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Le registre unique du personnel fait partie des documents obligatoires en entreprise. Il doit être bien tenu et faire apparaître toutes les informations nécessaires en cas de contrôle par les autorités compétentes de l'État. Véritable recueil sur les employés de l'entreprise, le registre du personnel peut être réalisé sous forme dématérialisée ou papier. Voici comment faire un registre du personnel efficace ainsi qu'un modèle.
Qu'est-ce qu'un registre du personnel ?
Le registre du personnel est un document obligatoire qui permet de recenser l'ensemble du personnel embauché d'une entreprise. Il donne des informations sur les salariés et leurs emplois. Il est, de manière générale, détenu par les ressources humaines ou l'employeur.
Quel est le rôle du registre du personnel ?
Le registre du personnel a pour rôle de répertorier tous les salariés ayant travaillé ou travaillant dans l'entreprise ainsi que les informations les concernant.
Ce document atteste de manière précise de la composition du personnel d'une entreprise et garantit une transparence totale sur les effectifs.
Le registre du personnel est un outil essentiel pour identifier les salariés, connaître les postes occupés par chacun et savoir lorsqu'un employé a été remplacé ou un poste supprimé.
Mais aussi, les données peuvent avoir une influence sur la gestion de paie. Par exemple, lorsqu'un employé est promu, cela va avoir une incidence sur la mise à jour de sa qualification.
Est-il obligatoire d'avoir un registre du personnel ?
D'après l'article L1221-13 du Code du travail, le registre du personnel devient obligatoire dès l'embauche d'un premier salarié.
Chaque employeur est tenu de créer et mettre à jour un registre unique du personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Le registre du personnel peut être contrôlé à tout moment par l'inspection du travail, l'URSSAF et les membres du Comité Social et Économique (CSE). S'il est inexistant, incomplet ou qu'il n'est pas tenu à jour, l'entreprise s'expose à des sanctions pénales. Une amende d'un montant de 750 € peut s'appliquer pour chaque salarié concerné par ce manquement.
Par ailleurs, si l'employeur possède plusieurs établissements, il doit réaliser un registre du personnel pour chacun des établissements.
Qui doit être inscrit sur le registre du personnel ?
Le registre unique du personnel doit faire apparaître :
- Les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ou déterminée (CDD).
- Les salariés étrangers.
- Les stagiaires.
- Les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation.
- Les personnes volontaires en service civique.
- Les travailleurs à domicile.
- Les salariés liés à un contrat spécifique (intérim, portage salarial…).
Comment tenir un registre du personnel ?
- Inscrire les mentions obligatoires
- Ajuster le registre avec des mises à jour
- Indiquer des informations fiables et indélébiles
- Respecter le délai de conservation du registre du personnel
Inscrire les mentions obligatoires
Le registre du personnel doit détailler certaines mentions obligatoires pour chaque collaborateur de l'entreprise :
- L'identification du salarié, à savoir le nom et le prénom, le sexe, la nationalité, la date de naissance.
- Le type de contrat.
- L'intitulé du poste occupé.
- Le niveau de qualification ou le diplôme.
- La date d'entrée dans l'entreprise, mais aussi de sortie.
- Les travailleurs étrangers avec la date de l'autorisation, le titre et le numéro d'ordre attaché. Les mêmes données sont requises pour les jeunes travailleurs de moins de 16 ans.
- Les jeunes travailleurs ayant un contrat d'apprentissage, sous la mention « apprenti », ou un contrat de professionnalisation.
- Les stagiaires avec les dates de début et de fin de stage, le nom et prénom du tuteur, l'adresse du lieu de stage.
- Les travailleurs temporaires ou ceux envoyés par une agence de travail temporaire (ETT) en précisant le nom et l'adresse de l'entreprise.
Ajuster le registre avec des mises à jour
Le registre du personnel est complété selon le flux d'employés entrants et sortants de l'entreprise.
Lorsque le statut d'un salarié change, les ressources humaines sont tenues de réaliser une mention rectificative sur le registre du personnel. Pour plus de transparence, il faut veiller à dater les rectifications apportées.
Toutefois, ces rectifications ne doivent pas entraîner la suppression des informations préalablement inscrites dans le registre.
Indiquer des informations fiables et indélébiles
L'inscription des salariés dans le registre du personnel doit se faire dès l'embauche et dans l'ordre d'arrivée dans l'entreprise.
Les données inscrites dans ce document doivent être fiables et indélébiles afin d'éviter les fraudes et le travail illégal ou dissimulé.
Le registre du personnel répertorie tous les travailleurs de l'entreprise, c'est-à-dire les salariés actifs et les salariés inactifs qui ont quitté l'entreprise.
Respecter le délai de conservation du registre du personnel
L'entreprise doit conserver le registre du personnel pendant 5 ans à partir du jour du départ du salarié. Tant que ce délai n'est pas écoulé pour l'ensemble des salariés inscrits, l'entreprise doit garder le document.
Il est cependant possible de reporter les mentions d'un salarié travaillant encore ou parti depuis moins de 5 ans sur un nouveau registre.
Modèle de registre du personnel
Voici un exemple de registre du personnel qui reprend toutes les mentions obligatoires :
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