Repenser l'espace de travail : une exploration du flex office

Aujourd'hui, l'espace de travail ne se limite plus au bureau, les collaborateurs jonglent habilement entre différents endroits comme les bulles individuelles, la cafétéria, les zones de détente, les salles de réunion ou encore le domicile. Avec l'évolution de la notion d'espace de travail, qui ne se limite plus à un lieu unique, les entreprises observent une croissance du travail nomade. Dans ce contexte, le flex office, alliant agilité et collaboration, est un concept innovant permettant aux entreprises de moderniser leur organisation face à l'évolution de l'environnement professionnel.

Comment fonctionne le flex office ?

La récente nomadisation des salariés implique de repenser l'espace de travail afin de favoriser un environnement dynamique et flexible. Pour ce faire, les entreprises choisissent de miser sur le flex office. Le fonctionnement du flex office implique de diviser les différents espaces de travail de manière à convenir à l'ensemble des activités de l'entreprise. Toutes les zones sont conçues pour être polyvalentes et adaptatives, permettant aux employés de trouver l'espace de travail optimal en fonction de l'activité ou des exigences spécifiques d'un projet. Pour plus de fluidité, les entreprises optent pour des outils de flex office facilitant ainsi la gestion des ressources et des espaces disponibles.

Quels sont les avantages du flex office ?

1 - La réduction des charges fixes

D'après une étude de l'INSEE, parue en 2022, un salarié sur cinq opte pour le télétravail et 31% des télétravailleurs choisissent 3 jours de télétravail par semaine. Cette évolution, accélérée par la pandémie de COVID-19, entraîne un changement significatif dans l'utilisation de l'espace de travail. Avec la démocratisation du télétravail, les entreprises constatent non seulement une baisse du taux d'occupation, mais aussi un manque d'optimisation des espaces face aux nouveaux usages, entraînant des coûts inutiles pour des locaux peu occupés. Dans ce contexte, avoir recours au flex office est une solution pertinente, permettant d'optimiser l'espace de travail et de réduire les charges fixes immobilières.

2 - L'amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail

L'amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) est une démarche d'optimisation continue visant à concilier la performance de l'entreprise et le bien-être des salariés. Entre autres, la QVCT englobe la qualité du management, le degré d'autonomie des salariés ou encore le taux d'engagement dans l'entreprise. Dans cette optique, l'adoption du flex office favorise une dynamique de travail plus collaborative, fondée sur la confiance, avec moins de contraintes contribuant ainsi l'amélioration de la QVCT.

3 - Développer la culture d'entreprise

Le flex office incarne une vision moderne du travail, où confiance et autonomie sont au premier plan. En plus d'optimiser l'espace de travail, le flex office renforce les valeurs et la culture d'entreprise. Cette démarche concrétise la volonté des entreprises à s'adapter aux besoins des collaborateurs, elles deviennent ainsi plus attractives aux yeux des nouveaux talents et fidélisent davantage de salariés.

4 - Favoriser la créativité et la performance

Comme indiqué précédemment, le flex office laisse les collaborateurs choisir leur environnement de travail. En choisissant l'espace le plus adapté pour chaque tâche, les entreprises encouragent les collaborateurs à rompre avec la routine et prendre davantage d'initiatives. Il est important de souligner que les entreprises octroyant plus de liberté dans l'organisation des tâches quotidiennes constatent une nette augmentation de l'engagement de leurs collaborateurs.

Quels sont les inconvénients du flex office ?

1 - Un espace de travail impersonnel

Un des inconvénients du flex office est l'impossibilité de s'approprier un bureau en le personnalisant, ce qui peut nuire au sentiment d'appartenance des collaborateurs et donc affecter leur engagement et leur satisfaction au travail.

Afin d'éviter de faire de l'espace de travail une zone morne, il est plus que nécessaire d'impliquer les collaborateurs dans l'aménagement des bureaux ou le choix du mobilier pour fédérer les salariés autour d'un même projet et valoriser le sentiment d'appartenance.

2 - Une organisation rigoureuse

Les changements liés au flex office peuvent affecter les collaborateurs et nuire à leur performance. Les surréservations, le manque de ressource, la désorientation ou les nuisances sonores dans l'open space sont autant de facteurs générant des frictions entre collègues.

De ce fait, la mise en place du flex office implique une gestion minutieuse de l'espace de travail. Il est conseillé de définir des règles de savoir-vivre claires et de proposer des outils de flex office facilitant la gestion des ressources et la bonne cohésion entre les équipes comme la réservation de salles de réunion ou de bureaux individuels.

3 - Une difficulté pour estimer le taux d'occupation

L'un des défis majeurs de la mise en place du flex office est l'estimation du taux d'occupation des espaces. Par exemple, les entreprises estimant un taux d'occupation trop faible voient leurs espaces de travail surchargés, ce qui nuit à la performance des salariés.

Il est conseillé de proposer un nombre suffisant de postes de travail pour accueillir les collaborateurs et faire face à des changements de dernière minute, par exemple, la mise à disposition 7 postes de travail pour 10 collaborateurs s'avère être un bon ratio.

4 - Un manque de communication

La communication entre collaborateurs du même service peut être impactée en raison des changements constants. Il est essentiel de mettre en place un système de communication interne (Slack, Teams) pour maintenant un lien entre les membres d'une même équipe et des outils opérationnels (cloud, intranet) pour faciliter le partage d'informations sur les projets.

5 étapes pour mettre en place le flex office

1 - Analyser les besoins des collaborateurs

Une mise en place efficace du flex office implique tout d'abord une analyse des exigences en ce qui concerne les espaces de travail et les éventuelles contraintes physiques. Sans cette étude approfondie, il est impensable de pouvoir proposer une organisation compatible avec les besoins de chaque service.

Cette étape permet également à l'entreprise d'estimer le nombre de salariés souhaitant opter pour du télétravail, de manière régulière ou ponctuelle, et d'optimiser l'espace en fonction des résultats.

2 - Réaliser une phase de test et des ateliers

Après avoir analysé les besoins et les contraintes des collaborateurs, il est conseillé de les accompagner, en douceur, dans la transition vers le flex office en réalisant des groupes de parole autour des enjeux du flex office ou en permettant aux salariés de tester progressivement cette nouvelle méthode de travail. Par exemple, dans le cadre du passage en flex office, l'entreprise BMW réunit 200 collaborateurs volontaires dans un atelier pour discuter des changements et dissiper leurs appréhensions. Il convient de noter que la période d'adaptation du passage en flex office est inférieure à 3 mois pour 80 % des entreprises.

3 - Optimiser les espaces de travail

Une fois les besoins identifiés et les collaborateurs rassurés sur la mise en place du flex office, il convient d'aménager efficacement les espaces de travail. Pour ce faire, il faut ajuster l'aménagement des locaux en tenant compte de la fréquentation des bureaux et du taux d'occupation. Ici, l'objectif est d'équilibrer le ratio entre les espaces partagés (open space, cafétéria, bibliothèque, espace vert) et privés (bulles phoniques, bureaux individuels) pour éviter tout excès ou manque de place.

Par exemple, des salles de réunion modulables conçues pour être reconfigurées facilement, selon la taille et les besoins des équipes, jouent un rôle important dans l'optimisation de l'espace. En effet, elles peuvent rapidement être réagencées pour faire place à un open space, un espace de réflexion ou à des postes individuels.

4 - Mettre en place des outils de flex office

Pour assurer la continuité des échanges et la performance de l'entreprise, il est crucial d'implémenter de bons outils de flex office. En effet, la collaboration et la communication sont des aspects primordiaux façonnant le succès du flex office. En mettant en place des outils de réservation de salles de réunion, de gestion des bureaux ou de visualisation des plannings, les entreprises peuvent tirer pleinement parti du flex office et créer un environnement de travail dynamique et productif.

5 - Former les managers

Pour assurer une transition efficace vers le flex office, il est nécessaire de repenser le management d'équipe pour correspondre aux besoins et aux attentes des collaborateurs. En effet, chaque office manager doit développer des compétences en communication pour maintenir une cohésion d'équipe, que les collaborateurs soient dans les locaux ou à distance.

De plus, dans un environnement aussi flexible, il est important que les managers gardent à l'esprit que la confiance joue un rôle clé pour la performance. Cela signifie guider les collaborateurs pour encourager la prise d'initiative plutôt que de les superviser constamment.

4 exemples d'entreprises ayant adopté le flex office

1 - Saint-Gobain

L'entreprise Saint-Gobain met à disposition des collaborateurs « La Tour », un bâtiment totalement optimisé pour le flex office. L'entreprise indique travailler de manière plus agile et souhaite faciliter l'organisation des collaborateurs. Pour ce faire, Saint-Gobain propose une application complète permettant d'améliorer les conditions de travail dans le cadre du flex office. Cette application permet entre autres de :

• Connaître le taux d'occupation des locaux grâce aux capteurs de flux présents à tous les étages.
• Bénéficier d'une optimisation des espaces de travail grâce à la réservation.
• Maintenir le contact entre collègues grâce à la visioconférence.
• Gérer le confort de l'espace de travail (réglage des stores, de la température de la pièce, de l'éclairage).
• Retrouver les collègues grâce à la géolocalisation.
• Réserver des places de parking.
• Notifier des congés ou des absences.

2 - AXA

AXA Suisse a réaménagé les locaux pour le passage vers le flex office. L'entreprise propose un modèle de « smart working » avec des espaces de travail adaptés aux besoins des collaborateurs. Par exemple, les salariés ont accès à des bulles de silence ou à des petites salles de réunion pouvant être réservées via Outlook. Les collaborateurs peuvent également profiter de modèles de travail offrant plus de flexibilité comme le partage d'emploi, le senior flex ou le temps partiel.

3 - Orange

Le siège social « Bridge » d'Orange est un modèle de flex office. La conception du bâtiment a inclus les salariés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque métier, créant ainsi un environnement de travail propice aux nouveaux usages.

Les locaux sont pensés pour valoriser la biodiversité et améliorer la performance des collaborateurs. Les espaces de travail sont entièrement équipés (matériels informatiques, 5G, connectiques) et encerclent un vaste atrium, éclairé naturellement et agrémenté de plus de 110 arbres et arbustes de 74 espèces différentes.

4 - La Caisse d'Épargne

La Caisse d'Épargne Côte d'Azur a récemment réaménagé le huitième étage de 550m² de son siège, pour tester le flex office avant de le déployer dans le reste de l'entreprise. La Caisse d'Épargne mise sur des lieux informels et conviviaux avec des open spaces, des zones de détente ou des bulles de silence pour augmenter la qualité de vie au travail des collaborateurs.

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