Lean management : définition et conseils pour réussir

Inspiré par la méthode de l'entreprise Toyota, le lean management a pour but d'optimiser le temps et les méthodes de travail. Celles-ci doivent servir la valeur ajoutée de l'entreprise. Pour y parvenir, le lean management utilise divers outils pour évaluer les processus, les rendre plus efficaces et supprimer les actions inutiles.

D'où vient le lean management ?

1 - L'origine du lean management

Le concept de lean management est né dès les années 40 au sein de l'entreprise Toyota. L'objectif de l'entreprise automobile était alors de revoir les processus de production pour éviter tout gaspillage et ne conserver que ceux qui apportent une valeur ajoutée au produit fini.

Or, cette méthode, inspirée de l'organisation du travail d'Henry Ford, a eu un véritable impact sur les performances de l'entreprise. Les résultats ont été une réduction des coûts, une meilleure productivité et une hausse de la rentabilité.

2 - La théorie du lean management

Ce n'est que vers 1988, que le lean management est théorisé, sous l'impulsion de John Krafcik alors chercheur au MIT. Le concept développé par Toyota est alors analysé par le groupe de chercheurs, qui estiment ce processus de production comme très performant et lui donnent le nom de lean manufacturing.

Le terme « lean » signifie « maigre », mais peut se traduire comme « au plus juste ». C'est après avoir fait ses preuves en ce qui concerne la production que le concept du lean management est adopté dans toutes les sphères des entreprises.

3 - L'évolution du lean management

Puis, le terme de « lean thinking » apparaît dans les années 2000. Contrairement au lean management qui touche les pratiques de l'organisation, le « lean thinking » instaure une nouvelle culture d'entreprise. L'objectif est de cerner les besoins du client pour produire le meilleur produit sans perdre de temps sur les différentes étapes de production.

Pourquoi utiliser le lean management ?

1 - Gagner en productivité

Le lean management est une démarche qui fait l'économie de tous les processus qui n'apportent aucune valeur ajoutée. En éliminant ces actions inutiles et en se concentrant sur l'apport de valeur au client, le lean management permet un gain de temps et de productivité.

2 - Optimiser les ressources

Il va de soi qu'en élimant les processus inutiles, les entreprises parviennent à économiser et optimiser davantage de ressources. Les ressources et processus sont répartis pour obtenir un flux de travail continu, stable et fluide. Cette démarche passe par la définition d'objectifs SMART et un changement de méthodes de travail pour atteindre une meilleure productivité des équipes. À terme se trouve une augmentation de la rentabilité de l'entreprise.

3 - Impliquer les collaborateurs

Le lean management doit également impliquer tous les collaborateurs. En effet, les collaborateurs, grâce à leurs compétences et leur expertise, sont particulièrement qualifiés pour identifier les méthodes permettant d'optimiser les processus et les pratiques professionnelles. Il faut donc être à l'écoute de leurs besoins et difficultés pour permettre à l'ensemble de l'entreprise de travailler dans de meilleures conditions.

Quels sont les 4 principes du lean management ?

1 - L'identification de la valeur

Pour un lean management efficace, il est nécessaire que les entreprises parviennent à identifier la valeur ajoutée de leurs offres. Cette valeur se définit par rapport aux problématiques des clients, et pour lesquelles ils souhaitent trouver une solution. Les efforts des équipes doivent servir cette valeur, elles s'efforcent alors de réaliser des offres de produits ou de services parfaitement adaptées aux problématiques des clients.

2 - Cartographier la chaîne de valeur

Cartographier la chaîne de valeur permet de mesurer l'efficacité et la valeur des processus utilisés par les différentes équipes. Ceux qui s'avèrent inutiles peuvent être supprimés, ou bien améliorés. En impliquant les collaborateurs, il s'avère plus aisé de visualiser les flux de travail au sein de l'entreprise et de définir des actions concrètes et favorables pour les clients et les salariés.

3 - Optimiser les flux de travail

L'optimisation des flux de travail est un pilier essentiel du lean management. Celui-ci englobe deux éléments distincts :

• Le flux de travail continu : les différentes tâches sont morcelées et distribuées aux collaborateurs en fonction des besoins. L'objectif est d'obtenir un flux de travail stable.
• La régulation des flux : le mot d'ordre est d'arriver à obtenir un travail fluide. Parfois, la répartition de la charge de travail entre les collaborateurs doit être réévaluée. Elles sont morcelées à nouveau si nécessaire pour être traitées plus efficacement.

4 - L'amélioration continue

Dans l'absolu, le lean management tend vers la perfection et le zéro défaut. Pour y parvenir, les entreprises analysent chaque étape des processus de manière indépendante, puis optimisent les activités en mettant l'accent sur ce qui apporte le plus de valeur aux clients.

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1 - La méthode Kaizen

Le Kaizen est une méthode d'amélioration continue qui se base sur des changements mineurs, mais réguliers. Elle vise à créer des habitudes simples et concrètes dans l'entreprise pour atteindre une plus grande qualité. C'est une approche collaborative qui comprend 4 piliers :

• La remise en question d'une donnée pour atteindre l'amélioration d'une procédure.
• Le travail du processus est aussi important que le résultat à atteindre.
• L'évolution vers l'amélioration est élaborée dans le cadre global de l'entreprise.
• Les changements se font sans blâmer ou juger qui que ce soit.

Chaque action qui peut être améliorée va se faire selon le principe suivant : planifier, faire, vérifier et agir. Cette méthode met à contribution les collaborateurs afin de les impliquer dans la dynamique de changement, mais sans les bousculer de manière radicale. Les changements, planifiés et mis en œuvre, se font progressivement. C'est donc un système évolutif et pérenne.

2 - La méthode 5S

La méthode 5S tient son nom de 5 verbes d'action japonais. Ces derniers commencent tous par la lettre S et représentent les tâches à mettre en œuvre pour améliorer l'environnement de travail. Il s'agit de :

• Débarrasser : enlever tout ce qui est inutile sur l'espace de travail.
• Ranger : classer, trier, organiser de manière efficace les données, les outils ou les ressources nécessaires au travail.
• Nettoyer : garantir la propreté, mais aussi la sûreté du lieu de travail.
• Normaliser : faire en sorte que les actions précédentes soient effectuées pour conserver un environnement de travail sain et opérationnel.
• Progresser : ériger en valeur cette méthode d'organisation pour que chacun y adhère et y contribue.

C'est un moyen d'éviter le gaspillage. Le surplus d'outils, ou le temps d'attente pour accéder à une ressource sont éliminés. En ne gardant que l'essentiel pour accomplir les tâches, les employés sont davantage focalisés sur celles-ci et gagnent en productivité.

3 - Le kanban

Cette méthode de visualisation s'inspire de la production industrielle qui consiste à ne produire que les pièces commandées. Ce système a été adapté pour mieux appréhender la planification globale des actions pour arriver à un objectif défini. Il repose sur un tableau, conçu sous forme de cartes, qui représentent les actions à prioriser.

Généralement, le tableau se divise en 3 parties : à faire, en cours et à réaliser. Il comporte l'ensemble des actions à entreprendre et facilite le partage de l'information. Ainsi, il favorise l'efficacité du travail en équipe et sa fluidité. Chaque collaborateur peut voir où il se situe dans la réalisation de l'objectif, mais également situer les avancées de chacun.

4 - La méthode SMED

La méthode SMED permet de rationaliser le temps en misant sur la délégation des tâches. Tout d'abord, elle sépare les tâches internes et les tâches externes. Dans l'industrie, les tâches internes désignent celles qui doivent être réalisées hors production, lorsqu'une machine est à l'arrêt. Les tâches externes sont celles qui sont effectuées durant la production, lorsque les machines fonctionnent.

Puis, ce processus s'attache à définir le temps que ces tâches représentent.

Ensuite, l'objectif est de transformer les tâches internes en tâches externes lorsque c'est possible. Cela représente un gain de temps. Par extension, cette méthode peut reposer sur une dynamique de délégation des tâches.

Ainsi, les tâches chronophages sont déléguées d'un service à un autre, ou externalisées à des prestataires. Du temps est alors dégagé pour que les employés se concentrent sur les tâches les plus importantes.

5 - La méthode PDCA

La méthode PDCA (Plan - Do - Check - Act) est une méthode d'amélioration continue en 4 étapes :

• Planifier : prendre en compte le problème, les ressources nécessaires pour le résoudre, puis définir l'objectif à atteindre.
• Faire : appliquer le plan défini précédemment.
• Vérifier : évaluer la mise en œuvre du plan pour clarifier et résoudre les éventuels problèmes.
• Agir : valider le plan et l'intégrer dans le processus de travail.

Si l'objectif est atteint par l'équipe, alors la méthode PDCA peut être intégrée à un processus de travail itératif. Cette approche répétitive crée un cadre structurant qui favorise l'efficacité et élimine les pertes de temps.

6 - La méthode Six Sigma

La méthode Six Sigma se base sur 2 axes : les avis clients et les données fiables et mesurables. Son objectif est de réduire la variabilité d'un processus. Elle passe par 5 étapes :

• Définir : cerner le besoin du client et l'objectif à atteindre. Cela passe par la définition des moyens et des ressources nécessaires à la réalisation de l'objectif.
• Mesurer : évaluer la performance actuelle à partir d'un ensemble de données, notamment de sondages et de retours des clients. Les informations sont classées, puis elles sont évaluées.
• Analyser : à partir des données, la méthode établit les forces et les faiblesses du processus. Les défauts sont examinés et les origines des problèmes sont recherchées.
• Améliorer : ici, il s'agit de corriger et de trouver une solution à chaque problématique. Cela passe par une phase de test afin de valider la solution adaptée.
• Vérifier : la solution trouvée doit être pérenne pour optimiser la qualité du travail sur le long terme. Aussi, un suivi est nécessaire pour juger de l'efficacité des solutions mises en place sur le long terme.

7 - Les 5 Pourquoi

La méthode des 5 Pourquoi a été créée par Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota. Cette méthode consiste à se demander cinq fois de suite « pourquoi », dès lors que l'organisation rencontre une problématique. Chaque réponse résultant d'un « pourquoi » sert de base pour la question suivante.

Bien que cette méthode permette d'analyser la cause d'un problème, elle manque de précision et de structure. En effet, cette méthode n'est pas adaptée à une situation complexe où un problème peut avoir plusieurs causes.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.