Chaque entreprise qui possède des salariés se doit de mettre en place un processus de gestion de paie fiable et efficace. Cela regroupe différentes démarches administratives obligatoires, en lien avec la rémunération du personnel. Régularité et attention sont requises pour éviter de commettre des erreurs qui pourraient entraîner des sanctions. Heureusement, plusieurs options sont envisageables pour prévenir toute complication.

Téléchargement  >> Le guide sur la qualité de vie au travail

Comment se fait la gestion de la paie ?

Il s'agit d'un processus en plusieurs étapes, qui commence par la collecte de données à propos du salarié. Les informations concernant son planning, son contrat de travail, ses congés, ses primes et éventuelles absences sont traitées, afin de procéder au calcul de sa rémunération. Lors de cette phase, le prélèvement à la source ainsi que les cotisations sociales ne doivent pas être oubliés. Il ne reste ensuite plus qu'à produire le bulletin de paie à fournir à l'employé, puis à faire parvenir les déclarations administratives obligatoires, à savoir la Déclaration Unique d'Embauche et la Déclaration Sociale Nominative.

Toutefois, il est essentiel d'effectuer une veille juridique régulière, étant donné l'évolution fréquente de la réglementation. Une mauvaise gestion de la paie pourrait exposer l'entreprise à des sanctions administratives, financières ou pénales conséquentes.

 

Qui s'occupe de la gestion de la paie ?

Deux options sont envisageables en ce qui concerne la gestion de la paie dans une entreprise : l'externalisation ou l'internalisation. Dans le premier cas de figure, la gestion de la paie est déléguée à un cabinet d'expertise comptable ou à une société spécialisée dans ce domaine. Cette solution permet de gagner du temps, même si plusieurs échanges sont à prévoir entre l'entreprise et le prestataire de services pour assurer la conformité paie.

Pour ce qui est de l'internalisation, le processus est confié à un gestionnaire de paie, souvent rattaché au service de la Comptabilité ou des Ressources Humaines. Cette personne dispose alors d'un contrôle total sur chacune des étapes de la gestion de paie, ce qui facilite la communication au sein de l'organisation. Il est également possible d'utiliser un logiciel de gestion de paie, qui permettra d'automatiser les tâches chronophages et de garantir la légalité des documents.

 

Quelle est la différence entre un comptable et un gestionnaire de paie ?

Le comptable est chargé de l'ensemble de l'aspect financier de l'entreprise. Il doit notamment enregistrer chaque transaction, réaliser des audits, préparer les déclarations fiscales, mettre à jour les comptes de résultat et le bilan mais aussi être capable de gérer les questions en rapport avec la trésorerie.

Le gestionnaire de paie, quant à lui, occupe un tout autre rôle, puisqu'il est uniquement en charge des éléments liés à la rémunération des employés. Ses fonctions principales consistent à réaliser et vérifier les bulletins de salaire, gérer les cotisations et les déductions sociales, communiquer avec le personnel et les administrations fiscales.

 

Quelle est la différence entre gestion de paie et RH ?

Les personnes qui occupent le service des Ressources Humaines sont responsables de la gestion administrative de l'entreprise. Elles doivent remplir certaines obligations juridiques, comme celle de la mise à jour du registre du personnel. Ce document répertorie les noms de chacun des employés, les postes qui leur sont associés ainsi que les dates d'entrée et de sortie. Le département des Ressources Humaines prend également en charge la rédaction des contrats de travail, les formations des salariés et, de façon générale, tout ce qui concerne les phases de recrutement, d'embauche et d'intégration.

La gestion de paie se concentre principalement sur l'élaboration des fiches de salaire, les temps de travail, les congés et contributions sociales.

Ces deux pôles peuvent s'appuyer sur des logiciels appelés système d'information des ressources humaines (SIRH), permettant de centraliser les données concernant la gestion de la paie et la gestion des talents.

comment améliorer votre environnement de travail ?

téléchargez ce guide et découvrez les clés pour mesurer la qualité de vie au travail, concevoir votre démarche et la suivre sur le long terme.

PayFit

Cet outil offre un gain de temps considérable, grâce à l'automatisation de l'intégralité du processus de paie. Chaque mois, il génère les bulletins de salaire qui peuvent être visualisés facilement par les employés, et effectue les virements de manière automatique. De plus, il intègre la convention collective de l'entreprise ainsi que les déclarations sociales. Facile à prendre en main, PayFit permet aussi de réaliser des exports comptables et de suivre les demandes de congés des salariés.

 

ADP

Ce logiciel de gestion de paie et des Ressources Humaines convient aussi bien aux entreprises de 15 employés qu'aux grands groupes, grâce à ses différents segments. ADP PEGASE Entreprises offre une solution intéressante pour les petites sociétés, en gérant le versement des salaires, les déclarations sociales et la partie administrative. ADP DECIDIUM est très utile pour aider les PME à se développer. Enfin, ADP Link, ADP Streamline et ADP GlobalView permettent une gestion de la paie personnalisable à destination des grandes entreprises et des multinationales.

 

Nibelis

Nibelis assure une veille continue des lois et des réglementations en matière de gestion de paie. Les données présentes sur le logiciel sont protégées dans un coffre-fort numérique crypté et peuvent être stockées pendant de nombreuses années. Le traitement des fichiers est, là encore, automatisé, de sorte à simplifier les démarches pour le personnel de l'entreprise. Avec cet outil, les employés peuvent consulter à tout moment leurs bulletins de salaire, leurs notes de frais ainsi que leurs informations personnelles.

 

Cegid

Il s'agit d'un outil qui s'adapte à chaque type d'entreprise. Les TPE, les entrepreneurs et les artisans peuvent profiter d'une gestion de paie simplifiée et sécurisée. Des modèles pré-remplis sont mis à disposition, ainsi qu'un assistant de création des fiches de salaire. Grâce à Cegid, les sociétés de plus de cinquante salariés peuvent gérer les plannings et l'activité du personnel afin de gagner en productivité, et celles disposant de plus de 500 salariés profitent d'une solution complète de gestion des talents.

 

Sage

Ce logiciel de paie garantit la réalisation des bulletins de salaire et des télédéclarations de façon simple et rapide, en conformité légale. Sage dispose également de fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion des absences et des congés ou la maîtrise des plannings des collaborateurs. Les dossiers du personnel peuvent aisément être détaillés et de multiples indicateurs RH sont mis à disposition pour faciliter le pilotage de l'entreprise.

La gestion de paie occupe une place essentielle dans les entreprises. Il est donc indispensable de se tenir informé des évolutions juridiques afin d'éviter des pénalités. Les outils de gestion de paie représentent des solutions fiables pour simplifier et automatiser les démarches, tout en diminuant le risque d'erreurs.

 

Pour aller plus loin, découvrez comment accroître les performances de vos équipes en téléchargeant le guide pour améliorer la qualité de vie au travail ; ou découvrez le CRM de recrutement de HubSpot.

Le guide pour mesurer et améliorer la qualité de vie au travail

Publication originale le 31 juillet 2023, mise à jour le 09 février 2024

Sujet(s):

Ressources humaines CRM de recrutement