COPIL : qu’est-ce que le comité de pilotage en gestion de projet ?

COPIL est l'abréviation de « comité de pilotage ». Il s'agit de l'une des parties prenantes de la gestion d'un projet. Le rôle du comité de pilotage est de s'assurer du bon déroulement du projet en cours et de son adéquation avec les objectifs fixés par son commanditaire.

Le but de cet article est de présenter une définition détaillée du comité de pilotage et d'offrir des axes de compréhension sur sa fonction au cœur de la gestion d'un projet.

Qui sont les membres du comité de pilotage ?

Au sein du COPIL, ce sont généralement des dirigeants-experts de l'entreprise qui interviennent en parallèle sur différents projets. En tant que membres du comité de pilotage, leur rôle est à la fois représentatif et opérationnel. Chaque dirigeant-expert, membre du COPIL, prend part aux décisions qui concernent son propre corps de métier.

Ensemble, les membres du comité de pilotage sont habilités à planifier, analyser et décider dans le but d'atteindre les objectifs de projet et de répondre aux exigences du commanditaire.

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Un COPIL se compose de différents membres. Leur nombre peut varier selon la taille du projet et de la structure.

• Le sponsor : Le sponsor, aussi appelé maître d'ouvrage, relaie et consolide les relations entre le client et le prestataire, il soutient le chef de projet. Il doit également gérer les éventuels différends entre les membres du COPIL et prend alors le rôle de médiateur. C'est également la première personne qui va présenter le projet : il donne le contexte, définit les orientations générales et explique les gains attendus. Par la suite, il s'assure que tous les moyens pour mener à bien le projet sont bien mis en œuvre.
• Le directeur de projet : Le directeur de projet est en charge de l'information des membres du COPIL sur le déroulé du projet. Pour se faire, il doit au préalable concevoir des reportings thématiques et réguliers. Il réalise également l'évaluation des mesures décidées et propose les réajustements utiles ou nécessaires. Il apporte la vision globale à l'origine du projet et les actions envisagées aux équipes techniques, commerciales et organisationnelles. Le directeur de projet constitue le COPIL avec le sponsor.
• Le chef de projet : Le chef de projet, aussi appelé maître d'œuvre, est le garant du bon déroulement du projet depuis sa phase de cadrage jusqu'à son déploiement. Il conduit donc le projet, accompagne les équipes dans sa réalisation et leur donne les directives opérationnelles. Lors du COPIL, il présente l'avancée du projet à l'aide de reportings. Il a également la charge de l'animation du comité, puis de la mise en application des décisions prises.
• Le directeur stratégique : Le directeur stratégique est un membre optionnel du COPIL. Il est donc sollicité ponctuellement sur les sujets qui le concernent, comme des arbitrages de haut niveau.
• Les représentants métier : Les représentants métier sont aussi des membres optionnels du COPIL. Tout comme le directeur stratégique, ils sont conviés ponctuellement pour donner leur avis et leur expertise sur des sujets précis, techniques ou fonctionnels en fonction de l'avancée du projet. Le représentant métier aide ainsi à éclairer les décisions à prendre sur un point spécifique.
  
  

Quel est le rôle du COPIL ?

• Désigner les acteurs clés de la gestion de projet.
• Définir les moyens à mettre en œuvre.
• Prendre des décisions stratégiques.
• Valider et assurer le suivi de chaque étape du projet.
• Réaliser un reporting auprès du commanditaire.
• Assurer un rôle central et impartial au cœur du projet.
  
  

Désigner les acteurs clés de la gestion de projet

Le rôle du COPIL évolue au cours du déroulement du projet. Tout d'abord, le comité de pilotage désigne les parties prenantes et les acteurs clés de la gestion de projet, c'est-à-dire le chef de projet et l'équipe métier.

Définir les moyens à mettre en œuvre

Par la suite, il définit les moyens à mettre en œuvre pour assurer le bon avancement du projet. À n'importe quelle étape, le comité de pilotage peut intervenir pour recadrer le projet, au regard des objectifs fixés en amont. Il peut s'agir, par exemple, de mobiliser un nouveau budget, de recruter une nouvelle personne dans l'équipe projet ou encore de décider d'avoir recours à de nouveaux outils ou logiciels si le comité de pilotage estime que cela faciliterait le succès du projet.

Prendre des décisions stratégiques

Concrètement, un comité de pilotage peut décider du report de certaines échéances en cas de nécessité, en particulier si cela est justifié par des exigences de terrain, sur lesquelles il peut argumenter grâce à son expertise métier et la dimension opérationnelle de son profil. Pour ce faire, il doit prendre en compte les contraintes de deux parties, celles du client (le commanditaire) et celles du prestataire (l'entreprise en charge de la mise en œuvre du projet). Le comité de pilotage est chargé de prendre une décision qui respecte au mieux tous les intérêts.

Valider et assurer le suivi de chaque étape du projet

Enfin, le comité de pilotage valide chaque étape clé du projet de manière itérative, c'est-à-dire que chaque étape terminée amène au début de la suivante. Pour s'assurer que chaque jalon est respecté par les membres de l'équipe, le directeur de projet organise des actions de reporting régulières, sous la forme de réunions d'équipe opérationnelles, par exemple. Véritable lien entre les parties prenantes, il sait vulgariser les actions menées par les équipes techniques auprès du client.

Réaliser un reporting auprès du commanditaire

Par la suite, le reporting auprès du commanditaire peut prendre la forme d'un CODIR (Comité de Direction). Lors de cette réunion plus ou moins formelle, les membres du COPIL présentent les avancements du projet à la direction de l'entreprise cliente. Généralement mené selon un ordre du jour, le CODIR permet avant tout de s'assurer que le CODIR et le COPIL partagent une vision stratégique commune dans le but de conduire le projet vers le succès attendu par les deux parties.

Plus largement, les acteurs et les actrices du COPIL forment un comité représentatif qui veille au bon déroulement du projet. Ils peuvent :

• Débloquer des ressources ou un budget supplémentaire pour le projet.
• Revoir les délais à la hausse ou à la baisse.
• Redéfinir le périmètre du projet.
  
  

Assurer un rôle central et impartial au cœur du projet

Pour garantir la réussite du projet et la satisfaction du commanditaire, le comité de pilotage doit s'assurer une certaine crédibilité. C'est en connaissant en détail les enjeux du projet qu'il peut incarner le rôle d'une entité impartiale vis-à-vis de son déroulement opérationnel. Le COPIL représente alors une certaine autorité de savoir auprès de l'équipe projet et de toutes les autres parties prenantes.

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