Comment rédiger un compte-rendu de réunion ?

En entreprise, les réunions sont des moments essentiels d'échanges entre les collaborateurs, avec des clients ou des fournisseurs. Qu'il s'agisse de réunions commerciales, opérationnelles ou d'information, elles doivent toujours faire l'objet d'un compte-rendu. Ce document se base sur les discussions menées et les décisions prises.

Pourquoi faire un compte-rendu de réunion ?

Bien qu'il s'agisse d'une tâche chronophage, la rédaction d'un compte-rendu est indispensable pour chaque réunion d'entreprise. Ce document permet de rendre compte d'un évènement (entretien, mission, visite…) ou d'une activité liée à une entreprise ou à un service sur une période définie. Il relate à l'écrit les propos formulés oralement au cours de la séance. Le compte-rendu de réunion symbolise la mise en pratique du proverbe, « les paroles s'envolent, les écrits restent ».

Un compte-rendu de réunion est avant tout un aide-mémoire précieux dans la vie d'une entreprise. La rédaction de ce document permet de garder une trace des informations échangées. C'est également le document de référence qui enregistre l'historique des décisions formulées et des actions à réaliser. Il peut être utilisé pour rappeler aux collaborateurs les différents thèmes abordés lors des réunions précédentes.

Le compte-rendu de réunion a pour but de rapporter de manière fidèle le déroulement de la réunion. Il s'agit de reprendre avec exactitude les prises de paroles des participants et les décisions établies, sans interprétation, ni ajout, ni suppression d'informations. Pour chaque réunion, le rapport doit être établi en toute neutralité et objectivité, sans aucun avis de la part du rédacteur.

Le compte-rendu de réunion se révèle également être un excellent outil de communication au sein de l'entreprise. Il peut être largement diffusé afin que tous les salariés soient informés sur les débats et les décisions prises pendant une réunion, qu'ils y aient participé ou non. Utilisé comme base pour un échange, ce document se révèle être un support intéressant puisqu'il se réfère à des propos écrits plutôt qu'aux souvenirs de conversations orales.

Grâce au rapport de réunion, l'entreprise peut fixer des objectifs précis à ses collaborateurs. Chacun connait sa responsabilité dans chaque projet et les actions qu'il doit mener à bien. Les sujets abordés lors des discussions se traduisent alors par des résolutions concrètes. Ce document est utilisé comme outil de management opérationnel pour définir et suivre les actions à mettre en place. Le compte-rendu de réunion constitue ainsi un outil capital pour obtenir une vision globale des projets de l'entreprise.

La rédaction d'un compte-rendu de réunion permet également de mieux préparer les réunions suivantes. Au cours des différentes rencontres, ce document sert à faire le point sur l'avancement de l'ensemble des tâches accomplies ou à effectuer. Il permet également de fixer et de respecter les échéances pour chaque projet.

Enfin, le compte-rendu de réunion acte les décisions prises ou les votes réalisés lors de la séance, et ce quel que soit le type de réunion.

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Comment rédiger un compte-rendu de réunion ?

Créer un modèle de compte-rendu

Pour rédiger un compte-rendu de réunion avec efficacité, le rédacteur peut en amont établir une trame. Elle imposera une mise en page et une structure qui harmonisera tous les comptes-rendus et facilitera ainsi la lecture et le repérage dans les différentes versions. La trame apportera également un gain de temps précieux dans la rédaction des comptes-rendus, en évitant au rédacteur de refaire toute sa mise en page à chaque réunion.

Ce modèle doit faire apparaître les différentes informations essentielles et prédéfinies qui composent le compte-rendu de réunion. Celui-ci peut comporter les éléments suivants :

• le nom de l'entreprise (en intégrant le logo par exemple) ;
• le titre du compte-rendu ;
• le lieu de la réunion ;
• la date et l'heure de début de la réunion ;
• les noms des participants et leur fonction ;
• l'objectif de la réunion ;
• l'ordre du jour ;
• la date et le lieu de la prochaine réunion ;
• le nom du rédacteur du compte-rendu ;
• la date de la rédaction du compte-rendu.

Au moment de rédiger le compte-rendu, le rédacteur n'aura alors plus qu'à rajouter les éléments notés durant la réunion :

• le détail des sujets abordés ;
• les décisions prises et les actions à mener pour chaque projet ;
• les échéances des actions à mettre en place ;
• les noms des personnes chargées de mettre en place les actions ;
• les noms des personnes présentes, absentes et excusées ;
• l'heure de fin de la réunion.
  
  

Prendre des notes pendant la réunion

Écouter les informations échangées pendant la réunion dans le but de les mémoriser ne suffit pas pour rédiger un compte-rendu efficace. Pour établir que celui-ci soit fiable et précis, il est primordial de prendre des notes au cours de la séance. La prise de notes peut se faire sur un cahier ou directement à l'ordinateur pour gagner en rapidité. Pour ne pas oublier de détails, il est également possible d'enregistrer la réunion sur un téléphone ou un dictaphone, avec l'accord de l'entreprise et selon le respect de la confidentialité.

Rédiger le compte-rendu

Le mieux est d'établir le compte-rendu dès la fin de la réunion, tant que les idées sont encore fraîches. Pour rédiger ce document, il convient de se concentrer sur les différentes étapes de la réunion, mais aussi sur les informations clés abordées. Un rapport de réunion bien rédigé doit être clair, pertinent et objectif. Chaque terme utilisé doit permettre de retranscrire le plus fidèlement possible les propos des participants. Pour ce faire, l'utilisation des premières personnes du singulier et du pluriel est à exclure. La troisième personne du singulier et la voix passive sont employées pour mettre en évidence le caractère neutre du compte-rendu. Il est également conseillé d'employer le temps présent et d'utiliser le vocabulaire spécifique, voire technique de l'entreprise. Le compte-rendu de réunion doit également être concis. L'idéal reste donc de faire des phrases courtes et formelles.

En fonction des sujets abordés et du volume d'information, le rédacteur peut choisir entre trois types de comptes-rendus :

• le compte-rendu analytique, qui reprend les débats à partir d'une trame chronologique afin de mettre en avant les avis de chaque participant ;
• le compte-rendu thématique, qui met en lumière les faits et les résultats liés à chaque sujet évoqué lors de la réunion ;
• le compte-rendu synoptique, qui présente sous forme de tableau les sujets abordés et les décisions prises pour chaque thématique traitée.

Faire une relecture du compte-rendu de réunion

Une fois le compte-rendu de réunion rédigé, une phase de relecture est toujours nécessaire. Le but de cette étape est de s'assurer de ne pas être passé à côté d'une information importante et que tous les éléments du compte-rendu soient bien cohérents. Il faut également veiller à ce que le compte-rendu ne contienne aucune faute de français ou faute de frappe. Pour éviter les incompréhensions et les omissions, le rédacteur peut demander aux participants de la réunion de relire le compte-rendu. Ces derniers seront ainsi en mesure d'éclaircir certains passages ou d'apporter plus de précisions.

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