Comment créer une politique de confidentialité d'entreprise efficace

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Julia Cames
Julia Cames

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En 2018, le RGPD a joué le rôle de catalyseur du changement, transformant à jamais les enjeux entourant la protection de la vie privée.

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Il a ainsi obligé les entreprises à prendre la mesure de leurs responsabilités s'agissant des données et de la confidentialité, à redoubler d'efforts pour mapper et recenser leurs pratiques dans ce domaine et à mettre en place des processus pour gérer et stocker les données en toute conformité.

La pandémie de COVID-19 a par ailleurs mis en évidence les nouveaux risques auxquels les entreprises font actuellement face en matière de confidentialité.

Ces deux événements marquants ont livré un message fort : la protection des données doit aujourd'hui figurer parmi les priorités des entreprises. Pour preuve de cette prise de conscience, des sociétés présentes dans différentes régions à travers le monde ont adopté le RGPD comme cadre juridique de référence.

La confidentialité des données et l'application des principes qui la régissent sont souvent considérées comme un obstacle de taille par les organisations. Dès lors, les entreprises doivent intégrer les processus à leur culture et faire preuve de flexibilité afin de s'adapter aux modifications réglementaires, ainsi qu'aux avancées technologiques. Des processus systématisés utilisant des outils conçus pour assurer le respect des règles peuvent vous mettre sur la voie de la réussite, de même qu'une stratégie de sensibilisation interne peut contribuer à maximiser l'adoption et faire de la confidentialité l'affaire de chacun.

HubSpot a fait de la protection des données un élément central de ses pratiques et de ses produits. Le respect de la vie privée des individus qui utilisent ses produits constitue l'une de ses responsabilités premières et l'un des piliers de son modèle commercial. C'est la raison pour laquelle HubSpot recherche en permanence des leviers d'amélioration des processus, de manière à gagner la confiance des utilisateurs et à créer des outils facilitant la conformité aux réglementations. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples illustrant la mise en œuvre de politiques de confidentialité efficaces dans les entreprises.

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Gestion du programme de respect de la confidentialité

Une stratégie de protection des données performante passe par une équipe interne unie qui donne la priorité à la confidentialité et à la conformité au RGPD. Elle implique une collaboration étroite pour définir les responsabilités de chacun, clé d'une croissance respectueuse des réglementations pour votre entreprise.

Assurer la conformité des processus liés aux activités en ligne, identifier les risques, gérer les politiques relatives aux cookies pour les applications et les produits web, fournir des informations spécifiques sur le traitement des données et renseigner les visiteurs sur leurs droits au moyen d'une politique de confidentialité représentent autant de bonnes pratiques.

La granularité et les différents types de notifications requises, ainsi que les droits conférés aux visiteurs en vertu des lois applicables, dépendent du pays de résidence des utilisateurs. Il vous appartient de les rendre transparents et d'adopter des pratiques exemplaires.

Dans la mesure où il n'existe pas d'approche universelle en matière de confidentialité, le champ d'application des législations nationales et étrangères varie d'une entreprise à l'autre.

En confiant à une équipe dédiée la gestion des obligations de conformité de votre organisation, vous mettrez en lumière votre engagement pour la protection des données.

 

Intégrer les outils et les pratiques de conformité à la culture d'entreprise

La confidentialité des données ne saurait incomber à une seule personne.

Lorsque cette responsabilité fait partie intégrante de la culture d'entreprise, tous les salariés s'investissent dans la protection des données et la réduction des risques.

Il est important de proposer une formation continue et de communiquer les modifications réglementaires, afin de tenir les équipes informées et d'assurer la réussite des programmes de protection de la vie privée. Charger une équipe d'évaluer l'impact des changements de la réglementation sur les processus et de prendre les mesures qui s'imposent vous permet de rester au fait de l'évolution de la législation et d'aller au-devant d'éventuelles nouvelles obligations.

Les attaques par rançongiciel résultent souvent d'un mot de passe compromis. Renforcer la sécurité des mots de passe constitue le moyen le plus simple de mieux protéger les données au sein des organisations.

L'identification des risques dans ce domaine joue un rôle clé, et combler les lacunes révélées fait souvent figure de perpétuel chantier. Par exemple, des comptes inactifs d'anciens salariés qui demeurent sur un réseau sont susceptibles d'être pris pour cible par des personnes malintentionnées. Aussi, il est recommandé d'investir dans un logiciel utilisant une authentification à plusieurs facteurs et renforçant la sécurité des systèmes de façon à réduire les risques.

Les outils conçus dans un souci de conformité peuvent automatiser la plupart des processus liés à la gestion de votre programme, tout en assurant le suivi de vos processus de collecte de données et en facilitant le déploiement des modifications requises.

En incluant les systèmes tiers dans ce suivi, vous pouvez étendre les contrôles de confidentialité à l'écosystème d'un fournisseur. L'automatisation des processus relatifs aux demandes d'accès vous aide à réagir dans le délai prévu par la loi, à répondre efficacement aux individus et à vous acquitter de vos responsabilités, avec une vision à 360° des données personnelles collectées.

Elle vous permet par ailleurs, le cas échéant, de traiter les demandes d'informations des régulateurs à partir d'une source unique, ce qui vous permettra d'honorer vos obligations dans le temps imparti. 

 

Confidentialité : s'adapter à une législation et à une technologie en constante évolution

Dans l'Union européenne, nombreux sont les consommateurs qui exercent les droits que leur confèrent le RGPD et le règlement ePrivacy.

Aux États-Unis et ailleurs, les clients nourrissent désormais des attentes plus élevées en matière de confidentialité en ligne, prenant comme référence les principes du RGPD. En effet, les inquiétudes concernant le traitement des données personnelles par les entreprises se font désormais de plus en plus pressantes. La nouvelle CRPA, amendant la CCPA, les législations sur la protection de la vie privée adoptées dans les États de Washington et de Virginie, et d'autres lois similaires votées à travers le monde dans des pays tels que le Brésil, l'Inde et la Chine témoignent d'une volonté d'assurer la protection des données au niveau local.

Voici quelques-uns des derniers développements juridiques notables à prendre en considération :

 

    • Clauses contractuelles types : la Commission européenne a adopté de nouvelles clauses contractuelles types pour les transferts internationaux en date du 4 juin 2021. Celles-ci viennent remplacer les clauses antérieures au RGPD et visent les transferts de données hors des frontières de l'Europe, y compris aux États-Unis. Bien que leur date d'entrée en vigueur soit fixée à trois mois, les entreprises régies par les clauses existantes disposent d'un délai de 18 mois pour soit appliquer la nouvelle législation, soit trouver un moyen légitime de transférer des données.
  • Colorado Privacy Act : l'assemblée législative du Colorado a adopté cette loi le 8 juin 2021. Il s'agit du troisième État américain, après la Californie et la Virginie, à inscrire dans le droit la protection des données personnelles de ses résidents.
  • Réglementation chinoise sur la sécurité des données : cette loi prendra effet le 1er septembre 2021. Même si les mesures qu'elle instaurera seront en grande partie publiées dans les semaines et mois à venir, les entreprises peuvent d'ores et déjà s'appuyer sur la version préliminaire du texte.

 

Il vous incombe de rester au fait de l'évolution de la législation et d'évaluer l'impact de cette dernière tant sur votre organisation que sur le traitement des données. Vous devrez peut-être effectuer des ajustements en interne et mobiliser vos équipes pour résoudre d'éventuels problèmes de confidentialité. Par conséquent, un examen approfondi des tâches qu'il vous revient d'accomplir, au sein de votre organisation ou de manière systématique, doit être effectué pour répercuter les modifications à l'échelle locale et internationale. De plus, il est tout aussi important de maintenir la flexibilité de vos processus ainsi que la capacité d'adaptation de votre entreprise en réponse à ces changements.

Conclusion

Face à la numérisation des opérations des entreprises, la priorité doit être donnée à l'élaboration d'une stratégie pensée dans un souci de protection de la vie privée. Adopter une approche complète et coordonnée en matière de confidentialité peut parfois être complexe et chronophage. Toutefois, il est indispensable pour les sociétés tournées vers l'avenir d'en faire un objectif premier dans toutes leurs activités, et d'assortir leur démarche d'un leadership solide. 

Les organisations doivent être conscientes des risques encourus pour leur réputation, qui s'étendent bien au-delà de la non-conformité aux nombreuses lois et réglementations sur la confidentialité des données. En surveillant l'évolution de la législation, en appliquant les nouvelles règles et en améliorant continuellement votre programme de confidentialité, vous créerez une culture garante du respect de la vie privée, qui contribuera à la réussite de votre entreprise. 

Enfin, il est important que vous évaluiez la qualité de vos pratiques en matière de confidentialité. Des lacunes dans ce domaine pourront être lourdes de conséquences, mais à l'inverse, une stratégie efficace portera ses fruits sur le long terme, conférant à votre entreprise l'image d'une organisation digne de confiance.

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Sujets : Cybersécurité

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