Dans un contexte professionnel, les chefs d'entreprise ou managers sont régulièrement amenés à rédiger des lettres de recommandation pour leurs collaborateurs ou employés. Pour être complètement efficace et avoir l'effet escompté, la lettre de recommandation se doit de respecter certaines conditions essentielles.
Qu'est-ce qu'une lettre de recommandation ?
Une lettre de recommandation est un document rédigé par un employeur, un superviseur, ou une personne ayant une connaissance directe des compétences d'un employé. L'objectif de cette lettre est de fournir une évaluation objective des performances et des qualités professionnelles de l'employé.
Comment rédiger une lettre de recommandation ?
Que doit contenir une lettre de recommandation ?
Une lettre de recommandation efficace doit contenir certaines informations clés afin de transmettre une évaluation complète et précise de l'employé recommandé. Voici les éléments essentiels à inclure :
- Une introduction : la personne chargée de rédiger cette lettre de recommandation doit d'abord commencer par présenter sa relation avec l'employé concerné et indiquer le poste qu'occupe ce dernier dans l'entreprise.
- Une explication sur le contexte : ensuite le rédacteur doit brièvement présenter le contexte dans lequel il a travaillé avec l'employé, en mentionnant la durée de leur collaboration.
- Le détail des compétences et des réalisations : il est ensuite important de mettre en avant les compétences professionnelles spécifiques de l'employé et de décrire ses réalisations, comme par exemple les objectifs atteints tout au long de son parcours au sein de l'entreprise. Le rédacteur doit présenter des exemples concrets pour étayer ses affirmations.
- Les qualités personnelles : ces dernières doivent être présentées dans la lettre de recommandation telles que la motivation du salarié, son esprit d'équipe, son leadership ou son sens des responsabilités. Encore une fois, les exemples sont à privilégier.
- La recommandation : pour terminer la lettre de recommandation, le rédacteur doit recommander explicitement l'employé pour le poste sollicité ou l'opportunité souhaitée. Le rédacteur n'oubliera pas de communiquer ses coordonnées afin que le destinataire puisse éventuellement se mettre en lien avec lui.
Structure d'une lettre de recommandation
Afin que la lettre de recommandation soit la plus compréhensible possible pour son lecteur, elle doit suivre une structure claire et logique telle que :
- Une en-tête incluant les coordonnées complètes du rédacteur de la lettre (nom de l'entreprise, nom personnel du rédacteur ou encore l’adresse) placée en haut de la lettre, suivie de la date et du lieu de rédaction.
- Un objet : le plus souvent il s'agit de « Lettre de recommandation de Monsieur/Madame [nom de l'employé] »
- Une formule de politesse de salutation qui s'adresse directement à la personne destinataire : « Cher Monsieur/Madame » ou « Monsieur le Directeur ».
- Une présentation rapide de la personne qui rédige ainsi que de sa relation avec l'employé recommandé.
- Le corps de la lettre de recommandation doit être structuré en différents paragraphes abordant les compétences de l'employé, ses réalisations et ses qualités personnelles.
- Une conclusion recommandant directement l'employé.
- Une formule de politesse appropriée au destinataire pour clôturer la lettre, suivie du nom du rédacteur et de son titre.
Formulations à utiliser dans une lettre de recommandation
Afin que la lettre de recommandation ait un impact fort auprès de son lecteur, il est indispensable d'utiliser des formulations précises et positives. Ces dernières permettent de mettre en valeur les compétences et les qualités de l'employé recommandé. Exemples :
- « Durant notre collaboration, j'ai été impressionné(e) par les compétences exceptionnelles de [nom de l'employé] dans [domaine à préciser]. »
- « L'engagement de Monsieur/Madame [nom de l'employé] envers son équipe et notre entreprise représente un atout précieux pour toute organisation. »
- « En tant que [poste occupé], [nom de l'employé] a régulièrement dépassé les objectifs demandés par son service, en réalisant [réalisations à préciser]. »
Le conseil de HubSpot : utilisez la méthode STAR pour structurer vos exemples
Lorsque vous rédigez une lettre de recommandation, structurez vos exemples concrets selon la méthode STAR : Situation, Tâche, Action, Résultat. Décrivez d'abord le contexte, puis la mission confiée à l'employé, ensuite les actions qu'il a entreprises et enfin les résultats obtenus avec des métriques si possible. Cette approche transforme des affirmations générales en témoignages convaincants qui démontrent clairement la valeur ajoutée du candidat dans des situations professionnelles réelles.
Erreurs à éviter lors de la rédaction d'une lettre de recommandation
Utiliser des formulations trop génériques
Les lettres de recommandation qui utilisent des expressions générales comme « bon employé » ou « travailleur consciencieux » manquent de force persuasive. Ces formulations vagues ne permettent pas au destinataire d'évaluer concrètement les compétences de l'employé. Pour une lettre de recommandation impactante, il est préférable de fournir des exemples spécifiques et des réalisations mesurables qui démontrent les qualités mentionnées.
Exagérer les compétences ou les réalisations
Surévaluer les compétences d'un employé peut sembler bienveillant, mais cette pratique risque de nuire à la crédibilité de la recommandation. Une lettre de recommandation doit rester objective et honnête. Les exagérations sont souvent perçues comme peu authentiques par les recruteurs expérimentés, ce qui peut finalement desservir le candidat. Une évaluation équilibrée, reconnaissant les forces réelles tout en mentionnant éventuellement les domaines de développement, renforce la crédibilité du témoignage.
Inclure des informations confidentielles ou sensibles
La lettre de recommandation ne doit jamais contenir d'informations confidentielles sur l'entreprise ou des données personnelles sensibles concernant l'employé. Les détails relatifs à l'âge, l'origine ethnique, la religion, l'état matrimonial ou la santé doivent être strictement évités, car ils pourraient entraîner des problèmes juridiques liés à la discrimination. La lettre doit se concentrer uniquement sur les compétences professionnelles et les qualités pertinentes pour le poste visé.
Rédiger une lettre trop longue ou trop courte
Une lettre de recommandation excessivement longue risque de diluer les points forts de l'employé, tandis qu'une lettre trop brève peut sembler superficielle ou désintéressée. L'idéal est de rédiger une lettre concise mais complète, généralement comprise entre une et deux pages. Cette longueur permet de couvrir les aspects essentiels des compétences et réalisations de l'employé tout en maintenant l'attention du lecteur.
Négliger la relecture et la mise en forme
Une lettre de recommandation contenant des fautes d'orthographe, de grammaire ou de mise en page reflète négativement sur le rédacteur et, par extension, sur l'employé recommandé. Avant d'envoyer la lettre, il est crucial de :
- La relire attentivement.
- Vérifier l'exactitude des informations (notamment les dates et les intitulés de poste).
- S'assurer que la mise en forme est professionnelle et cohérente.
Une présentation soignée renforce l'impression de sérieux et d'attention aux détails.
CRM gratuit de HubSpot
Un logiciel CRM gratuit pour toutes vos équipes
- 100% gratuit
- Prise de rendez-vous
- Modèles d'e-mails
- Live chat
Exemple d'une lettre de recommandation pour un employé
[Nom de l'entreprise]
[Nom, prénom du rédacteur]
[Service, fonction occupée]
[Adresse postale]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail]
[Nom, prénom destinataire]
[Service, fonction occupée]
[Adresse destinataire]
[Lieu], le [Date]
Objet : Lettre de recommandation de [nom de l'employé]
Madame, Monsieur [ou tout autre titre]
Par la présente, je suis heureux/heureuse de pouvoir vous recommander [nom de l'employé] pour sa candidature au poste de [intitulé du poste à pourvoir].
De [année de début de la collaboration] à [année de fin de la collaboration], j'ai eu la chance de collaborer avec Madame/Monsieur [nom de l'employé] qui occupait le poste de [nom du poste] au sein du service [nom du service] de l'entreprise [nom de l'entreprise].
Durant toutes ces années, j'ai pu constater que Madame/Monsieur [nom de l'employé] était d'une efficacité sans faille notamment concernant [communiquer les compétences du poste]. Il/elle est d'ailleurs capable de [indiquer les différentes qualités professionnelles]. Par exemple, je me souviens lorsque [évoquer un fait pertinent].
D'un point de vue plus personnel, j'ai eu plaisir à travailler avec Madame/Monsieur [nom de l'employé] pour notamment [évoquer les qualités personnelles de l'employé].
Les compétences, les qualités et le savoir-faire de [nom de l'employé] vous seront très certainement utiles pour le poste à pourvoir et je suis certain/certaine que vous trouverez en [nom de l'employé] une personne motivée, sérieuse et dynamique.
Bien entendu, je reste à votre entière disposition pour de plus amples renseignements ou pour échanger sur Madame/Monsieur [nom de l'employé].
Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur [ou tout autre titre], l'expression de mes salutations distinguées.
[Titre, prénom, nom du rédacteur]
[Signature]
Qui peut rédiger une lettre de recommandation ?
Toute personne ayant une connaissance directe des compétences et qualités de l'employé peut rédiger une lettre de recommandation, telle que la personne chargée de la gestion des talents au sein du service des ressources humaines ou encore la personne chargée du registre du personnel. Les personnes concernées peuvent être un ancien employeur ou manager, d'anciens collègues et même d'anciens clients. Il est toutefois préférable de choisir quelqu'un qui a travaillé avec l'employé et qui peut fournir une évaluation précise de ses performances.
Comment demander une lettre de recommandation ?
Choisir le bon moment et la bonne personne
Le choix du moment opportun pour demander une lettre de recommandation influence considérablement les chances d'obtenir une réponse positive. L'idéal est d'effectuer cette demande pendant une période relativement calme pour le rédacteur potentiel, en évitant les moments de forte charge de travail ou de stress.
Concernant le choix du rédacteur, il est préférable de s'adresser à une personne ayant supervisé directement le travail ou ayant collaboré étroitement sur des projets significatifs. Cette proximité professionnelle permet au rédacteur de fournir des exemples concrets et pertinents des compétences et réalisations.
Préparer la demande avec des informations précises
Une demande de lettre de recommandation bien préparée facilite grandement la tâche du rédacteur. Il est judicieux de fournir un CV à jour, un descriptif du poste visé et un rappel des projets réalisés ensemble. Ces éléments permettent au rédacteur de contextualiser la recommandation et de l'adapter aux exigences spécifiques de l'opportunité professionnelle.
Pour centraliser efficacement ces informations, notamment dans un processus de recrutement structuré, l’utilisation d’un outil dédié comme un CRM de recrutement peut s’avérer particulièrement utile. Ce type de plateforme permet de regrouper les profils candidats, les lettres de recommandation reçues, les communications et les documents clés dans un seul espace. Ainsi, recruteurs comme candidats peuvent suivre et gérer les recommandations avec plus de clarté et de réactivité.
Le conseil de HubSpot : proposez un brouillon pour faciliter la tâche
N'hésitez pas à préparer un brouillon de lettre de recommandation lorsque vous en faites la demande. Ce document, que vous pourrez fournir au rédacteur, servira de base de travail et non de version définitive. Mentionnez clairement que ce brouillon est destiné à gagner du temps et que le rédacteur reste libre de le modifier entièrement.
Formuler la demande avec professionnalisme
La formulation de la demande reflète le professionnalisme du candidat. Une approche respectueuse consiste à reconnaître que la rédaction d'une lettre de recommandation représente un investissement en temps et en énergie. Il est recommandé d'exprimer cette conscience en proposant une rencontre préalable pour discuter des points à mettre en avant. Cette démarche témoigne d'une considération pour le temps du rédacteur tout en optimisant la pertinence de la lettre.
Proposer un suivi et exprimer sa gratitude
Après avoir obtenu l'accord pour la rédaction d'une lettre de recommandation, il est important de proposer un suivi adapté. Un rappel courtois quelques jours avant l'échéance peut s'avérer utile, particulièrement pour les personnes très occupées. Une fois la lettre reçue, l'expression sincère de gratitude constitue une marque de respect essentielle. Un message de remerciement personnalisé, mentionnant spécifiquement l'impact positif de cette recommandation, renforce la relation professionnelle et laisse une impression favorable pour d'éventuelles collaborations futures.
Qui a besoin d'une lettre de recommandation ?
La lettre de recommandation s'avère utile dans différentes situations professionnelles. Un employé lors de son entretien de départ peut en faire la demande à son supérieur afin de postuler à un nouvel emploi par exemple. Un collaborateur souhaitant obtenir une promotion peut solliciter une lettre de recommandation à son superviseur actuel ou à ses anciens collègues influents. Dans le cadre d'un cursus scolaire, un étudiant postulant à un programme d'études supérieures peut avoir besoin d'une lettre de recommandation pour soutenir sa demande.
Quelle est la différence entre une lettre recommandation et une lettre de référence ?
Bien que les termes « lettre de recommandation » et « lettre de référence » soient souvent confondus, ils ont des significations légèrement différentes. Une lettre de recommandation se concentre principalement sur les compétences, les réalisations et les qualités personnelles de l'employé recommandé. Elle est généralement utilisée pour appuyer une candidature ou une demande spécifique. En revanche, la lettre de référence est plus générale et atteste simplement de la véracité des informations communiquées sur l'employé, telles que les dates d'emploi et les responsabilités occupées à son poste.
L'avantage d'une lettre de recommandation
L'avantage non négligeable d'une lettre de recommandation est qu'elle offre à son destinataire une validation externe des compétences et qualités de l'employé. La lettre a pour mission principale de rassurer le futur employeur ou recruteur. Elle peut également permettre à l'employé de se différencier par rapport à d'autres candidats.
La lettre de recommandation joue un rôle essentiel dans l'évaluation des compétences et des qualités d'un employé. En suivant une structure claire et en utilisant des formulations adaptées, elle pourra mettre en valeur les réalisations et les compétences de l'employé.
Recommandations professionnelles sur les réseaux sociaux
L'ère numérique a considérablement transformé les pratiques de recommandation professionnelle. Les plateformes sociales, en particulier LinkedIn, ont démocratisé et digitalisé ce processus autrefois exclusivement formalisé par des lettres manuscrites ou dactylographiées. Cette évolution répond aux besoins de réactivité et de transparence du marché de l'emploi.
LinkedIn : la nouvelle référence en matière de recommandation
LinkedIn s'est imposé comme l'écosystème privilégié pour les recommandations professionnelles numériques. La plateforme propose deux fonctionnalités distinctes, mais complémentaires : les recommandations et les validations de compétences. Les recommandations constituent de véritables témoignages rédigés par d'anciens collaborateurs, supérieurs ou partenaires professionnels. Ces témoignages apparaissent directement sur le profil et offrent une vision qualitative des compétences et réalisations de l'utilisateur. Les validations de compétences, quant à elles, permettent une reconnaissance plus rapide et ciblée des aptitudes spécifiques d'un professionnel.
Caractéristiques des recommandations sur les réseaux sociaux
Les recommandations sur les plateformes sociales professionnelles présentent plusieurs spécificités par rapport aux lettres traditionnelles. Leur visibilité publique constitue leur principale caractéristique : contrairement aux lettres de recommandation classiques, destinées à un recruteur spécifique, les recommandations LinkedIn sont accessibles à l'ensemble du réseau professionnel. Cette transparence renforce leur crédibilité tout en multipliant leur impact potentiel.
Par ailleurs, ces recommandations numériques se distinguent par leur permanence et leur évolutivité. Elles constituent un capital réputationnel durable qui accompagne le professionnel tout au long de sa carrière, s'enrichissant progressivement de nouveaux témoignages.
Stratégies efficaces pour obtenir des recommandations pertinentes
L'obtention de recommandations de qualité sur les réseaux sociaux professionnels requiert une approche stratégique. La réciprocité représente souvent une méthode efficace : proposer une recommandation sincère et détaillée à un collaborateur incite fréquemment ce dernier à faire de même. Il est également judicieux de solliciter des recommandations à des moments clés de la relation professionnelle, comme à la fin d'un projet réussi ou lors d'une transition de poste. La personnalisation de la demande, mentionnant spécifiquement les aspects de la collaboration que le rédacteur pourrait mettre en avant, optimise la pertinence et l'impact du témoignage obtenu.
Complémentarité entre recommandations digitales et traditionnelles
Les recommandations sur les réseaux sociaux et les lettres de recommandation traditionnelles ne s'excluent pas mutuellement : elles répondent à des besoins différents et peuvent être utilisées de façon complémentaire dans une stratégie de développement professionnel. Les recommandations LinkedIn offrent une visibilité continue et un premier niveau de crédibilité, tandis que les lettres formelles apportent une profondeur et une personnalisation essentielles pour des candidatures spécifiques. L'idéal consiste à développer un portefeuille diversifié de recommandations, combinant témoignages numériques et lettres détaillées, adaptées aux différentes opportunités professionnelles.
Pour aller plus loin, découvrez comment accroître les performances de vos équipes en téléchargeant le guide pour améliorer la qualité de vie au travail ; ou découvrez le CRM de recrutement de HubSpot.
