Formellement, l'approbation des comptes est l'acte par lequel les associés d'une société ou les actionnaires contrôlent la gestion de la société, à travers ses comptes.
Qu'est-ce que l'approbation des comptes annuels ?
L'approbation des comptes est un exercice comptable particulier qui permet de faire le point sur l'ensemble des recettes, des dépenses et des investissements réalisés par l'entreprise au cours de l'exercice. Elle est particulièrement utile pour comprendre la situation financière d'une entreprise afin de pouvoir prendre des décisions stratégiques.
Les comptes annuels représentent 3 documents différents :
- Le bilan, qui recense l'actif et le passif de l'entreprise à une date donnée, généralement à la fin de l'exercice ;
- Le compte de résultat, qui reprend l'ensemble des produits et des charges pour une période donnée, généralement un an ;
- Les annexes, qui sont des documents permettant d'expliquer, par exemple, les modifications du capital social ou du fonds de commerce.
La publication de ces comptes annuels est obligatoire pour toutes les entreprises. De plus, il ne faut pas confondre l'approbation des comptes avec le bilan comptable qui, lui, dresse simplement le portrait comptable d'une entreprise à un instant T.
À quoi sert l'approbation des comptes ?
L'approbation des comptes annuels de votre entreprise est une étape importante et nécessaire pour votre activité. Cette approbation par les associés ou actionnaires vous permet de clôturer l'exercice comptable, mais aussi de faire le point sur la gestion de votre entreprise, ses résultats et ses projets futurs.
L'approbation des comptes annuels est une obligation pour toutes les entreprises.
En effet, l'approbation des comptes à la fin de chaque exercice est obligatoire pour toutes les personnes morales soumises au droit commercial. Cette règle s'applique que vous soyez une entreprise individuelle, une société à responsabilité limitée ou tout autre type de société.
Au-delà de son aspect statutaire, l'approbation des comptes annuels permet également au dirigeant de rendre compte de sa gestion d'entreprise aux associés.
- Le dirigeant explique comment il a géré les fonds de l'entreprise, notamment s'il a dû utiliser ses propres fonds pour le développement de l'entreprise.
- C'est aussi l'occasion de présenter les résultats de son entreprise et leur évolution d'une année sur l'autre. Il peut alors rendre compte des éventuelles difficultés rencontrées au cours de l'année, ainsi que des solutions mises en place.
- Enfin, il permet aux dirigeants de partager avec leurs actionnaires leurs projets d'avenir.
Vous l'aurez compris, l'approbation des comptes permet ainsi à chaque associé d'avoir une vue d'ensemble de sa société et de ses résultats pour une année.
De plus, l'approbation des comptes constitue une garantie pour chaque associé vis-à-vis des tiers. En effet, elle prouve que leur société a été gérée correctement par son dirigeant pendant un an. Il est donc essentiel pour une entreprise d'approuver ses comptes annuels au moins une fois par an lors d'une assemblée générale.
À noter : un entrepreneur personne physique, c'est-à-dire un auto-entrepreneur ou un micro-entrepreneur, n'est pas concerné par ces formalités puisqu'il n'est pas soumis à une date de clôture annuelle et que ses comptes restent ouverts toute l'année.
Cependant, tout défaut d'approbation des comptes expose une société et son dirigeant à des sanctions pénales. La loi punit ce manquement d'un emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 9 000 euros.
Comment faire une approbation des comptes annuels ?
L'approbation des comptes annuels se fait en plusieurs étapes :
- Établir ses comptes annuels
- Convocation de l'assemblée générale
- Tenue de l'assemblée générale
- Rédaction des documents
- Dépôt des comptes
Établir ses comptes annuels
Tout d'abord, à la fin de chaque période comptable, vous devez clôturer l'exercice de votre société. La date de clôture de l'exercice est fixée dans vos statuts. À partir de cette date, vous aurez 6 mois pour approuver les comptes annuels. À la fin de chaque exercice, vous devez donc établir les comptes de votre société. Les comptes annuels donnent un aperçu de toutes les opérations réalisées au cours de l'exercice passé. L'établissement des comptes annuels est une procédure assez complexe. C'est pourquoi il est recommandé de faire appel à un expert-comptable.
Convocation de l'assemblée générale
Ensuite, il faut convoquer l'assemblée générale. Le mode et le délai de convocation de l'assemblée générale peuvent varier en fonction de ce qui est prévu par les statuts. En général, l'assemblée générale doit être convoquée par lettre recommandée ou remise en main propre au moins 15 jours avant la date de réunion. Les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes doivent être joints à la convocation.
Tenue de l'assemblée générale
En principe, une assemblée générale doit avoir lieu au moins une fois par an, dans les six mois qui suivent la fin de chaque exercice. Cela signifie que si les comptes sont clôturés le 31 décembre, la réunion de l'assemblée générale doit avoir lieu avant le 30 juin de l'année suivante. S'il y a plus d'un actionnaire, tous doivent convenir d'une date et d'une heure pour cette réunion. En général, tous les actionnaires sont invités à assister à cette assemblée en personne ou par procuration.
Au cours de l'assemblée générale, toutes les grandes décisions relatives à la gestion et à l'avenir de la société sont prises : fixation des orientations stratégiques, approbation ou refus d'approbation des comptes annuels précédents ou distribution des dividendes entre autres.
Rédaction des documents
Une fois l'assemblée générale établie, la rédaction des documents doit avoir lieu. Cette étape est obligatoire, car elle permet le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Il faut notamment rédiger un procès-verbal constatant les décisions et résolutions votées par l'assemblée générale. Ce procès-verbal est le seul instrument de preuve de l'approbation des comptes annuels ou de leur refus. Le dirigeant doit également produire un rapport de gestion, une proposition d'affectation du résultat, l'arrêté des comptes, la feuille de présence et les annexes éventuelles.
Dépôt des comptes
Enfin, le dépôt des comptes annuels est une obligation légale pour toutes les entreprises. Il faut savoir que les comptes annuels se composent de deux documents qui doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce : d'une part, les comptes annuels de la société et, d'autre part, le procès-verbal de l'assemblée générale. Le dépôt doit être effectué dans le mois qui suit l'assemblée générale. Ce délai est porté à 2 mois en cas de dépôt électronique. Le défaut de dépôt des comptes est passible d'une amende allant de 1 500 euros pour les particuliers à 3 000 euros en cas de récidive. Il est donc important de se conformer à cette obligation pour éviter toute sanction.
À noter que lors du dépôt de vos comptes, vous pouvez demander qu'ils ne soient pas rendus publics, c'est ce qu'on appelle l'option de confidentialité. Toutefois, vous devez remplir certaines conditions pour bénéficier de cette option.
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