Kanban : définition, intérêt et conseils pour l'appliquer

Kanban fait partie des méthodes de gestion de projet visant une amélioration continue des processus dans l'objectif de mieux organiser les tâches entre les différentes équipes. Cet outil de travail et son mode de visualisation sous forme de tableau reposent sur une communication de l'état d'avancement du projet en temps réel et en totale transparence à l'ensemble des équipes impliquées dans sa réalisation.

C'est quoi la méthode Kanban ?

Kanban a fait son apparition dans les années 1950 dans l'industrie automobile, plus précisément chez Toyota. L'entreprise a développé la méthode en s'appuyant sur la gestion des inventaires utilisée par la grande distribution dans le but de passer d'un système de production de masse à une production à flux tendu.

L'objectif était de trouver une méthode de planification permettant aux équipes d'optimiser leur capacité de production en l'adaptant à la demande client afin de maximiser le gain de temps et de ressources.

Basée sur la demande et non sur l'offre, la méthode Kanban, ou processus de fabrication JAT (juste à temps), consiste à fabriquer et à stocker juste ce qu'il faut pour répondre à la demande des consommateurs.

Kanban fait partie des méthodes dites « agiles » au même titre que Scrum et permet de visualiser l'ensemble des tâches de manière très visuelle sur un Kanban board, accessible en temps réel par tous les membres du projet. La planification des différentes tâches se veut plus flexible et la charge de travail peut être adaptée en fonction des capacités de chacun.

La méthode utilise des systèmes de cartes ou étiquettes, appelées « Kanban ». Chacune d'entre elles correspond à une commande précise du client. Elles indiquent de manière claire les tâches à effectuer, à qui elles sont attribuées et dans quels délais elles doivent être réalisées. Les activités sont listées dans l'une des trois colonnes du tableau en fonction de leur état d'avancement (à faire, en cours, terminé).

Qu'en est-il de la méthode Kanban vs Scrum ? Si les deux visent le même objectif, c'est-à-dire réduire le gaspillage via des systèmes de travail itératifs, elles sont cependant très différentes dans leur mise en œuvre.

Avant tout, Kanban cherche à limiter les tâches en cours pour ne pas s'éparpiller et perdre en efficacité. Les rôles de chacun ne sont pas immuables et tous les membres du projet sont encouragés à collaborer et à intervenir en cas de surcharge de travail. Les missions sont classées en fonction de leur niveau de priorité et peuvent être accomplies à une cadence différente.

La méthode Scrum, quant à elle, se base sur des phases d'itération de deux à quatre semaines, appelées « sprint ». Ces unités de temps sont spécifiquement dédiées à l'accomplissement d'une ou de plusieurs tâches bien précises et aucune autre activité ne peut commencer avant la fin du sprint.

Quel est l'objectif du Kanban ?

Grâce à son système de références visuelles, le plus souvent des cartes de couleurs différentes, Kanban fonctionne comme une méthode de contrôle permettant d'organiser les activités au sein d'un processus. Il vise à :

• Limiter les risques de surproduction en optant pour un processus de fabrication JAT.
• Mieux gérer les stocks et éviter le gaspillage.
• Réduire les délais et les coûts de production.
• Optimiser l'utilisation des ressources.
• Améliorer le suivi de la performance.
• Réagir rapidement en cas de problème.

Quels sont les 3 types de Kanban ?

Le Kanban de production

Le Kanban de production est généralement scindé en trois colonnes (à faire, en cours et terminé). Chaque carte est positionnée dans l'une des trois colonnes en fonction de son état d'avancement. Elle doit préciser la nature des tâches à effectuer, la date limite de réalisation et la ou les personnes responsables de l'activité. Les cartes passent ensuite d'une colonne à une autre tout au long du processus de production. Lorsqu'une carte est déplacée de la colonne « À faire » à la colonne « En cours », par exemple, elle libère la place pour une nouvelle carte.

Le Kanban de mouvement

Le Kanban de mouvement est utilisé dans les processus de production fonctionnant par système de lot. Dans une usine de pansements, par exemple, il existe trois étapes de production : la stérilisation, la mise sous blister et la mise en boîte.

Si les lots sont constitués de 10 unités, la mise sous blister ne pourra débuter que lorsque les 10 unités auront passé l'étape de stérilisation. Cette méthode permet d'utiliser les ressources humaines et financières de manière optimale.

Le E-Kanban

Comme son nom l'indique, le E-Kanban correspond tout simplement à la version numérique du Kanban traditionnel. Cet outil apporte plus de flexibilité et d'efficacité aux équipes dans la gestion du projet.

Comment utiliser la méthode Kanban ?

Visualiser le flux de travail

La méthode Kanban repose principalement sur la visualisation du flux de travail par l'intermédiaire du Kanban board. L'ensemble des tâches à effectuer sont listées, puis formalisées individuellement sur une carte et positionnées dans l'une des trois colonnes du tableau selon leur état d'avancement.

Pour un contrôle visuel rapide et intuitif, des couleurs peuvent être utilisées à l'intérieur des différentes colonnes afin d'apporter des précisions, comme indiquer la priorité de l'activité (normale, urgente ou non urgente) ou identifier le type de client concerné. Des symboles et des flèches peuvent également être ajoutés, l'objectif étant d'avoir accès à l'information le plus facilement possible.

Limiter les tâches en cours

Limiter le nombre de tâches en cours a comme résultat :

• De permettre aux équipes de se focaliser sur un nombre restreint d'activités.
• D'optimiser l'enchaînement du projet en ajoutant de nouvelles cartes seulement si les collaborateurs sont suffisamment disponibles pour les prendre en charge.
• D'améliorer la performance en évitant de surcharger les équipes et en leur offrant la possibilité de localiser les goulots d'étranglement avant qu'ils ne deviennent un frein à l'avancement du projet.

Suivre les flux

La méthode Kanban aide à gérer les flux en mettant en évidence l'état d'avancement de chaque activité. Ainsi, il est facile d'identifier les flux réguliers et là où le travail s'accumule et empêche l'ajout de nouvelles tâches. Kanban permet à l'équipe d'analyser le workflow et de faire les ajustements nécessaires pour l'améliorer, notamment en réduisant le temps nécessaire à la réalisation de chaque mission.

Expliquer les normes de processus

Pour réussir la mise en place de la méthode, il est important de formaliser les processus et la façon dont chaque collaborateur doit effectuer ses tâches. Cela passe par des règles communes bien définies, par exemple, sous forme de listes de contrôle des étapes à suivre pour chaque type d'activité.

Identifier les possibles améliorations

Tout au long du processus, il est essentiel d'encourager les équipes à s'exprimer sur les problèmes qu'elles rencontrent et sur les solutions d'amélioration qu'elles suggèrent. Le succès de Kanban repose avant tout sur la collaboration de chacun et sur la capacité à évaluer et à faire progresser constamment le processus.

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