Le périmètre de projet en marketing : pourquoi est-il important et comment s'y prendre

Le périmètre de projet est un concept couramment utilisé dans le cadre de la réalisation d'un projet. Définir ces paramètres est un élément clé de la réussite du projet en question.

Pourquoi définir le périmètre d'un projet ?

La définition d'un périmètre est une étape indispensable pour mener à bien un projet. En effet, il permet aux parties prenantes de prendre connaissance de la bonne marche à suivre et des limites à ne pas dépasser pour la réalisation du projet.

Un périmètre de projet bien cadré présente de nombreux avantages pour les entreprises. Il leur permet :

• D'établir une feuille de route pour planifier le travail à effectuer pour réaliser le projet.
• D'apporter aux intervenants une meilleure compréhension du projet et des objectifs à atteindre.
• D'éviter de réaliser des actions qui n'entrent pas dans le cadre du projet.
• De gérer les différentes priorités des intervenants.
• De mieux respecter le budget et les échéances.
• De limiter la dérive des objectifs.
• D'éviter les imprévus.

Comment définir un périmètre de projet en 9 étapes ?

1. Fixer les objectifs du projet
2. Allouer les ressources nécessaires au projet
3. Lister les livrables du projet
4. Définir les tâches à réaliser
5. Déterminer les contraintes à respecter
6. Préciser les conditions d'acceptation
7. Spécifier les éléments hors périmètre
8. Rédiger l'énoncé du périmètre du projet
9. Obtenir l'approbation et l'implication des parties prenantes

1 - Fixer les objectifs du projet

La première étape que les entreprises doivent suivre pour définir le périmètre d'un projet est d'identifier les objectifs de ce projet. Autrement dit, elles doivent déterminer ce qu'elles cherchent à accomplir et se poser les questions suivantes :

• Quel est le but principal du projet ?
• Quel problème le projet doit résoudre ?
• Quels sont les résultats visés ?

Les objectifs doivent être détaillés avec clarté afin que les parties prenantes connaissent les attentes du projet. Les entreprises doivent également veiller à ce que les objectifs soient mesurables, réalisables et limités dans le temps. C'est à partir de ces éléments que les décisions vont être prises. L'idée est que les actions réalisées par chacun visent à atteindre un but commun.

2 - Allouer les ressources nécessaires au projet

Il est essentiel pour les entreprises de connaître les ressources dont elles disposent pour pouvoir gérer efficacement un projet. Il peut s'agir de finances ou de contributeurs à solliciter tout au long du projet. Quelle que soit la nature de ces ressources, les prévoir et les organiser permettra à l'entreprise de mener plus efficacement son projet et d'en assurer la viabilité.

3 - Lister les livrables du projet

L'une des étapes les plus cruciales de la définition du périmètre d'un projet consiste à déterminer des livrables, c'est-à-dire ce que les clients attendent à chaque phase du projet. Il existe 3 catégories de livrables :

• Les livrables de produit.
• Les livrables projet.
• Les livrables de gestion.

Les livrables à fournir aux clients peuvent se présenter sous la forme de produits physiques ou numériques, de services, d'informations comme des comptes-rendus de réunion ou rapports d'avancement, ou encore sous la forme de documents nécessaires au pilotage du projet.

4 - Définir les tâches à réaliser

Une fois les objectifs et les livrables identifiés, il est temps de définir les tâches que les parties prenantes du projet sont amenées à réaliser. Toutes ces actions devront figurer dans le périmètre de projet. En effet, le fait de diviser le projet en différentes étapes facilite l'ajout de modifications et permet de distinguer les tâches prévues dans le plan initial de celles qui n'en font pas partie. Il faut également répartir les tâches afin que tous les intervenants du projet sachent qui fait quoi.

5 - Déterminer les contraintes à respecter

Tout au long de la durée de vie d'un projet, les entreprises seront confrontées à de nombreuses contraintes. C'est ce qui va les pousser à déterminer leur façon de travailler, les équipes à constituer et les outils à utiliser. Les contraintes à respecter portent sur le budget, les délais, l'organisation, les métiers, ainsi que les aspects techniques et juridiques. Il est important de les identifier pour pouvoir mieux les gérer lors de la mise en œuvre du projet.

6 - Préciser les conditions d'acceptation

Pour assurer la réussite de leur projet, les entreprises doivent également indiquer les conditions d'acceptation. Ces critères sont indispensables pour évaluer la qualité et la conformité des livrables par rapport aux attentes du client. Les conditions d'acceptation sont des critères que toutes les parties prenantes doivent connaître et que le responsable du projet doit valider.

7 - Spécifier les éléments hors périmètre

Ensuite, les entreprises doivent déterminer ce qui est hors périmètre, c'est-à-dire ce qui n'est pas prévu dans le projet, afin d'éviter le hors-sujet. Il s'agit pour les intervenants de savoir quelles tâches et quels objectifs ne seront pas accomplis pendant la durée du projet. En identifiant les éléments à exclure du périmètre de projet, les entreprises vont pouvoir poser des limites précises pour toutes les parties prenantes, rendre le projet plus compréhensible pour le client et anticiper les futures modifications de paramètres et d'objectifs.

8 - Rédiger l'énoncé du périmètre du projet

Une fois tous les éléments du périmètre de projet définis, le moment est venu de rédiger l'énoncé de ces paramètres. Les entreprises doivent faire une description des limites du projet en détaillant précisément :

• La raison pour laquelle elles réalisent le projet.
• Les résultats qu'elles cherchent à atteindre.
• Le budget et les ressources dont elles disposent.
• La date de fin du projet.
• Les intervenants du projet.
• Les tâches à effectuer et à ne pas effectuer.
• Les contraintes auxquelles elles sont exposées pour mettre en œuvre le projet.

D'une façon ou d'une autre, les objectifs et éléments couverts ou non par le projet doivent être répertoriés dans l'énoncé.

9 - Obtenir l'approbation et l'implication des parties prenantes

Avant que le projet ne commence, les entreprises doivent s'assurer que celui-ci est approuvé par les parties prenantes. L'occasion se présente pour elles de repenser les paramètres du projet, les objectifs, ainsi que les éléments à inclure et à exclure. En effet, une fois le projet en route, il sera difficile d'apporter la moindre modification. Les entreprises doivent détailler le champ d'application du projet à l'ensemble des intervenants concernés afin qu'ils puissent donner leur approbation. Obtenir l'implication des parties prenantes est essentiel afin que tout le monde ait une vue d'ensemble.

Exemple de périmètre de projet

Pour définir un périmètre de projet, il est capital de veiller à la cohérence de sa planification. Voici un exemple simple de périmètre de projet établi pour la publication d'un article de blog :

1. Une introduction est rédigée pour présenter l'objectif du projet, à savoir la publication d'un article de blog pour développer la notoriété de la marque, et ses parties prenantes.
2. L'étape suivante consiste à énoncer les besoins du responsable de projet en matière de budget, de calendrier ou d'équipe pour la publication de l'article de blog. En l'occurrence, la mise en œuvre du projet nécessite la réalisation d'une étude, la mise en place d'une stratégie de contenu, la rédaction du contenu et sa publication sur les réseaux sociaux.
3. Ensuite, le responsable du projet détermine les livrables utiles pour la publication de l'article : une rédaction de 1 000 mots maximum à diffuser par mail.
4. Les critères d'acceptation permettent au responsable de la publication de fixer des seuils pour les besoins du projet et de spécifier la personne en charge de l'analyse et de la validation de l'article avant sa publication, à savoir le responsable de l'entreprise.
5. La personne en charge de la publication de l'article de blog énumère ensuite les éléments qui ne sont pas inclus dans ce projet, comme la mise en place d'une stratégie SEO pour l'article.
6. Pour finir, les contraintes de publication en matière de budget ou de délai doivent être décrites avec précision. Le responsable de l'article de blog peut par exemple indiquer que le projet nécessite un budget de 400 € et que l'article doit être publié avant la fin du premier semestre.

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