Méthode PDCA : comment utiliser la Roue de Deming ?

Avec le développement de l'économie numérique, il devient de plus en plus important de procéder à des tests et des expérimentations pour proposer une solution optimale et faire face à une concurrence grandissante. Parfaitement d'actualité, la méthode PDCA (ou Roue de Deming) est un outil qui répond au besoin d'agilité exprimé par les startups. Elle est également utilisée par les PME et les entreprises de plus grande envergure pour gérer la qualité de leurs process et résoudre les problèmes rencontrés en améliorant de manière continue leurs performances.

Quelle est l'histoire de la roue de Deming ?

Fondée sur les travaux du physicien et statisticien Walter Shewhart, la méthode PDCA a été popularisée par William E. Deming, qui l'a utilisée aussi bien pour le contrôle qualité que pour l'amélioration des processus.

Dans les années 50, il l'a fait connaître aux industriels sous l'appellation de « cycle de Shewhart » lors d'une conférence organisée par le Keidanren, l'organisation patronale japonaise. Elle a ensuite été reprise par de nombreuses entreprises et fait aujourd'hui partie des méthodes les plus utilisées dans la gestion de projet Lean.

Pourquoi utiliser la méthode PDCA ?

Elle encourage l'amélioration continue

La méthode PDCA est utilisée par les entreprises qui cherchent à résoudre des problèmes précis et à apporter des améliorations notables à leur organisation. L'idée n'est pas de modifier brutalement un processus, mais de l'améliorer petit à petit. Son fonctionnement est simple et invite aux itérations continues.

C'est un véritable outil de management

La méthode PDCA est très efficace pour résoudre les problèmes, quel que soit le secteur concerné. Elle peut, par exemple, être utilisée dans le domaine de la gestion client, du bien-être des salariés au travail ou de la gestion des stocks. Elle permet à l'entreprise qui l'applique de se remettre en question, de se réajuster pour faire face aux dysfonctionnements et de minimiser les risques de faire des erreurs grâce à l'expérimentation. Elle a pour objectif d'améliorer l'organisation de l'entreprise afin de pouvoir faire face à la concurrence.

Elle diminue les risques

Les différentes étapes du cycle PDCA permettent de vérifier que les modifications apportées sont cohérentes avant de les développer à grande échelle. Une phase d'expérimentation sert à corriger les erreurs et à ajuster les solutions afin qu'il n'y ait aucune répercussion sur l'équilibre financier de l'entreprise.

Quelles sont les 4 étapes de la roue de Deming ?

Quel que soit le domaine dans lequel elle est appliquée, la méthode PDCA est toujours fractionnée en 4 étapes :

• La planification.
• La réalisation.
• La vérification.
• La mise en pratique.

Étape 1 : « Plan » ou Planifier

Cette première phase sert à identifier les problèmes à traiter et leurs effets. Une fois ces problèmes définis, il convient d'établir des objectifs pour les résoudre, de choisir une méthode pour agir et de se demander pourquoi ils sont survenus.

La technique des 5 Pourquoi peut alors être utilisée. Elle permet, en effet, de déterminer la source profonde d'un problème, celle qu'on ne détecte pas toujours au premier coup d'œil. Comprendre pourquoi une difficulté est apparue est important pour y apporter une solution efficace.

Cette étape est aussi l'occasion de définir les ressources à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs. Il est notamment possible de mettre en place un cahier des charges ainsi qu'un planning, d'évaluer les coûts qu'il faudra engager et de préciser les KPIs à suivre.

Étape 2 : « Do » ou Réaliser

Il faut maintenant implémenter ce qui a été établi lors de la première étape en procédant pas à pas. La méthode sélectionnée doit être exécutée sans recherche de perfection, elle pourra être réajustée à tout moment. Cette deuxième étape correspond à une phase d'essai dont le déploiement peut être réalisé par le dirigeant et/ou ses collaborateurs.

Les résultats obtenus doivent ensuite être mesurés et enregistrés. Il ne s'agit pas ici de résoudre directement le problème identifié, mais de mettre en pratique le plan d'action imaginé. Cette étape permet de définir rapidement les standards à atteindre.

Étape 3 : « Check » ou Vérifier

Cette phase constitue une étape de contrôle très importante de la roue de Deming. Elle permet de :

• Comparer les résultats obtenus aux objectifs fixés lors de la première étape.
• Distinguer ce qui a fonctionné.
• Analyser ce qui s'est mal passé.

Dès qu'un nouveau problème est détecté, il faut réutiliser la méthode des 5 Pourquoi pour en trouver la source. Le plan d'action pourra ensuite être modifié pour atteindre les résultats escomptés.

Étape 4 : « Act » ou Agir

Une fois que la planification des actions à mener est prête, il ne reste plus qu'à agir, sans oublier de mesurer les résultats. Ceux-ci permettent de constater la présence d'éventuelles erreurs et d'améliorer le processus rapidement en conséquence. Il faudra alors ne garder que les solutions efficaces et supprimer celles qui n'ont pas d'impact positif sur l'organisation.

Cycle PDCA : quelle est la durée idéale ?

Puisque le cycle PDCA suit le principe de l'amélioration continue, il ne prend jamais vraiment fin. Lorsque la dernière étape est accomplie, on revient à la première. De ce fait, il ne faut ni sauter des étapes dans le cycle ni effectuer un retour en arrière.

Un unique cycle PDCA a toutefois une durée comprise entre un jour et plusieurs mois. Plus le cycle est court, plus les objectifs peuvent être rapidement atteints et plus la méthodologie est efficace. En étant concentré sur la réalisation d'un objectif, il est plus facile d'obtenir des résultats rapides et de corriger le tir en cas de problème. Idéalement, un cycle ne devrait pas dépasser une période de 3 mois.

Cela ne signifie pas qu'il faut aller trop vite : l'étape de planification peut prendre du temps, en particulier au lancement de la roue de Deming.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la méthode PDCA ?

Le principal avantage de la roue de Deming est son extrême polyvalence. La méthode peut être appliquée à un grand nombre de situations et à des environnements métiers différents. Elle trouve toute son utilité dans la gestion de projet, le développement d'un produit ou encore la gestion des ressources.

Le modèle PDCA est un formidable outil pour introduire des améliorations durables. Il offre également :

• Un gain de temps considérable dans la résolution des problèmes et dans la recherche des solutions.
• Une mise en application instantanée des changements et l'observation rapide des résultats.
• Une amélioration continue de la productivité et de l'efficacité des processus.
• La possibilité de tester un changement à petite échelle avant de dépenser de l'argent à sa mise en œuvre de manière plus importante.

En outre, la roue de Deming encourage le travail en équipe en impliquant activement l'ensemble des acteurs concernés par son déploiement.

L'inconvénient majeur de la méthode PDCA réside dans le fait qu'elle est généralement lente à mettre en place. Ce n'est donc pas la solution la plus adaptée quand l'entreprise fait face à une urgence et qu'une action rapide est nécessaire.

De plus, ce processus continu et régulier requiert l'engagement et l'adhésion de tous les collaborateurs, y compris des dirigeants pour fonctionner de manière efficace dans le temps.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.