Le lettrage des comptes permet de rapprocher les montants des factures des comptes au règlement qui leur correspond. Cette technique de comptabilité n'est certes pas obligatoire, mais tout de même fortement recommandée. Cela permet de vérifier si les factures ont été acquittées et, si ce n'est pas le cas, de réaliser le traitement qui s'impose.
Lettrage comptable : définition
Le lettrage comptable désigne une technique de comptabilité qui consiste à affecter un code unique (une lettre ou une combinaison de lettres) à au moins deux écritures comptables des comptes de tiers (de classe 4). Les sommes du ou des crédits doivent être égales à celles du ou des débits.
Le lettrage comptable permet de rapprocher une facture client ou fournisseur avec son règlement, avec un code unique d'une ou plusieurs lettres de l'alphabet. Le lettrage comptable tire son nom de la codification dont il fait usage, donc des lettres. Il faut savoir que cette vérification peut se faire de manière manuelle ou automatique.
Les factures non réglées ne doivent pas être lettrées, c'est-à-dire que les montants d'un compte de tiers (4) ne sont pas rapprochés. Les montants non lettrés doivent ensuite faire l'objet d'un traitement spécifique. Le lettrage permet donc de suivre l'état du règlement des factures et d'organiser la trésorerie.
Pourquoi faire un lettrage des comptes ?
Le lettrage des comptes permet de lier une facture avec son règlement. Il facilite donc l'analyse des saisies comptables. Il permet de suivre l'activité de l'entreprise avec rigueur, et réduit la probabilité qu'une erreur se glisse dans le bilan comptable. En effet, lorsqu'une écriture est marquée d'une lettre, il est facile de faire ressortir celles qui ne sont pas lettrées et donc celles qui n'ont pas été réglées. Il faut savoir que lorsque toutes les écritures d'un compte sont lettrées, il est dit qu'elles sont rapprochées.
Les lignes non lettrées sont plus facilement identifiables que ce soit pour la comptabilité client ou pour la comptabilité fournisseur. Le lettrage permet donc d'afficher uniquement les mouvements non lettrés et donc de constater les erreurs et les retards de paiement. Cette méthode facilite l'organisation des relances client et du paiement des fournisseurs, permettant ainsi une gestion rigoureuse des factures. Ce lettrage des comptes permet également de justifier le solde d'un compte tiers en comptabilité et de préparer la clôture de l'exercice comptable puis l'établissement du bilan comptable.
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Quels comptes peuvent être lettrés ?
Le lettrage comptable est principalement utilisé pour les comptes clients (avec les numéros qui commencent par 41) et les comptes fournisseurs (avec les numéros qui commencent par 40), mais aussi pour les autres comptes de classe 4. Ce lettrage des comptes permet de trier les factures enregistrées avec les règlements qui correspondent à celles-ci. Il faut savoir que le lettrage comptable n'a pas un caractère obligatoire, mais il est recommandé et permet de faire ressortir facilement de votre comptabilité de classe 4 les factures en attente de règlement.
Il existe une autre méthode de lettrage qui est le rapprochement bancaire. Cette autre technique de comptabilité consiste à associer des écritures comptables de banque (numéro de compte 501) avec les relevés de compte des flux financiers de l'établissement bancaire, ce qui n'a aucun impact sur la comptabilité de l'entreprise. Cela permet de se rappeler que deux opérations sont liées entre elles.
Comment faire un lettrage comptable ?
Afin de réaliser un lettrage des comptes, il faut affecter une même lettre, ou une même combinaison de lettres, à une facture des comptes clients (41) ou des comptes fournisseurs (40) et au paiement qui lui correspond. Ce code unique est toujours attribué à des mouvements qui sont égaux, l'un est inscrit au débit et l'autre au crédit pour le même client ou pour le même fournisseur.
Par exemple, une entreprise a acheté des marchandises le 1er mars de cette année pour un montant de 1000 euros et le 1er avril pour un montant de 1500 euros. Elle règle les deux factures avec le même chèque d'un montant de 2500 euros le 20 avril. Dans le journal des achats, il y aura donc les deux écritures qui correspondent aux factures :
Dans le journal de banque, il y aura l'écriture qui correspond au règlement des deux factures, c'est-à-dire :
Ensuite, le lettrage comptable consiste à consulter le compte 401 et à lettrer les factures et son règlement :
Le total du débit est bien égal au total du crédit.
Il faut aussi savoir qu'il y a deux formes de lettrage qui existent : le lettrage manuel et le lettrage automatique.
Dans le cas où une entreprise réalise un lettrage manuel, ce sont les comptes clients et les comptes fournisseurs qui font l'objet d'une analyse pour affecter chaque facture au bon paiement. La totalité des écritures comptables est épluchée manuellement. Chaque facture est pointée et lettrée avec le paiement qui lui correspond. Après le lettrage manuel des comptes, la totalité des factures marquées doit coïncider avec la totalité des comptes fournisseurs et des comptes clients qui ont été identifiés.
Ce travail doit être fait régulièrement et avec rigueur, mais il est très chronophage. De plus, ce travail peut se compliquer dans le cas où les factures sont émises dans une devise étrangère qui engendre un écart de change. Les factures peuvent aussi être acquittées en plusieurs fois et avec des modes de règlement différents. Il peut s'agir d'un règlement de plusieurs factures avec un seul mouvement bancaire ou alors il peut s'agir de frais bancaires non identifiés lors de la saisie comptable. En effet, il ne faut pas attendre la clôture de l'exercice, car il y aura trop de comptes de tiers (4) à lettrer. Le lettrage manuel des comptes désigne une méthode très utilisée par les PME (Petites et Moyennes Entreprises) qui confient cette mission à un comptable ou à un expert-comptable. Cela permet de limiter le risque d'erreur.
Une entreprise peut aussi réaliser un lettrage automatique des comptes a priori ou a posteriori, en utilisant un logiciel de comptabilité.
Le lettrage des comptes réalisé a priori consiste à attribuer à chaque facture un code unique pour l'identifier. À partir du moment où un règlement est enregistré, le logiciel enregistre en même temps le code facture pour affecter chaque règlement à une ou plusieurs factures. Le lettrage comptable est alors assez simple et rapide ce qui permet d'analyser facilement les écarts afin de les régulariser.
Une entreprise peut également réaliser un lettrage comptable automatique a posteriori. Dans ce cas, le logiciel s'appuie sur des éléments identiques dans chaque écriture comme le montant pour les associer. Ce système est à privilégier pour les cas les plus simples où une facture correspond à un règlement. Ce type de lettrage n'est pas adapté aux cas complexes : si plusieurs factures correspondent à un seul paiement, le lettrage ne sera pas de qualité. Avec un logiciel, il est notamment possible de lettrer une facture à la place d'une autre si elles ont été émises le même jour pour un montant identique, entrainant ainsi des erreurs de lettrage.
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