Qu'est-ce que la méthode des 5S et comment l'appliquer ?

Pour optimiser les conditions de travail des employés et améliorer leur productivité, il existe la célèbre méthode des 5S. L'utiliser à bon escient dans le cadre de la démarche qualité permet d'accroître le bien-être au travail ainsi que les performances de l'entreprise.

Pourquoi utiliser la méthode 5S ?

• Améliorer les conditions de travail.
• Optimiser l'efficacité.
• Améliorer la qualité des produits ou des services.

Améliorer les conditions de travail

En maintenant un environnement de travail propre, ordonné et sécurisé, la méthode des 5S favorise le bien-être des employés. Une meilleure organisation réduit le stress lié au désordre, ce qui peut augmenter la satisfaction au travail et réduire le risque d'accident. De plus, en identifiant et en éliminant les dangers potentiels, comme les objets tranchants ou les obstacles, les entreprises peuvent créer un environnement plus sûr pour leur personnel.

Optimiser l'efficacité

En standardisant les processus et en éliminant les obstacles à la productivité, la méthode des 5S permet d'optimiser les opérations. Les entreprises peuvent respecter plus facilement les délais, réduire les temps d'attente et éliminer les sources de confusion et d'erreurs. De plus, un environnement de travail bien organisé offre la possibilité d'accéder plus rapidement aux outils et aux informations, ce qui permet de réduire les coûts, d'économiser du temps et d'augmenter la productivité globale.

Améliorer la qualité des produits ou des services

En optimisant l'organisation de l'espace de travail, en éliminant les sources de confusion et en standardisant les processus, les entreprises peuvent réduire les erreurs et les défauts. Un environnement de travail bien rangé et propre favorise également une meilleure concentration et une plus grande attention aux détails, ce qui peut se traduire par une qualité accrue dans la réalisation des tâches. En fin de compte, cela peut conduire à une satisfaction client plus élevée et à une amélioration de la réputation de l'entreprise.

Quels sont les 5S de la méthode ?

• Seiri - Débarrasser.
• Seiton - Ranger.
• Seiso - Nettoyer.
• Seiketsu - Maintenir l'ordre.
• Shitsuke - Être rigoureux.

Seiri - Débarrasser

L'objectif de cette première étape est de supprimer tous les éléments superflus des espaces de travail. L'idée est ainsi d'alléger l'environnement en rangeant les différents objets, voire en jetant ce qui n'est pas utilisé de manière régulière pour gagner en efficacité.

Les règles de Seiri sont :

• En premier lieu, ce qui n'est pas utilisé depuis un an est jeté ou recyclé.
• Ce qui est utilisé moins d'une fois par mois est archivé.
• Ce qui sert moins d'une fois par semaine est rangé à proximité.
• Ensuite, ce qui est utilisé moins d'une fois par jour est placé au poste de travail.
• Les éléments utilisés moins d'une fois par heure doivent être à portée de main.
• Enfin, ce qui sert au moins une fois par heure est placé directement sur le collaborateur.

Seiton – Ranger

Lors de la deuxième étape, il faut définir un emplacement pour chaque chose. Dans le cadre d'une usine par exemple, chaque outil ou machine doit avoir une place bien définie. Ceci permet aussi d'optimiser l'espace et d'éviter de déplacer inutilement des objets lourds sur de longues distances.

Les règles de Seiton sont :

• Ranger le poste de travail de manière rationnelle.
• Rendre évident et visuel le placement de chaque élément.
• Classer les objets selon leur fréquence d'utilisation.
• Mettre en place une standardisation des postes de travail.
• Encourager la méthode logistique FIFO (First in, First Out).

Seiso – Nettoyer

Une fois que toutes les choses sont à leur place, il faut nettoyer. La propreté est en effet une condition nécessaire à la sécurité, surtout dans les usines. Elle permet ainsi de réduire drastiquement les accidents du travail. De plus, cela permet aussi d'éviter les dysfonctionnements de matériel et les immobilisations de machines tout en rendant le lieu de travail plus agréable pour les collaborateurs.

Les règles de Seiso sont :

• Inspecter les zones de travail et détecter les anomalies.
• Nettoyer en profondeur.
• Réparer et remettre en état les outils et machines si nécessaire.
• Faire en sorte de faciliter l'inspection et le nettoyage.

Seiketsu – Maintenir l'ordre

Cette nouvelle étape est celle de la standardisation. Elle est nécessaire pour préserver les acquis des précédentes étapes. Pour atteindre cet objectif, des règles et des procédures strictes doivent être établies pour garantir une organisation efficace et pérenne.

L'écueil principal de la méthode des 5S est en effet de penser qu'il suffit de l'appliquer une seule fois. Or, son efficacité réside dans la régularité.

Shitsuke – Être rigoureux

Enfin, il faut ancrer durablement ces comportements pour en faire des habitudes quotidiennes. Pour ce faire, chacun doit respecter et appliquer les quatre étapes précédentes. De plus, il est important de mettre en place une formation continue des employés à cette méthode des 5S. En parallèle, créer des étapes de suivi journalières ou hebdomadaires est incontournable pour veiller à la continuité des efforts. De cette manière, le désordre ne revient pas sur l'espace de travail, qui préserve son optimisation à long terme.

L'étape Shitsuke renvoie par ailleurs à l'idée de rigueur de la part de chaque individu. En effet, en apportant chacun sa contribution à l'application de la méthode des 5S, tous les collaborateurs participent à renforcer l'efficacité de l'entreprise, de l'usine ou du service, ajoutant ainsi leur pierre à l'édifice de l'amélioration continue.

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Comment utiliser la méthode des 5S ?

• Réaliser un diagnostic.
• Définir les objectifs et l'organisation du projet.
• Informer et former les collaborateurs.
• Déployer la méthode.
• Suivre les résultats.

Réaliser un diagnostic

Avant de mettre en place la méthode des 5S, il est crucial d'effectuer un état des lieux de l'environnement de travail afin d'identifier les points forts et les faiblesses. Cette étape permet de mieux comprendre les domaines, d'imaginer des pistes d'amélioration et de déterminer où concentrer les efforts.

Définir les objectifs et l'organisation du projet

L'étape suivante consiste à définir les objectifs et à identifier les domaines spécifiques où la méthode des 5S sera déployée. Un plan clair doit être établi, comprenant :

• La définition des différentes phases de la mise en place du processus suivant un planning réaliste.
• Les responsabilités de chacun des membres de l'équipe.
• Le budget alloué au projet.

Les objectifs doivent être mesurables et alignés sur les priorités stratégiques de l'entreprise, tels que la réduction des temps d'attente, l'amélioration de la productivité ou encore la diminution des risques d'accident, afin de guider efficacement le processus de déploiement.

Informer et former les collaborateurs

Informer et former les collaborateurs sont des étapes essentielles pour assurer le succès de la méthode des 5S. Cela sous-entend :

• Une communication claire et transparente sur les objectifs et les avantages de la démarche.
• Une formation à la méthode 5S, incluant des exemples concrets et des exercices de mise en situation.
• Le développement de compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et de résolution de problèmes.
• Un suivi et un soutien continu, notamment par le biais d'outils de suivi des progrès ou des séances de coaching individuel.

Déployer la méthode

Les 5S servent avant tout à établir des zones de travail à la fois propres et sécurisées. Les règles sont finalement relativement simples et peuvent s'apparenter à ce qu'on appelle le bon sens. Par sa simplicité de mise en application, cette méthode des 5S peut concerner toute l'entreprise. Tout le monde peut et doit participer, et c'est bien cet aspect qui fait la force de cette méthode de management participatif. En effet, elle permet d'atteindre une cohésion d'équipe et démontre la force du collectif. Ainsi, si tous les collaborateurs, quel que soit leur service d'origine, suivent la méthode des 5S, l'impact est notable sur l'ensemble de l'organisation de l'entreprise.

En outre, l'application de la méthode présente des avantages aussi bien en termes de résultats qu'en termes de comportement :

• Instaurer des habitudes de rangement.
• Éliminer les gaspillages.
• Gagner du temps.
• Établir des règles communes.
• Respecter ses engagements.
• Éviter la perte de documents.
• Réduire les risques d'accidents du travail.

Suivre les résultats

Enfin, évaluer régulièrement les progrès réalisés en utilisant des indicateurs de performance appropriés permet d'identifier les réussites et les zones d'amélioration. Il sera ensuite possible d'ajuster l'approche pour maintenir les gains obtenus grâce à la méthode des 5S.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.