Burndown : définition, fonctionnement et interprétations

Si la méthode SCRUM, issue des méthodes de projet Agile, est à l'origine de la création des burndown charts, ces derniers s'appliquent à un ensemble de méthodes en gestion de projet telles que la méthode Waterfall. Le graphique d'avancement permet en effet de visualiser le contraste entre deux temporalités, à savoir celle des tâches restantes et celle du temps nécessaire à leur réalisation.

Fonctionnement du burndown chart

Le burndown chart permet d'illustrer l'état d'avancement d'un projet et est principalement utilisé dans le cadre de la conduite de projets innovants. Dans ce graphique, l'axe vertical des ordonnées représente le travail restant à accomplir, soit l'effort à fournir pour la réalisation d'un objectif. Sur l'axe horizontal des abscisses est affiché le temps qui va s'écouler jusqu'à la fin du projet, du sprint ou de l'itération. En règle générale, le temps est décompté en jours. L'unité de travail, quant à elle, peut s'exprimer en jours, en points d'effort ou en nombre de tâches à effectuer.

Ce graphique d'avancement comporte également deux courbes permettant la comparaison entre les prévisions et la réalité. La courbe de référence représente l'idéal de l'avancement du projet. Elle est linéaire, commence avec le nombre total de tâches à réaliser au jour zéro et se termine à l'échéance du projet avec des points d'effort à zéro. La seconde courbe est celle qui identifie l'avancement quotidien et réel du projet.

Quelle est l'utilité d'un burndown chart ?

Étant donné sa simplicité de réalisation et de compréhension, le burndown chart constitue un outil efficace et utile au suivi de la progression des équipes. Il permet une visualisation de l'ensemble du travail, tant celui déjà réalisé que l'effort restant à fournir. Sa réalité est également quotidiennement mise à jour selon l'avancée des collaborateurs, permettant une visualisation en temps réel du projet.

Procurant à chacun le même niveau d'information, le burndown chart permet à toute l'équipe de connaître l'avancement du projet et les possibilités d'atteinte des objectifs. Pour cette raison, il est recommandé de l'afficher sur un radiateur d'information à l'image d'un écran stratégiquement placé. Les retards ou ralentissements dans l'exécution des tâches seront facilement visibles et donneront l'occasion au chef de projet de faire preuve de réactivité. Les collaborateurs, quant à eux, pourront faire de l'auto-inspection et réagir en toute autonomie.

Comment créer un burndown chart ?

Tracer les axes du graphique

Tracer les axes du graphique nécessite tout d'abord de mettre en abscisse une échelle de temps mesurée en jours, laquelle correspond en général à une itération. L'axe part alors du jour zéro et se termine en fin de sprint. Les ordonnées représentent les points d'efforts nécessaires à la réalisation de l'objectif et nécessitent donc de définir en amont l'objectif poursuivi pendant l'itération.

Calcul d'efforts

Cette étape consiste à évaluer les efforts nécessaires pour accomplir les tâches ainsi que l'effort global requis pour terminer l'itération.

L'estimation de l'effort total se fait en tenant compte des informations du référentiel de projet. Elle représente ainsi la masse de travail à réaliser pour la durée idéale du sprint. Pour définir l'ensemble des actions à mener en fonction des objectifs fixés, le chef de projet peut s'appuyer sur la matrice Hoshin Kanri.

Les points d'effort doivent être calculés pour chaque user story du backlog. Ce calcul peut se faire à partir du chronogramme utilisé pour gérer et suivre le projet. Il en résultera un tableau récapitulant les différentes user stories et leur niveau d'effort. Il sera également nécessaire de décider si tous les points d'effort du sprint sont pris en compte ou si seuls ceux nécessaires à l'atteinte de l'objectif le sont. Ce choix doit être fait une seule fois et répété pour toutes les itérations.

Tracer la courbe de référence

La ligne de référence commence au début du sprint avec un point indiquant la valeur totale de l'effort à fournir au jour zéro et se termine avec un nombre nul de tâches à réaliser au dernier jour de l'itération. Représentative de l'avancement idéal du travail de l'équipe, cette courbe met en évidence le nombre de points d'effort total répartis en parts égales sur toute l'itération.

Entrer le travail réalisé chaque jour

Une fois le projet commencé, il est possible de construire la courbe d'avancement du travail, correspondant au « reste à faire ». Cela implique de renseigner quotidiennement les tâches achevées par l'équipe. Un tableau de suivi permettra par ailleurs d'alimenter plus facilement le diagramme.

Est-ce que la courbe d'un burndown chart peut monter ?

Une augmentation de la courbe du burndown chart implique l'arrivée de nouvelles tâches à réaliser. Bien que la logique voudrait que ces items soient prévus à la conception du graphique, le périmètre des sprints est variable et peut nécessiter l'ajout de nouveaux efforts pour atteindre son objectif. Voir sa courbe augmenter n'est donc pas nécessairement le signe d'une mauvaise anticipation, mais peut traduire une évolution naturelle des besoins pour mener à bien son projet.

Comment interpréter un burndown chart ?

Pour une meilleure compréhension des interprétations, les deux courbes du burndown chart ont des couleurs différentes. Couramment, la courbe de référence est grise tandis que celle du « reste à faire » est rouge.

Quand la courbe rouge se situe au-dessus de la grise

Lorsque la courbe rouge se situe au-dessus de la grise, l'équipe est en retard sur les prévisions. Cette configuration doit alerter et générer des ajustements qui permettront d'atteindre l'objectif. Différentes causes peuvent expliquer cet écart :

• Une sous-estimation de la difficulté des tâches et du temps nécessaire à leur réalisation.
• L'équipe a surestimé le nombre de tâches possibles pendant le sprint.
• L'équipe rencontre des problèmes opérationnels.
• L'équipe est diminuée par l'absence de certains collaborateurs.

Quand la courbe rouge est au-dessous de la courbe grise

Avoir sa courbe rouge au-dessous de sa courbe grise signifie que les collaborateurs ont pris de l'avance sur les estimations et que la réalisation des tâches se fait plus rapidement que prévu. Il s'agit en principe d'une bonne nouvelle. Cependant, un sprint ayant une durée déterminée, il sera nécessaire d'intégrer de nouveaux éléments à l'itération pour la combler et éviter l'oisiveté des collaborateurs. Les objectifs devront également être revus à la hausse pour le prochain sprint.

Si la courbe rouge n'atteint pas zéro à la fin de l'itération

Le burndown chart montre une non-atteinte de l'objectif défini pour le sprint. Les engagements pris n'ont donc pas été respectés. Cette situation doit faire l'objet d'une analyse approfondie lors de laquelle les collaborateurs vont identifier les causes et les ajustements nécessaires pour s'adapter.

Les causes possibles de ce manquement d'atteinte de l'objectif sont multiples :

• Objectifs trop ambitieux.
• Sous-estimation généralisée des points d'efforts nécessaires à l'accomplissement des tâches.
• Multiplication des difficultés opérationnelles non solutionnées.
• Equipe réduite pour cause d'absences, maladies, démissions…

Parfois la courbe rouge remonte

Cet effet est simplement dû à une modification du périmètre du projet exerçant une influence sur l'itération en cours. Cependant, si la remontée est trop brusque, elle peut signifier que l'équipe a mal défini le travail à réaliser ou qu'elle a accepté trop de modifications. Il faudra alors être attentif à n'intégrer dans le sprint que les éléments répondants à l'objectif. Les autres demandes devront faire l'objet d'une analyse et d'une estimation ultérieures pour être ajoutées à une autre itération.

Quand la courbe rouge stagne

Une stagnation de la courbe rouge signifie que le travail à réaliser en est toujours au même point ou presque. Il peut s'agir de faire face à d'énormes difficultés techniques et opérationnelles. Cependant, les collaborateurs peuvent également avoir très largement sous-estimé les tâches à réaliser. Cette situation doit faire l'objet d'une analyse immédiate et approfondie pour y remédier et atteindre l'objectif en fin de sprint.

Quand une courbe rouge stable chute au dernier moment

Ce cas de figure se produit lorsque l'équipe développe de nombreuses user stories simultanément et qu'elle les a toutes intégrées au même moment. Il dénote alors une organisation spécifique du travail de l'équipe qui a entamé plusieurs chantiers à la fois au risque de ne pas livrer à temps le produit du sprint.

Les pratiques Agile de gestion de projet consistant de préférence à réaliser une tâche dans sa globalité avant d'en commencer une autre, cette configuration est relativement rare et se présente généralement dans une gestion en cascade des projets.

Exemple d'une situation ordinaire

La courbe rouge est parfois au-dessus ou en dessous de la courbe grise, mais elle la suit relativement bien. À chaque situation où la courbe du « reste à faire » est au-dessus de la courbe de référence, l'équipe a su réagir et faire les ajustements nécessaires. Il arrive que les deux courbes se rejoignent ou que la courbe rouge soit en dessous de la grise. Dans sa globalité, cette itération et son objectif ont été gérés de façon optimale. L'important est alors de terminer en fin de sprint avec zéro tâche à réaliser.

Burndown vs burnup chart : quelles différences ?

Le graphique burndown chart met en évidence le travail restant à réaliser tandis que le burnup chart permet d'identifier le travail terminé. Il s'agit donc de deux points de vue opposés, mais complémentaires.

Le burnup chart permet une visualisation claire des changements de périmètre sur sa courbe de référence. Ce diagramme de combustion donne à voir alors plus précisément la portée du projet. Dans le burnup chart, l'écart entre les deux courbes représente le travail restant à réaliser.

Tout comme pour le graphique d'avancement dans un burnup chart, les deux courbes se rejoignent lorsque le travail est terminé. Les deux diagrammes permettent d'identifier rapidement les problèmes dans le développement et la mise en production des éléments du sprint. Ils rendent visibles les dérives de périmètre et les décalages par rapport aux prévisions.

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