Qu'est-ce que la méthode Hoshin Kanri ?

Hoshin Kanri est une méthode de management stratégique qui vise à aligner la vision long terme d'une entreprise et les actions opérationnelles menées par les collaborateurs. La méthode se fonde sur une approche participative et sur un suivi rigoureux, pour impliquer l’ensemble des collaborateurs dans la réalisation d’objectifs communs, tout en favorisant l’amélioration continue. L'outil principal de cette méthode est la matrice Hoshin Kanri, qui permet de visualiser les objectifs, les tâches et les rôles.

Cette méthode est formalisée par le biais d'un tableau à entrées multiples, qui indique à chaque employé ses priorités et ses objectifs, leurs liens avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, et les métriques à utiliser pour en évaluer la progression. Ce système de management permet de gérer un projet dans une démarche d'amélioration continue des processus, en reliant les objectifs au travail concret des collaborateurs.

Source : Modèle de matrice Hoshin Kanri de HubSpot

Origine et philosophie du système Hoshin

Développée dans les années 1960 au Japon, la méthode Hoshin Kanri trouve ses racines dans la philosophie du management participatif et de l'amélioration continue. Cette approche s'inspire des principes du « lean management » et de la culture japonaise du consensus, où chaque employé contribue activement à la stratégie globale de l'entreprise.

Le terme « Hoshin » fait référence à une aiguille de boussole métallique qui pointe vers le nord, symbolisant la direction claire que doit suivre l'entreprise. « Kanri » signifie gestion ou contrôle. Ensemble, ces concepts forment une méthode qui guide l'entreprise vers ses objectifs stratégiques de manière ordonnée et coordonnée.

Différences avec les méthodes de planification traditionnelles

Hoshin Kanri rompt avec les méthodes traditionnelles descendantes et unidirectionnelles par son aspect participatif et son enjeu d'amélioration continue. Quatre caractéristiques clés distinguent Hoshin Kanri.

• Communication bidirectionnelle : les objectifs sont définis conjointement par la direction et les équipes terrain.
• Responsabilisation collective : chaque niveau hiérarchique participe à atteindre les objectifs.
• Alignement systématique : tous les objectifs individuels convergent vers la vision d'entreprise.
• Flexibilité adaptative : les retours terrain permettent des ajustements réguliers, pour s'améliorer en continu.

Comment fonctionne le processus Hoshin Kanri ?

Le processus Hoshin Kanri est cyclique et itératif :

1. La direction fixe des objectifs stratégiques.
2. Pour atteindre ces objectifs, il faut remplir des objectifs intermédiaires.
3. Ces objectifs sont déployés par ordre de priorité, jusqu'à atteindre les KPI fixés.
4. Les résultats sont évalués, et les processus sont revus pour être améliorés.

Concrètement, la méthode impose de déterminer le « Quoi ? », c'est-à-dire le projet qui permet d'atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise, et le « Comment ? », qui inclut les compétences et les actions concrètes des collaborateurs.

La matrice Hoshin : structure et lecture

La matrice Hoshin Kanri constitue l'outil central de la méthode. Elle se présente sous forme de tableau structuré en cinq sections principales.

• Les objectifs stratégiques à long terme (section Sud) affichent la vision 3 à 5 ans de l'entreprise.
• Les objectifs annuels (section Ouest) sont une déclinaison opérationnelle des objectifs stratégiques.
• Les actions prioritaires (section Nord) précisent les actions concrètes à mettre en œuvre.
• Les indicateurs de performance (section Centre-Est) présentent les KPI de mesure et de suivi.
• Les ressources (section Est) listent les moyens humains et matériels alloués.

La lecture s'effectue de bas en haut, dans le sens des aiguilles d'une montre, créant une logique de déploiement stratégique cohérente. Les points de connexion entre les sections matérialisent les liens de cause à effet entre objectifs, actions et résultats, et attribuent les tâches et les objectifs aux employés.

Le processus Catchball en détails

Le « Catchball Hoshin Kanri » représente le cœur de la démarche participative. Ce processus fonctionne selon un mécanisme d'échange bidirectionnel entre les différents niveaux hiérarchiques.

Phase descendante : l'équipe stratégique communique la vision et les objectifs généraux aux équipes opérationnelles, fournissant le contexte et les enjeux nécessaires à leur compréhension.

Phase ascendante : les équipes terrain remontent leurs contraintes, suggestions et propositions d'actions concrètes pour atteindre ces objectifs dans leur périmètre d'intervention.

Phase de négociation : un dialogue s'établit pour ajuster les objectifs selon les capacités réelles et pour définir les moyens nécessaires à leur réalisation.

Cette approche garantit l'adhésion de tous les acteurs et assure la faisabilité des objectifs fixés, tout en maintenant l'alignement stratégique global.

Intégration avec la roue de Deming (PDCA)

Hoshin Kanri intègre naturellement la roue de Deming, également connue sous le sigle PDCA (Plan Do Check Act), comme moteur d'amélioration continue.

• Plan (Planifier) = définition des objectifs et des priorités dans la matrice Hoshin
• Do (Faire) = mise en œuvre des actions par les équipes responsables
• Check (Vérifier) = mesure des résultats via les indicateurs de performance définis
• Act (Agir) = ajustement des objectifs et des actions selon les écarts constatés

Cette intégration permet une amélioration continue des processus et une adaptation permanente de la stratégie aux évolutions de l'environnement business.

Modèle de matrice Hoshin Kanri

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Signaux d'alerte nécessitant Hoshin Kanri

Plusieurs indicateurs alertent sur la nécessité, ou du moins sur l'opportunité, d'appliquer la méthode Hoshin Kanri.

• Désalignement stratégique : la méthode est utile quand les objectifs individuels sont déconnectés de la vision d'entreprise.
• Manque de communication : Hoshin aide à décloisonner services et niveaux hiérarchiques lorsque les équipes n'ont pas le réflexe d'échanger.
• Résultats en baisse : si un écart existe entre ambitions et réalisations, il est intéressant de tester de nouvelles méthodes de management.
• Démotivation des équipes : un faible engagement dans la stratégie globale nécessite une restructuration, pour dynamiser les collaborateurs.
• Concurrence accrue : Hoshin est une méthode structurante qui permet de réagir rapidement aux évolutions du marché.
• Croissance rapide : le besoin de se structurer est accru dans un contexte de croissance.

Prérequis organisationnels indispensables

Certaines conditions organisationnelles doivent être réunies pour réussir la mise en œuvre d'Hoshin Kanri.

• Leadership engagé : la direction est prête à partager le pouvoir décisionnel.
• Culture collaborative : l'environnement de travail permet l'échange et la transparence.
• Maturité organisationnelle : les équipes sont d'accord pour appliquer des processus structurés.
• Ressources dédiées : les moyens humains et temporels nécessaires sont alloués.
• Outils de suivi : l'entreprise est équipée de systèmes de mesure et de reporting pour évaluer les résultats et les améliorer.
• Formation des équipes : chacun doit avoir compris les enjeux et le fonctionnement de la méthode.

Quelles sont les 6 étapes détaillées de mise en œuvre ?

1. Définir une vision stratégique sur 3 à 5 ans
2. Formuler les objectifs stratégiques
3. Traduire les objectifs stratégiques en objectifs annuels
4. Attribuer les rôles et les ressources
5. Mettre en place le suivi
6. Améliorer les processus en continu

1 - Définir une vision stratégique sur 3 à 5 ans

La première étape consiste à élaborer une vision claire et inspirante pour l'entreprise. Cette vision doit être :

• Ambitieuse mais réaliste.
• Compréhensible par tous.
• Alignée sur les valeurs de l'entreprise.
• Orientée client et centrée sur la création de valeur.
• Mesurable.

Cette vision guide toutes les décisions stratégiques et opérationnelles de l'entreprise.

2 - Formuler les objectifs stratégiques

L'équipe dirigeante formule 3 à 4 objectifs stratégiques majeurs, qui découlent directement de la vision préalablement définie. Ces objectifs doivent respecter les critères SMART :

• Spécifiques, c'est-à-dire précis et concrets.
• Mesurables à l'aide d'indicateurs précis.
• Atteignables avec les ressources à disposition.
• Réalistes, c'est-à-dire pertinents dans le contexte.
• Temporellement définis avec des échéances.

Ces objectifs stratégiques servent de piliers pour décliner la stratégie au niveau opérationnel.

3 - Traduire les objectifs stratégiques en objectifs opérationnels

Chaque objectif stratégique se décline ensuite en 2 à 3 objectifs annuels opérationnels. Cette cascade suit le processus Catchball.

• Les objectifs stratégiques sont présentés aux équipes avec leur contexte et leurs enjeux.
• Les équipes proposent des objectifs annuels réalistes en fonction de leurs contraintes et de leurs capacités.
• Les objectifs finaux sont validés conjointement, de manière à garantir adhésion et faisabilité.

Cette approche assure l'alignement entre ambitions stratégiques et réalités opérationnelles.

4 - Attribuer les rôles et les ressources

Une fois les objectifs définis, il convient d'organiser concrètement le travail. Cela consiste dans un premier temps à faire correspondre les différents éléments de la matrice Hoshin, en cochant les cases. La matrice se remplit du bas vers le haut dans le sens des aiguilles d'une montre, jusqu'à attribuer les rôles des collaborateurs.

Dans un second temps, il faut attribuer les ressources, c'est-à-dire le temps, les outils de travail et le budget pour atteindre chaque objectif opérationnel annuel.

5 - Mettre en place le suivi

Le suivi est fondamental dans la méthode Hoshin Kanri, puisqu'il fonde l'amélioration continue. Mettre en place le suivi consiste principalement à déterminer des indicateurs de performance (KPI) précis pour mesurer la progression des objectifs. Le suivi implique par ailleurs de :

• Fixer une fréquence de mesure des résultats, c'est-à-dire le rythme de collecte et d'analyse des données.
• Établir un calendrier de suivi avec des réunions périodiques de pilotage des projets annuels.
• Choisir des outils de reporting qui proposent des tableaux de bord visuels synthétiques pour partager les résultats.
• Élaborer un processus de remontée des difficultés exceptionnelles et de résolution systématique des erreurs.

L'ensemble de ce système permet de détecter rapidement les erreurs stratégiques et opérationnelles, et d'ajuster les actions en conséquence.

6 - Améliorer les processus en continu

Le suivi et la communication sont deux piliers de la méthode Hoshin qui soutiennent l'amélioration continue.

Le premier volet de l'amélioration continue consiste à résoudre systématiquement les écarts observés entre les objectifs et les résultats : quand le suivi fait apparaître un écart significatif, les équipes s'attellent immédiatement à le résoudre. Il faut à cet effet identifier les causes, puis corriger les erreurs, et enfin informer les équipes. Ce processus intervient dès que nécessaire, à mesure du suivi.

Le deuxième volet de l'amélioration continue se manifeste en fin de cycle annuel. Il ne s'agit pas là de corriger des erreurs ou de réorienter sensiblement la stratégie, mais de revoir les processus en profondeur, en capitalisant sur les apprentissages. Les équipes procèdent en 5 étapes :

• Bilan périodique, avec évaluation globale des résultats et des processus.
• Identification des bonnes pratiques et formalisation des facteurs de succès.
• Ajustement de la méthode.
• Montée en compétences de tous les acteurs de la méthode.
• Préparation du cycle suivant avec intégration des enseignements dans la planification future.

Cette approche d'amélioration continue garantit l'évolution et l'optimisation permanente de la méthode Hoshin Kanri.

Exemples de Hoshin Kanri

Exemples de matrice

Les représentations sont très similaires d'une matrice Hoshin Kanri à une autre. Voici 2 exemples de matrices.

Exemple 1 de matrice Hoshin Kanri par HubSpot

Source : Modèle HubSpot

Exemple 2 de matrice Hoshin Kanri par Asana

Source : Modèle Asana

Chaque matrice se présente comme un graphique à l'apparence de boussole, composée de cinq sections, et lisible comme suit :

• Les objectifs stratégiques à long terme dans la section Sud.
• Les objectifs annuels dans la section Ouest.
• Les actions prioritaires dans la section Nord.
• Les KPI dans la section Centre-Est.
• Les ressources dans la section plus à l'Est.

La matrice Hoshin Kanri se lit de bas en haut et en suivant le sens des aiguilles d'une montre. Les points situés aux coins de cette matrice représentent les liens entre les initiatives et les objectifs. Enfin, les ressources identifient les collaborateurs responsables de chaque point d'amélioration ou KPI.

Exemple d'utilisation de Hoshin Kanri

Voici un exemple fictif de matrice remplie, ainsi que les explications de son utilisation.

Source : BSC Designer

Dans cet exemple, l'objectif stratégique « Élaborer un produit de haute qualité », en bas, est relié à l'objectif annuel principal « Se concentrer sur les besoins des clients à forte rentabilité » et à l'objectif annuel complémentaire « Atteindre l'excellence dans la formation aux produits ».

On lit ensuite que ces objectifs annuels sont rattachés à plusieurs actions concrètes, dont « Modifier les politiques de soutien à la clientèle », dont la progression est mesurée avec 2 KPI de service client : le temps de réponse et le taux de désabonnement (churn).

La matrice indique aussi que ce sont les équipes de service client et de gestion qui sont en charge de déployer les actions pour atteindre ces objectifs.

FAQ sur la méthode Hoshin Kanri

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