Plan d'intégration efficace sur 30, 60 et 90 jours en entreprise

Je me souviens de mon premier jour de travail à HubSpot. J'étais très nerveuse et de nombreuses questions me trottaient dans la tête. « Vais-je bien m'adapter à mon nouvel emploi ?  Combien de temps cela va-t-il prendre ?  Est-ce que je vais pouvoir gérer la charge de travail et entretenir de bonnes relations avec mes collègues ? »

Heureusement, ma responsable de l'époque avait préparé une check-list complète à effectuer sur quelques mois, qui m'a aidé à m'adapter. À présent, je m'épanouis dans mon travail.

Si la checklist en question était censée se dérouler sur 100 jours, elle suivait en réalité le déroulement d'un plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours.

Un plan d'intégration de ce genre est un incontournable pour tout nouveau collaborateur, car il l'aide à se fixer et à atteindre des objectifs réalisables et à s'adapter à son nouveau poste.

Pour vous aider à préparer votre nouveau collaborateur, ou vous-même à un nouveau poste, voici ce que vous devez savoir sur l'élaboration d'un plan sur 30, 60 et 90 jours.

Apprendre les nuances d'un nouveau poste en moins de trois mois est loin d'être facile. L'élaboration d'un plan solide sur 30, 60 et 90 jours est toutefois la meilleure façon d'accompagner un nouveau collaborateur et de l'aider à s'adapter aussi rapidement que possible à son nouvel environnement de travail.

Ce plan peut être mis en place dans deux cas de figure : lors de l'étape finale d'un entretien d'embauche et lors des premières semaines de travail du nouveau collaborateur. 

Plan d'intégration établi dans le cadre d'un entretien

Certains recruteurs demandent aux candidats d'expliquer ce que serait leur plan d'intégration s'ils étaient embauchés.

Si cette question peut être déroutante pour un candidat, elle peut aider les recruteurs à savoir si une recrue potentielle serait capable d'organiser son temps, de hiérarchiser les tâches qu'elle est susceptible d'entreprendre et d'élaborer une approche stratégique pour s'adapter au poste à pourvoir.

Un plan d'intégration bien pensé aide le recruteur à imaginer le candidat au poste à pourvoir et à le différencier des autres candidats.

Par exemple, imaginons qu'un emploi exige trois ans d'expérience avec Google Analytics et que les responsabilités liées au poste impliquent le suivi mensuel des performances du site web de l'entreprise.

Appuyez-vous sur ces éléments pour élaborer un plan d'action expliquant comment :

• Prendre connaissance des indicateurs clés de performance de l'entreprise (30 premiers jours).
• Renforcer la performance de l'entreprise au vu de ces indicateurs (30 jours suivants).
• Aider l'équipe à adopter une meilleure stratégie avec Google Analytics (30 derniers jours).
  
  

Plan d'intégration établi lors de la première semaine de travail

Dans le second cas de figure, la rédaction d'un plan d'intégration s'effectue à la prise de poste, dès la première semaine de travail.

Si vous êtes le responsable du recrutement, ce plan vous permettra de :

• Comprendre comment le nouveau collaborateur travaille.
• Répondre à ses préoccupations ou à ses idées préconçues sur le poste
• L'aider à s'adapter au nouveau poste.

Si le nouveau collaborateur n'est pas invité à élaborer un plan pendant l'entretien ou au cours de la première semaine de travail, il peut lui être utile d'en rédiger un par lui-même.

Un collaborateur peut en effet avoir besoin de repères pour s'intégrer dans son nouvel environnement de travail durant les premiers mois.

Même si les trois premiers mois permettent généralement aux nouveaux collaborateurs d'apprendre les ficelles du métier, c'est aussi le meilleur moment pour faire une bonne impression auprès de ses employeurs.

Si ce type de plan doit aider le nouveau collaborateur à s'adapter à son nouveau rôle, il doit aussi servir de catalyseur pour son développement professionnel.

Ce plan n'est pas uniquement destiné à guider le collaborateur tout au long de son apprentissage. Les objectifs qui y sont décrits doivent le pousser à être performant à chaque étape.

Gregory Golinski, directeur de l'équipe Growth chez HubSpot, suggère par exemple aux nouveaux collaborateurs d'établir un modèle de plan solide qui leur permettra d'évoluer : 

« Chaque fois que j'accompagne un nouveau collaborateur lors de l'onboarding, je passe en revue tous les documents de formation et je m'assure qu'ils sont à jour », explique-t-il. « Je demande également leur avis aux membres de l'équipe qui ont rejoint HubSpot récemment. Qu'ont-ils apprécié lors de leur onboarding ? Qu'est-ce qui aurait pu être amélioré ? »

Gregory affirme également que l'utilisation d'une plateforme plus interactive s'est avérée utile pour les nouveaux collaborateurs.

« L'un des changements les plus utiles que nous avons apportés récemment a été de déplacer notre plan d'intégration sur 30, 60 et 90 jours (ou plan de 100 jours) d'un Google Doc statique à Asana », explique-t-il. « Le plan est organisé par semaine, et chaque tâche comporte des ressources et des liens pertinents à consulter. La plateforme permet aux nouveaux collaborateurs de progresser plus facilement, et me donne un aperçu clair de leur progression. »

Les étapes pour rédiger un plan d'intégration

Un plan d'intégration efficace est divisé en trois grandes étapes : une première qui s'étend sur les 30 premiers jours, une seconde sur les 30 suivants et une troisième sur les 30 derniers jours.

Chaque étape a son propre objectif. Par exemple, l'objectif des 30 premiers jours est d'en apprendre le plus possible sur son nouveau poste.

Les 30 suivants se concentrent sur l'utilisation des compétences acquises, et les 30 derniers visent à démontrer la maîtrise des compétences et une autonomie pour résoudre les problèmes rencontrés.

Chaque étape comprend également des éléments qui aident à définir des objectifs et à décrire les résultats souhaités. Ces éléments sont les suivants :

Point de départ

Il permet d'avoir une vue d'ensemble sur ce que vous souhaitez atteindre au cours des 30 premiers jours. Il peut être utile de s'accorder sur un point de départ avec son manager qui soit aligné sur ses objectifs et les résultats souhaités par l'entreprise. Vous pouvez ainsi vous assurer que vous avez dès le début de votre collaboration les mêmes attentes que votre responsable.

Thème

Le thème est une phrase courte, résumant vos objectifs pour la période. Par exemple, votre thème pourrait être « trouver de nouvelles opportunités », « prendre des initiatives » ou « intégrer le maximum d'informations ».

Objectifs d'apprentissage

Les objectifs d'apprentissage se concentrent sur les compétences que vous souhaitez acquérir ou améliorer pour obtenir de meilleurs résultats. Par exemple, si vous êtes responsable de la création de contenu pour le site web de votre entreprise, vous devriez élargir vos compétences HTML ou CSS.

Au début de ma carrière à HubSpot, certaines tendances et certains termes marketing B2B m'étaient encore inconnus, et je n'étais pas habituée au style de rédaction de l'entreprise. En tant que rédactrice pour certains articles de blog, j'avais donc mis pour objectif de me familiariser avec les termes techniques liés au marketing B2B, ainsi que de m'adapter au style d'écriture de HubSpot.

Objectifs de performance

Les objectifs de performance se rapportent à des indicateurs spécifiques qui indiquent une amélioration. Il peut s'agir notamment de publier un article de contenu hebdomadaire supplémentaire ou de réduire le temps passé pour la révision de contenu.

Par exemple, lorsque j'ai commencé à travailler à HubSpot, je n'écrivais qu'un article par mois, mais mon objectif de performance était d'être capable d'écrire 1 article par semaine à la fin des 30 jours derniers jours.

Objectifs d'initiative

Les objectifs d'initiative consistent à sortir des sentiers battus pour découvrir d'autres façons de contribuer. Il peut s'agir de demander à votre responsable de prendre en charge les modifications ou les mises à jour du site web en fonction d'une échéance précise.

Objectifs personnels

Les objectifs personnels se concentrent sur la culture d'entreprise. Il s'agit par exemple d'améliorer vos relations avec les membres de l'équipe ou de prendre des initiatives.

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Établir un plan d'intégration en tant que manager 

Presque tous les plans sur 30, 60 et 90 jours sont constitués d'une phase d'apprentissage, d'une phase de contribution et d'une phase de leadership.

Le plan d'intégration d'un manager diffère de celui des contributeurs individuels, car ils ont généralement des responsabilités vis-à-vis de leurs équipes et disposent d'un pouvoir décisionnel au sein de l'entreprise.

Si vous êtes embauché ou que vous recrutez pour un poste de manager, pensez à l'un des objectifs suivants et à la façon de le mettre en œuvre progressivement pour atteindre vos objectifs.

Apprendre à connaître les forces et les faiblesses de son équipe

Phase recommandée : 30 premiers jours

Tout le monde apprend les ficelles du métier au cours du premier mois. Pour les managers, une grande partie de l'apprentissage repose sur les discussions avec l'équipe.

Si vous êtes un nouveau manager, passez du temps avec vos équipes et apprenez à connaître les rôles de chacun. Quelles sont leurs forces ? Que pourraient-ils améliorer ?

Faire en sorte que son équipe soit efficace et épanouie est un objectif difficile, mais essentiel pour un manager. Votre première étape consiste à déterminer comment vous allez encadrer le travail de vos collaborateurs au quotidien.

Aider un employé à acquérir une nouvelle compétence

Phase recommandée : 30 jours suivants

Même si vous êtes nouveau dans l'entreprise, vous avez été embauché pour vos compétences. Et vous pouvez faire bénéficier de ces compétences aux personnes avec lesquelles vous travaillez, en particulier celles qui sont placées sous votre responsabilité.

Après avoir rencontré vos nouveaux collègues et appris à les connaître, vous pouvez utiliser le deuxième mois de votre plan d'onboarding pour identifier des lacunes en matière de compétences au sein de votre équipe que vous pouvez aider à combler.

Par exemple : vous avez une bonne maîtrise des logiciels de HubSpot et votre nouvelle entreprise vient juste de commencer à utiliser le Marketing Hub. C'est une opportunité pour leur montrer comment utiliser la plateforme.

Améliorer la maîtrise du budget de votre équipe

Phase recommandée : 30 derniers jours

Les managers sont souvent responsables du budget dédié aux investissements de l'équipe, qu'ils concernent des logiciels, des fournitures de bureau ou des nouvelles recrues.

Après avoir passé les deux premiers mois à comprendre les dépenses de l'équipe, envisagez d'utiliser les 30 derniers jours de votre plan d'intégration pour faire des suggestions sur la gestion et l'utilisation du budget.

Existe-t-il un outil capable d'automatiser une tâche chronophage que votre équipe accomplit manuellement ? Élaborez une stratégie financière qui inclut cet outil dans le budget du trimestre suivant.

Élaborer une stratégie de formation qui aidera vos employés à évoluer professionnellement

Phase recommandée : 30 derniers jours

Vous n'aurez pas à attribuer des promotions lors de vos trois premiers mois de travail, mais vous devriez quand même en apprendre à connaître les compétences de vos collaborateurs pour accompagner leur développement professionnel.

Au cours des 30 derniers jours de votre plan d'intégration, vous pouvez établir une stratégie de management qui détaille comment accompagner les membres de votre équipe dans l'évolution de leur carrière.

Établir un plan d'intégration en tant que cadre dirigeant

En tant que cadre dirigeant, vous ferez face à une attente de résultats encore plus exigeante que pour les postes cités précédemment. Par conséquent, vous devrez être très impliqué dans l'organisation dès le premier jour et mettre en œuvre des changements à fort impact dès que possible.

Le contexte est également essentiel, et vous devrez comprendre la culture, l'équipe, les processus opérationnels actuels et les défis pour pouvoir les résoudre.

Voici les étapes essentielles à inclure dans un plan d'intégration pour un rôle de direction.

Intégrer autant d'informations que possible

Phase recommandée : 30 premiers jours

Comprendre le contexte est essentiel pour mettre des actions en oeuvre. Commencez votre période d'intégration en recueillant des informations et en dressant un état des lieux précis.

Examinez la documentation existante, assistez à autant de réunions que possible, rencontrez vos subordonnées ainsi que les managers et n'hésitez pas à poser des questions.

Être aligné avec son équipe

Phase recommandée : 30 premiers jours

Vous rencontrerez de nombreux collaborateurs au cours des 30 premiers jours, ce qui vous permettra de comprendre leur rôle au sein de votre organisation. Votre travail en tant que dirigeant consiste à définir la vision de l'organisation tout en éliminant les obstacles rencontrés par votre équipe lors de la mise en oeuvre de la stratégie.

Lors des premiers échanges avec votre équipe, vous devriez discuter des défis internes et externes rencontrés par l'entreprise.

Vous montrez ainsi que vous vous souciez de l'opinion de vos collaborateurs et que vous faites confiance à leur expertise, et vous obtenez différents points de vue.

Par ailleurs, si certains de ces points de vue convergent, vous pouvez identifier les problèmes les plus importants auxquels vous pourrez apporter des solutions qui auront un véritable impact.

Identifier les collaborateurs les plus performants au sein de l'équipe

Phase recommandée : 30 premiers jours

Les collaborateurs les plus performants dépassent les attentes liées à leur rôle.
Il est important de vous assurer que chaque équipe comporte au moins un collaborateur très performant, susceptible de servir de modèle, de motiver les autres collaborateurs et de renforcer l'esprit d'équipe.

À partir de là, vous pouvez déterminer les manques en matière de personnel et de compétences, et accompagner ainsi les membres de l'équipe qui ont besoin de conseils et de coaching et identifier des postes à pourvoir.

Définir des objectifs en vous basant sur ce que vous avez appris

Phase recommandée : 30 jours suivants

Lors de l'entretien d'embauche ou peu de temps après avoir été embauché, vous aurez une idée des problèmes rencontrés par l’équipe de direction et des raisons qui ont motivé votre recrutement.

Une fois que vous avez plus de contexte sur le fonctionnement de l’organisation, vous pourrez établir des objectifs concrets et mesurables qui pourront améliorer la performance de votre service.

Identifier les problèmes opérationnels

Phase recommandée : 30 jours suivants

Les entreprises de toutes tailles rencontrent des problèmes opérationnels lorsqu'elles mettent en œuvre des processus efficaces et à grande échelle. Parfois, lorsqu'une équipe de direction n'est pas alignée avec les managers intermédiaires, les opérations peuvent devenir difficiles à gérer.

Essayez de comprendre les raisons derrière le fonctionnement des opérations, puis déterminez s'il existe des solutions que vous pouvez mettre en place pour rationaliser vos opérations. Parfois, il suffit d'éliminer quelques points de friction ou d'automatiser certaines fonctions.

Élaborer et mettre en œuvre un plan de recrutement

Phase recommandée : 30 derniers jours

Vous connaissez vos collaborateurs, et vous savez comment les fidéliser et accompagner leur développement professionnel. Cependant, vous identifierez certainement des points de friction qui nécessitent de créer de nouveaux postes.
Vous devrez établir un plan de recrutement pour répondre aux besoins à court, à moyen et à long terme.

Effectuer des changements dans les opérations

Phase recommandée : 30 derniers jours

Les 30 derniers jours de votre plan d'intégration doivent être consacrés aux domaines de l'entreprise qui peuvent générer des résultats rapidement.

Une fois que vous avez identifié d'éventuels points de friction, vous pouvez vous concentrer sur leur élimination afin d’atteindre vos objectifs et d'améliorer vos performances.

Contribuer aux objectifs globaux de l'entreprise

Phase recommandée : 30 derniers jours

En tant que membre de l'équipe de direction, vous serez également informé des initiatives au plus haut niveau de l'entreprise, et les autres dirigeants de l'entreprise compteront sur votre expertise et votre expérience.

Il vous faudra participer aux réunions de la direction et contribuer à la stratégie globale de l'organisation au fur et à mesure qu'elle progresse.

Pour aller plus loin, découvrez comment accroître les performances de vos équipes en téléchargeant le guide pour améliorer la qualité de vie au travail ; ou découvrez le CRM de recrutement de HubSpot.