL et chiffrement AES 128.

Inconvénients : Nombre limité de participants par rapport à d'autres produits ; peu de fonctions de personnalisation.

Join.me

Join.me joue la carte de la simplicité d'utilisation : les participants rejoignent aisément, via un navigateur, les réunions auxquelles ils sont conviés, sans installer de logiciel dédié.

Points forts : Partage d'écran avec prise de contrôle à distance possible ; interface simple et conviviale ; synchronisation avec Outlook et Google agenda.

Inconvénients : Prix relativement élevé comparativement à la concurrence ; tableau blanc disponible sur Iphone et Ipad uniquement.

Zoom

En dépit d'une controverse née en pleine crise de Covid-19 de ses failles de sécurité, aujourd'hui résolues, Zoom compte parmi les solutions de visioconférence les plus utilisées dans le monde. Orienté cloud, Zoom permet des conférences en ligne audio et/ou vidéo avec partage de contenu et chat en direct.

Points forts : Version gratuite permettant l'accueil de jusqu'à 100 participants ; messagerie de groupe privée ou public intégrée ; partage d'écrans et de contenus ; enregistrement de sessions et transcriptions ; divers outils de collaboration et de calendrier intégrés ; disponible sur Windows, Mac, Linux, Android, iOS, Blackberry ; cryptage des données.

Inconvénients : Réunions limitées à 40 minutes pour les réunions de plus de 3 personnes pour la version gratuite ; téléchargement du logiciel obligatoire.

Skype

Qui ne connaît pas Skype ? Cette solution de visioconférence fait figure de précurseur. Exploitable aussi bien pour les échanges personnels que professionnels, il s'agit d'un produit complet et polyvalent disponible sur toutes les plateformes.

Points forts : Vidéos HD avec possibilité de flouter l'arrière-plan ; possibilité de réunions gratuites sans inscription ni téléchargement via Skype sur le web ; chiffrement des échanges ; sous-titrage et traduction en temps réel de la visioconférence ; partage d'écran.

Inconvénients : En cas de dépassement des seuils d'utilisation équitable de Skype (100 heures par mois, 10 heures par jour et de 4 heures par session vidéo), le canal vidéo est désactivé et la conférence passe en mode audio ; des « gels » de l'image parfois, voire des pertes d'accès intempestives ; assistance technique difficile d'accès

ClickMeeting

Initialement outil de webinaires assorti de fonctions de réunions et de collaboration d'entreprise en ligne, ClickMeeting s'est également imposé dans la cour des grands en y faisant valoir ses différents atouts.

Points forts : Qualité de l'expérience utilisateur ; fiabilité; prix attractifs ; Pas d'installation nécessaire ; vidéos HD grâce à la nouvelle technologie webRTC.

Inconvénients : Durée restreinte de stockage des enregistrements ; nombre limité de participants

Whereby

Whereby est une solution proposée par Telenor, l'opérateur norvégien. Elle se caractérise par un dispositif invitant les participants à se manifester en « frappant à la porte » pour accéder aux réunions. À l'instar de nombre de solutions récentes de visioconférence, Whereby s'exécute directement dans un navigateur web et ne requiert donc pas d'application dédiée.

Points forts : Admission des participants qui se manifestent en « frappant à la porte » ; jusqu'à 12 personnes à l'écran en simultané.

Inconvénients : Prix relativement élevé, interface en anglais uniquement

Jitsi Meet

Solution open source, Jitsi Meet peut être hébergée sur le serveur de l'utilisateur, ce qui contribue à la sécurité des visioconférences, faute d'assurer un chiffrement de bout en bout. Et si l'utilisateur ne possède pas les compétences requises pour configurer son propre serveur, ceux de l'éditeur sont à disposition. L'avantage de Jitsi Met est sa « légèreté » en cela qu'aucune installation n'est nécessaire et que tout se fait depuis un navigateur internet.

 Points forts : Entièrement gratuit, interface française disponible, floutage d'arrière-plan.

 Inconvénients :  Fonctionnalité de modération perfectible, pas d'enregistrement en natif.

Chat ou messagerie instantanée

La plupart des solutions collaboratives et/ou de messagerie mentionnées ci-avant sont équipées d'une fonction de chat ou de messagerie instantanée. Une telle fonction permet d'échanger en temps réel des messages brefs, de poser des questions et d'en recevoir la réponse sans délai, le tout sous couvert d'un chiffrement (la plupart des cas) protégeant la sécurité de ces échanges.

Il existe d'autres solutions dédiées telles que Signal, Wire, Wikr Me, Telegram, Dust IMessages

Gestion de projets et des emplois du temps

Comme leur nom l'indique, les solutions de gestion de projets visent à faciliter et optimiser les tâches d'un projet afin d'en assurer la réussite. Le marché compte pléthore de tels outils.

Partage de données

Dropbox

Pionnier en ce domaine, propose aux équipes de travail d'y déposer tous leurs contenus, de stocker et de consulter leurs fichiers depuis quelque support que ce soit (PC, tablette, smartphone), tous systèmes d'exploitation confondus.

Points forts : L'ancienneté de Dropbox sur le marché fait qu'il a été adopté par nombre de logiciels du marché et intégré comme solution connexe de stockage. Sa longévité lui confère également une fiabilité avérée, puisque cette solution est aujourd'hui plus forte d'avoir surmonté les divers problèmes de synchronisation du passé.

Inconvénients : À la différence de ses concurrents directs, Dropbox n'est adossé à aucune offre logicielle native permettant de modifier directement les fichiers hébergés. Sa capacité de stockage gratuite (2 To) est également inférieure à celle de la concurrence.

Google Drive

Outre un espace de stockage gratuit généreux (15 To), cette solution comporte également les outils Google Sheets, Google Docs et Google Slides qui contribuent forcément au bon partage des fichiers hébergés.

Inconvénients : les conditions d'utilisation de Google Drive spécifient que les contenus déposés feront l'objet d'une analyse. Quid de la sécurité des données ?

Microsoft One Drive

S'intègre parfaitement à l'environnement Windows dont il s'affiche sous la forme d'un dossier dans l'Explorateur. L'intégration avec les outils de la suite Office 365 est également une évidence.

Points forts : Accès hors connexion et numérisation de documents.

Inconvénients : Si l'intégration à Windows est aisée, une application sera nécessaire pour les autres environnements. On regrettera l'absence de passerelle avec Linux.

La présentation ci-dessus, sans se vouloir aucunement exhaustive tant l'offre de solutions et d'outils dédiés au télétravail est pléthorique, met en évidence les points forts et les inconvénients de certains produits, dans différentes catégories. Elle constitue à ce titre une aide pour s'interroger sur les atouts et les faiblesses des outils cités mais aussi d'autres outils du marché afin d'identifier celui ou ceux qui seront les mieux adaptés à la situation propre d'une entreprise et de ses équipes.

Solution collaborative complète ou choix d'une offre modulaire à se constituer « à la carte » ? L'important est de cibler au préalable les besoins réels ainsi que les capacités de stockage requises, en tenant compte des moyens matériels et logiciels existants et/ou à mettre en œuvre si nécessaire. Il convient également d'anticiper les besoins à venir afin de dimensionner correctement la solution retenue et de s'assurer de sa parfaite intégration avec les outils existants en vue de pérenniser les investissements et, plus généralement, l'infrastructure de télétravail de l'entreprise dans son ensemble.

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