Assistant à Maîtrise d'Ouvrage : qu'est-ce qu'un ou une AMOA ?

L'Assistant à Maîtrise d'Ouvrage officie en matière de gestion de projet. Il ou elle assiste le Maître d'Ouvrage (MOA) et le Maître d'œuvre (MOE). En gérant les tâches chronophages à la place du MOA, l'AMOA permet à celui-ci de concentrer ses efforts sur les domaines à valeur ajoutée, comme le pilotage stratégique du projet, par exemple. 

Alors quelles sont ses missions ? Quelles compétences permettent d'accéder à ce métier ?

Les missions de l'AMOA

L'animation de son équipe

Savoir gérer une équipe demande à tout AMOA de faire preuve d'un excellent relationnel. Une part importante de son métier restant le dialogue et l'écoute, il est nécessaire de savoir trouver le juste équilibre entre ces deux besoins. L'AMOA doit également être en mesure de motiver ses collaborateurs, de les emmener dans la bonne direction et, lorsque cela est nécessaire, de savoir faire preuve de conviction.

La définition des axes principaux du projet

L'AMOA a pour rôle d'exprimer les besoins du client, de conduire l'étude d'opportunité, l'étude de faisabilité, de rédiger le cahier des charges ou encore d'évaluer les impacts et les risques. Les études réalisées lui permettront de dire si le projet peut être mené à bien, que ce soit d'un point de vue technique ou économique.

L'atteinte des objectifs définis avec le MOE

Une fois les objectifs définis, il revient à l'AMOA de travailler à l'atteinte de ceux-ci. Il n'est pas seul à œuvrer, puisque la MOE et l'AMOA travaillent en étroite coopération. Dans ce contexte, l'AMOA est amené à animer les comités de pilotage du projet, toujours en collaboration avec la MOA et la MOE.

Le contrôle et le respect de l'exécution du cahier des charges

Il s'agit d'un des points principaux qu'a à gérer l'AMOA. Il ou elle doit s'assurer que le produit demandé par le client sera bien celui qu'il obtiendra à la fin de la mission. Pour y parvenir, il est indispensable de s'assurer que le cahier des charges est bien respecté. Une bonne pratique consiste à s'assurer que les produits proposés par la MOE répondent aux différentes exigences tant du point de vue fonctionnel  que du point de vue métier.

Pour que tout se passe comme prévu, l'AMOA a à sa charge l'élaboration du rétroplanning, le respect du budget, des délais impartis ainsi que de la qualité du rendu. Il est amené à utiliser des outils de test et de contrôle et lorsque des anomalies surviennent, l'AMOA les résout. Lorsque les résultats des tests ne sont pas concluants, il met en place des actions correctives. À la fin du projet mené à son terme, c'est lui qui endosse le rôle de formateur.

L'accompagnement au changement dû aux transformations digitales

Les outils digitaux sont indispensables au bon déroulement de la mission, mais ils entraînent des bouleversements dans les méthodes de production, de collaboration, de partage de connaissance ou encore de suivi des performances de l'organisation. Les différentes transformations digitales opérées au sein d'une organisation peuvent imposer des modifications de l'ADN de celle-ci. Pour que ces changements interviennent dans les meilleures conditions possibles, l'AMOA aide l'organisation à développer sa capacité à s'adapter.

La soumission de résolutions pertinentes

Le type de solution « idéale » varie d'une organisation à l'autre. L'un des objectifs que se donne l'AMOA consiste à déterminer lequel permettra au client d'atteindre ses objectifs, dans les meilleures conditions possibles. Il peut par exemple s'agir d'amélioration continue ou bien de lean management.

La communication régulière des résultats

Cette étape permet d'entretenir une communication régulière avec le client et de l'informer de l'avancée de son projet.

La vérification du respect de la demande initiale du client

L'AMOA s'assure de l'adéquation entre ce que le client a demandé et ce qu'il obtient en fin de parcours.

Quelles sont les qualités requises pour un AMOA ?

Comme tout métier, celui d'AMOA demande de faire preuve de compétences particulières pour accomplir toutes les tâches qui lui reviennent.

L'AMOA doit savoir communiquer avec un public, que ce soit par oral ou par écrit. Il sera en contact quasi permanent avec ses équipes et les clients, les échanges feront donc partie intégrante de son quotidien. Ses compétences lui permettent d'animer des réunions et de faire preuve de pédagogie lors des formations. Fort de ces capacités, l'AMOA saura fédérer et manager ses équipes.

En déduction de la qualité précédemment citée, savoir écouter est essentiel. Là encore, toutes les parties prenantes bénéficieront de cette disposition. Parfois, l'AMOA est amené à résoudre des conflits entre les personnes. Écouter les arguments des unes et des autres sera indispensable à l'atteinte d'une solution efficace.

L'AMOA aura également à synthétiser et restituer des informations. Il transmettra les plus importantes et les plus pertinentes à ses équipes dans le but de répondre le plus fidèlement possible à la demande de ses clients. Des cadres méthodologiques forts l'aident à mener à bien ses différentes missions.

Autre qualité attendue de l'AMOA : le sens de la rigueur et un goût prononcé pour la méthode. L'AMOA aide l'organisation à structurer ses besoins. Il participe avec la MOA à la gestion des appels d’offres et encadre les recettes de développements. De la rigueur et de la méthode découle une autre qualité très importante : le sens de l'organisation. Lorsqu'il en est doté, l'AMOA passe facilement d'une casquette à l'autre.

Les technologies et le digital font partie intégrante du travail de l'AMOA. Sans avoir besoin d'être un expert technique, il ne pourra réussir sa mission sans des connaissances solides. Si sa mission lui demande par exemple de choisir une infrastructure cloud, il devra connaître sur le bout des doigts les solutions disponibles sur le marché.

À chaque moment du projet, l'AMOA doit savoir rester disponible pour son équipe. Il sert de « liant » entre les différents corps de métier et transmet les informations données par le client.

Pour que toutes ces tâches mènent aux résultats escomptés, une utilisation la plus efficace possible du temps de travail de l'AMOA est primordiale. Les dates de rendu pouvant être plus ou moins serrées, l'optimisation de son temps est gage du respect des délais.

L'AMOA aura à cœur de se montrer proactif et réactif. Ces deux qualités sont indissociables d'un pilotage efficace d'un projet.

L'indépendance d'esprit permet à l'AMOA, tout en s'appuyant sur ses précédentes expériences, d'aborder chaque nouvelle mission avec un regard neuf. Il sait que ce qui a fonctionné avec d'autres clients ne fonctionnera peut-être pas avec les prochains. Son accompagnement se veut personnalisé et prend en compte les besoins, les contraintes et les contextes de chaque entreprise. Les solutions qu'il recommande n'émanent en aucun cas de partenariats avec des éditeurs ou des prestataires, par exemple.

Cette liste s'achève par l'expertise certaine de l'AMOA en gestion de projet. Outre le fait d'être capable de prendre des initiatives et de choisir une option plutôt qu'une autre, l'AMOA gère la coordination des travaux, la réception des livrables, participe au recettage et aux tests.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.