Lean management : définition, principes et outils (+ exemples)

Inspiré par la méthode de travail de l'entreprise Toyota, le lean management a pour but d'optimiser le temps et les méthodes de travail. Celles-ci doivent servir la valeur ajoutée de l'entreprise. Pour cela, le lean management utilise divers outils pour évaluer les processus, les rendre plus efficaces si besoin et supprimer les actions inutiles.

Évolution du concept de lean management

Le concept de lean management est né dès les années 40 au sein de l'entreprise Toyota. Son objectif était alors de revoir les processus de production pour ne conserver que ceux qui apportaient une valeur ajoutée au produit fini.

Or, cette méthode, inspirée de l'organisation du travail d'Henry Ford, a eu un véritable impact sur les performances de l'entreprise. Les résultats ont été la réduction des coûts, une meilleure productivité et une hausse de la rentabilité.

Toutefois, le terme de "lean" n'a été qu'employé que vers 1988, sous l'impact de John Krafcik, alors chercheur au MIT. Le terme signifie "maigre", mais peut se traduire comme "au plus juste". En effet, le concept vise à ne conserver que ce qui s'avère utile à la réalisation d'un projet, et donc à éviter tout gaspillage.

Puis, le terme de "lean thinking" apparaît dans les années 2000. Le but est de cerner les besoins du client pour produire le meilleur produit sans perdre de temps sur les différentes étapes de production.

Le lean management est issu de différentes méthodes théorisées par des ingénieurs et appliquées dans divers domaines, que ce soit dans l'industrie automobile ou le développement de start up.

Pourquoi le lean management ?

Le lean management souhaite améliorer tous les aspects du travail en allégeant les processus inutiles. Il donne des méthodes aux collaborateurs afin qu'ils travaillent dans de bonnes conditions.

Ainsi, il repose sur la définition de la valeur de la société, en prenant en compte également les besoins du client. Sa démarche fait l'économie de tous les processus qui n'apportent aucune valeur ajoutée. En éliminant ces actions inutiles et en se concentrant sur l'apport de valeur au client, le lean management permet un gain de temps et de productivité.

Chaque ressource est alors optimisée et les tâches sont réparties pour obtenir un flux de travail continu, stable et fluide. Cette démarche passe par la définition d'objectifs préalables et un changement de méthodes de travail pour atteindre une meilleure productivité des équipes. À terme se trouve une augmentation de la rentabilité de l'entreprise.

Le lean management doit également impliquer tous les collaborateurs et les aider à résoudre les potentiels problèmes au quotidien. Il est basé sur l'amélioration continue des méthodes de travail. Dans l'absolu, il ambitionne la perfection et le zéro défaut.

Les principes du lean management

Le lean management se base sur 5 principes :

• L'identification de la valeur : l'entreprise doit se demander quelle est la valeur ajoutée qu'elle va apporter au client. Cette valeur se définit par rapport au problème que le client rencontre, et pour lequel il souhaite acheter une solution. Le travail des équipes doit servir cette valeur en s'attachant à ce que la solution soit parfaitement adaptée à cette problématique.
• La cartographie de la chaîne de valeur : cette méthode permet de visualiser le flux de travail au sein de l'entreprise, en impliquant chaque collaborateur et en matérialisant toutes les actions à accomplir. Son objectif est de mesurer l'efficacité et la valeur des processus des différentes équipes. Ceux qui s'avèrent inutiles pourront être supprimés, ou bien modifiés et améliorés.
• Le flux de travail continu : les différentes tâches sont morcelées et distribuées aux collaborateurs en fonction des besoins. L'objectif est d'obtenir un flux de travail stable et régulier.
• La régulation des flux : le mot d'ordre est d'arriver à obtenir un travail fluide. Cela implique donc lever de les obstacles à sa bonne mise en œuvre lorsque ceux-ci se présentent. Parfois, la répartition des tâches entre les collaborateurs et leur quantité doivent être réévaluées. Elles sont morcelées à nouveau si nécessaire pour être traitées plus efficacement.
• L'amélioration continue : chaque étape définie par cette méthode peut entraîner des problèmes à résoudre. Le système doit être pris dans sa globalité avec l'implication de chaque collaborateur à son niveau. Il faut donc être à l'écoute des besoins et des difficultés de chacun. Cela implique des temps de concertation pour résoudre les problèmes éventuels.
  
  

Exemples d'applications du lean management

Le lean management peut donc s'appliquer à différents domaines d'activité :

• Lean production : la production de l'entreprise est organisée de manière à réduire tout gaspillage. Cette économie peut prendre différentes formes, telles que des stocks réduits ou un délai de livraison court. La réduction des coûts est au cœur du processus, mais l'entreprise concerne une forte exigence de qualité.
• Lean marketing : dans une stratégie d'inbound marketing, il se base sur trois piliers : construire, mesurer et apprendre. La définition de personas, la création de contenus de qualité et le choix d'un ou plusieurs canaux d'acquisition constituent la première étape. Ensuite, lorsque ces actions ont été mises en place, il est indispensable de mesurer l'efficacité de la stratégie grâce à différents KPI. Souvent, il faut l'ajuster et procéder à des A/B tests pour gagner en efficacité. Ces actions doivent être présentes à chaque étape de l'entonnoir de conversion.
• Lean construction : dans le secteur du BTP, le fonctionnement d'un chantier est tourné vers une approche collaborative et productive dont l'objectif est de construire des bâtiments d'une qualité supérieure. Le concept tend à supprimer tout retard et à éviter le gaspillage. Le projet est organisé par rapport au délai de livraison de la construction au client et supprime toutes les étapes qui n'apportent aucune valeur ajoutée.
• Lean start-up : il s'agit d'un modèle destiné aux start-ups pour lesquelles l'objectif est de concevoir un projet au plus proche des besoins du client. Ce produit, ou service, sera vendu avec un investissement de départ minimum. Lorsque le concept est considéré comme viable, il est lancé. Le modèle nécessite une certaine souplesse. Il inclut un retour des clients qui peut mener à repenser le produit pour adhérer totalement aux besoins de la clientèle.
  
  

Les outils du lean management

5S

La méthode 5S tient son nom de 5 verbes d'action japonais. Ces derniers commencent tous par un S et représentent les tâches à mettre en œuvre pour améliorer son environnement de travail. Il s'agit de :

• Débarrasser : enlever tout ce qui est inutile sur l'espace de travail.
• Ranger : classer, trier, organiser de manière efficace les données, les outils ou les ressources nécessaires au travail.
• Nettoyer : garantir la propreté, mais aussi la sûreté du lieu de travail.
• Normaliser : faire en sorte que les actions précédentes soient effectuées pour conserver un environnement de travail sain et opérationnel.
• Progresser : ériger en valeur cette méthode d'organisation pour que chacun y adhère et y contribue.

C'est un moyen d'éviter le gaspillage. Le surplus d'outils, ou le temps d'attente pour accéder à une ressource sont éliminés. En ne gardant que l'essentiel pour accomplir les tâches, les employés sont davantage focalisés sur celles-ci et gagnent en productivité.

PDCA

La méthode PDCA est une méthode d'amélioration continue en 4 étapes :

• Planifier : prendre en compte le problème, les ressources nécessaires à disposition pour le résoudre, puis définir quel est l'objectif à atteindre.
• Faire : cela consiste en l'application du plan défini précédemment.
• Vérifier : évaluer la mise en œuvre du plan pour clarifier et résoudre les éventuels problèmes qui peuvent se poser.
• Agir : valider le plan et l'intégrer dans le processus de travail.

Si l'objectif est atteint par l'équipe, alors la méthode PDCA peut être intégrée à un processus de travail itératif. Cette approche répétitive crée un cadre structurant qui favorise l'efficacité et élimine les pertes de temps.

Kanban

Cette méthode de visualisation s'inspire de la production industrielle qui consiste à ne produire que les pièces commandées. Ce système a été adapté pour mieux appréhender la planification globale des actions pour arriver à un objectif défini. Il repose sur un tableau, conçu sous forme de cartes, qui représentent les actions à prioriser.

Généralement, le tableau se divise en 3 parties : "À faire", "En cours" ou "À réaliser". Il comporte toutes les tâches et les collaborateurs concernés et facilite le partage de l'information. Ainsi, il favorise l'efficacité du travail en équipe et sa fluidité. Chaque collaborateur peut voir où il se situe dans la réalisation de l'objectif, mais également situer les avancées de chacun.

Six Sigma

La méthode Six Sigma se base sur 2 axes : les avis clients et les données fiables et mesurables. Elle passe par 5 étapes. Son objectif est de réduire la variabilité d'un processus. Il s'inclut dans une démarche qualité, où l'excellence est requise.

• Définir : cerner le besoin du client et définir l'objectif à atteindre. Cela passe par la décision des moyens et des ressources nécessaires à la réalisation de l'objectif.
• Mesurer : évaluer la performance actuelle à partir d'un ensemble de données, notamment de sondages et de retours des clients. Les informations sont classées, puis elles sont évaluées.
• Analyser : à partir des données, elle établit les forces et les faiblesses du processus. Les défauts sont examinés et l'origine des problèmes recherchée.
• Améliorer : après l'analyse des données et la mise à jour des problèmes, il s'agit de les corriger et de trouver une solution. Cela passe par une phase de test afin de valider quelle est la solution la mieux adaptée à la résolution de chaque problème.
• Vérifier : la solution trouvée doit être pérenne pour optimiser la qualité du travail sur le long terme. Aussi, un suivi est-il nécessaire pour juger de l'efficacité des solutions mises en place sur le long terme.
  
  

SMED

La méthode SMED permet de rationaliser le temps en misant sur la délégation des tâches. Tout d'abord, elle sépare les tâches internes et les tâches externes. Dans l'industrie, les tâches internes désignent celles qui doivent être réalisées hors production, lorsqu'une machine est à l'arrêt. Les tâches externes sont celles qui sont effectuées durant la production, lorsque les machines fonctionnent.

Puis, ce processus s'attache à définir le temps que ces tâches représentent. Ensuite, l'objectif est de transformer les tâches internes en tâches externes lorsque c'est possible. Cela représente un gain de temps.

Par extension, cette méthode peut reposer sur une dynamique de délégation des tâches. Ainsi, les tâches chronophages qui peuvent l'être, sont déléguées d'un service à un autre, ou externalisées à des prestataires. Du temps est alors dégagé pour que les employés se concentrent sur les tâches les plus importantes. Le travail gagne en efficacité et en fluidité.

Kaizen

Le Kaizen est une méthode d'amélioration continue qui se base sur des changements mineurs, mais réguliers. Elle vise à créer des habitudes simples et concrètes dans l'entreprise pour atteindre une plus grande qualité. C'est une approche collaborative qui comprend 4 piliers :

• La remise en question d'une donnée pour atteindre l'amélioration d'une procédure.
• Le travail du processus est aussi important que le résultat à atteindre.
• L'évolution vers l'amélioration est élaborée dans le cadre global de l'entreprise.
• Les changements se font sans blâmer ou juger qui que ce soit.

Chaque action qui peut être améliorée va se faire selon le principe suivant : planifier, faire, vérifier et agir. Cette méthode met à contribution chaque collaborateur afin de l'impliquer dans la dynamique de changement, mais sans le bousculer d'une manière radicale. Les changements, planifiés et mis en œuvre se font les uns après les autres et de manière progressive. C'est donc un système évolutif et pérenne.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.