Le mot « Holacracy », holocratie en français, est une marque déposée par Brian Robertson et peut se traduire par la maxime « celui qui sait est celui qui fait ». Pour les entreprises, il s'agit de mettre en place un mode de gestion orienté vers l'humain, ses capacités et sa responsabilité.
Définition de l'holocratie
L'holocratie est une auto-organisation agile instaurant une gouvernance opérationnelle où prises de décisions et responsabilités relèvent de tous les collaborateurs. Le travail n'obéit plus à la hiérarchie pyramidale et s'oriente vers le management horizontal, en cercles de l'intelligence collective.
Bernard Marie Chiquet, fondateur d'iIGI Partners, a défini et a été l'un des principaux promoteurs de l'holocratie en France. Holocratie est une marque déposée à l'INPI.
Comment fonctionne l'holocratie ?
Pour un fonctionnement agile de l'entreprise, l'holocratie est construite sur des bases techniques précises.
La constitution « holacracy »
Pour fonctionner, l'holocratie nécessite la mise en place d'une constitution, ensemble des règles du jeu à suivre pour une organisation efficiente de l'entreprise. Elle définit une coordination opérationnelle distributive et adaptative des actions de chacun.
L'objectif de l'entreprise
Pour faire sens auprès de tous les salariés, l'objectif, la raison d'être de l'entreprise est définie et déclinée à tous les niveaux de l'organisation. Chaque collaborateur est ainsi garant de la mise en œuvre de cet objectif principal.
Les cercles
La société est organisée en cercles, unités organisationnelles agiles, rassemblant des rôles, chacun pouvant inclure des sous-cercles. Ils constituent alors des rôles au regard du cercle « parent ». Les cercles sont autogérés, ils définissent eux-mêmes les rôles et les « redevabilités » dont ils ont besoin pour l'exécution de leur mission et la réalisation de leurs objectifs.
Les rôles
Les rôles sont des entités disposant d'une proposition de valeur, d'une offre de service, d'objectifs, d'un domaine et de « redevabilités ». Ils sont distribués en fonction des compétences, savoir-être et savoir-faire de chacun.
Lors des réunions, deux rôles sont obligatoirement représentés : le facilitateur et le secrétaire. Le premier préserve le bon déroulement des débats, le second garantit les décisions prises et le cadre, lié à la constitution.
Les réunions de triage
Les réunions de triage servent à partager et assainir les tensions, ces rencontres mettent en avant les points opérationnels liés aux actions des cercles. Les tensions sont des situations qui posent un problème à un collaborateur dans l'exercice de l'un de ses rôles. Il s'agit d'un différentiel, d'un écart ressenti entre ce qui existe et ce qui pourrait ou devrait être.
Les réunions de gouvernance
Les réunions de gouvernance sont généralement mensuelles et réalisées dans le but de permettre l'adaptation, l'optimisation continue de l'organisation du travail et de l'entreprise. Elles se composent au minimum d'un membre de chaque cercle existant. Elles permettent le travail sur les tensions qui peuvent générer la redéfinition du périmètre ou de l'organisation d'un cercle, comme la modification des rôles ou des règles qui s'y appliquent.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l'holocratie ?
Avantages
Permettre l'innovation
L'holocratie favorise l'émergence de nouvelles idées. Par la distribution des rôles selon la disponibilité et les appétences de chacun, elle favorise l'expression de points de vue différenciés. Elle permet une reconnaissance des savoir-être et savoir-faire de chacun, mais également de leur pouvoir d'innovation. L'holocratie permet ainsi la création par le partage d'idées novatrices, notamment pour instaurer une bonne organisation commerciale dans l'entreprise.
Encourager l'autonomie
Ce système prône également la responsabilisation de chaque collaborateur dans l'exécution de son rôle et la réalisation de ses objectifs. Le salarié est responsable de la livraison de ses projets au terme de délais préalablement définis. Il est également autonome dans ses demandes d'aide, d'assistance ou de conseil. De plus, l'absence de hiérarchie pyramidale oriente la structuration des rôles et des cercles vers le self-management.
Se développer dans un mode VUCA
Dans un environnement en constante évolution, imprévisible, complexe et ambigu, les entreprises doivent se doter d'outils permettant les évolutions successives, permanentes et nécessaires de leur structure. Les réunions de gouvernance servent notamment ses micro-restructurations de la société simplifiant les mouvements et transformations.
Inconvénients
De la rigidité et un manque d'humanisme ?
Cette critique est souvent mise en avant et vient du fait que l'holocratie est une méta-constitution, un modèle opérationnel du pouvoir et non une méthode d'accompagnement au changement. En effet, elle n'aborde pas les points concernant les relations, les conflits ou les besoins humains. Sans encodage, la constitution est identique pour chaque société et ne prendra pas en charge les spécificités de chacune. De fait, l'holocratie ne prend donc en compte que l'élément commun à toute entreprise : la structure du pouvoir.
Moins de management ?
L'holocratie prône la responsabilité de chacun selon ses rôles, cependant une certaine forme de management reste nécessaire. Les managers ne disposent plus du pouvoir sur les personnes, pas d'ascendance pyramidale, étant donné que chaque collaborateur dispose de toute autorité dans ses rôles. Cependant, les managers gardent tout de même un rôle de leader de cercle, intégré dans la constitution, pour apprécier et traiter les besoins de l'entreprise. Ils sont créateurs de valeur, mais prennent également soin de mener leurs collaborateurs vers l'autonomie.
Le seul lien de subordination existant dans l'holocratie est celui du contrat de travail qui ne peut être supprimé.
Un chemin long nécessitant beaucoup de changements
Cet outil ne constitue pas une méthode de conduite du changement, mais en génère beaucoup. Le parcours vers l'instauration définitive de l'holocratie commence par le changement de la structuration du pouvoir, du mode de gouvernance par l'adoption de la constitution. S'en suivent de nombreux autres comme l'utilisation des rôles, cercles, réunions, liens… Le cheminement est long et doit faire l'objet d'un accompagnement de toutes les équipes avant de devenir la norme.
Quelle est la différence entre holocratie et sociocratie ?
La marque déposée américaine « holacracy », est une des méthodes de la sociocratie « clé en main » pour l'instauration de l'autogestion au sein d'une organisation. La marque a d'ailleurs développé un certain nombre d'applications et de logiciels de mise en œuvre de ces recommandations. Régie par la « constitution holacracy », cette méthode est plus rigide et formalisée.
Les pratiques sociocratiques présentent une méthode, des conditions nécessaires et suffisantes à l'exercice direct du pouvoir par des personnes reliées par des intentions communes. La méthode existe principalement par ses valeurs, chaque groupe peut y inventer ses propres outils. Le principe est que les individus ont une capacité naturelle à s'autogérer qui est entravée par l'absence d'équivalence dans les pouvoirs de chacun. Pour son instauration, chaque système sociocratique déploie des méthodes spécifiques.
Dans la pratique, l'holocratie offre donc moins de liberté d'action que la sociocratie.
Comment adopter l'holocratie dans son entreprise ?
L'adoption de l'holocratie se déroule en plusieurs étapes mêlant réflexion, formation, encodage et mise en situation.
Prérequis concernant l'entreprise et le dirigeant
La première question qui se pose concerne la raison profonde de la volonté de changer. Le dirigeant a-t-il une bonne raison de vouloir opérer ce changement dans son entreprise ? Cet élément revêt une grande importance puisque la mise en place de l'holocratie engagera par la suite beaucoup de temps et d'énergie.
La seconde question est orientée sur les croyances implicites existantes au sein de l'entreprise. Il faudra les rendre explicites pour les travailler au risque qu'elles ne deviennent des freins. Cette étape sert à mettre à jour tout ce qui pourrait empêcher le changement.
Mettre en mouvement le management
Le déploiement de cette méthode passe par la formation des managers qui vont pouvoir expérimenter l'holocratie dans la pratique. Il leur faudra également exprimer leurs inquiétudes et leurs objections pour y répondre. Leur crainte la plus prégnante est généralement la peur de l'éradication pure et simple du management. Il suffira alors de leur expliquer que le changement s'opère dans la forme du pouvoir et que la nouvelle organisation leur donnera plus de puissance dans l'action.
Concerter les collaborateurs
Il est nécessaire d'entamer une discussion en toute transparence avec tous les collaborateurs et de demander leur avis puisqu'ils seront tous impactés par ce changement. Il sera alors utile de leur donner matière à réfléchir : les informations concernant la raison d'être du changement, les bases de l'holocratie, mais également des cas pratiques. Il faut mettre les salariés devant des situations réelles vécues dans l'entreprise. Après cette compréhension des principes, certaines questions seront posées à chacun, concernant leur ressenti sur son utilité pour l'entreprise et pour le collaborateur, mais également sur les risques de cette métamorphose. En dessous de 80 % d'acceptation, l'adoption de l'holocratie est déconseillée.
Encoder les cercles
La première interface à effectuer est celle concernant les statuts de l'entreprise qui définissent les modalités de l'exercice du pouvoir. Elle implique la création du cercle d'ancrage qui lui-même va définir le type de délégation qu'il va octroyer au cercle général opérationnel.
De ces deux cercles primaires vont découler des sous-cercles comme celui des ressources humaines. Dans ce cercle une personne a pour rôle spécifique de gérer les contrats de travail. De la même façon, les flux financiers doivent être organisés dans un cercle avec des rôles précis.
Chaque cercle sera ainsi encodé avec son nom, ses objectifs, ses modes de fonctionnement, ses rôles… Les fonctions managériales sont également définies, que ce soit le rôle du leader de cercle ou celui du chef de projet.
Déployer des parcours de formation
Pour les managers, le parcours doit leur permettre d'adopter une nouvelle posture et de nouveaux outils. Les collaborateurs, eux, devront travailler sur l'encodage de leurs rôles et des cercles auxquels ils appartiennent. De plus, la formation devra leur permettre d'appréhender la définition de la structure des cercles et des rôles, leurs utilités et les mécanismes qui les régissent.
La formation des facilitateurs est également primordiale pour une mise en application effective de l'holocratie. En effet, ils auront la charge d'animer les réunions en fonction des principes de la méthode.
Signer la constitution
Une fois les encodages réalisés, l'entreprise dispose d'une constitution personnalisée en fonction de ces spécificités. Elle pourra alors adopter celle-ci de façon officielle, lors par exemple d'une cérémonie symbolique. Les dirigeants de l'entreprise vont alors ratifier le document constitutif du changement. Les associés constitutionnels, donc ceux qui ont pleinement adhéré aux changements et qui se sont emparés de leur part de responsabilité, sont également invités à signer la constitution. Il ne s'agit pas uniquement d'un symbole, par leur signature ils s'engagent à être moteur de l'adoption de l'holocratie.
Se lancer
Les premières réunions, notamment celles de gouvernance, vont se tenir et les rôles de secrétaire et de facilitateur seront élus. Lors de la réunion de triage, les checklists, indicateurs et projets sont passés en revue. Lors des réunions de gouvernance, il s'agit de revoir l'organisation, la structuration des cercles ou des rôles.
Il est également nécessaire de se doter d'outils collaboratifs tels que GlassFrog ou Holaspirit pour suivre et informer les collaborateurs sur les actions menées et bonnes pratiques.
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