Pour optimiser les conditions de travail des employés et améliorer leur productivité, il existe la célèbre méthode des 5S. L'utiliser à bon escient dans le cadre de la démarche qualité permet d'accroître le bien-être au travail ainsi que les performances de l'entreprise.

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Comment utiliser la méthode des 5S ?

L'expression 5S symbolise cinq étapes. Celles-ci sont représentées par des termes japonais dont la première lettre est le S :

  • Seiri
  • Seiton
  • Seiso
  • Seiketsu
  • Shitsuke

Les 5S servent avant tout à établir des zones de travail à la fois propres et sécurisées. Ces règles sont finalement relativement simples et peuvent s'apparenter à ce qu'on appelle le bon sens. Par sa simplicité de mise en application, elle concerne toute l'entreprise. Tout le monde peut et doit participer et c'est bien cet aspect qui fait la force de cette méthode de management participatif. En effet, elle permet d'atteindre une cohésion d'équipe et démontre la force du collectif. Ainsi, si tous les collaborateurs, quel que soit leur département d'origine, suivent la méthode des 5S, l'impact est notable sur l'ensemble de l'organisation de l'entreprise.

En outre, l'application de la méthode possède des avantages à la fois en termes de résultats qu'en termes de comportement :

  • Instaurer des habitudes de rangement
  • Éliminer les gaspillages
  • Gagner du temps
  • Établir des règles communes
  • Respecter ses engagements
  • Éviter la perte de documents
  • Réduire les risques d'accidents du travail

Toutefois, pour bénéficier de ces avantages, il est indispensable de suivre pas à pas les cinq étapes de la méthode de manière scrupuleuse. Ces étapes commencent par des tâches simples pour aller jusqu'à l'intégration de comportements habituels positifs.

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Seiri - Débarrasser

L'objectif de cette première étape est de supprimer tous les éléments superflus des espaces de travail. L'idée est ainsi d'alléger l'environnement en rangeant les différents objets voire en jetant ce qui n'est pas utilisé de manière régulière pour gagner en efficacité.

Les règles de Seiri sont :

  • En premier lieu, ce qui n'est pas utilisé depuis un an est jeté ou recyclé
  • Ce qui est utilisé moins d'une fois par mois est archivé
  • Ce qui sert moins d'une fois par semaine est rangé à proximité
  • Ensuite, ce qui est utilisé moins d'une fois par jour est placé au poste de travail
  • Les éléments utilisés moins d'une fois par heure doivent être à portée de main
  • Enfin, ce qui sert au moins une fois par heure est placé directement sur le collaborateur

 

Seiton - Ranger

Lors de la deuxième étape, il faut définir un emplacement pour chaque chose. Dans le cadre d'une usine par exemple, chaque outil ou machine doit avoir une place bien définie. Ceci permet aussi d'optimiser l'espace et d'éviter de déplacer inutilement des objets lourds sur de longues distances.

Les règles de Seiton sont :

  • Ranger le poste de travail de manière rationnelle
  • Rendre évident et visuel le placement de chaque élément
  • Classer les objets selon leur fréquence d'utilisation
  • Mettre en place une standardisation des postes de travail
  • Encourager la méthode logistique FIFO (First in, First Out)

 

Seiso - Nettoyer

Une fois que toutes les choses sont à leur place, il faut nettoyer. La propreté est en effet une condition nécessaire à la sécurité, surtout dans les usines. Elle permet ainsi de réduire drastiquement les accidents du travail. De plus, cela permet aussi d'éviter les dysfonctionnements de matériel et les immobilisations de machines tout en rendant le lieu de travail plus agréable pour les collaborateurs.

Les règles de Seiso sont :

  • Inspecter les zones de travail et détecter les anomalies
  • Nettoyer en profondeur
  • Réparer et remettre en état les outils et machines si nécessaire
  • Faire en sorte de faciliter l'inspection et le nettoyage

 

Seiketsu - Maintenir l'ordre

Cette nouvelle étape est celle de la standardisation. Elle est nécessaire pour préserver les acquis des précédentes étapes. Pour atteindre cet objectif, des règles et des procédures strictes doivent être établies pour garantir une organisation efficace et pérenne.

L'écueil principal de la méthode des 5S est en effet de penser qu'il suffit de l'appliquer une seule fois. Or, son efficacité réside dans la régularité.

 

Shitsuke - Être rigoureux

Enfin, il faut ancrer durablement ces comportements pour en faire des habitudes quotidiennes. Pour ce faire, chacun doit respecter et appliquer les quatre étapes précédentes. De plus, il est important de mettre en place une formation continue des employés à cette méthode. En parallèle, créer des étapes de suivi journalières ou hebdomadaires est incontournable pour veiller à la continuité des efforts. De cette manière, le désordre ne revient pas sur l'espace de travail qui préserve son optimisation à long terme.

L'étape Shitsuke renvoie par ailleurs à l'idée de rigueur de la part de chacun. C'est en effet en apportant tous sa pierre à l'édifice que l'entreprise, l'usine ou le département peut gagner en efficacité grâce à la méthode des 5S qui est l'affaire de tous les collaborateurs.

 

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Modèles d'analyse concurrentielle

Publication originale le 11 octobre 2021, mise à jour le 25 novembre 2021

Sujet(s):

Contrôle de gestion