Comment créer une présentation PowerPoint réussie ? 8 conseils à suivre

PowerPoint est un logiciel permettant de mettre en forme des diaporamas animés. Il s'agit du support le plus utilisé en entreprise pour les présentations à l'oral. Pour être pertinent, un diaporama PowerPoint se doit avant tout d'être bien conçu. Il ne faut donc pas négliger la phase préparatoire du support de présentation et suivre quelques principes de mise en forme graphique et textuelle. Cela permet en effet de mettre en avant les informations importantes et de maintenir l'attention du public tout au long de la présentation.

Comment créer une présentation PowerPoint ?

1. Créer une nouvelle présentation
2. Ajouter une diapositive
3. Rédiger et mettre en forme du texte
4. Insérer une image ou une illustration

1 - Créer une nouvelle présentation

Après avoir ouvert PowerPoint, cliquer sur « Nouveau » dans le volet de gauche. Les entreprises peuvent choisir de créer leur propre présentation et d'en concevoir une à partir d'un modèle. Pour cela, différentes options sont possibles :

1. Cliquer sur « Nouvelle présentation ».
2. Sélectionner l'un des modèles de présentation proposés par PowerPoint.
3. Rechercher un modèle en entrant un mot clé ou une expression clé dans la barre de recherche ou cliquer sur l'une des catégories de recherche suggérées située juste en dessous.

2 - Ajouter une diapositive

Dans le cas de la création d'une nouvelle présentation à partir de zéro, les entreprises peuvent choisir parmi une sélection d'idées de conception proposée par le volet « Concepteur » situé à droite.

Ensuite, cliquer sur « Nouvelle diapositive » dans la section « Diapositives » située sous l'onglet « Accueil » et choisir la disposition souhaitée dans le menu.

Il est également possible de modifier la disposition de la diapositive déjà sélectionnée. Pour cela, il suffit de cliquer sur « Mise en page des diapositives » dans la section « Diapositives » et de sélectionner la mise en page souhaitée.

3 - Rédiger et mettre en forme du texte

Pour commencer, il faut cliquer sur une des zones de texte de la diapositive et saisir le texte souhaité.

Pour mettre en forme le texte, le sélectionner et choisir une ou plusieurs options de la section « Police » depuis l'onglet « Accueil ». L'éditeur est le même que sur un traitement de texte comme Word. Différents paramètres pourront donc y être modifiés :

• La police
• La taille de la police
• La couleur de police
• L'augmentation ou la diminution de la taille des caractères
• La mise en gras
• La mise en italique
• L'ajout d'une ombre de texte
• Le soulignement du texte
• L'espacement des caractères
• La couleur de surbrillance du texte
• La suppression de la mise en forme

Des listes à puces ou numérotées peuvent également être insérées dans les diapositives de la présentation pour structurer le texte. Pour les créer, il suffit de sélectionner le texte, puis de choisir l'option « Puces » ou « Numérotation » dans la section « Paragraphe » de l'onglet « Accueil ».

4 - Insérer une image ou une illustration

Sélectionner l'onglet « Insertion » pour accéder aux fonctionnalités d'ajout d'images ou d'illustrations.

Pour ajouter une image, sélectionner « Images » dans la section « Images ». Puis, dans la liste « Insérer une image à partir de », choisir la source souhaitée :

• « Cet appareil » pour insérer une image à partir de l'ordinateur.
• « Images de photothèque » pour insérer une image depuis la photothèque de PowerPoint.
• « Images en ligne » pour insérer une image à partir de sources publiées en ligne.

Une fois la source sélectionnée, choisir l'image et cliquer sur « Insérer ».

Pour insérer une illustration dans la présentation PowerPoint, choisir une ou plusieurs fonctionnalités de la section « Illustrations » :

• Formes
• Icônes
• Modèles 3D
• SmartArt
• Graphique

Après avoir cliqué sur le type d'illustration souhaité, le créateur du diaporama voit s'afficher une boîte de dialogue. Il lui suffit alors de sélectionner l'élément de leur choix et de cliquer sur « Insérer ».

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Comment faire une présentation PowerPoint percutante ?

1. Définir l'objectif de la présentation
2. Organiser la présentation avec un plan clair
3. Développer une idée par diapositive
4. Définir une charte graphique
5. Intégrer des animations
6. Adapter la présentation à l'audience visée
7. Illustrer les chiffres et statistiques par des schémas
8. Varier les formats de contenu

1 - Définir l'objectif de la présentation

Toute présentation orale poursuit un objectif, que ce soit convaincre un potentiel partenaire, dispenser une formation ou encore introduire une réunion d'équipe.

Avant de lancer le logiciel PowerPoint, il est donc essentiel de prendre le temps de définir clairement et simplement le but de la présentation, c'est-à-dire le message à faire passer à l'audience.

Pour cela, une feuille et un stylo peuvent suffire. Le fait de coucher ses idées sur le papier facilite la réflexion. Pour commencer, il peut être utile de se demander ce qui constituera le point d'attention de l'audience.

Exemple : dans le cas d'une présentation produite en vue de la signature d'un contrat commercial, le point d'attention (ou d'interrogation) tournera autour de la qualité des produits, éventuellement de leur rapport qualité/prix. L'objectif global de la présentation sera donc de montrer que les produits commercialisés par la marque sont qualitatifs.

Bien entendu, l'objectif général de la présentation devra être divisé en plusieurs sous-objectifs, qui formeront la structure argumentaire du diaporama PowerPoint.

2 - Organiser sa présentation

La première étape consiste à définir l'objectif global de la présentation : les idées sont posées telles quelles sur un support papier ou numérique. Lors de l'étape suivante, il faut les organiser entre elles de manière à former une structure cohérente. En effet, la présentation orale doit reposer sur une argumentation, partant d'un constat établi pour parvenir progressivement à une conclusion.

Pour cela, rédiger un plan détaillé est la solution la plus judicieuse. En s'appuyant sur la problématique déterminée à l'étape suivante, il faut désormais identifier la solution que la présentation apportera à l'audience et se demander si celle-ci y sera réceptive.

En résumé, le plan de la présentation doit constituer un chemin, qui va de la problématique de départ jusqu'à la solution de manière logique et cohérente. Cette préparation permet de gagner du temps au moment de la mise en forme définitive de la présentation PowerPoint.

3 - Développer une idée par diapositive

Il est souvent conseillé de se limiter à une idée par diapositive PowerPoint, ce qui est judicieux dans la majorité des cas. En effet, intégrer trop d'informations sur une même page pourrait brouiller la compréhension et ainsi nuire à l'argumentation générale.

En découvrant un nouvel argument à chaque diapositive, l'audience aura plus de facilités à mémoriser les données présentées. Pour encore plus d'impact, il est conseillé d'adapter la mise en forme graphique à chaque diapositive et donc à chaque idée. Le but est de faire ressortir l'idée principale de chaque page sans surcharger son contenu.

4 - Définir une charte graphique

Une charte graphique est un ensemble d'éléments définissant l'identité visuelle et graphique d'une marque ou d'une entreprise. Elle se compose généralement de polices de caractères, de couleurs et d'un style graphique permettant à la marque d'être reconnaissable.

Pour les marques ou entreprises qui disposent déjà d'une charte graphique établie, la conception d'une présentation PowerPoint est plus aisée, car les codes couleur, typographies, espacements et autres éléments visuels sont déjà définis. Il suffit alors de les intégrer à chaque nouvelle présentation.

En revanche, si aucune charte n'a été créée, il faut veiller à la cohérence visuelle de la présentation, c'est-à-dire conserver le même positionnement pour les titres et les sous-titres, créer une hiérarchie dans les polices de caractères et couleurs, etc. Des changements de style brefs et sans justification pourraient en effet grandement perturber la lecture et donc l'assimilation des informations par le public.

Pour s'assurer d'une bonne harmonie graphique sans compétences particulières en design, il est possible d'utiliser un template PowerPoint. Le logiciel propose des modèles à la fois gratuits et professionnels.

5 - Intégrer des animations pour dynamiser la présentation

Les animations PowerPoint permettent de rendre une présentation plus dynamique, de fluidifier le passage d'une diapositive à une autre ou encore de mettre en avant une image ou tout autre fichier graphique par rapport au reste du contenu.

Bien maîtrisé, l'ajout d'animations sur PowerPoint aide à capter l'attention de l'audience. Néanmoins, l'utilisation des animations requiert quelques précautions. En effet, le catalogue PowerPoint regorge d'effets et certains, trop originaux, risquent de perturber la lecture de la diapositive et de projeter une image peu professionnelle de l'entreprise. Il faut donc leur préférer des animations de base afin de soutenir le propos plutôt que de le camoufler.

6 - Adapter la présentation à l'audience visée

Le type de présentation PowerPoint varie également selon son objectif. En effet, la présentation d'une nouvelle gamme de produits n'obéit pas aux mêmes règles de mise en forme qu'un bilan commercial annuel en interne, par exemple.

Pour garantir la pertinence de la présentation PowerPoint, il faut donc s'adapter au public visé. Vocabulaire employé, durée des slides, type d'animations choisi, style graphique : ces éléments sont à varier en fonction de l'audience. Il est donc nécessaire de bien analyser la cible au préalable.

Adapter la présentation PowerPoint à son audience est d'autant plus important si le support de présentation a vocation à être transformé en vidéo, en PDF ou même à être imprimé pour être partagé par la suite.

7 - Illustrer les chiffres et statistiques par des schémas

Les données chiffrées et statistiques soutiennent les arguments exposés par l'orateur. Concis, ils sont facilement consultables par le public pendant la présentation, à condition de les mettre en forme de manière judicieuse. Car, s'il est possible d'intégrer des chiffres dans une simple liste à puces, ceux-ci gagnent en clarté lorsqu'ils sont présentés sous forme de graphiques ou de schémas.

Les diapositives PowerPoint autorisent tous les types de schémas. Il est même possible d'en créer soi-même en associant des éléments graphiques individuels (formes géométriques, traits, etc.), comme pour créer des mind mapping, par exemple.

8 - Varier les formats de contenu

Tout comme avec les schémas, ajouter des images, GIF et vidéos présente l'avantage de rompre la monotonie d'une présentation PowerPoint classique. En effet, en attirant l'attention du public, ils renforcent la portée du discours.

Cependant, le recours à des images repose sur une condition sine qua non : utiliser des fichiers de bonne qualité. De même, il faut éviter la déformation lors du déplacement du fichier sur la diapositive. Privilégier une bonne qualité de photo ou de vidéo permet d'éviter la pixélisation.

Enfin, les images, vidéos et GIF sur PowerPoint doivent aussi correspondre à la charte graphique choisie pour la présentation afin de conserver une cohérence d'ensemble. Ils doivent dans tous les cas rester professionnels et ne pas détourner l'attention des informations principales. L'ajout d'un filigrane en transparence sur toutes les diapositives renforce aussi la cohésion de la présentation.

Pour renforcer le dynamisme d'une présentation PowerPoint, il est également possible d'ajouter de la musique de fond. Là encore, le choix sonore doit correspondre à l'objectif et au contexte de la présentation.

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