Pour que l'exploitation de l'entreprise se fasse sans heurt, il lui faut un minimum de trésorerie. En effet, il existe un décalage de quelques jours à quelques mois entre le moment où vous devez décaisser de l'argent pour payer vos charges courantes, et le moment où vous pouvez encaisser l'argent que vous doivent vos clients. Le besoin en fonds de roulement (BFR) représente justement la somme d'argent nécessaire pour poursuivre l'activité entre encaissement et décaissement.
Définition du BFR
Le besoin en fonds de roulement ou BFR désigne la trésorerie minimum dont vous avez besoin pour payer vos charges courantes en attendant que vos clients règlent leurs factures. Il sert à assurer le cycle d'exploitation pendant le décalage entre encaissements et décaissements. Le BFR peut être positif ou négatif. Dans ce dernier cas, on parlera de ressources en fonds de roulement.
Le cycle d'exploitation d'une entreprise impose nécessairement des entrées (recettes ou encaissements) et des sorties (dépenses ou décaissements) d'argent. D'un côté, la société doit payer ses fournisseurs pour la mise à disposition d'un stock ou de matières premières, les salaires de ses employés, ses dettes fiscales et sociales ou acomptes TVA. De l'autre côté, des délais de paiement des factures, qui peuvent aller jusqu'à 60 jours, sont souvent prévus dans les contrats. Même lorsqu'elle est payée comptant, l'entreprise doit engager des frais pour développer son activité. D'où un décalage de trésorerie entre encaissement et décaissement, que vous pourrez anticiper grâce au BFR.
BFR positif et BFR négatif, quelle différence ?
Le BFR peut être :
- Supérieur à 0 (besoin en fonds de roulement positif) : c'est le cas par exemple lorsque vous devez régler vos fournisseurs sous 30 jours, alors que vos clients paient leurs factures sous 60 jours. C'est surtout dans cette hypothèse que vous devez apporter une vigilance toute particulière à votre BFR, pour éviter que votre entreprise ne se retrouve en difficulté.
- Inférieur à 0 (besoin en fonds de roulement négatif) : à l'inverse, c'est la situation dans laquelle vous encaissez avant de devoir décaisser, dans le cadre d'un paiement au comptant le plus souvent. La grande distribution fonctionne sur ce principe. Dans cette hypothèse on parle de ressources en fonds de roulement et non de besoin en fonds de roulement.
BFR d'exploitation et BFR hors exploitation, quelle différence ?
Le BFR d'exploitation est l'une des composantes du BFR, qui porte seulement sur certains éléments du compte de résultat (stocks, créances clients et dettes fournisseurs). À l'inverse le BFR hors exploitation porte comme son nom l'indique sur les éléments hors exploitation, c'est-à-dire les charges et produits exceptionnels ou les investissements.
Le BFR est donc un indicateur essentiel qui permet d'apprécier l'autonomie et la santé financière d'une entreprise.
Calcul du BFR
Il est possible de calculer le BFR selon deux formules :
- BFR = actif circulant – passif circulant
- BFR = stock moyen + encours moyen créances clients – encours moyen dettes fournisseurs.
Si le BFR est négatif, l'entreprise est en bonne santé. Si le BFR est positif, vous devez mettre en place des actions correctives comme une meilleure gestion des stocks et des délais fournisseurs et clients.
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La formule de calcul du BFR avec actif et passif circulants
Vous devez dans un premier temps vous reporter à votre bilan comptable pour déterminer le montant de l'actif circulant (aussi appelé « emplois ») et celui du passif circulant (aussi appelé « ressources »). Vous appliquerez ensuite la formule suivante :
BFR = Actif circulant – passif circulant
La formule du calcul du BFR avec stock et encours
Pour cette autre méthode de calcul du BFR, vous aurez besoin de connaître :
- Les stocks nécessaires à l'exploitation et à l'activité de votre entreprise ;
- Le montant de l'encours moyen des créances clients, c'est-à-dire les sommes que vous avez facturées à vos clients, mais qu'ils ne vous ont pas encore réglées ;
- Le montant de l'encours moyen des dettes fournisseurs : à l'inverse, il s'agit des sommes que vous leur devez et que vous n'avez pas encore réglées.
Vous appliquerez ensuite la formule suivante :
BFR = stock moyen + encours moyen créances clients – encours moyen dettes fournisseurs
Dans les deux cas, le calcul du BFR fera apparaître un solde négatif ou positif. Dans le premier cas, votre cycle d'exploitation fonctionne bien. Dans le second, ne paniquez pas. La plupart des entreprises ont un BFR positif. Simplement, pour vous devrez appliquer les conseils suivants pour bien le gérer.
5 conseils pour une bonne gestion du BFR
1 - Bien définir son BFR lors de la création d'entreprise
La trésorerie de l'entreprise est un critère essentiel pour sa solvabilité. Vous devez donc calculer vos besoins de financement avant même de lancer votre activité. Il vous faut ainsi établir un plan de financement dans le business plan, intégrant le besoin en fonds de roulement. Il vous sera d'ailleurs nécessaire si vous devez demander des capitaux et des liquidités à court terme à un banquier.
Cette analyse financière vous permettra notamment de déterminer le montant des capitaux propres pour couvrir le BFR et assumer le financement du cycle d'exploitation au démarrage de l'activité.
Choisir le mode de financement du BFR
Vous pouvez multiplier les sources de financement du BFR en optant pour :
- La négociation d'un découvert bancaire : si vous savez que vous allez être payé à très brève échéance, alors le découvert bancaire est une bonne option. Il vous reviendra moins qu'un prêt bancaire. Vous devrez le négocier avec votre banquier lors de la souscription de votre compte professionnel ou après le démarrage de l'activité ;
- La conclusion d'un emprunt auprès d'une banque : si vous ne souhaitez pas recourir au découvert bancaire, le prêt professionnel est une autre solution à envisager. Pour qu'elle soit avantageuse, encore faut-il vous engager sur une durée courte pour limiter le taux d'emprunt ;
- Un apport en compte courant d'associés : les associés décident d'avancer une somme d'argent à l'entreprise pour pallier une insuffisance de trésorerie. Attention toutefois, les associés peuvent demander d'une part à percevoir des intérêts sur les sommes prêtées et d'autre de rembourser l'avance à tout moment ;
- Un bordereau ou cession Dailly : vous pouvez uniquement la mettre en place avec un établissement de crédit. Vous cédez une ou plusieurs créances à l'établissement et celui-ci crédite la somme moins sa commission sur le compte de votre entreprise.
Tenir sa comptabilité à jour
Cela peut paraître élémentaire, mais il faut rappeler qu'une comptabilité au fil de l'eau est essentielle pour connaître les besoins en fonds de roulement. En effet, elle permet d'analyser les performances de l'entreprise et ainsi de déterminer les actions à mettre en place pour améliorer le BFR. Vous devez savoir où vous en êtes dans vos ressources financières, vos actifs circulants, vos dettes financières, vous délais de règlement… Un logiciel de comptabilité ou un expert-comptable peut vous y aider.
Maîtriser le délai de rotation des stocks
En tant que chef d'entreprise, vous savez que le ratio de rotation du stock est un critère essentiel pour maîtriser son BFR. Ici, vous devez déterminer le nombre de fois où le stock est renouvelé intégralement au cours d'un exercice comptable. Il faut bien entendu tendre vers le nombre le plus élevé, puisque cela signifiera que vous immobilisez moins de ressources financières et gérez bien vos approvisionnements par rapport aux commandes. C'est ainsi que dans l'idéal, vous devez fonctionner au maximum avec un stock en flux tendu. En parallèle, réduire le temps de livraison vous permettra aussi d'augmenter la vitesse de rotation des stocks.
Bien gérer le poste client
Vous devez faire en sorte de diminuer au maximum le délai de paiement de vos clients, pour éviter les décalages de trésorerie. Proposez-leur des escomptes ou une réduction s'ils paient en cash. De la même manière, vous pouvez mettre en place un système d'acomptes pour percevoir à l'avance une partie des factures.
En parallèle, il est recommandé de mettre en place des outils de relance comptable, qui vous indiqueront au jour le jour quel client a dépassé l'échéance. Certains logiciels s'occupent même de générer automatiquement les courriers de relance, avec application des pénalités de retard. Après deux relances sans réponse, passez à la vitesse supérieure avec une mise en demeure en bonne et due forme, avant d'aller au contentieux.
Autre option : la société d'affacturage. Vous cédez vos créances à un factor qui vous en réglera le montant, moins sa commission. Il se charge ensuite lui-même de les recouvrer.
Bien gérer le poste fournisseur
Pour atteindre l'équilibre financier, il faut aussi demander le délai le plus long possible pour le paiement des fournisseurs. En jouant sur les délais de paiement clients et fournisseurs, vous optimiserez ainsi le flux de trésorerie et pourrez potentiellement générer un cashflow à affecter à des investissements. En parallèle, vous pouvez optimiser vos approvisionnements en marchandise pour éviter de recevoir trop tôt les factures. Vous pouvez aussi renoncer aux réductions que vos fournisseurs vous consentent si vous payez en avance, mais cela aura une incidence sur votre marge.
En définissant bien votre besoin de financement, vous vous prémunissez contre les difficultés de trésorerie à moyen et long terme, et contre le risque de la cessation de paiement. Pour établir votre prévisionnel et la structure financière de votre business plan, n'hésitez pas à faire appel à un expert comptable.
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