Les frais généraux, comptabilisés dans le journal des achats d'une entreprise, correspondent aux dépenses de fonctionnement qui ne contribuent pas directement à créer les produits ou les services commercialisés. Il s'agit par exemple du loyer des bureaux, des factures d'énergie, des honoraires comptables ou encore des coûts de maintenance informatique. À moins de dépasser certains seuils, une entreprise n'a pas l'obligation de déposer un relevé de frais généraux lors de sa déclaration annuelle de résultats. Calculer le montant de ces charges est néanmoins utile, à des fins de gestion d'une part, pour optimiser les finances de l'entreprise d'autre part.
Que sont les frais généraux ?
Les frais généraux sont des dépenses engagées pour faire fonctionner une entreprise au quotidien. Assurances, coûts marketing, notes de frais… Ces charges ne financent pas la fabrication des produits et services mais sont indispensables pour exploiter l'activité. Les frais généraux sont déductibles du résultat imposable.
Comptabiliser les frais généraux est utile à plusieurs égards :
- Connaître le montant des frais généraux sur l'année à venir permet d'établir un prévisionnel fiable. Lors d'une création ou d'une reprise d'entreprise, en outre, les frais généraux mentionnés dans le business plan renseignent sur la rentabilité de l'activité.
- Calculer les frais généraux aide à fixer des prix de vente cohérents, et à les faire évoluer. Les frais généraux en effet doivent être pris en compte dans le prix de revient des produits ou services.
- Identifier et mesurer les frais généraux permet éventuellement de constater des dépenses inutiles, à supprimer ou à réduire. C'est un levier efficace pour augmenter le bénéfice d'une entreprise.
- Recenser et entrer les frais généraux en comptabilité est essentiel pour les déduire du résultat, afin de diminuer l'impôt.
5 types de frais généraux
Il existe deux grandes catégories de frais généraux : les frais fixes et les frais variables. Les frais fixes sont les dépenses dont le montant est stable : quels que soient le volume de production et l'intensité de l'activité, ces frais généraux représentent le même poids financier à la charge d'une entreprise. Les frais variables à l'inverse évoluent à mesure de la production et de l'activité d'une entreprise. Les frais fixes peuvent devenir des frais variables. Illustration : le loyer des bureaux est a priori une charge fixe ; pourtant en cas de croissance importante, une entreprise qui déménage dans des locaux plus grands voit le loyer augmenter. Il est donc important de recenser et d'évaluer régulièrement les frais généraux, fixes ou variables, pour avoir une vision juste sur la comptabilité.
Pour n'oublier aucune dépense, une entreprise peut se reporter à ces 5 types de frais généraux fréquents.
À noter que les achats de marchandises et de matières premières nécessaires à fabriquer les produits et services commercialisés sont distingués des frais généraux dans le journal des achats. Les salaires pour leur part sont comptabilisés dans un journal spécifique : le journal de paie.
Les coûts de structure
Parmi les frais généraux fréquents, certains coûts se rapportent à la structure même d'une entreprise. Ce sont des charges qui existent même si l'entreprise suspend la production de ses produits ou services. Il s'agit principalement des dépenses liées aux locaux :
- Les loyers des bureaux et des locaux commerciaux. À noter que si une entreprise achète des locaux, les mensualités de remboursement du prêt ne constituent pas des frais généraux, car elles financent un investissement.
- Les consommations d'énergie liées à l'occupation des locaux, ainsi que les abonnements téléphonique et internet.
- Les dépenses d'entretien des locaux telles que les frais de nettoyage.
- L'assurance des locaux.
Sont également des frais généraux les dépenses en assurance et en entretien liées aux biens d'une entreprise : assurance auto des véhicules de société et coûts de maintenance informatique, par exemple.
Les petites fournitures
Matériel de bureau, frais postaux ou encore vêtements de travail pour les employés : ces petits achats sont des frais généraux à condition que les sommes engagées soient moindres. Lorsqu'un achat est cher, il peut être considéré comme une immobilisation, c'est-à-dire un investissement qui augmente l'actif de l'entreprise. Sur le plan comptable, seuls les consommables qui viennent en diminution de l'actif net constituent des frais généraux déductibles du résultat. Les achats de papier pour imprimante sont des frais généraux, par exemple, alors que l'achat d'une imprimante est enregistré au bilan comptable en tant qu'immobilisation et s'amortit.
Les honoraires des prestataires
L'expert-comptable, le cabinet d'avocats ou encore la banque : ces prestataires ne produisent pas directement de la richesse, mais sont nécessaires, et parfois obligatoires, au fonctionnement d'une entreprise. Les honoraires de ces professionnels peuvent donc entrer dans la catégorie des frais généraux.
Cette règle subit des exceptions. Les honoraires d'un avocat conseil peuvent par exemple constituer un investissement lorsque la prestation de l'homme de loi contribue à faire une acquisition stratégique pour l'entreprise : comme le bien nouvellement acquis, les frais juridiques peuvent être considérés comme un investissement. Dans ce cas, ce n'est pas une charge déductible au titre des frais généraux.
À noter que les rémunérations exceptionnelles peuvent être également comptabilisées en frais généraux. C'est le cas par exemple en période de pic d'activité, lorsqu'une entreprise a recours à un sous-traitant ou à de l'intérim.
Les déplacements
Quel que soit le secteur d'activité, une entreprise a régulièrement besoin de payer des déplacements à ses collaborateurs : pour qu'une équipe représente la marque sur des salons ou pour que les commerciaux rencontrent les clients, par exemple. À ces occasions sont éditées des notes de frais. Repas, logement et transport : ces charges sont des frais généraux.
Les dépenses publicitaires
Le marketing ne crée pas le produit ou le service, mais permet de le vendre : les frais engagés en publicité et en communication peuvent être comptabilisés en frais généraux. Les dépenses publicitaires incluent des petites fournitures telles que de la PLV, des honoraires si l'entreprise fait appel à un webdesigner ou un consultant en freelance, ou encore des déplacements lorsque la promotion est assurée à l'occasion d'un salon.
Le traitement comptable d'une dépense publicitaire n'est pas toujours évident. Investir en publicité payante sur les moteurs de recherche pour maintenir la notoriété de marque, par exemple, peut constituer une immobilisation ou une charge. En cas de doute, l'aide d'un expert-comptable est recommandée.
Comment comptabiliser les frais généraux d'une société ?
Pour comptabiliser correctement les frais généraux d'une société :
- Identifier les dépenses qui constituent des frais généraux aux sens comptable et fiscal.
- Vérifier que les frais relèvent de la gestion normale de la société et qu'ils sont engagés dans son intérêt.
- S'assurer que la société dispose de justificatifs conformes pour chaque dépense comptabilisée au titre des frais généraux.
- Inscrire les dépenses dans le journal des achats.
- Déduire le montant total des frais généraux du résultat pour diminuer l'impôt.
À noter que les entreprises qui dépassent certains seuils ont l'obligation de fournir un relevé de frais généraux lors du dépôt des comptes annuels. Sont notamment concernées les entreprises qui enregistrent des notes de frais pour des montants importants. Cela permet à l'administration fiscale de contrôler les abus en matière de déduction de charges.
3 conseils pour optimiser les frais généraux
Les frais généraux viennent en déduction du résultat imposable : cela permet à une entreprise de diminuer son impôt. Réduire voire supprimer les frais généraux est toutefois judicieux pour faire baisser les dépenses, et augmenter ainsi la rentabilité de l'activité.
1 - Évaluer la pertinence des charges
Avoir une vision d'ensemble est la première étape pour optimiser les frais généraux : il s'agit de lister l'ensemble des charges, pour les étudier chacune individuellement. Le compte de résultat peut s'avérer utile à cet égard. À cette occasion, une entreprise peut réaliser que certaines dépenses sont inutiles, qu'elles font double emploi, qu'elles ne sont plus d'actualité ou qu'elles sont très peu profitables. C'est en quelque sorte un travail d'audit et de mise au propre des dépenses, à effectuer régulièrement pour identifier les leviers d'économies.
À ce stade, il faut résilier des contrats inutiles et modifier des pratiques de manière à supprimer des frais généraux. Exemple : une entreprise qui est présente chaque année sur un salon constate que ledit salon n'est plus intéressant eu égard à son développement récent ; mettre un terme à cet usage permet de réduire les frais de déplacement.
2 - Réduire le montant des charges
De nombreux frais généraux sont indispensables, voire obligatoire. Pour chaque charge néanmoins, il est intéressant de se demander dans quelle mesure son coût peut baisser.
- Assurances, banques, sociétés d'entretien ou encore fournisseurs internet : faire jouer la concurrence entre les prestataires de services peut générer des économies substantielles. De nouveaux acteurs apparaissent régulièrement sur le marché, d'où l'importance de se tenir alerte. Le recours à un courtier peut également être utile à cet effet.
- Honoraires et petites fournitures : une entreprise a tout intérêt à négocier les tarifs, dans la limite du raisonnable. La négociation peut s'accompagner d'une contrepartie. Une entreprise peut par exemple s'engager auprès d'un fournisseur en exclusivité, ou sur de gros volumes, en échange de réductions intéressantes sur le matériel.
- Les loyers des bureaux peuvent représenter une charge considérable. Or certaines entreprises qui pratiquent massivement le télétravail voient leurs locaux désertés. Dans ce contexte, il est stratégique de se poser la question d'un déménagement dans des locaux mieux dimensionnés.
- En matière de dépenses publicitaires, le digital accroît les économies potentielles. Louer un panneau publicitaire ou faire une campagne Google Ads : il est important de comparer les coûts et de mesurer la rentabilité des actions marketing, pour faire baisser les frais généraux.
3 - Sensibiliser aux économies
Optimiser les frais généraux est l'affaire de tous les collaborateurs d'une entreprise. Plus une entreprise réalise des économies, plus elle est rentable, et cela profite directement à l'ensemble des équipes. Il est donc important d'insuffler de bonnes pratiques, par exemple :
- Adopter un comportement écoresponsable : réduire les consommations d'énergie préserve l'environnement, et fait baisser le montant des frais généraux. De même, limiter les déplacements coûteux aux voyages strictement nécessaires bénéficie à la fois à l'environnement et aux finances d'une entreprise.
- Dématérialiser : de nombreuses solutions technologiques permettent désormais d'éviter les impressions papier et les envois postaux. Dématérialiser permet de réduire considérablement ces postes de frais généraux.
Pour aller plus loin dans votre stratégie, téléchargez le guide pour intégrer la comptabilité aux services clés d'une entreprise.
