La qualité des relations qu'une entreprise établit avec ses partenaires et ses clients dépend des efforts qu'elle fournit pour faciliter les échanges. Outre les entrevues, les réunions et les déplacements, une société peut planifier des repas d'affaires en vue d'aborder divers sujets avec ses interlocuteurs. L'occasion pour elle de réunir les différentes parties dans un cadre convivial, afin de présenter ses projets, d'entamer des négociations ou de finaliser une vente. Quel que soit l'enjeu du déjeuner ou du dîner d'affaires, l'entreprise devra accorder un soin particulier à l'organisation de l'événement.
Qu'est-ce qu'un repas d'affaires ?
Un repas d'affaires est un événement organisé par une entreprise durant lequel elle réunit ses collaborateurs, des clients, des investisseurs potentiels ou des partenaires. Le motif dépend des objectifs de l'entreprise (conclure un contrat, trouver de nouveaux clients, soumettre une offre).
Quelle est l'utilité d'un repas d'affaires ?
Les entreprises ont tout intérêt à entretenir de bonnes relations avec leurs clients, leurs fournisseurs ou leurs investisseurs. Non seulement cela leur permet de les fidéliser, mais en outre, cela contribue à valoriser leur image.
Les repas d'affaires comptent parmi les événements à prévoir pour favoriser les échanges entre une entreprise et ses interlocuteurs. Collaborateurs, clients et partenaires profitent d'un déjeuner ou d'un dîner pour échanger dans un cadre convivial et une ambiance détendue.
Outre son utilité première, qui consiste à réunir les différentes parties dans un environnement propice à l'échange, le repas d'affaires poursuit différents objectifs.
Cela dépend des motifs qui amènent l'entreprise à organiser l'événement. Il peut s'agir de programmer un rendez-vous annuel, afin de dresser un bilan de l'activité et des projets à venir. L'enjeu de la réunion peut être de rencontrer des prospects ou des partenaires potentiels. Une société peut également convier un client à un repas d'affaires, en vue de finaliser une transaction à la suite d'une phase de négociation.
L'utilité du repas d'affaires dépend des objectifs de l'entreprise et de l'enjeu que l'entrevue représente pour elle.
Si l'organisation d'un dîner ou d'un déjeuner favorise l'échange avec les interlocuteurs de la société, cela renforce aussi la culture d'entreprise. Les collaborateurs qui participent à l'événement se sentent davantage impliqués dans la vie de l'entreprise. Ils adoptent naturellement les bonnes pratiques et les principes de la business etiquette, afin de préserver l'image de la compagnie.
Comment organiser un repas d'affaires ?
- Déterminer quels sont les objectifs du repas d'affaires.
- Définir une date et un lieu pour la rencontre.
- Le choix de l'établissement.
- Les thématiques à aborder.
- Les détails pratiques et les règles à ne pas négliger.
Déterminer quels sont les objectifs du repas d'affaires
La première étape à réaliser pour organiser un déjeuner ou un dîner d'affaires consiste à définir les objectifs de l'événement. Une société qui convie chaque année ses associés, ses clients et ses investisseurs à un repas d'affaires en profite pour traiter plusieurs sujets. Son but premier sera peut-être d'informer les intervenants de l'évolution de l'activité au cours de l'exercice passé. Mais elle peut aussi saisir cette occasion pour rencontrer des prospects ou entrer en contact avec des partenaires potentiels.
Une entreprise peut organiser un repas d'affaires dans l'optique de conclure un contrat avec l'un de ses clients. Dans ce cas, l'événement réunira un nombre restreint de convives, dans un unique but ; celui de finaliser un accord. Enfin, une société peut inviter plusieurs interlocuteurs en vue de présenter une offre ou d'élargir son réseau.
Il est essentiel pour l'entreprise de bien définir ses objectifs en amont, afin de garantir le succès de l'événement.
Définir une date et un lieu pour la rencontre
Le choix de la date et du lieu de rendez-vous joue un rôle crucial lors de l'organisation d'un repas d'affaires. Il existe plusieurs cas possibles en fonction de l'importance de l'événement et de l'enjeu :
- Le repas se déroule lors d'un déjeuner ou d'un dîner.
- L'entreprise organise la réunion en semaine ou durant un week-end.
- La société reçoit ses convives dans ses locaux, dans un restaurant ou loue une salle de réception.
Dans le cas d'une négociation avec un client, l'entreprise privilégiera un repas dans un restaurant par exemple. Il sera plus aisé de fixer une date convenant aux deux parties dans un délai court. S'il s'agit d'un événement rassemblant de nombreux interlocuteurs, la société devra anticiper en transmettant les invitations à l'avance afin de connaître le nombre de convives présents. Elle devra également retenir une date susceptible de contenter un maximum de personnes.
Le choix de l'établissement
La sélection de l'établissement dépendra du nombre de participants et de l'enjeu du repas. Mais le lieu sélectionné devra également refléter l'image et les valeurs que véhicule l'entreprise. Si elle choisit de louer une salle de réception et de faire appel à un traiteur, elle apportera un soin particulier à la décoration du lieu. Si elle opte pour un restaurant, elle privilégiera un établissement classique, offrant une ambiance calme et conviviale, propice aux échanges. De même, elle veillera au choix du type de cuisine en s'assurant que les plats servis conviennent à la majorité des invités.
Les thématiques à aborder
Qu'il s'agisse d'un événement de grande envergure ou d'un repas d'affaires en comité restreint, l'entreprise doit réfléchir aux sujets qu'elle désire traiter.
Les collaborateurs commencent par lister tous les thèmes à aborder durant la rencontre. Ils décident ensuite de l'ordre logique à respecter pour amener les différents sujets, de façon à instaurer le dialogue, sans brusquer l'interlocuteur.
Le principe du repas d'affaires est de favoriser les échanges entre professionnels dans un cadre convivial. Les clients ou les investisseurs invités doivent se sentir à l'aise et en confiance, afin de mener à bien une négociation.
Pour garantir la réussite de l'événement, mieux vaut éviter certains thèmes délicats tels que la politique et la religion ou les sujets personnels.
Les détails pratiques et les règles à ne pas négliger
Le succès d'un repas d'affaires dépend de sa bonne organisation, ainsi que de son déroulement. L'entreprise devra accorder une attention particulière à plusieurs détails :
- L'organisateur doit se trouver sur les lieux avant l'arrivée des convives afin de les accueillir.
- Privilégier un restaurant offrant un service de qualité et rapide dans le cas d'un déjeuner notamment.
- Éviter les établissements atypiques ou trop bruyants pour faciliter la communication.
- Demander et régler la note en toute discrétion, à l'écart des convives.
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