« Stakeholder management » : comment bien gérer les parties prenantes ?

Définir une stratégie pour mener à bien son projet est une mission récurrente au sein d'une entreprise. Parfois cette stratégie peut être différenciante des autres par le fait d'impliquer tout un ensemble d'acteurs prêts à investir leur temps et leurs compétences pour réaliser ce projet. Il s'agit du skateholder management. 

Qu'est-ce que le stakeholder management, ou gestion des parties prenantes ?

Le stakeholder management est un système où sont réunis l'ensemble des intervenants d'un projet. Ces derniers sont, comme on les nomme généralement, les « parties prenantes ». Leur particularité se caractérise dans le fait qu'ils ont chacun un intérêt propre à intervenir dans l'élaboration d'un projet. Leurs intérêts sont très différents des uns des autres et peuvent parfois même avoir des divergences totales. Cela dépend notamment de leur place au sein de l'entreprise ou de leur position vis-à-vis de la société porteuse du projet. Car parmi les stakeholders, on trouve principalement des intervenants internes à l'entreprise tels que, le dirigeant, les managers, les salariés, etc., mais également les intervenants externes représentés par les fournisseurs, les clients ou bien même les créanciers. Tous ont un intérêt propre à prendre part à la conception du projet. Que ce soit pour développer un secteur précis de l'entreprise ou aussi bien pour profiter d'un nouveau service à venir. Tout ce monde a un rôle déterminant à jouer dans le succès du projet. Le stakeholder management se caractérise réellement par une approche participative d'un ensemble d'individus souhaitant concrétiser une même idée. Tous ont une vision commune, mais des intérêts parfois totalement différents. 

Identifier les stakeholders

Afin de mener à bien le projet envisagé par l'entreprise, cette dernière doit tout d'abord identifier l'intégralité des stakeholders qui participeront à son élaboration. Il est primordial de réaliser une analyse structurée et pertinente, car chaque partie prenante possède ses propres attentes et son impact sur le projet n'est pas à négliger. La réussite de ce dernier tient principalement à la satisfaction de l'ensemble des stakeholders. Pour cela, rédiger un business care permet de créer et développer la stratégie liée au projet à venir. 

Le commanditaire : il s'agit ici de la personne à l'initiative du projet. Il peut être le dirigeant de l'entreprise, mais aussi la personne qui finance le projet. Le commanditaire détermine les bases du programme en définissant les objectifs, le budget ainsi que l'échéancier.

Les salariés : ils peuvent être intervenants. Ils assurent la pérennité de l'entreprise et apportent de la valeur. En termes de stakeholder management, leur participation aux projets de l'entreprise permet de mettre en œuvre la stratégie établie.

Les syndicats : ils sont susceptibles d'être impliqués dans l'élaboration, car ils sont représentatifs des salariés de l'entreprise donc totalement légitimes. 

Le chef de projet : il est souvent nommé afin de s'assurer que toutes les étapes sont respectées. Du lancement à la finalisation, le chef de projet est le garant du bon déroulement et de la mise en application de la stratégie. 

L'équipe du chef de projet : cette dernière est composée de professionnels sélectionnés selon leurs connaissances et compétences. Les intervenants participent à chaque étape du projet afin de le mener au mieux.

Les fournisseurs : ils constituent aussi un stakeholder. Ce sont eux qui délivrent les matières composant le produit, le matériel ou tout autre élément utile au projet. Leur participation est très importante, car ils sont directement impliqués dans la qualité des produits.

Les sous-traitants : tout comme les fournisseurs, ils participent également au projet à leur niveau.

Les clients : ils forment eux aussi un stakeholder des plus précieux puisque ce sont eux qui vont utiliser le produit ou profiter du projet une fois achevé. Leurs besoins et leurs attentes doivent être pris en compte dès le lancement. 

Les investisseurs : Facteur essentiel à prendre en compte en stakeholder management. Ils représentent un stakeholder de taille puisque ce sont eux qui financent le projet. Toutefois, ils ne seront pas prioritaires sur certains autres intervenants.

Les pouvoirs publics : ils peuvent faire partie des stakeholders si leur intervention est nécessaire. Si l'entreprise mène un projet immobilier, il faudra certainement solliciter des autorisations auprès des autorités.

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Comment avoir une gestion efficace des stakeholders ?

Afin de pouvoir concrétiser le projet mis en œuvre par l'entreprise, il est essentiel de pouvoir gérer au mieux l'ensemble des stakeholders. Sa réussite en est complètement dépendante. Le processus d'efficience des parties prenantes est également validé par le Project Management Institute (PMI) qui l'a intégré dans la méthode du PMBoK.

L'identification des stakeholders

Tout d'abord, la première étape afin d'assurer une bonne gestion des stakeholders est de les définir au mieux. Chaque personne choisie aura un impact non négligeable sur la réussite du projet. Que la partie prenante soit interne ou externe à l'entreprise, elle doit être sélectionnée avec précision selon ses intérêts, ses connaissances et ses compétences. Il est essentiel également de percevoir les choses à court terme, mais aussi à long terme afin que chaque étape du projet puisse y répondre. Un tableau répertoriant l'ensemble des stakeholders, mais aussi mettant en avant leur niveau de priorité peut être réalisé. En effet, chaque partie prenante a un rôle plus ou moins déterminant dans le projet. Le RACI constitue un outil d'aide à l'identification des stakeholders. 

La planification de la gestion

Ensuite, afin que chaque stakeholder soit complètement intégré au projet et se sente impliqué, il est nécessaire de déterminer les bonnes stratégies à suivre. En effet, une partie prenante ayant le sentiment d'être lésée peut tout à fait décider de s'éloigner de la mission et prendre du recul. ll serait dommage d'en arriver à cette situation, car en stakeholder management chaque partie compte. Il est crucial que l'ensemble des informations liées au projet soient communiquées à tous les stakeholders. Prévoir plusieurs canaux de communication facilite davantage les liens entre les intervenants. La tenue d'un échéancier est primordiale également. Suivant les étapes de celui-ci, l'entreprise organisera des réunions auxquelles les stakeholders assisteront. Selon leur niveau d'engagement au sein du projet, les parties prenantes interviendront à certaines étapes de l'échéancier seulement. Cela évite de rassembler l'ensemble des participants lorsque certains d'entre eux ne sont pas directement concernés par l'objet de la réunion. 

La gestion de l'engagement et le contrôle des stakeholders

Les deux précédentes étapes du stakeholder management ont pour vocation à faciliter celle-ci. En effet, les étapes d'identification des stakeholders et de planification de la gestion, si elles sont bien réalisées, doivent aider à la gestion de l'engagement et le contrôle des parties prenantes. Le principal critère est avant tout l'aspect « communication ». En effet, l'entreprise doit mettre en place un système de transfert d'informations donnant satisfaction à toutes les parties. De plus, chaque information, problème ou résultat doit faire l'objet d'une communication à chacun. Si une partie prenante venait à ne pas être au courant d'une donnée, cela pourrait avoir un fort impact sur l'entente créée entre les intervenants. L'entreprise doit s'assurer que chaque partie a en main toutes les données et que celle-ci soit impliquée totalement dans le projet.

Pour qu'un projet réussisse avec la méthode du stakeholder management, il est primordial que chaque partie prenante soit au préalable identifiée et sélectionnée de manière précise. Ensuite, le chef de projet doit également définir et attribuer correctement les rôles de chacun afin que le projet puisse prendre vie. L'essentiel dans l'application de cette méthode est que chaque stakeholder puisse occuper la place qui lui correspond.

Modèle matrice RACI pour un stakeholder management efficace

Le modèle de matrice RACI, conçu par HubSpot, est disponible et vous aidera à clarifier les responsabilités de chacun dans vos projets, en identifiant qui est Responsable, qui est Acteur, qui doit être Consulté et qui doit être Informé. 

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