Le contrôle fiscal fait partie des évènements que peut rencontrer une entreprise au cours de son activité. Il s'agit d'une action tout à fait courante de la part de l'Administration fiscale qui vise à détecter et régler les éventuelles fraudes commises. Il n'y a aucune place à l'improvisation dans cette situation et l'entreprise doit être en mesure de gérer le contrôle avec professionnalisme.
Qu'est-ce qu'un contrôle fiscal en entreprise ?
Un contrôle fiscal en entreprise est une vérification de comptabilité faite par les services de l'État dans le but de détecter les fraudes fiscales. Les sociétés ainsi que les entreprises individuelles sont soumises au contrôle compte tenu de leurs différentes déclarations de revenus.
Quel est l'objectif du contrôle fiscal ?
L'objectif du contrôle fiscal en entreprise est de détecter les entreprises qui manquent à leurs obligations à l'égard de la réglementation fiscale. Le contrôle permet de résoudre ces manquements provoqués soit par des oublis involontaires de la part de l'entreprise, soit par des erreurs intentionnelles.
Quels sont les types de contrôles fiscaux ?
Il existe deux types de contrôles fiscaux prévus pour les entreprises. Tout d'abord, le contrôle fiscal interne qui est généralement nommé le «contrôle sur pièce». Les services fiscaux vérifient la bonne foi de l'entreprise en examinant l'ensemble de ses déclarations d'impôts. Dans cette situation, l'entreprise n'en est pas obligatoirement informée et le contrôle peut débuter sans qu'elle en ait connaissance.
Ensuite il existe le contrôle fiscal de «vérification de comptabilité». Dans ce cas, l'entreprise contrôlée est avertie au préalable du passage d'un inspecteur à son siège social et doit préparer une liste précise de documents. Les services fiscaux analysent alors l'ensemble des documents comptables directement dans les locaux de l'entreprise. Il est à noter que si la comptabilité de l'entreprise se réalise de façon dématérialisée, l'inspecteur peut traiter les informations à distance.
Fonctionnement du contrôle fiscal d'une entreprise
Fréquence d'un contrôle fiscal d'une entreprise
En règle générale, un contrôle fiscal en entreprise est initié par l'Administration fiscale tous les 9 ans. Ce dernier peut être réalisé sur plusieurs années afin de vérifier une partie conséquente des déclarations fiscales. Il est à noter que même une entreprise ayant fait l'objet d'une liquidation peut subir un contrôle fiscal jusqu'à 3 ans après sa fermeture.
Qu'est-ce qui peut déclencher un contrôle fiscal ?
Diverses raisons peuvent être à l'origine d'un contrôle fiscal en entreprise :
- La dénonciation : n'importe qui peut dénoncer une entreprise auprès des services fiscaux : un concurrent, un client insatisfait, un salarié, etc.
- Un secteur d'activité visé : les services fiscaux peuvent recevoir des directives du ministère des Finances impliquant de surveiller un domaine d'activité précis.
- Le contrôle d'un fournisseur : un fournisseur de l'entreprise peut subir lui-même une surveillance sur ses déclarations de TVA et déclencher un contrôle envers l'entreprise.
- Les incohérences : les contrôles fiscaux peuvent détecter des anomalies entre les montants de chiffre d'affaires déclarés avec ceux des déclarations de TVA.
- Par comparaison comptable : le contrôle peut être engagé lorsque l'Administration fiscale s'aperçoit que d'importantes différences comptables existent entre entreprises du même secteur d'activité.
- Des opérations douteuses à l'étranger : lorsqu'une entreprise réalise de nombreuses collaborations avec des pays où la fiscalité est beaucoup plus intéressante, les services fiscaux peuvent déclencher un contrôle.
- La surveillance d'un ancien contrôle : enfin une entreprise contrôlée il y a quelques années peut faire l'objet d'une vérification par l'Administration fiscale afin d'observer si tout est régulier.
Quelle est la durée d'un contrôle fiscal ?
La durée d'un contrôle fiscal va dépendre de la taille de l'entreprise. En général, pour une PME (Petite et Moyenne Entreprise) le contrôle n'excède pas 3 mois. Pour les entreprises de plus grande taille, le contrôle peut s'exercer sans limite de temps concernant la vérification de comptabilité.
6 conseils pour bien se préparer à un contrôle fiscal
Une comptabilité irréprochable
Premier point très important afin d'anticiper au mieux un contrôle fiscal est d'avoir une comptabilité parfaitement tenue. Tout doit être en ordre tel que l'établissement et l'enregistrement des factures, l'archivage, les écritures comptables, les mentions obligatoires, etc. Il n'y a pas d'improvisation possible avec les chiffres et il est capital pour une entreprise de s'entourer de professionnels compétents, spécialisés en comptabilité voire même en fiscalité.
L'étude attentive de l'avis de vérification
Une fois l'avis de vérification reçu, l'entreprise doit en prendre connaissance attentivement pour en saisir parfaitement les termes. Elle doit notamment vérifier que tous les éléments obligatoires sont présents sur l'avis afin de détecter s'il y a une nullité de procédure.
Une réflexion sur la possibilité d'un accompagnement
À ce stade du contrôle fiscal, l'entreprise peut alors envisager de se faire accompagner par un professionnel pendant la procédure. En effet, au vu de l'avis de vérification et des erreurs ou oublis possibles dans la comptabilité, l'entreprise peut faire appel à un professionnel pour l'aider à minimiser les éventuelles sanctions : avocat fiscaliste, expert-comptable ou encore expert fiscal.
Le choix des interlocuteurs
Ensuite, le dirigeant de l'entreprise doit sélectionner un nombre de personnes restreint qui sera chargé d'échanger avec les services fiscaux pendant le contrôle. La communication se fera tant dans les locaux qu'à distance lors d'échanges téléphoniques ou à travers les e-mails. Le dirigeant peut également décider d'être le seul communicant. Il est tout de même conseillé de s'entourer de plusieurs personnes compétentes ayant la capacité de répondre à l'ensemble des questions des contrôleurs.
La préparation des documents
L'entreprise doit ensuite établir la liste de tous les documents demandés par l'Administration fiscale et les rassembler. Il est essentiel de transmettre les bonnes informations à l'inspecteur en agissant de façon méthodique. Les personnes chargées de préparer ce contrôle doivent avant tout :
- Conserver les originaux et donner des copies.
- Noter l'ensemble des commentaires reçus de l'inspecteur.
- Communiquer uniquement les documents sollicités.
- Demander des délais afin de pouvoir récolter les documents manquants.
Un état d'esprit d'écoute et volontaire
Le contrôle fiscal en entreprise doit se passer de la meilleure façon possible. Le dirigeant et son équipe doivent avant tout accueillir l'inspecteur dans de bonnes conditions relationnelles et matérielles. Il est conseillé de prévoir une pièce agréable et adaptée pour le recevoir durant plusieurs jours afin qu'il se sente à l'aise. Pendant le contrôle fiscal, les collaborateurs doivent garder une attitude attentive et proactive et être présents pour répondre aux questions posées. Les solutions doivent être trouvées ensemble et pour cela il est capital de créer des liens de qualité, sans animosité.
Comment se déroule le contrôle fiscal d'une entreprise ?
La réception de l'avis de contrôle
L'Administration fiscale commence par envoyer l'avis de contrôle au dirigeant de l'entreprise par lettre recommandée avec accusé de réception. Il s'agit d'une obligation pour les services fiscaux de faire partir cet avis sous cette forme sous peine de nullité. Ce document informe l'entreprise du type de contrôle qui va être effectué (vérification ou examen de comptabilité), de l'identité de l'inspecteur chargé de la mission ainsi que de la date d'inspection prévue. Il est important de savoir que le contrôle ne peut pas être réalisé avant que 2 jours ouvrés se soient écoulés après la réception de l'avis. Ce délai permet à l'entreprise de préparer les documents nécessaires et de s'organiser.
L'intervention du contrôleur fiscal
Lors de la première intervention, le contrôleur fiscal présente à l'entreprise les différentes pièces demandées. Il va également annoncer les jours où il sera présent dans l'entreprise pour réaliser ses vérifications. Dans certains cas, le contrôle fiscal est en partie digitalisé et l'inspecteur donne accès au dirigeant à une plateforme où il pourra déposer l'ensemble de ces documents. L'inspecteur pourra commencer son inspection et demander à vérifier certains documents comptables, des pièces relatives à l'activité de l'entreprise ainsi que les coordonnées de l'Expert-comptable désigné. L'entreprise est alors tenue de mettre à disposition l'ensemble des documents sollicités au contrôleur.
Fin de la procédure ou avis de rectification
Si la comptabilité de l'entreprise ne fait apparaître aucune erreur ni oubli et si les documents examinés ne montrent pas d'infraction, alors le contrôle se termine ici. Si au contraire des anomalies sont détectées par les services fiscaux, une proposition de rectification est alors établie et envoyée à l'entreprise. Cette dernière a un délai de 30 jours pour présenter ses observations. Un délai d'un mois supplémentaire peut être demandé par l'entreprise. Deux réponses sont possibles :
- L'entreprise accepte la proposition de rectification : les services fiscaux adressent à cette dernière une mise en recouvrement.
- L'entreprise s'oppose à cette proposition en formulant une contestation et l'Administration fiscale devra alors y répondre.
Le contrôle fiscal en entreprise n'est pas automatique, mais chaque entreprise doit s'y préparer. Pour éviter un redressement fiscal important, il est donc essentiel de tenir une comptabilité irréprochable et de s'entourer de professionnels compétents pouvant gérer le contrôle avec aisance.
Pour aller plus loin dans votre stratégie , téléchargez le guide pour intégrer la comptabilité aux services clés d'une entreprise.
