Avec le développement de l'économie numérique, il devient de plus en plus important de procéder à des tests et à des expérimentations pour proposer une solution optimale et faire face à une concurrence grandissante. Parfaitement d'actualité, la méthode PDCA est un outil qui répond au besoin d'agilité exprimé par les startups. Elle est également utilisée par les PME et les entreprises de plus grande envergure pour gérer la qualité de leurs process et résoudre les problèmes rencontrés en améliorant de manière continue leurs performances.

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La méthode PDCA, qui porte également le nom de roue de Deming, a été popularisée par William E. Deming, qui l'a d'abord appliquée à l'industrie japonaise avant qu'elle soit reprise par de nombreuses entreprises. Voici comment mettre en œuvre la méthode PDCA dans le cadre de son activité.

pdca roue de deming

 

Pourquoi utiliser la méthode PDCA ?

La méthode PDCA est utilisée par les entreprises qui cherchent à régler des problèmes identifiés et à apporter des améliorations notables à leur organisation. L'idée n'est pas de modifier brutalement un process, mais d'agir petit à petit. Son fonctionnement est simple et invite aux itérations continues.

La méthode PDCA est très efficace pour résoudre les problèmes, quel que soit le secteur concerné. Elle peut, par exemple, être utilisée dans le domaine de la gestion client, du bien-être des salariés au travail ou de la gestion des stocks. Elle permet à l'entreprise qui l'applique de se remettre en question et de minimiser les risques de faire des erreurs grâce à l'expérimentation.

Cette méthodologie est toutefois peu adaptée si une solution doit être trouvée en urgence. En effet, il faut avoir du temps devant soi pour planifier les changements et mettre correctement en place ce modèle.

Comment appliquer la méthode PDCA ?

Quel que soit le domaine dans lequel elle est appliquée, la méthode PDCA est toujours fractionnée en 4 étapes :

  • La planification.
  • La réalisation.
  • La vérification.
  • La mise en pratique.

Étape 1 : « Plan » ou Planifier

Cette première étape sert à identifier les problèmes à traiter et leurs effets. Une fois ces problèmes définis, il convient d'établir des objectifs pour les résoudre, de choisir une méthode pour agir et de se demander pourquoi ils sont survenus.

La technique des 5 Pourquoi peut alors être utilisée. Elle permet en effet de déterminer la source profonde d'un problème, celle qu'on ne détecte pas toujours au premier coup d'œil. Comprendre pourquoi un problème est apparu est important pour y apporter une solution efficace.

Cette étape est aussi l'occasion de définir les ressources à mettre en œuvre pour atteindre ses objectifs. On pourra notamment mettre en place un cahier des charges ainsi qu'un planning, évaluer les coûts qu'il faudra engager et préciser les KPIs à suivre.

Étape 2 : « Do » ou Réaliser

Il faut maintenant implémenter ce qui a été établi lors de la première étape en procédant pas à pas. La méthode sélectionnée doit être exécutée sans recherche de perfection. En effet, elle pourra être réajustée à tout moment. En effet, cette deuxième étape correspond à une phase d'essai dont le déploiement peut être réalisé par le dirigeant et/ou ses collaborateurs.

Les résultats obtenus doivent ensuite être mesurés et enregistrés. Il ne s'agit pas ici de résoudre directement le problème identifié, mais de mettre en pratique le plan d'action imaginé. Cette étape permet de définir rapidement les standards à atteindre.

Étape 3 : « Check » ou Vérifier

Cette phase constitue une étape de contrôle très importante de la méthode PDCA. Elle permet de :

  • Comparer les résultats obtenus aux objectifs fixés lors de la première étape.
  • Distinguer ce qui a fonctionné.
  • Analyser ce qui s'est mal passé.

Dès qu'un nouveau problème est détecté, il faut réutiliser la méthode des 5 Pourquoi pour en trouver la source. Le plan d'action pourra ensuite être modifié pour atteindre les résultats escomptés.

Étape 4 : « Act » ou Agir

Une fois que la planification des actions à mener est prête, il ne reste plus qu'à agir, sans oublier de mesurer les résultats. Ceux-ci permettent de constater la présence d'éventuelles erreurs et d'améliorer le processus rapidement en conséquence. Il faudra alors ne garder que les solutions efficaces et supprimer celles qui n'ont pas d'impact positif sur l'organisation.

Cycle PDCA : quelle est la durée idéale ?

Puisque le cycle PDCA suit le principe de l'amélioration continue, il ne prend jamais vraiment fin. Lorsque la dernière étape est accomplie, on revient à la première. De ce fait, il ne faut ni sauter des étapes dans le cycle ni effectuer un retour en arrière.

Un unique cycle PDCA a toutefois une durée comprise entre un jour et plusieurs mois. Plus le cycle est court, plus les objectifs peuvent être rapidement atteints et plus la méthodologie est efficace. En étant concentré sur la réalisation d'un objectif, il est plus facile d'obtenir des résultats rapides et de corriger le tir en cas de problème. Idéalement, un cycle ne devrait pas dépasser une période de 3 mois.

Cela ne signifie pas qu'il faille aller trop vite : l'étape de planification peut prendre du temps, en particulier au lancement de la méthode PDCA.

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Publication originale le 2 avril 2021, mise à jour le 02 avril 2021

Sujet(s):

Contrôle de gestion