Collaborer avec des freelances : un enjeu de performance pour les entreprises

Selon le rapport « Freelancing in Europe 2022 » réalisé par Malt et BCG, un quart des professionnels du numérique en Europe sont des freelances. La transformation digitale, les nouvelles conceptions du travail mais aussi la pénurie de talents qui touche certains secteurs d'activité contribuent aujourd'hui à faire du freelancing un véritable enjeu de compétitivité pour les entreprises. Afin de rester performantes, elles doivent nécessairement repenser le lien qui les unit à ces travailleurs à part entière.

Le freelancing a le vent en poupe

Source : Anywr

Entre 2020 et 2021, le nombre de freelances inscrits sur Malt, plateforme spécialisée dans la mise en relation entre entreprises et indépendants, a grimpé de 39 %. Simultanément, le nombre d'auto-entrepreneurs a fortement augmenté en France, l'Urssaf dénombrant 400 000 travailleurs supplémentaires. Il pourrait être tentant de penser que ces hausses sont dues aux nouveaux besoins que la crise liée à la pandémie de Covid-19 a fait naître. S'il est vrai que celle-ci a accéléré certaines transformations dans le monde du travail, elle n'est pourtant pas la seule responsable de ces augmentations. Il semble en effet qu'il existe un réel engouement pour le freelancing : 72 % des cadres du privé ont une bonne image du freelancing et 30 % se disent intéressés par le fait d'exercer en tant que travailleurs indépendants.

Du côté des organisations, le constat est le même : 58 % des entreprises ont déjà reçu des demandes de la part de leurs salariés pour exercer en freelance. Par ailleurs, elles sont 44 % à avoir augmenté le nombre de leurs talents externes en 2021 et il semblerait que les missions longues, de plusieurs mois, se banalisent.

Conscientes que le freelancing est en plein boom, les plateformes spécialisées se multiplient. Malt, Crème de la crème, Comet ou plus récemment Kamatz ont toutes la particularité de faciliter la mise en relation entre entreprises et freelances en limitant le temps de sourcing, en simplifiant la gestion administrative mais aussi en sécurisant la collaboration. Même les leaders de l'intérim s'y mettent. C'est le cas d'Adecco qui a lancé Yoss, une marketplace dédiée aux freelances et aux grands groupes. Et ça marche : les mises en relation via un cabinet de recrutement ou une plateforme digitale spécialisés sont en augmentation. Cela démontre que le recours au freelancing est une pratique qui s'installe et qu'elle exige d'être de plus en plus encadrée.

Cette dynamique peut s'expliquer de plusieurs façons. Il y a la pénurie de talents qui touche certains secteurs d'activité, des besoins d'expertises de plus en plus ciblées mais aussi une volonté des collaborateurs d'être plus indépendants et flexibles. Par ailleurs, il faut citer la transformation digitale des entreprises qui s'est accélérée sous l'effet de la crise sanitaire ainsi que les nouvelles formes de travail favorisées par l'adoption massive des outils collaboratifs. Comme le résume Audrey Baillet, directrice de la plateforme Anywr freelance, « la crise sanitaire a dopé le besoin de flexibilité et d'agilité des entreprises tout en leur montrant la nécessité de poursuivre leur transformation digitale. Ce phénomène a contribué à renforcer les pénuries de talents dans certains secteurs d'activité, à commencer par l'IT. Plus que jamais, les freelances représentent une opportunité pour de nombreuses entreprises avec moins de temps perdu à essayer de recruter un potentiel candidat ».

Freelances et entreprises : une collaboration aux multiples avantages

Souplesse, rapidité, expertise et innovation

Source : Anywr

Le freelancing permet aux entreprises de bénéficier d'une véritable souplesse. En effet, elles peuvent collaborer avec un freelance ponctuellement, à des moments stratégiques de leur développement, jouir d'une gestion administrative simplifiée et adapter la fréquence des missions selon leur santé financière.

Par ailleurs, le temps nécessaire pour initier une collaboration avec un travailleur indépendant est largement inférieur à celui qu'exige le recrutement d'un salarié. À titre d'exemple, il faut en moyenne 6 jours pour embaucher un talent sur Malt. C'est ainsi que certaines entreprises se servent du freelancing pour absorber le délai de recrutement d'une personne en CDI et prendre ainsi le temps de sélectionner le meilleur profil.

Autre avantage : l'expertise. 57 % des entreprises ont recours aux freelances pour cette raison alors qu'elles sont seulement 17 % à faire appel à eux pour une urgence. Il faut dire qu'un travailleur indépendant maîtrise généralement de nombreux outils et méthodes grâce à la pluralité de ses collaborations. De plus, il consacre en moyenne une demi-journée par semaine au développement et à l'affûtage de ses compétences.

Enfin, le regard neuf que pose un freelance sur l'entreprise avec laquelle il collabore pour la première fois constitue un atout précieux qui peut tout autant participer à la formation des salariés qu'au développement de la capacité d'innovation globale. Jonathan Attali, alors directeur digital d'Etam, le constatait déjà en 2018 : « dans le digital, il faut en permanence innover, garder de l'avance, lancer de nouveaux projets. Cela suppose de maîtriser ponctuellement des techniques et des outils que nous n'avons pas forcément en interne. D'où l'intérêt des freelances qui sont immédiatement opérationnels » et qui « contaminent positivement les équipes en place en apportant une vision et des pratiques nouvelles ».

Par ailleurs, il faut souligner que le recours à des talents externes est aussi l'occasion pour les entreprises de poser un regard neuf sur elles-mêmes. En menant une réflexion de fond pour préciser leurs besoins et leurs objectifs, certaines décident en effet naturellement d'ajuster les processus en place ou les outils utilisés.

Shine, une entreprise qui encourage ses salariés à devenir freelances

Même les organisations qui voient leurs collaborateurs en CDI devenir freelances y trouvent des bénéfices. C'est le cas de Shine. En février 2019, cette société qui fournit des services bancaires aux entreprises et aux indépendants, a modifié tous les contrats de travail de ses salariés. L'objectif ? Supprimer la clause d'exclusivité et leur permettre de se consacrer au freelancing un jour par mois sans que leur salaire ou leurs avantages n'en pâtissent. Dans un article publié sur son blog, l'entreprise, convaincue que « futur du travail et freelancing sont étroitement liés », explique y trouver plusieurs avantages : une montée en compétences des membres de l'équipe, un gain de maturité et une pollinisation des connaissances. « Ils apprennent au contact d'autres environnements de travail, à une vitesse considérable et font profiter à Shine de toutes ces bonnes pratiques », écrit-elle. Toutefois, ne risque-t-elle pas de voir ses salariés partir ? « Si nous remplissons notre mission de faire de Shine une entreprise où les gens sont heureux de travailler, alors permettre aux salariés de travailler en freelance à côté ne devrait pas augmenter le turnover, mais plutôt le faire baisser », affirme-t-elle tout en se réjouissant d'avoir un taux de départ particulièrement faible depuis ses débuts.  

Alors que le freelancing et le salariat sont souvent opposés, cet exemple démontre qu'ils peuvent bel et bien être des formes de travail complémentaires.

Comment bien choisir un freelance ?

Définir ses besoins

Plus une entreprise définit avec précision ses besoins et objectifs, plus elle est à même de s'assurer qu'un profil répond à ses critères de sélection. Toutefois, mener une réflexion ne suffit pas, il faut également partager ses fruits de façon claire et explicite : c'est le rôle du brief. En permettant au freelance de comprendre précisément ce qui est attendu de lui et de s'assurer qu'il a toutes les compétences requises pour mener à bien la mission qui lui est proposée, ce document cadre joue un rôle essentiel.

Chercher au bon endroit

L'étude réalisée par Anywr a révélé que les entreprises utilisent majoritairement le bouche-à-oreille et les réseaux sociaux pour recruter un freelance. Ceux-ci peuvent être professionnels comme LinkedIn ou généralistes comme Twitter.

Toutefois, le recours aux cabinets de recrutement et aux plateformes spécialisées augmente. Le large éventail de services complémentaires offerts par ces dernières représente un atout de taille dans la course aux talents.

Enfin, les espaces de coworking constituent également des viviers intéressants. La France en comptait 2 787 en 2021, un chiffre en augmentation de 60 % par rapport à 2019.

Comparer les tarifs

Afin de s'assurer de faire le bon choix, il est indispensable de solliciter plusieurs professionnels et de leur demander un devis pour la mission qui leur est proposée. Celui-ci doit comporter la liste précise des tâches qu'ils s'engagent à effectuer, leurs coûts mais aussi le nombre de correctifs ou allers-retours qui pourront éventuellement être réalisés. À cette occasion, il est évidemment important de comparer les tarifs journaliers moyens tout en tenant compte des charges d'auto-entrepreneur et du nombre d'années d'expérience revendiquées.

En complément, il est également possible de parcourir les plateformes spécialisées afin de découvrir les prix qui y sont pratiqués ou de consulter des baromètres de tarifs pour le métier recherché. Kamatz encourage les entreprises à intégrer le freelancing à leur démarche RSE et à « adopter une démarche de fair freelancing » en définissant un tarif de prestation équitable et en s'assurant de bien comprendre le montant que touchera véritablement le freelance à l'issue de la mission.  

Évaluer l'expertise

Portfolios, recommandations, curriculum vitae, il est important de consulter l'ensemble des éléments à disposition pour évaluer l'expertise d'un professionnel et de prendre le temps d'échanger avec lui de vive voix avant de s'engager. L'objectif : s'assurer que la mission est claire, qu'il a l'expérience, les compétences et les soft skills requises pour la mener à bien mais aussi qu'il est motivé et que ses valeurs sont en adéquation avec celles de l'entreprise.

Les clés d'une collaboration réussie entre freelances et entreprises

L'importance de la préparation

Un brief clair et précis

Pour 50 % des freelances, un brief clair et précis constitue le deuxième critère le plus important dans le cadre d'une collaboration avec un client. Selon Malt, il y a 7 règles d'or à respecter pour rédiger un brief parfait. Tout d'abord, il faut « faire un vrai pitch sur votre entreprise » et « partager les éléments stratégiques qui font votre identité ». Ce sont deux points particulièrement importants et souvent négligés : les entreprises pensent que les freelances les connaissent mais ce n'est pas toujours le cas. Il est donc essentiel qu'elles se présentent avec leurs propres mots en contextualisant le projet, en lui donnant du sens et en offrant la possibilité aux talents externes de s'imprégner de leur culture. Ensuite, Malt insiste sur la nécessité de « délimiter clairement vos objectifs », « préciser les destinataires et utilisateurs finaux », « clarifier les échéances et délais », « rester concis et bref » et, enfin, « annoncer votre enveloppe budgétaire ».

Une arrivée à anticiper

Pour qu'une collaboration se déroule de façon optimale, il est indispensable d'anticiper l'arrivée du freelance au sein de l'entreprise en lui permettant d'accéder rapidement aux outils (logiciels de gestion de projet, plateformes de partage de fichiers, etc.) dont il pourrait avoir besoin. Près d'un freelance sur 4 rencontre souvent des difficultés pour avoir accès à certains outils lors d'une mission. L'enjeu est grand pourtant : il s'agit de respecter le timing et, de ce fait, le budget établi.

Ajuster son rapport au temps

Freelances et entreprises n'ont pas le même rapport au temps. Les freelances sont contraints à une certaine instantanéité là où les grands groupes sont connus pour la lenteur de leurs décisions. Pour qu'une collaboration soit réussie, les entreprises doivent donc impérativement tenir compte de cette différence, et ce, dès le processus de sélection. En effet, un travailleur indépendant ne peut attendre plusieurs semaines avant de savoir si la mission qui lui a été proposée lui est bel et bien attribuée. Si l'entreprise veut véritablement trouver un talent compétent, il faut qu'elle soit en capacité de prendre une décision rapidement. Cette réactivité doit également s'exprimer lors de la collaboration : si des décisions sont prises en cours de mission ou si le volume de travail change, le freelance doit en être notifié promptement.

Enfin, il faut également souligner que peu de travailleurs indépendants peuvent se permettre d'attendre plusieurs mois avant d'être rémunérés. Alors qu'être payé dans les temps représente l'une des principales difficultés rencontrées par les freelances, les entreprises se doivent donc d'être vigilantes. D'ailleurs, il convient avant toute première collaboration que les deux parties vérifient ensemble les termes de paiement.

Les freelances, des travailleurs presque comme les autres

Concernés par la marque employeur

Dans le secteur de la tech, 59 % des freelances se disent prêts à refuser une mission si elle ne correspond pas à leurs attentes en matière de diversité et d'inclusion. C'est dire si les valeurs et les engagements d'une entreprise exercent une influence considérable sur les choix d'un professionnel indépendant. Dans un article dédié aux « 10 tendances RH à suivre en 2022 », Welcome to the Jungle évoque ainsi la nécessité d'ouvrir sa marque employeur aux freelances. « Qu'ils soient salariées ou pas, ces talents sollicités sont sensibles à ce qui fait la qualité de vie au travail dans l'entreprise cliente. Il faut donc également faire en sorte de les séduire et de les fidéliser », détaille l'article. Selon Michael Kusper, Manager IT du domaine Plateforme des Services chez Leroy Merlin, « le sujet des prestataires freelance prend de plus en plus d'importance. Nous avons une obligation de changer de mindset pour attirer, recruter et fidéliser des freelances qui sont de plus en plus sélectifs ». Il explique ainsi avoir « mis en place un processus de recrutement collectif dans lequel les équipes échangent directement et en toute transparence avec eux, pour leur présenter les challenges techniques et la culture d'entreprise ».

En recherche d'échanges

Selon le rapport « Freelancing in Europe 2022 », les attentes des freelances sont bien souvent alignées sur celles des salariés à temps plein. Aussi, il n'est pas étonnant que la communication soit essentielle pour nouer une relation solide et pérenne avec eux. Pour plus de deux tiers des indépendants, un bon relationnel avec l'équipe projet est essentiel. Par ailleurs, une communication régulière est citée comme le troisième critère le plus important d'une collaboration réussie.

Pour entretenir cette communication, il semble tout d'abord nécessaire de désigner un référent au sein de l'entreprise, idéalement membre du projet, afin que le freelance ait un interlocuteur privilégié et que la collaboration puisse se dérouler de façon fluide. Par ailleurs, il peut être intéressant de planifier des moments d'échange afin de faire le point sur le déroulement de la mission et les attentes de chaque partie. En outre, cela peut permettre d'identifier des ajustements nécessaires et d'éviter ainsi un nombre important d'allers-retours une fois la mission terminée.

Enfin, il est aussi essentiel que la communication perdure une fois le projet finalisé afin qu'un retour d'expérience puisse avoir lieu. L'objectif étant que les deux parties évoquent ensemble la mission, ce qu'elles ont particulièrement apprécié et les points qui pourraient être améliorés. Cette discussion est indispensable pour optimiser les collaborations futures.

Une autonomie à respecter

 Source : Malt

Si certains besoins des freelances sont donc proches de ceux des salariés, il ne faut toutefois pas oublier de préserver leur autonomie et leur flexibilité. L'indépendance, la flexibilité des horaires de travail et le choix du lieu de travail sont les principaux moteurs professionnels des indépendants. Alors que 56 % d'entre eux considèrent les processus rigides comme un frein important, leur offrir suffisamment de liberté et leur permettre de déployer leurs propres méthodes semblent donc être des prérequis indispensables à la réussite d'une collaboration. D'ailleurs, il est essentiel de rappeler que les entreprises doivent constamment veiller à ne pas imposer un lien de subordination aux freelances avec lesquels elles collaborent afin d'éviter une éventuelle requalification des prestations en contrat de travail.

La fidélisation, un enjeu fort

Alors qu'une pénurie de talents touche de nombreux secteurs, fidéliser les freelances apparaît comme un enjeu fort. S'il est vrai qu'ils ont un besoin d'indépendance et de liberté, ils cherchent avant tout à être épanouis. Pour 53 % d'entre eux, le bonheur au travail constitue la première raison pour laquelle ils choisissent une mission. Freelancing et fidélisation n'ont donc rien d'incompatible. Travailler régulièrement pour des entreprises qu'ils apprécient leur permet de bénéficier d'une certaine visibilité et de sécuriser leur activité. Du côté des organisations, dès lors que les freelances sont fidélisés, les coûts de recrutement diminuent et l'efficacité augmente.

Créer une communauté et offrir des avantages

Source : Anywr

Dans un article publié sur son blog, la société de design Ideo propose que les entreprises apportent de la sécurité aux freelances. Elle suggère notamment qu'elles se regroupent pour partager un vivier de talents flexibles et offrir aux travailleurs une protection santé et une assurance retraite à prix réduits. Grâce à cette communauté, elles ne seraient plus contraintes d'avoir à chercher des talents. Quant aux freelances, ils pourraient échanger avec d'autres professionnels qui leur ressemblent et partager leurs bonnes pratiques. Concernant les avantages offerts, il est possible de voir plus loin et d'imaginer un accès aux fêtes de bureau, aux exercices de renforcement d'équipe ou à certaines formations. C'est une façon de démontrer que les talents externes ont de l'importance, qu'ils ne sont pas seulement considérés comme des professionnels de passage et que l'entreprise se soucie de leur capacité à monter en compétences.

Selon Anywr, seulement une organisation sur 10 offre actuellement à ses freelances un accès aux événements internes ainsi qu'à des programmes d'onboarding avancés. Pour les auteurs de l'étude, il s'agit d'une « frange encore faible - mais présente - d'entreprises qui ont compris qu'il s'agit de profils avec lesquels elles devront composer durablement ».

Utiliser un Freelance Management System

Le Freelance Management System est un outil de gestion des freelances. Il permet de centraliser les échanges et les paiements, de sécuriser la mission d'un point de vue administratif, de constituer un vivier, de faciliter la fidélisation des talents et de simplifier le démarrage de nouvelles missions dans tous les services de l'entreprise. Si certaines plateformes, à l'instar de Malt, Kamatz ou Comet proposent déjà de telles options, le FMS a l'avantage de permettre aux organisations ayant déjà un vivier de talents d'être complètement autonomes.

Certaines entreprises, comme Microsoft, n'ont pas hésité à développer un outil sur mesure pour répondre à leurs propres besoins. Lancé en 2018, « le Kit de ressources freelance Microsoft 365 » propose des solutions aux principaux points de friction que rencontrent les entreprises lors du déploiement d'un programme freelance, dont les communications et la sensibilisation internes, la collaboration à l'échelle de l'équipe, l'analyse de données et l'automatisation des flux de travail ».

Faire appel à un Chief Freelance Officer

La mission du Chief Freelance Officer est de sélectionner les travailleurs indépendants, les intégrer au sein de l'entreprise, les accompagner tout au long de la mission mais aussi les fidéliser. Certains entrepreneurs, à l'instar de Lise Slimane, proposent des formations à ce nouveau métier pour « apprendre à maîtriser le sourcing, l'onboarding, le management et la fidélisation d'un écosystème freelance ». Toutefois, dans les faits, peu d'entreprises ont un CFO. Selon Bertrand Moine, cofondateur de Digital Village, « très peu d'entreprises ont créé de tels postes, la plupart sont restées au modèle classique de gestion des freelances par les services des achats ». Il estime ainsi qu'à « défaut de créer de nouveaux postes spécifiquement dédiés à la gestion des freelances, il faut impérativement que les services des ressources humaines prennent la main sur la gestion de ceux-ci ».

En 2030, 1,54 million de freelances devraient exercer dans les métiers de prestations intellectuelles, soit une augmentation de 71 % en 10 ans. Afin de pouvoir préserver leur compétitivité, les entreprises doivent donc impérativement apprendre à collaborer avec ces travailleurs de façon plus humaine et efficace ainsi qu'à activer les bons leviers pour les fidéliser. Pour cela, elles doivent « les considérer comme une ressource humaine à part entière et non plus comme un prestataire que l'on jette et réutilise à l'envie », souligne Bertrand Moine.

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