Raison sociale d'une entreprise : définition, critères et démarche

La raison sociale est le nom officiel d'une entreprise qui apparaît sur les principaux documents administratifs. La création et le changement de ce nom dépendent de certains critères. Attention toutefois à ne pas confondre dénomination et raison sociale selon le type de structure juridique de l'entreprise.

La raison sociale doit être choisie au moment de créer l'entreprise et peut être modifiée par la suite, sous certaines conditions. Ce choix, qui est obligatoire pour l'enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), est réservé aux sociétés. En effet, dans le cas d'un autoentrepreneur, sa société portera obligatoirement et automatiquement son nom.

La présence de la raison sociale sur l'extrait KBIS homologue cette dénomination comme nom officiel pour la société. Ce nom est repris sur tous les documents officiels, commerciaux ou administratifs concernant l'entreprise. Dans les statuts constitutifs de la société, la raison sociale doit apparaître à la suite de la forme juridique de celle-ci (SCEA, SCI ou SCM).

À quoi sert la raison sociale d'une entreprise ?

En droit, une entreprise est considérée comme une personne morale. Ce statut lui confère des droits et des obligations. L'entreprise a donc l'obligation de porter un nom tout comme les personnes physiques. Cette dénomination permet de la désigner et de la différencier des autres entreprises du même secteur ou d'un secteur différent et s'avère importante pour les différentes démarches administratives. La raison sociale est aussi le nom officiel de l'entité juridique, ce qui signifie qu'elle doit apparaître sur les statuts constitutifs, sur l'extrait KBIS, sur les factures et les devis, sur les lettres commerciales, sur les fiches de paie ou sur tout autre document administratif.

Quelle différence entre dénomination et raison sociale ?

Dénomination sociale et raison sociale désignent toutes les deux le nom officiel d'une entreprise. Il y a cependant une différence entre ces deux appellations. Elles ne qualifient pas les mêmes types de sociétés. La raison sociale concerne les sociétés civiles et la dénomination sociale, les sociétés commerciales.

La raison sociale renvoie donc aux sociétés civiles, à l'exception des Sociétés Civiles Professionnelles (SCP). Elle concerne notamment les Société Civiles d'Exploitation Agricole (SCEA), les Sociétés Civiles Immobilières (SCI), les Sociétés Civiles de Moyens (SCM) ou les Sociétés Civiles de Construction Vente (SCCV). La raison sociale comprend alors, la plupart du temps, le nom du ou des associés. Le nom peut aussi être suivi de « & fils », « & associés » ou « & compagnie ». Elle peut également citer le lieu d'activité de la société. La raison sociale doit être précédée de la forme juridique de la société. Pour une SCEA, cela pourrait ainsi donner « SCEA domaine de Balin », « SCEA Martin » ou « SCEA Martin & Associés ».

La dénomination sociale, qui désigne les sociétés commerciales et les SCP, est choisie librement par le dirigeant de l'entreprise. La dénomination sociale doit être précédée ou suivie de la forme juridique de la société : Société Anonyme Simplifiée (SAS), Société Anonyme (SA), Société À Responsabilité Limitée (SARL) ou Société en Nom Collectif (SCN).

Comment choisir la raison sociale de son entreprise ?

C'est la raison sociale qui permet d'identifier une entreprise. Elle doit donc la différencier des autres, surtout si elle se situe dans le même département ou si l'activité qu'elle propose est similaire. Lors de la création de sa raison sociale, le fondateur de la société civile doit vérifier sa disponibilité. En effet, reprendre une raison sociale déjà existante risque d'occasionner des poursuites judiciaires pour contrefaçon. Le créateur utilisera donc au préalable les plateformes en ligne de l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) et d'Infogreffe pour vérifier la disponibilité de la raison sociale qu'il a choisie.

Elle ne doit pas être trop proche du nom d'une autre société ou d'une marque sinon le créateur pourrait être accusé de violer les droits d'auteur. Il pourrait alors y avoir des poursuites judiciaires pour concurrence déloyale. En cas d'usage du patronyme d'un associé, certaines règles doivent également être respectées. Celui-ci ne doit pas pouvoir être confondu avec une entreprise ou une marque connue. Il n'est par exemple pas possible d'utiliser la dénomination « Lapeyre » ou « Coca Cola ». Cela constituerait une violation du droit des marques et, là encore, l'entreprise se confronterait à des risques de poursuites en justice.

Le fondateur d'une entreprise a la liberté de choisir sa raison sociale. Il faut cependant savoir que cet élément doit répondre à plusieurs critères pour avoir une valeur juridique. Certains symboles sont acceptés, et d'autres non.

La raison sociale peut comprendre :

• des chiffres ;
• des lettres de l'alphabet ;
• certains symboles, comme l'arobase @.

Certains signes sont au contraire proscrits :

• les signes de ponctuation, comme les points de suspension ou la virgule ;
• les symboles monétaires, comme les signes euro € ou dollar $ ;
• les symboles tels que l'astérisque *, le hashtag # ou le slash / ;

De plus, certains termes correspondent uniquement à des activités réglementées. Pour utiliser les termes « banque », « société de crédit », « architecture » ou « médecin », l'entreprise doit remplir des obligations. Ces termes sont donc également à proscrire si l'activité est hors cadre légal.

Le créateur doit aussi tenir compte d'un autre facteur, surtout s'il souhaite utiliser sa raison sociale à des fins commerciales. Dans ce cas, celle-ci doit être réfléchie en termes de communication :

• facile à retenir ;
• originale ;
• en lien avec l'activité ou le patronyme des associés ;
• facilement traduisible pour les entreprises internationales.

En effet, la raison sociale sera moins importante si l'entreprise l'utilise uniquement dans le cadre d'échanges avec les administrations et qu'elle communique sur un nom de marque complémentaire.

Les démarches à suivre pour changer sa raison sociale

Pour changer sa raison sociale, le chef d'entreprise doit respecter trois étapes.

• Tenir une assemblée générale extraordinaire, ou AGE.
• Publier l'avis de modification dans un journal d'annonces légales, ou JAL.
• Déposer le dossier de modification au Greffe du tribunal de Commerce.

La tenue d'une AGE nécessite la présence de tous les associés à la réunion. Ils doivent avoir reçu une convocation conforme à la loi et qui précise l'objet de la réunion, dont la modification de la raison sociale de la société civile. Après la réunion, un procès-verbal est rédigé précisant le vote des associés et le nouvel intitulé choisi.

Cette modification doit apparaître dans un journal d'annonces légales (JAL). Cela peut se faire directement sur Internet. Cette publication précise l'ancienne raison sociale ainsi que la nouvelle.

Pour avoir une valeur juridique, la modification de la raison sociale doit être transmise au Greffe du tribunal de commerce, auprès duquel la société civile est inscrite au RCS. Le responsable légal de la société civile doit fournir un dossier complet de la modification dans le mois qui suit la publication au JAL. Ce dossier devra réunir différents éléments.

• Un formulaire Cerfa M2.
• Le procès-verbal de l'AGE.
• La confirmation de la parution dans le JAL.
• La preuve du paiement des frais d'enregistrement de la modification.
• Un pouvoir de délégation, s'il y a lieu.
• Une attestation de modification de raison sociale.

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