Outils RH essentiels : les fonctionnalités à privilégier pour tout type d'entreprise

Indispensables à la bonne marche d'une entreprise, les ressources humaines font également partie des missions les plus difficiles à mener au quotidien. Pour preuve, 66 % des RH estiment que leur métier se complexifie, tandis que pour 62 % d'entre eux, le manque de temps et de ressources est l'un des principaux obstacles rencontrés. Toutefois, la fonction RH est en pleine transformation numérique, offrant aux professionnels la possibilité d'utiliser des outils dédiés pour travailler efficacement.

Quel est l'intérêt d'utiliser des outils RH ?

Les RH sont un secteur particulièrement polyvalent qui couvre de multiples aspects essentiels au fonctionnement d'une entreprise : recrutement, rémunération, formation, administration, suivi des performances des employés ou encore amélioration des conditions et de la qualité de vie au travail. Aujourd'hui, cette fonction se digitalise pour améliorer l'efficacité, la rapidité et la qualité des processus RH, mais aussi pour s'adapter au marché de l'emploi. En réponse à cette évolution, de nombreux outils spécifiques peuvent être utilisés.

L'utilisation d'outils RH vise à faciliter la réalisation d'une mission relativement complexe. Les avantages que ces logiciels offrent aux entreprises sont nombreux :

• Un gain de temps et une productivité accrus grâce à l'automatisation des tâches
• Une optimisation des processus de recrutement
• Une accessibilité plus grande et plus simple aux informations grâce à la centralisation des données
• Une meilleure expérience de travail pour les collaborateurs
• Une collaboration plus efficace et harmonieuse
• L'adoption de pratiques plus respectueuses de l'environnement comme la réduction de la consommation de papier
• Une simplification du travail
• La réduction du risque d'erreur grâce à un meilleur encadrement des pratiques
• Un partage de l'information plus fluide
• Une vision d'ensemble du personnel
• La sécurité du process et des données
• Une plus grande flexibilité face au changement
• Une marque employeur renforcée

Les outils de recrutement

Le recrutement représente un vrai challenge pour la direction des ressources humaines. Heureusement, il existe de nombreux outils RH spécialement conçus pour faciliter l'embauche et l'intégration de nouveaux collaborateurs. Grâce à ces logiciels, les responsables RH peuvent structurer les étapes du processus de recrutement, lesquelles regroupent :

• La rédaction et la publication d'offres d'emploi
• La réception et l'examen des candidatures
• La sélection des candidats
• L'organisation et la tenue des entretiens d'embauche
• Les tests d'évaluation
• La rédaction des contrats de travail et de la déclaration préalable à l'embauche

Les outils RH de recrutement permettent aux responsables RH d'automatiser les tâches redondantes et laborieuses, mais aussi d'optimiser le parcours des candidats.

En outre, les logiciels ATS, logiciels de gestion des candidatures, sont un outil de recrutement incontournable au service des ressources humaines. Leur objectif est de simplifier les processus de recrutement à l'aide d'une base de données de candidats.

LinkedIn Recruiter

HubSpot CRM

GreenHouse

Au-delà des outils numériques de recrutement, différents documents comme le livret d'accueil et la fiche de poste doivent être soignés pour faciliter l'intégration et la prise de poste des nouveaux arrivants. HubSpot met à disposition un modèle de ces deux outils.

Modèle de livret d'accueil HubSpot

Modèle de fiche de poste d'HubSpot

Assessment

L'assessment est aussi une méthode très utile en matière de recrutement. Cette démarche consiste en une évaluation approfondie des compétences et du potentiel d'un ou plusieurs candidats pour un poste donné afin de réduire les biais qui pourraient.

Les outils pour la formation et la gestion des talents

Véritables enjeux pour les entreprises, la formation et le learning & development sont des domaines essentiels à la gestion des ressources humaines. En effet, au fur et à mesure qu'une entreprise grandit, la mise en place d'une stratégie de gestion des talents incluant l'élaboration d'un plan de développement des compétences est de plus en plus indispensable. Le but de la formation est de s'assurer que les aptitudes des collaborateurs concordent avec les objectifs de l'entreprise.

Avec un logiciel RH dédié, il est possible de créer et dispenser des sessions de formation en ligne, suivre la progression des salariés ou encore piloter le plan de développement. Pour gérer la formation des collaborateurs, les responsables RH peuvent recourir à un logiciel de gestion des compétences (GPEC) comme Talentsoft ou encore un Learning Management System (LMS). La GPEC vise à anticiper les futurs besoins en ressources humaines de l'entreprise et à adapter les compétences et les emplois à ses exigences stratégiques. Quant au LMS, il permet de créer et gérer des modules de formation personnalisés sur une plateforme e-learning.

Talentsoft

L'entretien professionnel est également un outil important pour la gestion des compétences. Intégré à la GPEC et obligatoire tous les deux ans, ce moment d'échange est une bonne occasion pour identifier les besoins en formations des salariés.

Les outils de gestion des congés et des absences

Mission clé des ressources humaines et pilier essentiel au fonctionnement de l'entreprise, la gestion des congés et des absences peut toutefois devenir une tâche fastidieuse pour les responsables RH. L'utilisation de logiciels spécialisés permet de gérer des congés et absences de différents types :

• Les congés payés
• Les arrêts maladie
• Les accidents de travail
• Les congés maternité et paternité
• Les congés pour enfant malade
• Les congés spéciaux (mariage, PACS, décès, déménagement, adoption, etc.)
• Les congés de proche aidant
• Les congés pour la création ou la reprise d'une entreprise
• Les congés d'engagement associatif

• Autoriser les demandes de congés dans la limite du solde disponible
• Garantir la fiabilité des informations et des données
• Assurer la visibilité du solde de congés pour les collaborateurs
• Fournir un planning des absences pour optimiser l'organisation de l'entreprise

Le logiciel Eurécia Congés & Absences est un très bon exemple d'outil RH à utiliser dans ce domaine.

Eurécia Congés & Absences

Les outils pour la gestion du temps et des activités

La gestion du temps et des activités (GTA) peut être un véritable casse-tête pour les entreprises. Pourtant, elle permet de contrôler efficacement le temps de travail des salariés, optimisant ainsi leur productivité. L'utilisation d'un outil RH spécialisé facilite cette tâche.

Avec un logiciel de gestion du temps et des activités, les responsables RH suivent le temps et la durée de travail effectués par les employés : temps plein, temps partiel, heures d'arrivée et de départ, temps de pause, heures supplémentaires, forfait jour, etc. Ainsi, ils disposent d'une trace du temps consacré à une activité ou à une tâche spécifique. De plus, le logiciel de GTA permet d'automatiser les tâches liées au suivi des temps travaillés et d'optimiser la planification des heures de travail.

En utilisant ce type d'outil RH, les responsables RH peuvent mieux contrôler leurs dépenses, avoir une visibilité sur le ROI des activités et garantir la fiabilité de la paie.

Voici des exemples d'outils conçus pour la GTA : Peoplenet de Cegid, WorkForce Management d'Oracle et Timmi Temps de Lucca.

Peoplenet de Cegid

WorkForce Management d'Oracle

Timmi Temps de Lucca

Les outils de gestion de paie

Pour les salariés, la rémunération reste un critère majeur de motivation et d'engagement au travail. Toutefois, la gestion des paies prend du temps, car elle doit tenir compte de différents éléments variables. Pouvoir compter sur des outils RH fiables permet d'accomplir efficacement cette mission.

Entre autres, les logiciels de gestion de paie permettent aux responsables RH d'automatiser certaines tâches telles que le calcul et l'édition des bulletins de paie, et de gérer les déclarations sociales et fiscales. Ces outils sont indispensables pour optimiser la productivité des équipes RH. De plus, ils réduisent les risques d'erreur et garantissent le respect des obligations légales en matière de rémunération.

Voici quels exemples d'outils à utiliser pour la gestion salariale :

• Inexpaie
• Cegid HR Ultimate
• Payfit
• Pagga de Lucca
  
  

Inexpaie

Cegid HR Ultimate

Payfit

Pagga de Lucca

Les outils de gestion administrative et documentaire

Les missions RH, et notamment le recrutement, engendrent la réalisation de multiples formalités administratives afin que l'entreprise soit mise en règle. De nombreux documents doivent donc être créés et gérés au quotidien : contrats de travail, bulletins de paies, arrêts maladie, avenants, lettres d'embauche, documents de fin de contrat, dans le cadre d'un plan de départs volontaires par exemple, etc.

Certains outils RH ont été créés pour faciliter cette gestion administrative et documentaire :

• Le logiciel de signature électronique Docusign pour simplifier les processus
• Des solutions GED telles que DocuWare et Zeendoc pour l'archivage électronique des documents
  
  

Docusign

DocuWare

Zeendoc

Workday

Les outils de gestion des performances

Les salariés sont régulièrement évalués en fonction de leurs résultats et de leur efficacité dans la réalisation de leurs tâches. La gestion des campagnes d'évaluation constitue un enjeu majeur pour les ressources humaines. En effet, une bonne évaluation peut apporter de nombreux avantages aux salariés comme aux entreprises. D'un côté, cela va permettre de définir d'éventuelles augmentations de salaire, de l'autre, cela va permettre aux entreprises de gagner en productivité. Dans ce sens, il est essentiel de s'appuyer des outils de gestion des performances.

Entre autres, l'entretien annuel d'évaluation est incontournable entre un manager et ses collaborateurs, en plus de constituer un formidable outil de management. Ce moment d'échange privilégié est l'occasion pour le manager de faire le bilan du travail accompli par ses salariés, d'évaluer leurs compétences et d'identifier leurs axes d'amélioration. L'entretien annuel d'évaluation a également pour but de faire le point sur la réalisation des objectifs de l'année écoulée et de fixer ceux pour l'année à venir. Pour faciliter un tel processus, il est important de se pencher sur des outils de gestion des entretiens annuels. Ces logiciels assurent la centralisation des grilles d'entretien et les évaluations antérieures, mais aussi l'automatisation de tâches comme les convocations et les validations.

En outre, la qualité de vie au travail fait de plus en plus partie des préoccupations des entreprises. L'une des tâches importantes des responsables RH consiste à s'assurer du bien-être des salariés. De nombreux outils peuvent aider l'équipe des ressources humaines à offrir une meilleure qualité de vie au travail. Pour cela, les solutions proposent :

• La mise en place d'enquêtes de terrain pour recueillir les besoins et les attentes des collaborateurs
• Des programmes de coaching pour aider les managers à accompagner leurs équipes
• L'instauration d'un système de reconnaissance pour valoriser les salariés

L'outil Bleexo est un bon exemple de logiciel à utiliser pour la gestion des performances.

Bleexo

Les outils pour les notes de frais

La gestion de notes de frais est une tâche particulièrement chronophage qui consiste à contrôler et prendre en charge toutes les dépenses encourues par les collaborateurs dans le cadre de leurs activités professionnelles. Cependant, il est possible de simplifier de cette tâche à l'aide d'un outil RH ad hoc.

Excellente alternative à Excel, les logiciels pour la gestion de notes de frais présentent de nombreux avantages pour les managers comme pour les salariés :

• Une optimisation des processus de remboursement
• Des erreurs de saisies et des risques de fraude réduits
• Une centralisation des données
• Un meilleur contrôle des dépenses grâce à l'utilisation de tableaux de bord

Des logiciels comme N2F ou Concur peuvent être employés pour les notes de frais.

N2F

Concur

Les outils pour la prévention des risques professionnels

Les employeurs ont également pour priorité de veiller à la santé et à la sécurité de leurs salariés. La prévention des risques professionnels liés au travail passe par la mise en place d'actions de prévention, de formation et d'information, mais surtout par un outil RH appelé DUERP. Ce document permet de détecter, d'évaluer et de gérer les risques auxquels les salariés sont exposés dans le cadre du travail.

Voici un exemple de DUERP :

Le logiciel Kénora est aussi une bonne solution pour la gestion de la santé et de la sécurité au travail.

Kénora

Les logiciels de gestion des avantages sociaux

Les responsables RH sont amenés à gérer les avantages sociaux comme l'assurance maladie des salariés, leur complémentaire santé, les primes, les frais de restauration et de transport, l'épargne salariale et les avantages en nature. Le recours à un logiciel spécialement conçu peut leur être très utile pour réaliser cette tâche. Ce type d'outil facilite le suivi des avantages sociaux, mais aussi la gestion des processus administratifs associés.

Le logiciel Benefiz, par exemple, permet aux responsables RH de gérer et valoriser les avantages sociaux en seulement quelques clics.

Benefiz

Les outils pour le pilotage des RH

Le pilotage des ressources humaines permet aux entreprises d'axer leur politique RH en fonction de leur stratégie globale. Pour suivre et piloter leurs performances, elles utilisent des tableaux de bord RH. Ces outils leur permettent d'analyser et de suivre des indicateurs de performance tels que :

• Le recrutement.
• L'absentéisme.
• La masse salariale.
• La rotation du personnel.

Le recours à un logiciel dédié au pilotage des ressources humaines constitue une aide précieuse pour identifier les points forts et les axes d'amélioration de la fonction RH.

Par exemple, l'outil Grafiq peut être utilisé pour concevoir un tableau de bord RH.

Grafiq

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