Dans un contexte professionnel, les chefs d'entreprise ou managers sont régulièrement amenés à rédiger des lettres de recommandation pour leurs collaborateurs ou employés. Pour être complètement efficace et avoir l'effet escompté, la lettre de recommandation se doit de respecter certaines conditions essentielles.
Qu'est-ce qu'une lettre de recommandation ?
Une lettre de recommandation est un document rédigé par un employeur, un superviseur, ou une personne ayant une connaissance directe des compétences d'un employé. L'objectif de cette lettre est de fournir une évaluation objective des performances et des qualités professionnelles de l'employé.
Que doit contenir une lettre de recommandation ?
Une lettre de recommandation efficace doit contenir certaines informations clés afin de transmettre une évaluation complète et précise de l'employé recommandé. Voici les éléments essentiels à inclure :
- Une introduction : la personne chargée de rédiger cette lettre de recommandation doit d'abord commencer par présenter sa relation avec l'employé concerné et indiquer le poste qu'occupe ce dernier dans l'entreprise.
- Une explication sur le contexte : ensuite le rédacteur doit brièvement présenter le contexte dans lequel il a travaillé avec l'employé, en mentionnant la durée de leur collaboration.
- Le détail des compétences et des réalisations : il est ensuite important de mettre en avant les compétences professionnelles spécifiques de l'employé et de décrire ses réalisations, comme par exemple les objectifs atteints tout au long de son parcours au sein de l'entreprise. Le rédacteur doit présenter des exemples concrets pour étayer ses affirmations.
- Les qualités personnelles : ces dernières doivent être présentées dans la lettre de recommandation telles que la motivation du salarié, son esprit d'équipe, son leadership ou son sens des responsabilités. Encore une fois, les exemples sont à privilégier.
- La recommandation : pour terminer la lettre de recommandation, le rédacteur doit recommander explicitement l'employé pour le poste sollicité ou l'opportunité souhaitée. Le rédacteur n'oubliera pas de communiquer ses coordonnées afin que le destinataire puisse éventuellement se mettre en lien avec lui.
Structure d'une lettre de recommandation
Afin que la lettre de recommandation soit la plus compréhensible possible pour son lecteur, elle doit suivre une structure claire et logique telle que :
- Une en-tête incluant les coordonnées complètes du rédacteur de la lettre (nom de l'entreprise, nom personnel du rédacteur, adresse, etc.) placée en haut de la lettre, suivie de la date et du lieu de rédaction.
- Un objet : le plus souvent il s'agit de «Lettre de recommandation de Monsieur/Madame [nom de l'employé]»
- Une formule de politesse de salutation qui s'adresse directement à la personne destinataire : «Cher Monsieur/Madame» ou «Monsieur le Directeur».
- Une présentation rapide de la personne qui rédige ainsi que de sa relation avec l'employé recommandé.
- Le corps de la lettre de recommandation doit être structuré en différents paragraphes abordant les compétences de l'employé, ses réalisations et ses qualités personnelles.
- Une conclusion recommandant directement l'employé.
- Une formule de politesse appropriée au destinataire pour clôturer la lettre, suivie du nom du rédacteur et de son titre.
Formulations à utiliser dans une lettre de recommandation
Afin que la lettre de recommandation ait un impact fort auprès de son lecteur, il est indispensable d'utiliser des formulations précises et positives. Ces dernières permettent de mettre en valeur les compétences et les qualités de l'employé recommandé. Exemples :
- «Durant notre collaboration, j'ai été impressionné(e) par les compétences exceptionnelles de [nom de l'employé] dans [domaine à préciser].»
- «L'engagement de Monsieur/Madame [nom de l'employé] envers son équipe et notre entreprise représente un atout précieux pour toute organisation.»
- «En tant que [poste occupé], [nom de l'employé] a régulièrement dépassé les objectifs demandés par son service, en réalisant [réalisations à préciser].»
Exemple d'une lettre de recommandation pour un employé
[Nom de l'entreprise]
[Nom, prénom du rédacteur]
[Service, fonction occupée]
[Adresse postale]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail]
[Nom, prénom destinataire]
[Service, fonction occupée]
[Adresse destinataire]
[Lieu], le [Date]
Objet : Lettre de recommandation de [nom de l'employé]
Madame, Monsieur [ou tout autre titre],
Par la présente, je suis heureux/heureuse de pouvoir vous recommander [nom de l'employé] pour sa candidature au poste de [intitulé du poste à pourvoir].
De [année de début de la collaboration] à [année de fin de la collaboration], j'ai eu la chance de collaborer avec Madame/Monsieur [nom de l'employé] qui occupait le poste de [nom du poste] au sein du service [nom du service] de l'entreprise [nom de l'entreprise].
Durant toutes ces années, j'ai pu constater que Madame/Monsieur [nom de l'employé] était d'une efficacité sans faille notamment concernant [communiquer les compétences du poste]. Il/elle est d'ailleurs capable de [indiquer les différentes qualités professionnelles]. Par exemple, je me souviens lorsque [évoquer un fait pertinent].
D'un point de vue plus personnel, j'ai eu plaisir à travailler avec Madame/Monsieur [nom de l'employé] pour notamment [évoquer les qualités personnelles de l'employé].
Les compétences, les qualités et le savoir-faire de [nom de l'employé] vous seront très certainement utiles pour le poste à pourvoir et je suis certain/certaine que vous trouverez en [nom de l'employé] une personne motivée, sérieuse et dynamique.
Bien entendu, je reste à votre entière disposition pour de plus amples renseignements ou pour échanger sur Madame/Monsieur [nom de l'employé].
Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur [ou tout autre titre], l'expression de mes salutations distinguées.
[Titre, prénom, nom du rédacteur]
[Signature]
Qui peut rédiger une lettre de recommandation ?
Toute personne ayant une connaissance directe des compétences et qualités de l'employé peut rédiger une lettre de recommandation telle que la personne chargée de la gestion des talents au sein du service des ressources humaines ou encore la personne chargée du registre du personnel. Les personnes concernées peuvent être un ancien employeur ou manager, d'anciens collègues et même d'anciens clients. Il est toutefois préférable de choisir quelqu'un qui a travaillé avec l'employé et qui peut fournir une évaluation précise de ses performances.
Qui a besoin d'une lettre de recommandation ?
La lettre de recommandation s'avère utile dans différentes situations professionnelles. Un employé lors de son entretien de départ peut en faire la demande à son supérieur afin de postuler à un nouvel emploi par exemple. Un collaborateur souhaitant obtenir une promotion peut solliciter une lettre de recommandation à son superviseur actuel ou à ses anciens collègues influents. Dans le cadre d'un cursus scolaire, un étudiant postulant à un programme d'études supérieures peut avoir besoin d'une lettre de recommandation pour soutenir sa demande.
Quelle est la différence entre une lettre recommandation et une lettre de référence ?
Bien que les termes «lettre de recommandation» et «lettre de référence» soient souvent confondus, ils ont des significations légèrement différentes. Une lettre de recommandation se concentre principalement sur les compétences, les réalisations et les qualités personnelles de l'employé recommandé. Elle est généralement utilisée pour appuyer une candidature ou une demande spécifique. En revanche, la lettre de référence est plus générale et atteste simplement de la véracité des informations communiquées sur l'employé, telles que les dates d'emploi et les responsabilités occupées à son poste.
L'avantage d'une lettre de recommandation
L'avantage non négligeable d'une lettre de recommandation est qu'elle offre à son destinataire une validation externe des compétences et qualités de l'employé. La lettre a pour mission principale de rassurer le futur employeur ou recruteur. Elle peut également permettre à l'employé de se différencier par rapport à d'autres candidats.
La lettre de recommandation joue un rôle essentiel dans l'évaluation des compétences et des qualités d'un employé. En suivant une structure claire et en utilisant des formulations adaptées, elle pourra mettre en valeur les réalisations et les compétences de l'employé.
Pour aller plus loin, découvrez comment accroître les performances de vos équipes en téléchargeant le guide pour améliorer la qualité de vie au travail ; ou découvrez le CRM de recrutement de HubSpot.
